Papierloze crediteuren: een implementatiegids

Overstappen naar papierloos rekeningen betalen is intimiderend. Het betekent vaak het digitaliseren van jarenlange gegevens, het trainen van uw personeel en het veranderen van uw workflows. Deze verandering kan echter aanzienlijke voordelen opleveren.

Overweeg dit: Onderzoek naar niveau ontdekte dat 50% van de bedrijven worstelt met late betalingen en gemiste kortingen als gevolg van langdurige goedkeuringscycli. Verbijsterend genoeg noemt 79% van het MKB en 68% van de middelgrote bedrijven handmatige gegevensinvoer en inefficiënte procedures als hun voornaamste pijnpunt. Voor grote ondernemingen is het grootste probleem dat de meeste facturen op papier aankomen; 60% ervaart dit probleem.

Deze cijfers onderstrepen de noodzaak van een efficiëntere, gestroomlijnde manier van omgaan met problemen facturen, inkooporders en betalingen. Zou het invoeren van een papierloos crediteurenproces de oplossing kunnen zijn? In dit artikel gaan we dieper in op de reden hiervan. We begeleiden u ook bij de overstap naar een papierloos systeem en delen waardevolle tips voor een naadloze overstap.

Wat zijn papierloze crediteuren?

De term papierloze crediteuren verwijst naar een volledig digitaal crediteurenproces, waardoor er geen papieren facturen meer nodig zijn. Het betreft de AP-afdeling gebruikmaken van technologie om facturen en gerelateerde documenten te digitaliseren, het goedkeuringsproces te automatiseren en betalingen via elektronische middelen uit te voeren.

U kunt een technische stapel gespecialiseerde tools of uitgebreide papierloze crediteurensoftware creëren om alle aspecten op één plek te beheren. Hoe dan ook, het doel is om handmatige stappen te elimineren, de kans op fouten te verkleinen en de snelheid en efficiëntie te verhogen.

Elk bedrijf wil zijn leveranciers op tijd kunnen betalen en kortingen krijgen voor vroegtijdige betalingen. Maar het papierwerk en de bureaucratie staan ​​dit vaak in de weg. Voeg Excel en e-mail toe aan de mix en het is gemakkelijk om facturen kwijt te raken, betalingen mis te lopen of rapporten uit te stellen.

Dit is waar papierloos werken een gamechanger is. Het helpt bedrijven meer facturen te beheren zonder extra personeel in te zetten of de werkuren te verlengen. De kers op de taart? Een gestandaardiseerd AP-workflow die u in de loop van de tijd kunt aanpassen voor een nog betere efficiëntie.

Waarom moet u papierloos omgaan met crediteuren?

Het verwerken van een factuur kan u tussen de €15 en €40 kosten. Maar hier is het zilveren randje: an AIIM-rapport onthult dat geautomatiseerde facturen de kosten met 29.2% kunnen verlagen. Stel dat u maandelijks 10,000 facturen verwerkt van € 10,- per stuk. Dat is een jaarlijkse besparing van ongeveer $300,000.

Denk hier eens over na: grofweg een derde van de ondervraagde bedrijven kon de factuurverwerkingskosten nog verder verlagen: maar liefst 50%. Dat betekent een jaarlijkse besparing van €600,000. Indrukwekkend, toch? De voordelen van papierloos werken gaan echter verder dan alleen maar geld besparen.

Door over te stappen op papierloos kan uw team strategische taken prioriteren. Het minimaliseert menselijke fouten en bevordert de naleving. Het versoepelt de relaties met leveranciers door snelle betalingen. En dan hebben we het nog niet eens over de impact op het milieu. Door papierloos te werk te gaan, kunt u de ecologische voetafdruk van uw bedrijf aanzienlijk verkleinen.

Hoe werkt een papierloos crediteurensysteem?

