Verkooporder versus factuur: belangrijkste verschillen, rol en typen

Door een verkoop van begin tot eind te volgen, kunnen bedrijven de juiste voorraadniveaus behouden, de beste cashflow-tactieken implementeren en ervoor zorgen dat klanten de juiste producten ontvangen. Omdat de meeste bedrijven meerdere verkopen tegelijk monitoren, is het van cruciaal belang om elke stap nauwkeurig bij te houden.

Ongeacht het bedrijfstype, de bedrijfssector of zelfs de regio vertrouwen bedrijven op verkooporders en facturen om ervoor te zorgen dat elke verkoop correct wordt uitgevoerd, de betaling wordt ontvangen en er een papieren spoor aanwezig is. Verkooporders en facturen zijn echter niet hetzelfde; in feite worden ze voor geheel andere doeleinden gebruikt. Beide zijn even belangrijk, maar als u het verschil begrijpt tussen een verkooporder en een factuur, zorgt u ervoor dat uw bedrijf van beide profiteert. 

Op een hoog niveau komt een verkooporder op de eerste plaats. Het is het document dat wordt aangemaakt wanneer een klant de wens uitdrukt om iets te kopen en samen met uw verkoopteam een ​​leveringstijdlijn afspreekt voor de goederen of diensten die in de verkooporder zijn opgenomen. Zodra de bestelling is verzonden, stuurt uw debiteurenteam de klant een factuur om het verschuldigde bedrag voor de bestelling te innen.

Hoe uw verkoopproces er ook uitziet, de kans is groot dat het begint met een verkooporder en eindigt met een factuur betaling.

Wat is een verkooporder?

Als u een verkoper of verkoper bent, maakt uw team een ​​verkooporder aan zodra de klant interesse heeft getoond in het doen van een aankoop. Normaal gesproken toont een klant interesse via een bestelling. De verkooporder bevestigt de ontvangst van de bestelling, voltooit de details en dient als brondocument voor interne verkoopteams en verkoopvolgsystemen bij het voltooien van elke verkoop.

Voor een verkooporder is gedetailleerde informatie vereist. Als u dus nog niet over alle vereiste klantgegevens beschikt, heeft uw team mogelijk input van de bestellende klant nodig om de verkooporder in te vullen. De informatie die op een verkooporder staat, is: 

• De naam van uw bedrijf
• Contactgegevens van uw bedrijf
• Klantgegevens (naam, factuurgegevens, adres)
• Beschrijving van het product of de dienst die wordt verkocht
• Hoeveelheid goederen of diensten die bij de verkoop zijn inbegrepen
• Prijs van goederen of diensten
• Leverings-, verzendings- en belastingkosten
• Totale kosten van de bestelling

Er zijn meerdere soorten verkooporders die uw bedrijf kan gebruiken. Afhankelijk van de situatie of het verkooplandschap maken veel bedrijven regelmatig gebruik van alle vier de volgende zaken:

Contante verkooporder

Wanneer een klant een bestelling plaatst, het product ophaalt en contant betaalt, wordt er gebruik gemaakt van een contante verkooporder. Omdat de klant contant betaalt, is er geen sprake van debiteuren invoer die aan de transactie is gekoppeld. De aankoop van de klant heeft rechtstreeks invloed op uw geldrekeningen en de levering vindt onmiddellijk plaats.

Spoedverkooporder

Als een klant om een ​​abnormaal snelle leveringstermijn vraagt, wordt er intern gebruik gemaakt van een spoedverkooporder. Uw verkoopteam kan dit soort verkooporders als hoge prioriteit markeren om ervoor te zorgen dat ze op tijd worden voltooid. Afhankelijk van de omstandigheden kan de klant de goederen ophalen of bijbetalen voor een snelle levering. Nadat het product is afgeleverd, stuurt uw AR-team een ​​factuur naar de klant om de betaling te innen.

Planningsovereenkomst

In een situatie waarin een klant een specifieke hoeveelheid producten vraagt ​​die op verschillende data worden geleverd, kan een planningsovereenkomst een geweldig hulpmiddel zijn om elke afzonderlijke levering overzichtelijk te houden. Als een klant tien widgets in een week, vijf in twee weken en zeven in drie weken wil, kunnen al deze transacties in één planningsovereenkomst plaatsvinden, die vervolgens na levering wordt bijgewerkt. 

Verkooporder van derden

In sommige gevallen, vooral voor kleine bedrijven, wordt een verkooporder van derden gebruikt wanneer uw bedrijf de goederen of diensten niet rechtstreeks aan de klanten levert. In plaats daarvan stuurt u ze naar een derde partij verkoper waarmee vervolgens het laatste deel van de levering aan de klant wordt voltooid.

Wat is een factuur?

Wanneer leveranciers of verkopers een verkooporder voltooien en het overeengekomen product leveren, genereren ze vervolgens een factuur en stuur het naar de klant om de betaling voor de geleverde goederen of diensten te innen. Een van de laatste stappen in het verkoopproces, het verzenden van een factuur, initieert de klantbetaling en het innen van contant geld, twee essentiële componenten om uw bedrijf gezond te houden. Tegenwoordig worden facturen meestal elektronisch verzonden en gebeld e-facturen.

De factuur bevat grotendeels dezelfde informatie als de verkooporder, maar bevat ook het volgende: 

· Betaalvoorwaarden
·  Kortingen voor vroege betaling
· Postbus nummer
· Factuurnummer
·  Kosten voor late betaling
·  Betalingsinformatie voor ACH, overboekingen of EDI-betalingen

Net zoals er in verschillende situaties meerdere verkooporders worden gebruikt, worden bij zakelijke transacties vaak ook verschillende factuurtypen gebruikt.

