De uitgebreide gids voor inkoopautomatisering

Bent u het handmatig invoeren van aanvragen beu? inkooporders makenen facturen bijhouden? Bent u het beu om te vertrouwen op arbeidsintensieve methoden voor ouderen om nalevingsproblemen te beheersen? Zou u willen dat er een manier was om uw inkoopprocessen efficiënter te maken?

Dan moet u alles weten over inkoopautomatisering: een krachtige tool waarmee u het inkoopproces efficiënt kunt beheren. In dit artikel ontrafelen we het proces van inkoopautomatisering en bespreken we de vele uitdagingen (en voordelen), opkomende trends en best practices die daarmee gepaard gaan.

Wat is inkoopautomatisering?

Inkoopautomatisering is het gebruik van technologie om de aanschaf van goederen en diensten te stroomlijnen. Het is een manier om handmatige taken in de hele wereld te automatiseren inkoopproces, waardoor het efficiënter en kosteneffectiever wordt. De automatisering van dit proces kan vele vormen aannemen, van geautomatiseerde e-mailherinneringen tot het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)-algoritmen.

Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën zoals AI, machine learning, robotprocesautomatisering (RPA), natuurlijke taalverwerking (NLP) en blockchain, kunnen bedrijven verschillende inkoopprocessen automatiseren. Deze processen kunnen bestaan ​​uit orderverwerking, betalingsschema's, selectie en evaluatie van leveranciers, documentbeheer, vraagvoorspelling, afstemming van facturen en automatisering van de toeleveringsketen.

---

Wilt u uw handmatige AP-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Plan een demo

Voordelen van inkoopautomatisering

Lagere kosten

Automatisering kan de tijd verkorten die nodig is om bestellingen te verwerken, aankoopaanvragen te maken en vele andere taken. Dat betekent dat u minder geld uitgeeft aan salarissen en andere middelen.

Verbeterde efficiëntie

Als er minder mensen aan elke taak werken, worden er minder fouten gemaakt door menselijk oordeel. Dit betekent dat uw bedrijf ook meer gedaan kan krijgen in minder tijd!

Verbeterde nauwkeurigheid

Omdat er minder fouten worden gemaakt door mensen die geen opgeleide professionals zijn, is er minder ruimte voor fouten als het erom gaat ervoor te zorgen dat alles correct wordt gedaan voordat verder wordt gegaan met iets anders dat specifiek te maken heeft met inkoopprocessen binnen de organisatie zelf.

Verhoogde wendbaarheid

Inkoopautomatisering is als het hebben van een extra paar handen om organisaties te helpen zich aan te passen aan veranderingen in de markt en zakelijke behoeften. Het verzorgen van repetitieve inkooptaken maakt waardevolle tijd en middelen vrij, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op het opbouwen van betere relaties met leveranciers, het bedenken van innovatieve ideeën en het nemen van strategische beslissingen.

Datagestuurde besluitvorming

Wanneer bedrijven inkoopautomatisering gebruiken, krijgen ze toegang tot een aantal krachtige tools voor het analyseren van gegevens. Dit omvat zaken als uitgavenanalyse, waarmee u inzicht krijgt in hoeveel geld u aan verschillende dingen uitgeeft, en prestatiestatistieken, die u kunnen vertellen hoe goed uw inkoopprocessen werken. Maar dat is nog niet alles: voorspellende analyses zijn ook inbegrepen, wat betekent dat u gegevens kunt gebruiken om te voorspellen wat er in de toekomst kan gebeuren. Door al deze informatie te hebben, kunnen bedrijven betere beslissingen nemen over hoe ze hun geld uitgeven en ook kansen en risico's identificeren die ze anders misschien niet zouden hebben opgemerkt. Dus als het op inkoop aankomt, is het gebruik van data om de besluitvorming te stimuleren absoluut de beste keuze!

