Top 6 Accounts Payable KPI's om te meten

Vergroot de effectiviteit van uw organisatie met de praktische toepassing van de juiste key performance indicators! 

Peter Drucker zei ooit: “Als je het niet meet, kun je het ook niet verbeteren.” 

Het volgen van de prestaties van de afdeling Accounts Payable van uw bedrijf vergt veel meer inspanning dan alleen het bijhouden van het aantal facturen waarvan de vervaldatum is verstreken! 

Een strategische benadering van de omgang met uw AP-team kan uw bedrijf blootstellen aan een wervelwind van lucratieve kansen en tegelijkertijd problemen vermijden zoals: een slechte cashflow binnen het bedrijf, controversiële relaties met de leveranciers en geen bronnen van extra inkomsten; Vandaag laten we u zien hoe het gebruik van bepaalde KPI's uw AP-team uiteindelijk kan helpen hun efficiëntie te vergroten.

Wat zijn KPI's? 

KPI is een acroniem voor de term – key performance indicator. Zoals de naam al doet vermoeden, zijn KPI's een kwantificeerbare indicator van de prestaties van een specifieke doelstelling over een bepaalde periode. 

Bedrijfseigenaren en getrainde professionals raken vaak in de war tussen de termen Key Performance Indicator en Metrics. Hier ziet u hoe de twee verschillen: 

Key performance indicators hebben een positieve invloed op uw algehele bedrijfsresultaten. Ze spelen een sleutelrol bij het ondersteunen van uw algemene bedrijfsstrategie en leggen uit wat belangrijk is om het bedrijf op de lange termijn te laten groeien. Bijvoorbeeld: Gemiddelde tijd die nodig is om een ​​factuur goed te keuren en Openstaande dagen. 

Metrieken zijn daarentegen een hulpmiddel om de dagelijkse activiteiten in uw bedrijf te meten en de belangrijkste prestatie-indicatoren te ondersteunen. Ze zijn op zichzelf geen cruciale maatregel, maar kunnen toch een kleine impact hebben op uw bedrijf. Een voorbeeld van statistieken kan zijn: Percentage straight-through-facturen en ROI op factuurautomatisering. 

Er zijn vele soorten belangrijke prestatie-indicatoren die voor uw bedrijf vruchtbaar kunnen zijn. Terwijl sommige bedrijven hun maandelijkse meetbare voortgang graag willen volgen, hebben anderen liever een langetermijnvisie. Hier zijn enkele veelvoorkomende typen KPI’s die u moet kennen: 

Operationele: Deze KPI's helpen de prestaties van uw bedrijf in een korter tijdsbestek te meten, terwijl ze zich vooral richten op het bedrijfsproces. Voorbeeld: foutenpercentage financiële rapporten, rapporten geproduceerd per medewerker. 

Leidend en achterblijvend: Voorlopende indicatoren helpen de groei van uw bedrijf en toekomstige bedrijfsresultaten te volgen. Terwijl de achterblijvende KPI's helpen bij het volgen van uw zakelijke beslissingen uit het verleden. Een mix van beide kan een uitstekende bedrijfsstrategie opleveren. Voorbeeld: gemiddelde omzet per gebruiker. 

Functioneel: Sommige van de belangrijkste prestatie-indicatoren kunnen verband houden met specifieke functies zoals boekhouding, financiën, enz. Voorbeeld: boekhoudkosten, omzet crediteuren. 

strategisch: Deze helpen u uw bedrijfsdoelen op de lange termijn te bewaken. Voorbeeld: marktaandeel en rendement op investering.

Waarom zijn KPI's belangrijk voor crediteurenadministratieteams?

