Top 10 juridische documentbeheersoftware voor advocaten in 2023

---

#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace is cloudgebaseerde software voor document- en e-mailbeheer. Het stelt gebruikers in staat om documenten en e-mail te beheren en verbetert de samenwerking. LexWorkPlace kan worden gebruikt voor teams die veel dingen kunnen doen, zoals het beheren van workflows, het delegeren van taken aan teamleden, het bewaken van tijd en betalingen en het opslaan van gegevens.

Enkele van de functies die LexWorkplace biedt zijn zoeken in volledige tekst, documentversiebeheer, indexering van documenten en profilering, machtigingen en toegangsbeheer, en end-to-end gegevensversleuteling.

Prijzen: $ 395/maand (3 gebruikers)

Gratis proefversie: Nee

Ideaal voor: Documentclassificatie, archivering en bewaring

VOORDELEN

• Versiebeheer
• Geen downtime

NADELEN

• Onvermogen om e-mails op te slaan

---

#6. Clio

Clio is software voor het beheer van juridische praktijken waarmee zaken efficiënt kunnen worden uitgevoerd, georganiseerd en samengewerkt. Gebruikers kunnen het gebruiken om documenten veilig in de cloud te bewerken, op te slaan en te beheren.

Case- en documentbeheer, planning, boekhouding, tijdregistratie, taakbeheer en facturering zijn enkele van de belangrijkste functies. Daarnaast bevat Clio een mobiele app waarmee gebruikers documenten kunnen bekijken, delen of uploaden, de status van cases kunnen bijwerken en contact kunnen maken met klanten en teamleden.

Prijzen: Begint vanaf $ 39/maand/gebruiker

Gratis proefversie: Ja

Ideaal voor: Leads volgen en cases beheren

VOORDELEN

• Uitgebreid lead- en casebeheer
• Eenvoudige integratie

NADELEN

• Afzonderlijke aanbiedingen (groeien en beheren)
• Geen vooraf ingestelde sjablonen

---

#7 LogischeDoc

LogicalDOC is gratis software boordevol een open-sourcedatabase.

Hoewel het alle populaire DBMS ondersteunt, adviseren ontwikkelaars MySQL nog steeds voor gebruik in productiesystemen. LogicalDoc stelt gebruikers en organisaties in staat om cruciale zakelijke documenten veilig en betrouwbaar te organiseren, indexeren, ophalen, controleren en distribueren, waarbij de nadruk ligt op de automatisering van bedrijfsprocessen en het snel ophalen van inhoud. Bovendien ondersteunt het automatisch importeren van gedeelde bestanden en integratie met Microsoft Office en Outlook.

Prijzen: Op verzoek

gratis trial: Ja, het heeft ook een gratis versie

Ideaal voor: Indexering en snel terugvinden van documenten

VOORDELEN

• User Friendly
• Open Source-plug-ins om de functionaliteit te verbeteren

NADELEN

• Maatwerk vereist programmeerkennis
• Moeilijk om back-upbestanden te maken

---

#8. efileCabinet

Efile-kast is een software voor documentbeheer waarmee gebruikers documenten kunnen beheren, workflows kunnen creëren en processen kunnen aanpassen aan hun behoeften. Met functies zoals geavanceerd zoeken naar tekst, veilig delen en e-handtekeningen, wil het organisaties helpen bij het creëren, beheren en efficiënt delen van documenten en het zorgen voor compliance. Het heeft ook de mogelijkheid van een mobiele applicatie voor gebruikers.

Prijzen: $699/jaar/gebruiker

Gratis proefversie: Ja

Ideaal voor: Content management

VOORDELEN

• Makkelijk te gebruiken, toegankelijkheid
• Slepen en neerzetten

NADELEN

• Complexe zoekfunctionaliteit
• Beperkte integratie

---

#9. Deel punt

SharePoint is een webgebaseerd platform voor samenwerking dat naadloos integreert met Microsoft Office. Hoewel de primaire functie van SharePoint is als documentbeheer- en opslagsysteem, zal de manier waarop elk bedrijf het gebruikt sterk verschillen. Groepen kunnen met deze tool een centraal, met een wachtwoord beveiligd gebied creëren voor het delen van documenten.

De functies zijn toegankelijk via webapplicaties en een webgebruikersinterface (UI). Het biedt verschillende functies over het hele spectrum, zoals uitgebreide bestandsnamen, ondersteuning voor grote bestanden, beheer van informatierechten, het delen van mappen en toegankelijkheid van documentbibliotheken.