Vraag AP-medewerkers wat hun minst favoriete taak is, en zij zullen u waarschijnlijk vertellen: handmatige gegevensinvoer. Het is overal. Van het invoeren van factuurgegevens tot het volgen van betalingen en het afstemmen van rekeningen, de lijst gaat maar door. Met een papierloos crediteurensysteem wordt een groot deel van deze strijd geëlimineerd.

Maar dat is niet alles. Laten we eens kijken hoe een papierloos crediteurensysteem werkt en hoe het verschillende aspecten van uw crediteurenworkflow kan stroomlijnen.

1. Leg informatie vast en digitaliseer documenten

U kunt inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen ontvangen via verschillende kanalen: e-mail, Dropbox, Google Drive, post of zelfs fax. Meestal moet u deze gegevens handmatig invoeren of de papieren documenten in uw systeem scannen. Dit proces is tijdrovend, foutgevoelig en vertraagt ​​de betalingen van leveranciers.

Papierloze crediteurensystemen zoals Nanonets hebben functies zoals AI-OCR (Optical Character Recognition), vooraf ingestelde regels en geautomatiseerde workflows. U kunt moeiteloos documentgegevens vanaf elk kanaal vastleggen. Het systeem scant, extraheert en valideert gegevens zodra deze binnenkomen en digitaliseert deze vervolgens.

Gestructureerd of ongestructureerd, verschillende valuta, belastingregels en talen – het maakt niet uit. Het systeem kan het allemaal aan. Uw team hoeft niet meer naar Excel-sheets te staren en handmatig cijfers te controleren. In plaats daarvan zouden gegevens direct beschikbaar, nauwkeurig en gemakkelijk doorzoekbaar zijn.

2. Automatiseer goedkeurings- en matchingworkflows

De volgende stap is om de documenten goedgekeurd te krijgen. Vaak gaat het hierbij om het fysiek of via e-mail versturen naar de verantwoordelijke partijen ter goedkeuring in traditionele opstellingen. AP-griffiers moesten vaak herhaaldelijk follow-up geven om tijdige goedkeuringen te garanderen.

Bovendien moeten de facturen worden gekoppeld aan de bijbehorende inkooporders en goederenontvangsten om dubbele facturen, fraude en fouten te voorkomen. Vaak gaat het om het handmatig ophalen van elk document, het afdrukken ervan en het regel voor regel vergelijken. Het is niet het leukste beroep ter wereld, en zeker niet het meest efficiënte.

Wanneer u overstapt op een papierloos crediteurensysteem, is dit hele proces geautomatiseerd. Het systeem stuurt documenten ter goedkeuring naar de juiste personen op basis van vooraf gedefinieerde regels. Met Nanonets kunt u automatische herinneringen en waarschuwingen instellen voor goedkeurders, zodat zij zich op tijd kunnen afmelden. Geautomatiseerde statusupdates faciliteren een transparanter en efficiënter communicatieproces voor alle partijen die betrokken zijn bij het goedkeuringsproces. Deze updates maken het eenvoudig om de voortgang te volgen en zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is van de huidige status van de documenten.

Het systeem matcht de facturen ook automatisch met inkooporders en goederenontvangsten. In het geval van een mismatch of discrepantie wordt er een waarschuwing gegenereerd, zodat u fouten vroegtijdig kunt onderkennen en betalingsvertragingen of geschillen kunt voorkomen. Deze automatisering vermindert de handmatige arbeid en verkleint de kans op fouten, frauduleuze activiteiten en mogelijk financieel verlies aanzienlijk.

3. Verwerk betalingen elektronisch

Bij het verwerken van betalingen zijn doorgaans veel papieren en papierwerk betrokken. Cheques, postwissels, bankcheques - noem maar op. Deze traditionele methoden vergen middelen, verlengen de verwerkingstijd en vertragen de betalingen van leveranciers.

Uw AP-medewerkers moeten elke betaling handmatig registreren, zodat het juiste bedrag naar de juiste leverancier wordt verzonden. Ze moeten deze betalingen bijhouden, de bankafschriften vergelijken en eventuele verschillen oplossen. Ten slotte zouden ze deze betalingen nauwgezet moeten afstemmen op de originele facturen en het grootboek. Dit proces is zowel tijdrovend als foutgevoelig.