Key Performance Indicators kunnen een cruciale maatstaf zijn om te meten of de voortgang van uw Accounts Payable-team aansluit bij de algemene bedrijfsdoelstellingen van uw bedrijf. Enkele van de belangrijkste redenen waarom KPI’s steeds vaker worden gebruikt door AP-teams in alle bedrijven zijn: 

1. Risicofactoren verminderen: KPI’s kunnen een cruciale rol spelen bij het aangeven van de gezondheid van uw organisatie. Op de lange termijn kunnen ze helpen de financiële risicofactoren te verminderen en uw bedrijf winstgevend te maken. 
2. Breng uw teams op één lijn: Zorg ervoor dat u en uw AP-teams altijd op schema zijn voor de maandafsluiting, zodat u als manager kunt evalueren of u middelen moet toevoegen (mensen of software) om de prestaties te verbeteren. 
3. Voortgang volgen: KPI’s zorgen ervoor dat iedere medewerker in het AP-team zich verantwoordelijk voelt voor zijn/haar voortgang. Dit helpt de teammanagers ook om zaken op een meer systematische manier te verplaatsen. 
4. Pas uw strategieën aan: Met een duidelijk overzicht van wat wel en niet werkt voor het bedrijf, kunt u uw bedrijfsstrategieën in de goede richting sturen en dienovereenkomstig te werk gaan.

Wat zijn de pijnpunten die KPI’s kunnen oplossen voor het AP-team?

Als u een AP-manager bent, weet u hoe moeilijk het kan zijn om leveranciersrelaties te beheren, facturen bij te houden en de liquiditeit te beheren. De meeste ondernemingen beschouwen een AP-team als een essentieel inkomstenbron. 

De afdeling Accounts Payable vormt een cruciaal onderdeel van elk bedrijfsdomein. Zelfs de kleinste fout in de zakelijke functies die door de afdeling worden afgehandeld, zou het bedrijf een grote tegenslag kunnen kosten. 

Key Performance Indicators kunnen diepere inzichten verschaffen in de bedrijfsvoering en daarmee bijdragen tot integrale oplossingen voor de problemen. 

Een hoge KPI zoals 'Gemiddelde tijd tot betaling' kan er bijvoorbeeld op duiden dat er vertraging is in de betalingen aan de zakelijke leveranciers, omdat er niet genoeg cashflow in het bedrijf is. Daarom zou dit werken als een indicator dat er een probleem is met het genereren van inkomsten in het bedrijf. 

Een ander voorbeeld dat u zou helpen het belang van KPI’s voor de AP-teams te begrijpen, is het aantal facturen dat door het bedrijf wordt verwerkt. Als uw bedrijf een groter aantal facturen heeft dan uw concurrenten, betekent dit dat u met veel te veel leveranciers werkt. Daarom loopt u op uw beurt geweldige kortingen mis als u uw activiteiten consolideert. 

Op dezelfde manier kunnen veel betalingsindicatoren erop wijzen dat uw bedrijf zich bezighoudt met kwaadaardige AP-praktijken. Als u bijvoorbeeld wilt bijhouden hoeveel het uw team kost om één enkele factuur te verwerken, kunt u de kosten per factuur bijhouden. 

Wist u dat het bijna 25 dagen duurt voordat een AP-team papieren facturen verwerkt? Als u niet in deze trackingbeugel wilt vallen, kunt u de doorlooptijd volgen!

Wat zijn de belangrijke KPI’s om te volgen? 

Behaal interne bedrijfsdoelstellingen en vergelijk het met uw zakelijke concurrenten met behulp van Key Performance Indicators! 

1. Crediteurenkosten per factuur 

Als u ervan overtuigd bent de voortgang van uw AP-team te benchmarken met KPI's, dan is de eerste KPI die bij u opkomt: Accounts Payable Cost Per Invoice. 

Dit is een belangrijke prestatie-indicator die per bedrijf en sector kan variëren. Daarom is het elke seconde van uw tijd waard om het te meten. Zoals u waarschijnlijk aan de naam kunt zien, wordt Cost Per Invoice gebruikt om te berekenen hoeveel geld het de AP-afdeling kost om één enkele factuur te verwerken. 

Dit wordt gemeten door de totale kosten van de afdeling te delen door het aantal facturen dat in de gegeven tijd is verwerkt. Om een ​​nauwkeuriger KPI-cijfer te krijgen, is het belangrijk dat u tijdens uw berekeningen rekening houdt met zowel directe als indirecte kosten. 

Kosten die bij de berekeningen moeten worden meegenomen: kosten voor IT-infrastructuur en softwareondersteuning, kosten van alle medewerkers die betrokken zijn bij de AP-afdeling, de tijd van de goedkeurder en eventuele extra kosten in de vorm van kosten voor te late betaling, enz. 