Verbeterde naleving

Wanneer bedrijven automatisering gebruiken in hun inkoopprocessen, kunnen ze ervoor zorgen dat ze alle regels en voorschriften naleven die op hen van toepassing zijn. Dit omvat zaken als inkoopbeleid, ethische normen en duurzaamheidseisen. Door taken met betrekking tot compliance te automatiseren, kunnen bedrijven het risico verkleinen dat ze in de problemen komen omdat ze de regels niet volgen. Dat zou kunnen betekenen dat boetes of boetes worden vermeden, wat erg kostbaar kan zijn.

Wat is het inkoopautomatiseringsproces?

Aan de slag gaan met geautomatiseerde inkoop is eenvoudiger dan u misschien denkt. Het proces zelf kan in een paar belangrijke stappen worden opgesplitst:

Data Collection

Begin met het verzamelen van gegevens zoals product- en leveranciersgegevens, inkoopordergeschiedenis, factuurstatus en meer. Door deze informatie te verzamelen, krijgt u een beter inzicht in de behoeften en doelstellingen van uw organisatie.

Doe een stap terug en beoordeel hoe efficiënt uw huidige proces is, waar de knelpunten liggen en welk soort automatisering zou helpen om de zaken te veranderen.

Inkoopoptimalisatie

Zodra u over alle benodigde gegevens beschikt, is het tijd om uw proces te optimaliseren. Gebruik algoritmen om de verzamelde gegevens te analyseren en potentiële kostenbesparingen, verouderde producten, overbestedingsrisico's en mogelijkheden voor standaardisatie te identificeren.

Inkoopautomatisering

Gebruik technologische tools om het inkoopproces te automatiseren, inclusief automatische inkooporders, leveranciersselectie, contractbeheer en meer. Dit verbetert uw vermogen om contracten bij te houden en te beheren, terwijl u de kosten in de vorm van verwerkingstijd en administratieve overhead verlaagt.

Er is een scala aan verschillende oplossingen beschikbaar – van basisoplossingen tot complete oplossingen op ondernemingsniveau – dus het is belangrijk om onderzoek te doen naar wat er beschikbaar is en de juiste oplossing voor uw organisatie te vinden.

Haalbaarheid en belanghebbenden aftekenen

Krijg een idee van de implementatiekosten, zodat u weet waar u aan toe bent als u eenmaal de overstap maakt. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het besluitvormingsproces meedoet voordat u toezeggingen doet om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en de overstap van papier naar digitaal ondersteunt.

Ontwikkel een plan

Zodra alle voorbereidingen zijn getroffen, is het tijd om een ​​implementatieplan te ontwikkelen waarin rekening wordt gehouden met het opleiden van medewerkers, gegevensbeveiliging en andere noodzakelijke stappen voordat geautomatiseerde inkoopsystemen live gaan.

Bewaking en rapportage

Tot slot bewaakt u prestatiestatistieken zoals leveringstijdlijnen, zichtbaarheid van uitgaven en leveranciersprestaties in de loop van de tijd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden bereikt en dat eventuele problemen snel worden geïdentificeerd en aangepakt.

Uitdagingen van inkoopautomatisering

Als het gaat om geautomatiseerde inkoop, zijn er een aantal uitdagingen waarmee u rekening moet houden. Hoewel het proces op papier misschien eenvoudig klinkt, kan het in de praktijk complex zijn. Hier volgt een overzicht van enkele obstakels waarmee u te maken kunt krijgen:

Change Management

De overstap naar geautomatiseerde inkoopoplossingen vereist buy-in van belanghebbenden en medewerkers in de hele organisatie. Dit kan moeilijk zijn, omdat er vaak enige weerstand is tegen verandering en de adoptie van nieuwe technologie tijd kost.

Kostenoverwegingen

Automatisering vereist investeringen vooraf in termen van tijd en geld, wat de omschakeling voor sommige organisaties intimiderend kan maken. Het zorgvuldig evalueren van opties en het begrijpen van de bijbehorende kosten zijn van cruciaal belang bij het selecteren van een geautomatiseerde oplossing die het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie.