Pro-forma factuur

Meestal worden facturen gezien als contractuele betalingsverzoeken, maar a pro forma factuur heeft niet hetzelfde nut. Het wordt gebruikt als er geen handelsfactuur beschikbaar is en kan worden gezien als een ‘voorfactuur’. Het bevat nog steeds een kostenoverzicht, maar het is meer een schatting die de klant ter referentie kan gebruiken.

Bij het exporteren van goederen naar de Verenigde Staten vereist de Amerikaanse douane dat er een pro-formafactuur aan de bestelling wordt toegevoegd, zodat duidelijk is wat er over landsgrenzen wordt verzonden. 

Tussentijdse factuur

Als er sprake is van een groot project of een meerdelige bestelling die in meerdere betalingen of fasen moet worden opgesplitst, komt een tussentijdse factuur goed van pas. In plaats van te wachten tot het einde van het project om één grote factuur te verzenden, kunnen tussentijdse facturen worden gebruikt om onderweg tussentijdse betalingen te innen. Aan de kant van de verkoper helpen tussentijdse facturen de cashflowproblemen te verlichten, en aan de kant van de koper splitsen ze betalingen op in beter beheersbare bedragen. Dit is het tegenovergestelde van gaas meerdere facturen in één betaling.

Definitieve factuur

Het meest gebruikte factuurtype is de eindfactuur. Dit is meestal een van de eenvoudigste factuurtypen het vereffenen van facturen, waardoor het de standaard is voor de meeste bedrijven. Ze worden naar klanten verzonden zodra goederen of diensten zijn geleverd.

Verkooporder versus factuur: de verschillen

Om ervoor te zorgen dat het verschil tussen ‘verkooporder’ en ‘factuur’ duidelijk is, hebben we een lijst samengesteld met enkele van de belangrijkste verschillen tussen de twee. Bedrijven vertrouwen op beide documenten om reguliere verkooptransacties uit te voeren, maar het doel dat ze dienen varieert.

Verkooporder en factuur zijn gemakkelijk te onderscheiden als u rekening houdt met de onderstaande factoren:

Tijdstip van de schepping

Een verkooporder start het verkoopproces; het is wat uw fulfilmentteam laat weten dat ze goederen of diensten moeten voorbereiden voor levering. Vervolgens wordt, helemaal aan het einde van het verkoopproces, zodra de levering is voltooid, een factuur naar de klant gestuurd.

Doel van het document

Wanneer u naar een factuur versus een verkooporder kijkt, is het belangrijk om rekening te houden met het doel van elk document. Een verkooporder is meer intern gericht en laat uw teams weten dat een bestelling is geplaatst en dat actie vereist is. Een factuur daarentegen is naar buiten gericht. Het wordt als formele aanmaning tot betaling naar de klant gestuurd. Als de vervaldatum van een factuur niet wordt nageleefd, kunnen er boetes voor te late betaling of andere boetes aan de klant worden opgelegd.

Informatie vermeld

Hoewel het verschil tussen een verkooporder en een factuur meer gaat over wanneer en hoe elk document wordt gebruikt, is er een kleine variatie wat betreft de informatie die elk document bevat. Ze bevatten allebei informatie zoals de naam en contactgegevens van de klant, de hoeveelheid en prijs van de gekochte producten en de informatie van de verkoper, maar een factuur bevat aanvullende details. Deze details kunnen te late vergoedingen, vervaldata van betalingen en meer zijn. Raadpleeg onze lijsten hierboven voor een exact overzicht van wat er op elk ervan staat. 

Boekhoudkundige implicaties

Een verkooporder wordt doorgaans niet gezien of aangeraakt door uw boekhoudteam. Tenzij ze een verkooporder aan een specifieke factuur willen koppelen, vertrouwen ze niet op verkooporders. Facturen daarentegen zijn cruciale onderdelen van de boekhouddocumentatie. Ze zijn nodig om nauwkeurige audittrails te bieden en ervoor te zorgen dat de invoer correct is.

Conclusie

Het kan gemakkelijk zijn om naar een artikel te kijken dat het verschil tussen verkooporder en factuur beschrijft en te denken dat de impact ervan verwaarloosbaar is. Maar integendeel, het begrijpen van het fundamentele doel van belangrijke bedrijfsdocumenten zal uw bedrijf helpen efficiënter te werken, potentiële uitvoerings- en boekhoudfouten te verminderen en interne processen te creëren met de juiste controles en evenwichten om uw bedrijf tegen risico's te beschermen.

Uiteindelijk zullen uw teams zowel verkooporders als facturen nodig hebben, maar de manier waarop verschillende teams deze zullen gebruiken zal variëren. Uw verkoopteam heeft verkooporders nodig om ervoor te zorgen dat de leveringen worden voltooid zoals beloofd, maar debiteurenexperts zullen elke dag met facturen omgaan. Het vergt dat deze teams samenwerken en over de juiste middelen beschikken die nodig zijn om hun werk te doen, zodat uw bedrijf zijn ultieme potentieel kan bereiken. 

Het begrijpen van verkooporders versus facturen lijkt misschien geen strategische leiderschapsprioriteit, maar voor veel mensen in uw organisatie is er niets belangrijkers. Als u klaar bent om uw verkooporderbeheer op zich te nemen en factuurverwerking naar het volgende niveau, investeren in de juiste automatisering factuurverwerkingssoftware - Leuk vinden Nanonetten – kan een wereld van verschil maken.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/