Een hoge kosten per factuur kunnen het gevolg zijn van inefficiënties binnen de AP-afdeling zelf (grotendeels als gevolg van handmatige taken), frequente meningsverschillen met de leverancier over de facturen, of onvoldoende training. 

Formule = Totale uitgaven van de afdeling AP/nr. van de verwerkte facturen 

De totale uitgaven moeten alle personeels- en infrastructuurkosten omvatten die u waarschijnlijk kunt bedenken, samen met de andere overheadkosten. De nee. Het aantal facturen moet alle geplande, verwerkte en betaalde facturen gedurende de vastgestelde periode omvatten. 

Industriële benchmark: Het handmatig verwerken van één factuur kost u een gemiddelde van $ 12 - $ 30. Voor sommige organisaties kan dit oplopen tot $ 40. 

2. Gemiddelde betalingstermijn 

Als u de kosten per factuur meet, reserveer dan wat tijd om ook de gemiddelde betalingstermijn van uw AP-team te meten! 

Om deze KPI te meten, moet u eerst de totale tijd berekenen die het AP-team besteedt aan het verwerken van facturen. De klok voor het berekenen van deze maatstaf begint te tikken zodra de afdeling een factuur ontvangt tot het moment dat de aangewezen leverancier de betaling ontvangt. 

Hoe meer tijd het AP-team nodig heeft om een ​​factuur te verwerken, hoe hoger de Cost Per Invoice KPI wordt. 

In termen van de leek: hoe sneller uw AP-team werkt met het afhandelen van de facturen uit het verleden, hoe minder tegenslag ze zullen hebben als er nieuwe facturen binnenkomen. De beoogde gemiddelde betalingstermijn kan per bedrijf verschillen, voornamelijk afhankelijk van hun beleid met betrekking tot het aanhouden van contant geld. Wat hier cruciaal is, is dat u begrijpt dat deze maatstaf u inzicht geeft in de cashflow van uw bedrijf. 

Formule = Totale tijd besteed aan het verwerken van facturen / Aantal verwerkte facturen 

Industriële maatstaf: Het is een variabele statistiek en kan gemiddeld ergens tussen de 3.7 en 12.2 dagen liggen. 

3. Gemiddelde tijd per factuur

Zoals u weet, kan uw bedrijf geld gaan verliezen in plaats van geld verdienen als u uw facturen langzaam verwerkt. Enkele van de belangrijkste redenen achter een hoge gemiddelde verwerkingstijd per factuur kunnen zijn: 

Overuitputtende workflows: Een te ingewikkelde workflow is niet alleen een gedoe voor het AP-team, maar voor alle afdelingen die over de hele linie werken. 

Vertraagde factuurverificatie: Ook al komen de facturen op het juiste moment op de juiste bureaus terecht, de meeste blijven dagenlang onaangeroerd op het bureau liggen. 

Tijdrovende codering: De vertragingstijd bij de factuurverwerking loopt op als gevolg van het gebruik van verouderde software of het dubbel controleren van elke referentie op de factuur. 

De gemiddelde verwerkingstijd per factuur hangt ook af van de omvang van het bedrijf en het industriële domein. Zoals u misschien al geraden heeft, komt uw team vast te zitten in een vicieuze cirkel van hoge gemiddelde tijd tot betaling en hoge kosten per factuur als de gemiddelde tijd voor het verwerken van een enkele factuur hoog is. 

Formule = Tijd besteed aan intoetsen + opnieuw intoetsen + materiële beoordelingen + identificeren van routecontrolepunten + goedkeuringen + afdragen + afstemmen + communicatie-updates. 

Industriebenchmark: Een klein tot middelgroot bedrijf kan ongeveer 25 dagen nodig hebben om één factuur handmatig te verwerken. 

4. Aantal verwerkte facturen per dag per AP-personeel 

Een andere cruciale KPI om de prestaties van u en uw AP-teams te meten, is het aantal verwerkte facturen per dag per werknemer. Dit zal u helpen de sterke punten van uw AP-team te begrijpen, evenals de grijze gebieden die zij moeten verbeteren. 