Maar met een papierloos crediteurensysteem zorgen een naadloze gegevensstroom en geautomatiseerde workflows ervoor dat deze uitdagingen effectief worden verholpen. Het kan worden geïntegreerd met uw bestaande bank of betalingsverwerker om vlotte en veilige betalingen mogelijk te maken. U kunt de betaalmethode kiezen die voor u werkt: ACH, creditcard, bankoverschrijving of zelfs virtuele kaarten.

Nanonets kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met Stripe en QuickBooks, waardoor gestroomlijnde betalingen mogelijk worden gemaakt terwijl uw financiële gegevens up-to-date blijven. U kunt betalingen plannen op basis van uw cashflow en leveranciersvoorwaarden.

Papierloze systemen kunnen ook automatisch elke betaling en de bijbehorende factuur- en leveranciersgegevens registreren. Dit betekent geen handmatige registratie meer en geen kruiscontroles meer met bankafschriften. Eventuele discrepanties worden in realtime door het systeem gemarkeerd, zodat uw team deze snel en efficiënt kan oplossen. Het systeem zorgt er ook voor dat alle betalingen nauwkeurig worden afgestemd op de originele facturen en het grootboek.

4. Automatiseer rapportage en audittrails

Bij op papier gebaseerde systemen vergen deze taken vaak meer tijd en moeite. U zou stapels facturen, bonnen en andere documenten moeten doorzoeken, waarbij u gegevens handmatig moet invoeren en kruisverwijzingen moet maken om rapporten te genereren. Het bijhouden van een duidelijk audittraject is ook een uitdaging, omdat u gemakkelijk papieren documenten uit het oog kunt verliezen.

Met een papierloos systeem worden uw gegevens automatisch opgeslagen en beheerd in een centrale opslagplaats. Hierdoor wordt het ophalen van gegevens en het genereren van rapporten een fluitje van een cent. Of het nu gaat om maandafsluiting, auditing of financiële prognoses, u heeft direct toegang tot de gegevens die u nodig heeft.

Geautomatiseerde, realtime rapportage vermindert de tijd die wordt besteed aan handmatige gegevensconsolidatie. Het biedt ook waardevolle inzichten in uw financiële activiteiten, waardoor u trends kunt identificeren, afwijkingen kunt opsporen en datagestuurde beslissingen kunt nemen.

Wat de audit trails betreft, registreert het systeem alle activiteiten, van factuurontvangst tot betaling, inclusief alle goedkeuringen en aangebrachte wijzigingen. Dit niveau van transparantie zorgt voor verantwoording, vereenvoudigt de naleving en maakt het onderzoeken van potentiële problemen of geschillen eenvoudiger. Bovendien zorgen integraties met uw ERP- of boekhoudsoftware ervoor dat alle financiële gegevens gesynchroniseerd en up-to-date zijn, waardoor het risico op onnauwkeurigheden en duplicatie wordt verminderd.

5. Houd leveranciers op de hoogte en zorg voor transparantie

In traditionele situaties kan het beheer van leveranciersrelaties behoorlijk uitdagend zijn. Te late betalingen, verloren facturen en miscommunicatie kunnen uw relatie met leveranciers onder druk zetten. Bovendien kan het lastig zijn om de voorwaarden en voorkeuren van elke leverancier bij te houden.

Een papierloos crediteurensysteem vereenvoudigt dit proces echter. Snellere verwerking en goedkeuring van facturen betekent dat betalingen op tijd worden gedaan, wat de tevredenheid van leveranciers vergroot. Het systeem slaat ook al uw leveranciersinformatie centraal op, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk en te beheren is.

Met geautomatiseerde leveranciersportals kunnen leveranciers hun facturen indienen, de betalingsstatus volgen en in realtime communiceren, waardoor de behoefte aan heen-en-weer e-mails of telefoontjes wordt verminderd. Er worden automatische meldingen, waarschuwingen en herinneringen naar beide partijen verzonden in geval van vertragingen of discrepanties, waardoor transparantie wordt gewaarborgd en misverstanden worden verminderd.