Prijzen: Het is beschikbaar als onderdeel van Microsoft Office 365 Suite

Gratis proefversie: Heeft een gratis versie

Ideaal voor: Samenwerking

VOORDELEN

• Delen en samenwerken
• Gegevenssynchronisatie
• Gebruik van meerdere apparaten

NADELEN

• Moeilijk te navigeren
• Steile leercurve

---

#10. Beheer

Imanage is een veelomvattend programma content management systeem waarmee u veilig documenten kunt maken en samenwerken. Ze bieden ook een ecosysteem van partners en integraties zoals Google Workspace. Met functies zoals e-mailbeheer, op AI gebaseerd contextueel zoeken en encryptie is het bedoeld om organisaties te helpen bij efficiënt kennisbeheer.

Prijzen: Op verzoek

Gratis proefversie: Nee

---

Wilt u het juridisch documentbeheer optimaliseren?

Bekijk het no-code documentbeheerplatform van Nanonets en optimaliseer het documentbeheer in 15 minuten. Start uw gratis proefperiode.

---

Vergelijking van de beste juridische documentbeheersystemen

We hebben het juridische documentbeheer vergeleken dat in de blog hierboven wordt genoemd. Hier is een momentopname van alle software in het kort.

---

Nanonets – De beste software voor het beheer van juridische documenten

[Ingesloten inhoud]

Nanonets is een uiterst eenvoudig te gebruiken documentbeheersysteem met workflowbeheer zonder code, de beste in zijn klasse OCR-softwareen betrouwbare, veilige cloudopslag. Je kunt Nanonets in één dag opzetten, gebruiken zonder ook maar één regel code te schrijven en elk handmatig proces binnen enkele minuten automatiseren.

Nanonet biedt:

Afgezien hiervan zijn hier drie redenen waarom Nanonets een uitstekende optie is voor een juridisch documentbeheersysteem:

• Workflow Automation - Automatiseer e-mails, het vastleggen van documenten, het opzoeken van pdf's, het matchen van juridische documenten en meer met eenvoudige workflows zonder code.
• Document beheer - Vind elke referentie, contract of overeenkomst met slechts één woord. U kunt Nanonets gebruiken om documenten te vinden, documentannotatie, digitalisering, opslag en meer.
• Uitstekende Customer Support – Ons team staat stand-by om u tijdens uw reis te helpen. Nanonets biedt 24×7 ondersteuning, technische assistentie en gratis trainingssessies voor al onze klanten.

Nanonets biedt een platform boordevol functies om alles te automatiseren, van complexe financiële processen tot routinematige gegevensinvoer. Met naadloze integraties, een platform zonder code en workflowautomatisering is Nanonets perfect voor advocatenkantoren die handmatige processen willen elimineren.

---

Hoe selecteert u de beste software voor juridisch documentbeheer?

Bij het selecteren van een juridisch documentbeheersysteem.

Identificatie van uw behoeften

Voordat u mogelijke software op de shortlist zet, moet u de huidige systemen en processen beoordelen om de belangrijkste hiaten te identificeren die de software u kan helpen oplossen. Zodra deze zijn geïdentificeerd, maakt u een uitgebreide lijst die als referentie kan worden gebruikt.

Er zijn drie belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden

Beveiliging en naleving

Bij advocatenkantoren is veiligheid van het allergrootste belang, omdat zij veel gevoelige, vertrouwelijke gegevens van hun cliënten bij zich hebben. Gegevensprivacy en -beveiliging zijn een must voor zakelijke en particuliere klanten. Zelfs een klein datalek kan desastreuze gevolgen hebben. Beveiliging op bedrijfsniveau is dus een must voor juridische documentsystemen om de gegevens te beschermen tegen hackers, phishers en andere cyberaanvallen. Bij het kiezen van een documentsoftware moeten dus de coderings- en compliance-functies worden geverifieerd.

Toegankelijkheid

Bij het werk op een advocatenkantoor komt veel samenwerking kijken. Het kan zijn dat meerdere partijen hierdoor worden getroffen en dat documenten gedurende het hele proces in vele handen kunnen wisselen. In dergelijke gevallen wordt het dus essentieel om ervoor te zorgen dat documenten snel en efficiënt toegankelijk zijn vanuit de database. Het biedt grote vrijheid en flexibiliteit omdat teams klanten altijd en overal kunnen bedienen. Dit draagt ​​ook enorm bij aan het verhogen van de productiviteit en de algehele efficiëntie.

Veilig delen

Er moeten verschillende toestemmings-/toegangsniveaus of goedkeuringsmechanismen vereist zijn om de veiligheid te garanderen. Documenten moeten worden gecodeerd, zodat delen en samenwerken veilig kan plaatsvinden. Sommige software bevat ook voorzieningen om wachtwoorden in te stellen of koppelingen voor het delen te beveiligen.

