De complete gids voor documentarchivering

---

Hoe werkt elektronische documentarchivering?

Documentarchivering is geen eenmalige activiteit, maar als u eenmaal een goed bedrijfsproces heeft ingesteld, kunt u dit automatiseren. Laten we eens kijken hoe u archiveringswerk kunt documenteren.

Stap 1: Eerste beoordeling

Begrijp uw huidige documentprocessen. Hoe ga je om met essentiële en niet-essentiële documenten? Heb je een vast proces? Worden alle documenten in één keer afgehandeld of is het proces ad-hoc?

Neem een ​​kijkje

• Hoe worden documenten gegenereerd, vastgelegd, gecategoriseerd en benoemd?
• Wat is de procedure voor het digitaliseren van documenten?
• Wat zijn de vereisten om een ​​document te verwijderen of te verwijderen?
• Wie behandelt documentuitzonderingen?
• Welke documenten zijn nodig voor een audit?

U moet ook het aantal documenten begrijpen dat u moet verwerken om een ​​idee te krijgen.

Op basis van deze eerste beoordeling werk je aan het opstellen van stromen voor de processen.

Stap 2: Identificeer doelen en rollen

Nadat u de processen begrijpt, probeert u de redenen voor documentarchivering in kaart te brengen.

• Wilt u de operationele kosten van het omgaan met documenten verlagen?
• Doet u dit om te voldoen aan de richtlijnen voor gegevensbeveiliging?
• Probeert u uw recordbeheer te optimaliseren?
• Doet het directieteam dit om de zichtbaarheid van de middelen te verbeteren?

Op basis van de doelen kunt u ze prioriteren en documentarchiveringsprocessen aanpassen. Begrijp de rollen van belanghebbenden in het proces.

• Wie houdt toezicht op het archiveringsproces van documenten?
• Welke autorisatieniveaus gebruikt u om de toegang tot gearchiveerde gegevens te beperken?
• Hoe zorg je voor naleving door medewerkers?

Stap 3: Implementeer een bewaarschema

Nu is het tijd om een ​​bewaarschema in te stellen. Kortom, begrijp welke documenten moeten worden bewaard en welke niet.

U moet originele financiële jaarverslagen bijhouden, aangezien deze later nodig kunnen zijn. Onderzoek de federale, lokale, staats- en branchespecifieke regels die u moet volgen.

Bijv. Bewaar alle IRS en belastinggerelateerde documenten voor ten minste zeven jaar.

Vernietig vervolgens alle documenten die niet gearchiveerd hoeven te worden of nooit permanent zullen worden opgeslagen, zoals leverancierscatalogi, ongewenste e-mail en dubbele kopieën. U kunt ze digitaliseren door ze te scannen en informatie te extraheren met behulp van OCR-software.

Schakel een NAID-leverancier (National Association of Information Destruction) in voor het veilige transport, de daaropvolgende verwijdering en vernietiging van materialen om mogelijke aansprakelijkheid te voorkomen.

Stap 4: Digitaliseer papieren dossiers

Digitaliseer papieren dossiers om kosten te verlagen, ruimte te besparen en de documentorganisatie te verbeteren.

U kunt OCR-software samen met een documentscanner gebruiken om bestanden te sorteren, ordenen, labelen en indexeren voor een betere doorzoekbaarheid.

Stap 5: Kies een opslag

Als je voor digitale opslag gaat, moet je kiezen uit: tape, schijf en cloudopslag. Elk heeft zijn voor- en nadelen die verband houden met langetermijnbeveiliging, integriteit en gemakkelijke toegang door software voor gegevensbeheer.

Stap 6: Automatiseren met documentworkflows

Zodra alle processen en alle variabelen in kaart zijn gebracht, is het tijd om het proces uit te rollen.

Een voordeel van het gebruik van documentbeheersoftware zoals Nanonets is dat u alle processen kunt automatiseren en meldingen aan belanghebbenden kunt instellen, zodat u geen foutbestanden misloopt. Zie de stappen om een ​​documentarchiveringsstroom te maken.

Stap 7: Bewaken & optimaliseren

Geen enkel proces is in het begin perfect. Neem na het implementeren van de documentworkflows feedback van de belanghebbenden over hoe het proces kan worden verbeterd.

Welke bedrijven hebben baat bij documentarchivering?  

Uw bedrijf moet zich richten op documentarchivering als:

• Uw bedrijf heeft regelmatig te maken met veel papierwerk
• Mogelijk hebt u in de toekomst toegang tot oude documenten nodig
• Audits zijn gebruikelijk voor bedrijven zoals u
• U moet documenten opslaan als onderdeel van nalevings- en regelgevende vereisten

Als deze factoren relevant zijn voor uw bedrijf, moet u mogelijk uw documenten archiveren.