Bovendien kan het systeem voor elke leverancier rekening houden met verschillende betalingsvoorwaarden, kortingen of andere voorkeuren, waardoor deze variabelen naadloos worden beheerd. Dit zorgt ervoor dat aan de vereisten van uw leverancier wordt voldaan en stelt u in staat te profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling of andere prikkels, waardoor uw cashflow wordt geoptimaliseerd en de relaties met uw leveranciers worden versterkt.

Uiteindelijk gaat de overstap naar een papierloos crediteurensysteem niet alleen om kosten- en tijdbesparing. Het gaat erom uw AP-proces te transformeren in een strategische bedrijfsfunctie die efficiëntie, transparantie en controle stimuleert.

Hoe implementeert u een papierloos crediteurensysteem?

Oké, dus je bent overtuigd van de voordelen van een papierloos crediteurensysteem. U kunt zien hoe het uw financiële activiteiten kan transformeren, processen kan stroomlijnen en de controle kan verbeteren. Maar hoe ga je het implementeren?

Hier vindt u een stapsgewijze implementatiegids om u een duidelijk pad naar uw transitie te geven:

Stap 1: Evalueer uw huidige proces

Identificeer de gebieden die verbetering behoeven en de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd. Zijn er betalingsachterstanden? Vind jij verzoening moeilijk? Zijn er vaak fouten en waar komen deze het vaakst voor?

Praat met uw team en verzamel hun input. Wat zijn hun voornaamste pijnpunten? Waar besteden ze het grootste deel van hun tijd aan? Welke delen van het proces vinden ze het meest uitdagend of frustrerend? Deze feedback kan u helpen begrijpen wat u nodig heeft van een papierloos crediteurensysteem.

Stap 2: Bepaal uw behoeften en doelstellingen

Zodra u uw huidige situatie en uitdagingen begrijpt, kunt u bepalen wat u met uw nieuwe systeem wilt bereiken. Wilt u de factuurverwerking versnellen? Nauwkeurigheid verbeteren? Transparantie vergroten? Kosten verlagen?

Stel duidelijke, meetbare doelstellingen vast. U wilt bijvoorbeeld de verwerkingstijd van facturen met 50% verkorten of een nauwkeurigheid van 100% bereiken bij het afstemmen van betalingen. Identificeer vervolgens uw functionele vereisten. Heeft u een goedkeuringsworkflow nodig? Hoe zit het met de integratie met uw bestaande ERP- of boekhoudsoftware? Wilt u realtime rapportage en analyse? Een leveranciersportaal?

Houd ook rekening met toekomstige behoeften. Naarmate uw bedrijf groeit, moet u mogelijk meer leveranciers aanwerven, grotere hoeveelheden facturen verwerken of aan aanvullende regelgeving voldoen. Zorg ervoor dat het systeem dat u kiest, kan schalen en zich kan aanpassen aan deze veranderingen.

Stap 3: Onderzoek en evalueer mogelijke oplossingen

Begin met het onderzoeken van beschikbare papierloze crediteurensystemen. Bekijk productbeschrijvingen, blogposts, klantrecensies, casestudy's en demovideo's. Woon indien mogelijk webinars of productdemonstraties bij.

Er zijn talloze papierloze crediteurensystemen op de markt beschikbaar. Sommige zijn op zichzelf staande systemen, terwijl andere kunnen worden geïntegreerd met uw ERP- of boekhoudsoftware. Houd rekening met verschillende factoren, zoals de functies van het systeem, gebruiksgemak, schaalbaarheid, beveiliging, klantenondersteuning en kosten.

Zoek naar functies die specifiek op uw behoeften aansluiten. Kies bijvoorbeeld voor een systeem met geautomatiseerde herinneringen en goedkeuringsworkflows als u last heeft van betalingsachterstanden. Als fouten bij het invoeren van gegevens een probleem vormen, kies dan voor een systeem met geavanceerde OCR-technologie voor nauwkeurige, geautomatiseerde gegevensextractie.