Gegevens integratie

Oplossingen voor inkoopautomatisering zijn alleen succesvol als ze kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen en databases om een ​​alomvattend beeld te bieden van leveranciersgegevens, productprijzen, inkooporders, enz. Elke potentiële oplossing die u selecteert, moet bijvoorbeeld de mogelijkheid hebben om te communiceren met uw financiële klanten. systeem om gedetailleerde transactiegeschiedenis te bieden voor betere besluitvormingsprocessen binnen de organisatie.

---

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Plan een demo

Best practices voor inkoopautomatisering

Beoordeel uw behoeften

Voordat u zich gaat verdiepen in technologie, is het belangrijk om te beoordelen wat u precies probeert te bereiken met inkoopautomatisering. Wilt u een beter inzicht in de bestedingsgegevens? Wilt u de prestaties van leveranciers verbeteren door middel van analyses en inzichten? Zijn er inefficiënties in de huidige processen die kunnen worden aangepakt met nieuwe tools of systemen? Zodra je een duidelijk beeld hebt van wat er verbeterd moet worden, is het tijd voor stap twee!

Werk met experts

Een van de belangrijkste dingen die u kunt doen, is experts inschakelen die expertise hebben op het gebied van inkoopautomatisering. Zij kunnen u door het proces begeleiden, u helpen bij het plannen van uitdagingen en het identificeren van mogelijke valkuilen. Het raadplegen van een expert kan de snelheid en betrouwbaarheid van uw transitie enorm verbeteren.

Kies de juiste technologie voor uw bedrijf en blijf erbij!

Wanneer u kiest welke software voor inkoopautomatisering zinvol is voor uw organisatie, houd dan rekening met factoren als kosteneffectiviteit versus gebruiksgemak in de loop van de tijd; schaalbaarheid van zowel softwareoplossingen zelf als hun mogelijkheden binnen grotere organisaties. Of ze goed integreren met andere bestaande systemen die al worden gebruikt binnen een bedrijfsomgeving, zoals ERP-platforms. Het is ook belangrijk om niet alleen naar één leverancier te kijken, maar meerdere opties te onderzoeken voordat u beslissingen neemt over het inkoopautomatiseringsproces.

Ontwikkel een plan

Voordat u een nieuw softwaresysteem of procesverandering implementeert, vooral als het gaat om een ​​zo complex proces als inkoopautomatisering, is het verstandig om een ​​expliciet plan op te stellen voor hoe de zaken zullen werken zodra alles in werking is gezet. Dit moet tijdlijnen voor elke stap omvatten, samen met specifieke statistieken waaraan het succes later in de loop van de tijd kan worden afgemeten. We verwachten bijvoorbeeld dat dit nieuwe beleid onze omzet in zes maanden met 20% zal verhogen.

Veelvoorkomende gebruiksscenario's van inkoopautomatisering

Voorraadbeheer

Dit is een van de meest fundamentele toepassingen van inkoopautomatisering, omdat u hiermee uw voorraadniveaus kunt volgen en ervoor kunt zorgen dat u niet zonder producten of benodigdheden komt te zitten voordat ze nodig zijn.

Vendor Management

Met deze functie kunnen bedrijven al hun leveranciers op één plek bijhouden, waardoor het gemakkelijk wordt om regelmatig met hen samen te werken en ervoor te zorgen dat alle betalingen aan het einde van elke maand (of jaar) soepel verlopen.

Contract Management

Dankzij de functies voor contractbeheer kunnen bedrijven contracten afsluiten met hun leveranciers om ervoor te zorgen dat de kwaliteitscontrolenormen in de loop van de tijd consistent worden nageleefd. Dit helpt voorkomen dat er onderweg problemen ontstaan ​​als gevolg van slechte prestaties aan beide kanten tijdens een project of andere soorten overeenkomsten tussen twee partijen.