De tijd die een medewerker van het AP-team nodig heeft om een ​​factuur te verwerken, heeft ook aanzienlijke gevolgen voor andere bedrijfsafdelingen. Totdat en tenzij een factuur door de medewerker in het ERP-systeem wordt opgeslagen, kan geen enkele andere afdeling de ontwikkelingen ervan beoordelen. 

Andere belangrijke problemen die uit deze vertraging kunnen voortkomen zijn: gemiste leverancierskortingen, wanbeheer van de cashflow, verstoorde relaties tussen bedrijf en leverancier, enz. 

Hier moet u ook rekening houden met de verwerkingstaak die door elk AP-personeelslid wordt afgehandeld. 

Industriebenchmark: Een gemiddelde AP-medewerker verwerkt ongeveer 5 facturen per uur. Dat zijn 42 facturen per dag! 

5. Factuuruitzonderingspercentage 

Discrepanties in de factuurgegevens en de inkooporders of een knelpunt in het factuurgoedkeuringsproces kunnen tot uitzonderingen leiden. Een typisch voorbeeld van een factuuruitzondering is wanneer er routeringsfouten optreden bij de factuurverwerking of wanneer er een goedkeuring in behandeling is. Dit kan het betalingsproces van de factuur vertragen en kan zelfs aanleiding geven tot kwaadwillige AP-praktijken zoals dubbele betalingen. 

Formule = Uitzonderingspercentage facturen/ Aantal verwerkte facturen * 100 

Industriebenchmark: Het industriële gemiddelde voor het uitzonderingspercentage op facturen ligt rond de 24.6%. 

6. % facturen verwerkt binnen de betalingstermijnen (cashflowoptimalisatie) 

Deze statistiek berekent het aantal leveranciersfacturen dat het bedrijf op tijd heeft betaald. Het houdt het aantal facturen bij dat op de vermelde datum binnen de factuurvoorwaarden of daarvoor is betaald. Een lage waarde voor deze statistiek kan duiden op een foutgevoelige handmatige factuurverwerking, onduidelijke richtlijnen met betrekking tot leveranciersfacturen en onvoldoende training van het AP-personeel. 

Om u te helpen de bovengenoemde KPI’s moeiteloos in de gaten te houden, hebben we een lijst met richtlijnen opgesteld. Zo kunt u de belangrijkste prestatie-indicatoren van uw AP-team volgen: 

Definieer uw zakelijke doelstellingen voor de korte en lange termijn om te controleren of de omzet van uw bedrijf groeit of stagneert. 

Om krachtige inzichten in KPI-monitoring te krijgen, moet u volledige toegang hebben tot historische en realtime gegevens. 

Kies de juiste visualisaties voor elke aangewezen statistiek. U kunt verschillende soorten diagrammen, grafieken en dashboards gebruiken om uw bedrijfsgegevens te visualiseren. Investeren in de juiste innovaties voor het volgen van KPI’s zal u helpen lucratieve zakelijke beslissingen te nemen. 

Kies samenhangende KPI's als aanvulling op visualisaties en stel de juiste benchmarks in. Laat de stakeholders met de door u gekozen KPI-benchmarks de indicatoren testen.

Hoe volg je de KPI’s? 

Om u te helpen de bovengenoemde KPI’s moeiteloos in de gaten te houden, hebben we een lijst met richtlijnen opgesteld. Zo kunt u de belangrijkste prestatie-indicatoren van uw AP-team volgen: 

Definieer uw zakelijke doelstellingen voor de korte en lange termijn om te controleren of de omzet van uw bedrijf groeit of stagneert. 

Om krachtige inzichten in KPI-monitoring te krijgen, moet u volledige toegang hebben tot historische en realtime gegevens. 

Kies de juiste visualisaties voor elke aangewezen statistiek. U kunt verschillende soorten diagrammen, grafieken en dashboards gebruiken om uw bedrijfsgegevens te visualiseren. Investeren in de juiste innovaties voor het volgen van KPI’s zal u helpen lucratieve zakelijke beslissingen te nemen. 

Kies samenhangende KPI's als aanvulling op visualisaties en stel de juiste benchmarks in. Laat de stakeholders met de door u gekozen KPI-benchmarks de indicatoren testen.

Hoe verbetert automatisering de KPI? 

Stimuleer het interne succes van uw bedrijf en ontdek geavanceerde technologieën om uw bedrijf te helpen consolideren! 