Stap 4: Plan en voer het implementatieproces uit

De daadwerkelijke implementatie van het door u gekozen crediteurensysteem is een cruciale stap. Het omvat het installeren of instellen van de software, het migreren van uw bestaande gegevens, het opzetten van workflows en het trainen van uw personeel.

Hier is een checklist met zaken waarmee u rekening moet houden tijdens het implementatieproces:

• Data migratie: Zorg ervoor dat al uw bestaande gegevens nauwkeurig en veilig worden overgedragen naar het nieuwe systeem. Dit omvat leveranciersinformatie, factuurgegevens, betalingsgeschiedenis en andere relevante gegevens.
• Workflow-instellingen: Configureer het systeem zodat het uw gewenste workflows en goedkeuringsprocessen weerspiegelt. Zorg ervoor dat het systeem is ingesteld om aan uw specifieke behoeften en vereisten te voldoen.
• integratie: Als uw nieuwe systeem moet integreren met andere software (zoals uw ERP- of boekhoudsysteem), zorg er dan voor dat deze integraties correct zijn opgezet en grondig zijn getest.
• Opleiding: Bied uw team uitgebreide training om ervoor te zorgen dat zij begrijpen hoe ze het nieuwe systeem effectief kunnen gebruiken. Dit kunnen één-op-één sessies, groepsworkshops of zelfs online tutorials in uw eigen tempo zijn.
• testen: Voordat u live gaat, moet u het systeem grondig testen om eventuele problemen te identificeren en op te lossen. Dit omvat het controleren van de nauwkeurigheid van datamigratie, het testen van workflows, het verifiëren van integraties en het garanderen dat het systeem gebruiksvriendelijk en functioneel is.
• Ondersteuning: Zorg ervoor dat u over een betrouwbaar ondersteuningssysteem beschikt. Dit kan afkomstig zijn van het klantenondersteuningsteam van de leverancier of van een intern IT-team. Het is het beste om iemand te hebben die eventuele problemen tijdens de implementatie- of post-implementatieperiode snel kan oplossen.

Stap 5: Bewaak en optimaliseer de prestaties

Zodra uw papierloze crediteurensysteem operationeel is, is het essentieel om de prestaties ervan voortdurend te monitoren en gebieden voor verbetering of optimalisatie te identificeren.

Hier is een lijst met KPI's die u mogelijk wilt bijhouden:

Factuurverwerkingstijd: Dit meet de tijd die verstrijkt tussen de ontvangst van een factuur en de betaling ervan. Een kortere verwerkingstijd kan duiden op een efficiënter proces.

Kosten per factuur: Hiermee worden de totale kosten voor het verwerken van een factuur berekend. Lagere kosten duiden op een efficiënter en kosteneffectiever systeem.

Factuurnauwkeurigheid: Deze KPI meet het percentage facturen dat foutloos is verwerkt. Hogere nauwkeurigheidspercentages betekenen een vermindering van kostbare fouten.

Factuuruitzonderingspercentage: Hiermee wordt het percentage facturen bijgehouden dat handmatige tussenkomst vereist vanwege discrepanties of fouten. Een lager uitzonderingspercentage kan duiden op een meer gestroomlijnd en geautomatiseerd proces.

Goedkeuringscyclustijd: Hiermee wordt de tijd gemeten vanaf het moment dat een factuur wordt ontvangen tot het moment waarop deze wordt goedgekeurd. Het verkorten van deze tijd kan uw gehele crediteurenproces versnellen.

Voer bovendien regelmatig evaluaties uit van het systeem en de impact ervan op uw bedrijf. Ontdekken of uw team zijn doelstellingen bereikt? Zijn er problemen of obstakels? Is er aanvullende training nodig voor uw team? Heeft het systeem geholpen hun relaties met leveranciers te verbeteren dankzij tijdige betalingen en betere communicatie?