Beheer van leveranciersrelaties

Oplossingen voor leveranciersrelatiebeheer kunnen een gamechanger zijn voor organisaties die met leveranciers werken. Ze vereenvoudigen het proces van het beheren van leveranciersrelaties door taken te automatiseren zoals het volgen van de prestaties van leveranciers, contact met hen houden en samenwerken aan gedeelde doelstellingen.

Opkomende trends in inkoopautomatisering

Hoewel inkoopautomatisering al een game-changer is voor het inkoopproces, wordt het alleen maar beter. Hier zijn enkele van de opkomende trends op het gebied van inkoopautomatisering:

Kunstmatige intelligentie en machine learning

AI-gestuurde automatiseringsoplossingen worden steeds populairder en ze kunnen gegevens snel en nauwkeurig analyseren om sneller betere beslissingen te nemen. En dat niet alleen, dankzij machinaal leren kunnen deze tools in de loop van de tijd nauwkeuriger en efficiënter worden naarmate ze meer gegevens verzamelen.

Blockchain Technology

Blockchain-technologie wordt gebruikt in het inkoopproces om een ​​onveranderlijk grootboek te bieden waarin elke stap van het aankoopproces wordt vastgelegd. Dit zorgt voor meer transparantie, nauwkeurigheid en kostenbesparingen, en kan worden gebruikt om de naleving van regelgeving te ondersteunen.

Digitalisering van documenten

Digitalisering van documenten is mogelijk gemaakt met cloudgebaseerde technologieën zoals OCR (optische tekenherkenning). Met deze technologie kunnen gescande documenten worden omgezet in digitale bestanden, waardoor snellere documentverwerkingstijden mogelijk zijn. Bovendien worden ze, in plaats van dat er overal papierwerk verspreid ligt, veilig opgeslagen in één systeem.

De belofte van deze opkomende trends – plus de voortdurende ontwikkeling van de huidige processen – laat zien dat inkoopautomatisering niet meer weg te denken is als een transformatieve kracht in de bedrijfsvoering.

Hoe kunnen nanonetten helpen bij inkoopautomatisering?

Het AI-aangedreven platform van Nanonets kan helpen bij de automatiseringsprocessen van inkoop door het automatiseren van taken voor het vastleggen en extraheren van documentgegevens. Het platform kan bijvoorbeeld gegevens extraheren uit facturen, inkooporders en andere inkoopgerelateerde documenten, en die gegevens automatisch in inkoopsystemen of workflows invullen. Deze automatisering vermindert het risico op fouten, verhoogt de verwerkingssnelheid en zorgt ervoor dat werknemers zich kunnen concentreren op taken met meer toegevoegde waarde.

Daarnaast biedt Nanonets een systeem met een intuïtieve gebruikersinterface en aangepaste workflows om uw procesautomatisering te stroomlijnen.

Plan een demo

Conclusie

Kortom, de toekomst van inkoopautomatisering is hier. Dit brengt een unieke reeks kansen en uitdagingen met zich mee. Maar degenen die de kracht ervan omarmen, zullen de vruchten plukken van verhoogde efficiëntie, grotere nauwkeurigheid en kostenbesparingen. Door de hier beschreven best practices te volgen, kunnen organisaties hun inkoopprocessen stroomlijnen concurrerender op de wereldmarkt.

Met Nanonets kunnen bedrijven profiteren van de nieuwste machine learning- en AI-technologie om hun inkoopprocessen te automatiseren om de nauwkeurigheid te verbeteren, de kosten te verlagen en hun personeel efficiënter in te zetten.

Wees dus niet bang om de sprong te wagen. Het is tijd om uw inkoopproces te automatiseren en uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• De toekomst slaan met Adryenn Ashley. Toegang hier.
• Koop en verkoop aandelen in PRE-IPO-bedrijven met PREIPO®. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/