Waarom kiezen voor elektronische documentarchivering?

Verlaag kosten en bespaar ruimte

Of u nu een grote internationale onderneming of een beginnende startup runt, het is belangrijk om waar mogelijk kosten te besparen. Digitale documentarchivering kan dit mogelijk maken door ruimte vrij te maken en de operationele kosten te verlagen.

De beperkte documenten die u ter plaatse moet regelen, des te minder geld en tijd hoeft er aan het beheer ervan te worden besteed.

Verbeter de workflow en prestaties

Adequate archivering van digitale documenten kan uw bedrijfsprestaties en workflow verbeteren. Volgens schattingen hoeft maar liefst 80% van de productiegegevens niet direct beschikbaar te zijn.

Door deze gegevens te archiveren, kunt u de toegang tot de rest van uw gegevens vergemakkelijken en mogelijk uw prestaties verbeteren.

---

Start documentarchivering met Nanonets. Vertrouwd door 30,000+ gebruikers van 500+ ondernemingen om 30 miljoen+ documenten te automatiseren! Beoordeeld 4.9 op G2. Probeer het eens! Start uw gratis proefperiode or plan een gesprek met ons in.

---

Gebruiksscenario's voor documentarchivering

Documentarchivering is nuttig voor bijna alle soorten bedrijven. Laten we eens kijken naar enkele praktische toepassingen van documentarchivering in verschillende industrieën.  

Zakelijke documenten zoals contracten, brieven en projectdocumentatie kunnen in de loop van de jaren worden verzameld, in enorme hoeveelheden die de opslagkosten opdrijven. Wanneer werknemers gegevens uit deze referenties moeten halen, kan het handmatig zoeken in enorme documentarchieven uren van hun dag in beslag nemen.

• Financial Services bedrijven moeten ervoor zorgen dat al hun documenten klaar zijn voor controle. Dit is waar documentarchivering hen helpt om alle logboeken van klanten, geldwisselbewijzen en andere juridische documenten bij te houden wanneer dat nodig is.
• Retail bedrijven moeten mogelijk al hun klant-, leveranciers- en leveranciersinformatie opslaan in het geval van eventuele discrepanties in de toekomst.
• Advocatenkantoren en juridische afdelingen alle zaakgerelateerde contracten, documenten en faxen als pdf-bestanden moeten opslaan. Ze moeten snel documenten en offertes kunnen vinden met behulp van intelligent zoeken en tags. Dat is waar documentarchivering van pas komt.
• Openbare diensten dag in dag uit met veel informatie te maken hebben. Niet alles is nu relevant, maar ze moeten alle informatie opslaan die later met een druk op de knop direct beschikbaar moet zijn.
• Bedrijven kunnen hun documentbeheer optimaliseren met efficiënte documentarchivering. Door hun papieren documenten om te zetten in een doorzoekbare bibliotheek, kunnen werknemers minder tijd besteden aan het zoeken naar documenten en kan digitalisering ook de zichtbaarheid van gegevens verbeteren.

---

Automatiseer documentarchivering met Nanonets. Extraheer gegevens van facturen, identiteitskaarten of elk ander document op de automatische piloot! Start nu uw gratis proefperiode!

---

Documentarchivering met Nanonets

Nanonets is intelligente documentbeheersoftware met ingebouwde OCR-software die u kan helpen al uw papieren documenten om te zetten in een digitaal doorzoekbaar formaat. Nanonets is eenvoudig te gebruiken met een no-code drag-and-drop workflow-builder die elk handmatig documentproces kan automatiseren.

Zo kunt u Nanonets gebruiken om uw documenten te archiveren:

Breng al uw proces en stakeholders in uw proces in kaart

Maak een account aan op Nanonets en selecteer een aangepast OCR-model om een ​​OCR-model voor uw behoeften te maken of u kunt ook kiezen uit de vooraf getrainde OCR-modellen.

Upload de documenten en train het model om de gegevens in het gewenste formaat te extraheren.

Als u eenmaal tevreden bent met het model, kunt u het automatisch doorsturen van alle documenten naar een specifieke e-mail instellen. Ga naar Workflow > Importeren > Bestanden ontvangen via e-mail

Nadat de documentopname is ingesteld, ontvangt uw OCR-model automatisch gescande documenten en extraheert de tekst uit de documenten in het formaat van uw keuze.

U kunt de gegevens extraheren in de database van uw keuze door een exportoptie te kiezen uit de workflow.

U kunt een goedkeuringssectie toevoegen door goedkeuringsfasen, beoordelingstypen, regels om bestanden te markeren en meer toe te voegen.