Best practices voor het papierloze crediteurensysteem

Papierloos werken vereist discipline en consistentie om het echt effectief te maken. Mogelijk beschikt u al over standaardpraktijken voor het omgaan met papieren crediteuren: facturen boven een bepaalde drempel routeren voor goedkeuring door het management, alle facturen opslaan in een specifieke archiefkast, enz.

Op dezelfde manier moet u bij de overstap naar een papierloos systeem bepaalde best practices vaststellen om uw nieuwe digitale systeem te maximaliseren.

1. Automatiseer de gegevensimport

Het zou vervelend zijn als uw team alle facturen handmatig naar uw papierloze systeem zou uploaden. Het voortdurend vernieuwen van uw e-mailinbox en het scannen van bijlagen is nauwelijks efficiënt.

In plaats daarvan bespaart u met een automatische gegevensimportfunctie tijd en verkleint u de kans op fouten. Het zorgt ook voor een soepele stroom van facturen naar het systeem, zonder knelpunten of vertragingen.

Nanonets biedt een hele reeks opties voor automatisch importeren, waaronder e-mail, API-integratie, OneDrive, Google Drive, Dropbox en Zapier. Waar uw facturen ook vandaan komen, u kunt ze eenvoudig en automatisch in het systeem importeren.

2. Maak gebruik van intelligente gegevensverzameling en -extractie

Wanneer uw bedrijf groeit, kunt u facturen in verschillende formaten, stijlen, valuta's en talen ontvangen. U kunt niet vertrouwen op eenvoudige OCR en handmatige gegevensinvoer om met de complexiteit om te gaan.

De AP-afdeling heeft een intelligent systeem voor het vastleggen en extraheren van gegevens nodig om de complexiteit te begrijpen en zich dienovereenkomstig aan te passen. Zo verwerkt u diverse facturen snel en accuraat.

Nanonets combineert AI en de beste OCR in zijn klasse om de benodigde informatie nauwkeurig uit facturen te halen, ongeacht het formaat of de taal. Gestructureerde, semi-gestructureerde of ongestructureerde data: nanonetten kunnen het allemaal aan. Dit zorgt ervoor dat u met diverse leveranciers kunt werken zonder gegevenslacunes of onnauwkeurigheden.

3. Implementeer geautomatiseerde goedkeuringsworkflows

Inkooporders, facturen en andere financiële documenten hebben vaak meerdere goedkeuringen nodig voordat ze worden verwerkt. Handmatige goedkeuringsworkflows kunnen traag en ondoorzichtig zijn, kwetsbaar voor fraude en kunnen leiden tot gemiste betalingsdeadlines.

Het automatiseren van uw goedkeuringsworkflows kan dit proces versnellen en tegelijkertijd de transparantie vergroten. U kunt aangepaste goedkeuringsreeksen instellen op basis van factuurbedrag, afdeling, project of andere criteria.

Met Nanonets kunt u uw goedkeuringsworkflow aanpassen aan uw zakelijke behoeften. U kunt regels instellen voor automatische routering en goedkeuringshiërarchieën om ervoor te zorgen dat de juiste facturen op het juiste moment bij de juiste goedkeurders terechtkomen. Met live statusupdates, geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen kunt u de voortgang van elke factuur duidelijk volgen, de transparantie behouden en vertragingen of gemiste betalingen voorkomen.

4. Zet integraties op om datasilo's te elimineren

Stelt u zich eens voor dat u urenlang handmatig gegevens van uw AP-systeem naar uw betalingssysteem, boekhoudsysteem of ERP moet overbrengen. Het is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten. Wat als er een extra nul wordt toegevoegd aan een factuurbedrag of als er een decimaalpunt wordt gemist?

Integratie tussen verschillende systemen is essentieel om een ​​naadloze gegevensoverdracht te garanderen en eventuele fouten te voorkomen. Het helpt niet alleen tijd te besparen, maar verbetert dankzij de geautomatiseerde driewegmatching en -afstemming ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens.