Boekhouden is voor veel bedrijven een hele klus. Zelfs na rondes en rondes van handmatige gegevensverwerking blijft er op de een of andere manier altijd meer bedrijfsgegevens over om te sorteren! Dit is de reden waarom bedrijven op weg zijn naar het tijdperk van automatisering. 

Met de komst van technologie is het tegenwoordig mogelijk om geld te besparen en tegelijkertijd de bedrijfsefficiëntie te verbeteren. Het kan u niet alleen ontlasten van enkele administratieve bedrijfstaken, maar u ook voorzien van belangrijke bedrijfsgegevens in een meer gestructureerd formaat. 

Hier zijn zes overtuigende redenen waarom u met deze trend mee moet gaan! 

Bespaar je tijd: Als u een AP-manager bent, weet u hoe pijnlijk langzame handmatige verwerking uw AP-KPI's kan beïnvloeden. Door uw crediteurenproces te automatiseren, kunt u alledaagse taken, zoals het invoeren van gegevens en het controleren van aankoopformulieren, met grotere nauwkeurigheid en in een korter tijdsbestek uitvoeren. 

Foutloze factuurverwerking: Wij mensen zijn gevoelig voor fouten, terwijl AI dat niet is. Geautomatiseerde AP-processen leiden tot eindeloze herhaling van AP-taken zonder fouten. 

Toegang tot gedigitaliseerde documenten: Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van een geautomatiseerd AP-proces is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het invullen van belangrijk papierwerk. Door automatisering kunt u direct vanaf het begin gedigitaliseerde documenten maken en hoeft u geen last meer te hebben van het volgen, scannen en e-mailen van inkooporders.

Gegevensvalidatie: KPI-volgsystemen geven u de mogelijkheid om de vereiste bedrijfsveranderingen door te voeren door het monitoren van de grafieken en andere statistieken. U kunt de voortgang van uw bedrijf ook in kaart brengen via gegevensvalidatie. 

Verbeterde productiviteit: Een van de grootste voordelen van het automatiseren van uw AP-proces is dat u uzelf kunt behoeden voor vervelende handmatige taken en u kunt concentreren op belangrijkere zakelijke taken. 

Verbeterde toegankelijkheid: Door digitalisering kunt u uw AP-processen naar de cloud brengen en hoeft u zich niet langer zorgen te maken over het archiveren van het papierwerk in de juiste kasten!

Automatisering is eenvoudig met software zoals Flow Nanonets, die het volledige crediteurenproces kan afhandelen en u kan helpen uw efficiëntie tien keer zo groot te maken. U kunt uw facturen, goedkeurings- en betalingsproces automatiseren. Synchroniseer gegevens in realtime met uw ERP zoals Quickbooks voor afstemming, monitoring en analyse van uw AP-proces.

Plan vandaag nog een demo met Flow by Nanonets:

Crediteuren automatiseren

Conclusie: overboeking met Paypal

Leer hoe u uw crediteurendoelstellingen op een meer strategische manier kunt bereiken

Het belang van automatisering voor het digitaliseren van de AP-processen van uw AP-team kan niet worden ondermijnd. 

Ervaar de kracht van automatisering door de efficiëntie van uw team te verbeteren door vervelende handmatige taken te beheren en belangrijk papierwerk te digitaliseren! 

Nanonets kan u helpen uw Accounts Payable-team efficiënt te beheren, zodat u uw tijd kunt besteden aan het leiden van uw bedrijf vanaf de voorkant! Dankzij de kracht van deep learning kunt u eenvoudig alle industriële gegevens uit elk gewenst document vastleggen! 

Automatiseer alledaagse handmatige taken zoals het archiveren van facturen in kasten, het scannen van inkooporders en nog veel meer! 

Leg gegevens uit meerdere bronnen vast en gebruik deze om uw AP-team vooruit te helpen! 

Krijg exclusieve toegang tot sjabloononafhankelijke oplossingen die helpen de punten tussen verschillende stukjes informatie te verbinden. 

Verminder de tijd die u besteedt aan het achtervolgen van facturen en automatiseer uw betalingsinning! 

Verminder late factuurbetalingen en verbeter uw cashflow

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/