U kunt ook regels toevoegen om gegevens te verbeteren, bestanden te hernoemen, documenten te categoriseren en te sorteren, en meer. Hulp nodig? Ons team is er om je te helpen alles op te zetten!

Ga naar Nanonets en probeer het nu zelf te doen. Of vraag ons team om het voor u te doen!

Nanonets wordt elk jaar door 30,000+ tevreden professionals gebruikt om hun documentprocessen te automatiseren. Hier is een momentopname van de prestaties van Nanonets

Dit is wat onze klanten over ons zeggen.

Als u een complex documentarchiveringsproces heeft, kan ons getalenteerde team u helpen het hele proces te vereenvoudigen en te automatiseren, zodat het efficiënt is en werkt volgens uw vereisten. Wilt u uw wensen met ons delen? Een gesprek opzetten or stuur ons een e-mail.

---

Wilt u de extractie van documentgegevens automatiseren? Kijk eens naar Nanonetten. Geen code. Geen gedoe platform. Sstart je gratis proefperiode en extraheer gegevens uit documenten op de automatische piloot.

---

Documentarchivering versus bestandsback-up

Documentarchivering is eigenlijk het maken van een bestandsback-up, toch? Nou, het is een beetje anders.

Het documentarchiveringsproces is alleen voor passieve documenten, terwijl back-ups worden gemaakt voor actieve bestanden die in dagelijkse systemen worden gebruikt.

Het doel van een documentarchief is om de originele documenten te behouden voor het geval ze om verschillende redenen in de toekomst nodig zijn, terwijl het doel van een bestandsback-up is om een ​​kopie van actieve bestanden te behouden voor het geval de daadwerkelijke bestanden beschadigd raken of verloren gaan, waardoor de operationele continuïteit.

Laten we eens kijken naar meer verschillen tussen documentarchivering en bestandsback-up.

	Document Archief	Document back-up
Doel	Langdurige opslag van documenten die nu niet worden gebruikt	Een kopie van recente gegevens opslaan in geval van gegevensverlies of corruptie
Gebruikt	Naar behoefte - bijv. Audit	Wanneer de huidige gegevens beschadigd zijn of niet kunnen worden geladen
Data	Opgeslagen als kopie. Gegevens worden niet overschreven	Gegevens worden overschreven
Type opgeslagen gegevens	Oorspronkelijke gegevens - bijv. Financiële rapporten	Duplicaat van huidige gegevens als kopie
Speed	Snelheid van herstel is geen probleem	Moet realtime zijn
Termijn	Lange termijn opslag	Opslag voor korte tot middellange termijn

FAQ

Waarom documenten digitaliseren?

Productief documentbeheer: Geïndexeerde, gedigitaliseerde documenten kunnen naar een systeem worden geëxporteerd en automatisch worden opgeslagen in digitale bibliotheken, waar het gebruik ervan kan worden gedocumenteerd, gevolgd en beheerd.

Eenvoudig hergebruik van tekst: wanneer een afgedrukt onderwerp wordt hersteld in bewerkbare tekst, kan het worden gewijzigd en opnieuw worden gebruikt in Microsoft Excel of Word, waardoor tijd wordt bespaard die doorgaans wordt besteed aan het opnieuw maken en typen van documenten.

Doorzoekbaarheid: Documenten, inclusief trefwoorden in de metadata of tekst, kunnen worden gedetecteerd door elektronische zoeknetwerken en binnen enkele seconden worden aangegeven.

Eenvoudige toegang: digitale documenten kunnen op elk moment worden opgehaald uit de hoofdopslagplaats en snel worden verspreid via e-mail, zodat er geen gedrukte kopieën hoeven te worden gemaakt.

Wat is software voor documentarchivering?

Software voor documentarchivering zet documenten om in digitale documenten die kunnen worden gearchiveerd, gemakkelijk toegankelijk en efficiënt beheerd, wat uw instelling helpt

bespaar op opslagkosten, verhoog de productiviteit van medewerkers en versnel zakelijke procedures.

De geconverteerde lijsten zijn geschikt voor archivering op lange termijn en zijn klein met een verhoogde visuele kwaliteit. Ze kunnen op verschillende apparaten worden gelezen, gemakkelijk toegankelijk zijn vanaf geïsoleerde locaties en centraal worden gearchiveerd in elektronische archieven, digitale bibliotheken of documentbeheer

netwerken. Elk bedrijf kan interne procedures versnellen en de efficiëntie verhogen door gemakkelijke toegang te bieden tot digitaal opgeslagen kopieën met gedefinieerde toegangsrechten.

---

Use Nanonets om het documentarchiveringsproces te automatiseren en uw bestanden op de automatische piloot te ordenen!

---