Nanonets is gebouwd om goed samen te werken met andere systemen. Het ondersteunt integratie met populaire boekhoud-, ERP- en betalingssystemen, waaronder QuickBooks, SAP, Oracle, enz. De gegevens van Nanonets kunnen eenvoudig in realtime met deze systemen worden gesynchroniseerd, waardoor gegevenssilo's worden geëlimineerd en een soepele, foutloze gegevensoverdracht wordt gegarandeerd. Zo kunt u zich meer richten op de strategie en minder op het handmatig invoeren van gegevens.

5. Controleer en optimaliseer uw systeem regelmatig

Om ervoor te zorgen dat uw papierloze systeem optimaal functioneert, is het noodzakelijk om de prestaties van het systeem regelmatig te controleren en beoordelen. Het zou helpen als u belangrijke statistieken zoals nauwkeurigheid, verwerkingstijd en foutpercentages bijhoudt en ook aandacht besteedt aan gebruikersfeedback.

Regelmatige audits helpen u niet alleen problemen en knelpunten te identificeren, maar ook mogelijkheden voor verbetering bloot te leggen. Als u uw systeem op basis van deze inzichten optimaliseert, zorgt u ervoor dat het aan uw behoeften blijft voldoen terwijl uw bedrijf evolueert en groeit.

Nanonets biedt robuuste realtime analyse- en rapportagemogelijkheden om uw AP-processen te monitoren. Met bruikbare inzichten kunt u de prestaties van uw systeem voortdurend verbeteren, fouten verminderen, de snelheid verbeteren en de algehele efficiëntie verhogen.

5. Geef prioriteit aan beveiliging en compliance

Het handhaven van de veiligheid van uw financiële gegevens is een vereiste waarover niet kan worden onderhandeld. Evenzo is het garanderen van de naleving van verschillende wet- en regelgeving van cruciaal belang om boetes en juridische problemen te voorkomen.

Uw papierloze AP-systeem moet robuuste gegevensbeveiligingsmaatregelen hebben, zoals encryptie, veilige gegevensopslag en gebruikersauthenticatie. Het moet ook flexibel genoeg zijn om veranderingen in de wettelijke vereisten op te vangen.

Nanonets levert hoogwaardige beveiliging om uw gevoelige gegevens veilig te houden. Het voldoet aan de wereldwijde privacynormen, waaronder GDPR en CCPA. Het maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals gegevensversleuteling en veilige cloudopslag. De audittrails van Nanonets houden ook een duidelijk overzicht bij van elke actie, zodat u de verantwoordelijkheid en naleving van de regelgeving kunt garanderen.

Laatste gedachten

De overstap naar een papierloos AP-proces is geen kleine opgave. Het gaat om een ​​zorgvuldige planning, strategie en implementatie. Met de juiste tools en een effectieve strategie wegen de voordelen echter zwaarder dan de uitdagingen. Van verhoogde efficiëntie en transparantie tot kostenbesparingen en verbeterde beveiliging: de voordelen van een papierloos AP-systeem staan ​​buiten kijf.

Door de kracht van nanonetten te benutten kunnen bedrijven hun AP-processen stroomlijnen, hun operationele doelen bereiken en zichzelf voorbereiden op toekomstige groei. Het vermindert handmatige arbeid en bijbehorende fouten, versnelt het goedkeuringsproces van facturen, verbetert de gegevensnauwkeurigheid en vergemakkelijkt naadloze systeemintegraties. Met zijn sterke focus op beveiliging en compliance biedt Nanonets een betrouwbare oplossing voor bedrijven om vol vertrouwen over te stappen naar een papierloze omgeving.

De weg naar papierloze AP mag dan complex zijn, met Nanonets is het de moeite waard om te beginnen. De kansen die voor ons liggen – verbeterde efficiëntie, kostenreductie, transparantie en gegevensbeveiliging – maken deze reis essentieel voor bedrijven die concurrerend willen blijven in een ‘digital-first’-wereld.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/