Onderzoek

De volgende stap is het op de shortlist zetten van verschillende software die aan uw behoeften voldoet. U kunt mensen raadplegen die de software al gebruiken en zoeken naar recensies op portals als G2 en Capterra. Zodra u zich op een aantal ervan heeft gericht, kunt u een diepgaande analyse uitvoeren via productdemo's, proefversies, enz.

---

Als je werkt met contracten en wettelijke kennisgevingen, kijk dan eens naar Nanonets. Beheer documenten eenvoudig met workflowautomatisering zonder code. Start uw gratis proefperiode or plan een gesprek met ons in.

---

Wat zijn de gemeenschappelijke kenmerken van software voor het beheer van juridische documenten?

Enkele van de functies die software voor het beheer van juridische documenten zou moeten hebben, zijn de volgende.

Documentopslag

Het voornaamste probleem dat een juridisch documentbeheerplatform wil oplossen is de opslag van documenten. Onbeperkte ruimte voor alle documenten is een must. Het systeem moet voorzieningen hebben om alle gegevens uit tekstbestanden, audio-opnamen, videoclips en afbeeldingen op te slaan. Het moet efficiënt zijn document archiveren om juridische documenten op te slaan in veilige cloudopslag.

Beveiliging en naleving

Beveiligingsfuncties zoals wachtwoordbeveiliging, machtigingsbeheer en multi-factor authenticatie zijn noodzakelijk, evenals naleving van verschillende voorschriften wanneer advocatenkantoren omgaan met gevoelige gegevens.

email management

Dit is ook niet een van de benodigdheden, maar helpt veel als het aanwezig is. Het hebben van een gecentraliseerd systeem dat al uw documenten en e-mails kan beheren, helpt wrijving te verminderen en tijd te besparen tussen heen en weer, wat wordt gedaan wanneer deze twee worden beheerd met verschillende software. Zoek naar software voor het beheer van juridische documenten met mogelijkheden voor het parseren van e-mail om onderweg informatie uit e-mails te halen.

Integratiemogelijkheden

Dit is vooral handig voor advocatenkantoren die al verschillende tools gebruiken om verschillende processen te beheren en deze/hun gegevens willen blijven gebruiken. Software voor het beheer van juridische documenten die naadloze integratie biedt met verschillende applicaties, zorgt voor een vlotte informatiestroom.

Documenteer workflows

De beheervereisten voor uw bedrijf kunnen bestaan ​​uit het taggen van documenten, het bewerken, het wijzigen van rollen en machtigingen voor documenten, het verplaatsen van een document tussen mappen, het maken van nieuwe documenten en het bijwerken van documenten.

Dus als de software workflowautomatisering biedt, kunnen veel van deze taken worden geautomatiseerd.

Optical Character Recognition

De meeste advocatenkantoren werken nog steeds met veel papieren documenten. Juridische kantoren hebben een geautomatiseerde scan- en documentindexeringsoplossing nodig om de informatie in deze documenten effectief te kunnen beheren. Software met OCR-technologie kan dit probleem effectief helpen oplossen.

Zoeken op trefwoord

Aangezien er veel gegevens in meerdere bestanden zijn, wordt het zoeken naar een bepaald gegevenspunt vaak een monumentale taak. De aanwezigheid van geavanceerd zoeken stelt gebruikers in staat om meerdere technieken te gebruiken bij het zoeken en maakt het ophalen van documenten sneller.

Goedkeuring automatisering

Juridische documenten moeten worden goedgekeurd voordat ze naar klanten worden verzonden. Zorg ervoor dat uw juridische documentbeheersysteem goedkeuringsworkflows heeft of dat u er een kunt maken.

---

Met geautomatiseerde workflows, taakbeheer, urenregistratie, handtekeningenbeheer, samenwerking en veilig delen kan Legal Document Management Software een grote bijdrage leveren aan het op orde krijgen van de activiteiten van uw advocatenkantoor en het verhogen van de efficiëntie in het proces.

Dus na verloop van tijd zal de acceptatie van juridische documentbeheersoftware alleen maar toenemen naarmate meer en meer bedrijven hun waarde beseffen.

Met een overvloed aan opties die op de markt beschikbaar zijn, moet u ervoor zorgen dat u degene kiest die het beste bij uw behoeften en budget past.

---

Vind contracten wanneer u ze nodig heeft met slechts één trefwoord. Gebruik nanonetten om het zoeken, opslaan en verwerken van documenten te vereenvoudigen.

Heeft u een gebruiksscenario op maat? Neem contact op met ons deskundige team om uw workflows in te richten zoals u dat wilt. Spring nu op een kort gesprek van 10 minuten!

---

Lees meer over documentbeheer

De blog is oorspronkelijk gepubliceerd op 11 december 2022 en is bijgewerkt op 12 januari 2023.