Wat is crediteuren outsourcing?

Groeiende bedrijven moeten relaties onderhouden met veel leveranciers en verkopers. Leveranciers met verschillende factureringsnormen/-procedures hebben de neiging om: crediteurenprocessen nogal omslachtig. Uitbesteding van crediteurenadministratie kan het AP-proces helpen versoepelen en ervoor zorgen dat betalingen aan leveranciers efficiënt worden vereffend.

Over crediteuren

Accounts Payable verwijst naar de korte termijn passiva opgelopen door een bedrijf door de aankoop van goederen of diensten van leveranciers/verkopers op krediet. De crediteurenproces is van vitaal belang voor een bedrijf omdat het inkomende facturen of facturen die regelmatig moeten worden vereffend, bijhoudt.

Organisaties die de belasting van hun AP-processen willen verminderen en een soepele bedrijfsstroom willen behouden, kunnen gebruik maken van de diensten van een Accounts Payable bedrijf uitbesteden.

Wat is het uitbesteden van crediteuren?

Uitbesteding van crediteurenadministratie is het inhuren van een gespecialiseerde dienstverlener die meerdere AP-functies kan overnemen die bedrijven moeilijk intern kunnen uitvoeren.

Uitbestede crediteurenbedrijven zijn uitgerust met de nodige vaardigheden, tools en technologie om te integreren met de bestaande AP-processen van een organisatie.

Organisaties die te maken hebben met gevoelige financiële gegevens kunnen aarzelen om een ​​externe leverancier te gebruiken voor hun AP-processen. Daarom willen ze misschien in plaats daarvan AP-automatisering overwegen.

---

Wilt u uw gewoonte bouwen Geautomatiseerde workflow voor factuurverwerking? Ga naar Nanonetten en ga gratis aan de slag! Automatiseer factuurbetalingen met AI.

---

AP-outsourcing versus AP-automatisering

AP Outsourcing omvat het overdragen van crediteurenprocessen aan een externe zakelijke leverancier. Dit betekent dat u de crediteurenservice van een externe entiteit gebruikt om uw zakelijke transacties uit te voeren. AP-automatisering, ter vergelijking, is de adoptie/integratie van een AP-software om crediteurenprocessen op te halen, te valideren en goed te keuren.

Door uw crediteurenprocessen uit te besteden, kunnen betalingen worden gestroomlijnd en bespaart u op arbeid, tijd en fouten. Als u AP-automatiseringssoftware gebruikt, krijgt u meer controle over: factuurgegevens vastleggen, beveiliging en hulp bij betere gegevensanalyse om de bedrijfsefficiëntie te vergroten. Maar het brengt ook andere kosten met zich mee, zoals het investeren in de software en het toewijzen van tijd aan het opleiden van de medewerkers om de software te gebruiken.

Kiezen tussen crediteuren outsourcing of automatisering hangt volledig af van de grootte en aard van een bedrijf. Hoewel AP-automatisering de interne AP-processen gemakkelijker zal maken, is outsourcing ideaal voor een bedrijf dat zijn AP-werklast wil verminderen.

Laten we ons nu concentreren op de voor- en nadelen van uitbesteding van crediteurenadministratie.

Voordelen van uitbesteding van crediteuren

Crediteuren outsourcing kan zeer voordelig zijn voor een bedrijf. Bekwame outsourcingproviders kunnen de AP-processen van een bedrijf efficiënter maken; waardoor de cashflow verbetert. Leveranciers en verkopers kunnen zo profiteren van tijdige betalingen.

Hier zijn een paar manieren waarop bedrijven kunnen profiteren van het uitbesteden van hun AP-processen:

1. Kostenbesparing

Het uitbesteden van uw crediteurenprocessen kan voor een bedrijf kosteneffectief zijn. Interne AP-processen vereisen het inhuren van mensen, investeringen in trainingsmateriaal en apparatuur/software die voor een bedrijf behoorlijk duur kan zijn. Outsourcing kan deze overheadkosten helpen voorkomen en toch budgetvriendelijk blijken te zijn, aangezien u de provider per factuur betaalt.

2. Vroegtijdige betalingskortingen

Uitbesteding van crediteurenadministratie kan de efficiëntie van uw AP-processen verhogen door leveranciersfacturen en betalingen te stroomlijnen. Zo voorkom je dubbele betalingen of gemiste facturen. Omdat alles is georganiseerd, kunt u ook vroegtijdige afrekeningen van leveranciersrekeningen maken om betere kortingen te krijgen.

3. Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Het uitbesteden van uw AP-processen kan helpen bij een snellere factuurverwerking. Bedrijven die crediteurenservices aanbieden, richten zich alleen op uw AP-processen; het werk sneller en nauwkeuriger af te ronden. Doordat AP-processen worden geregeld, kunnen uw medewerkers zich ook concentreren op taken met een hogere waarde met verhoogde efficiëntie, wat leidt tot een betere algehele productiviteit.

4. Minder fouten en betere fraudebestrijding

Naast het stroomlijnen van facturen, verminderen de outsourcingbedrijven van de crediteurenadministratie ook het aantal fouten in facturen. Door goede controles en validaties uit te voeren, kunnen ze fouten in facturen opsporen en verkeerde betalingen voorkomen. Het gebruik van AP-experts en geavanceerde technologie helpt hen risico's te identificeren en de incidentie ervan te verminderen bedrog.

5. Geschoolde bronnen en nieuwste technologie

Crediteurenoutsourcingbedrijven gebruiken professionals die bekend zijn met de nieuwste tools of software om AP-processen te optimaliseren. Dit betekent dat uw bedrijf wordt aangedreven door de nieuwste technologie en uiterst nauwkeurige tools zonder dat u daarin hoeft te investeren.

6. Constant volgen

Veel crediteuren-outsourcingbedrijven werken off-site, maar gebruiken gemoderniseerde technologie die bij elke stap kan worden gevolgd. Met geautomatiseerde tracking kunnen bedrijven realtime toegang tot en informatie krijgen over hun crediteurenprocessen.

7. Geen tekort aan personeel

AP-processen kunnen, als ze worden onderbroken door afwezigheid van werknemers, zich vermenigvuldigen en het bedrijf belasten. Outsourcingproviders hebben voldoende personeel (en back-upteams) om in te stappen en uw AP-processen te beheren.

Nadelen van crediteuren outsourcing

Hoewel het uitbesteden van uw crediteurenadministratie probleemloos lijkt, zijn er enkele problemen waarmee een bedrijf te maken kan krijgen bij uitbesteding. Hieronder staan ​​enkele van de nadelen die kunnen optreden bij het uitbesteden van AP.

1. Foutvalidatie

Outsourcingbedrijven zijn misschien niet altijd transparant in hoe zij omgaan met uw AP-processen. Ondanks het gebruik van moderne technologie, zullen er nog steeds fouten optreden. Deze fouten kunnen vaak onopgemerkt blijven. Ook kunnen wijzigingen in uw processen mogelijk niet volledig worden geïmplementeerd door outsourcingbedrijven die uw AP-processen afhandelen, wat resulteert in meer fouten of herwerk.

2. Minder procescontrole

Elk bedrijf dat te maken heeft met best practices voor crediteuren in-house heeft ongetwijfeld meer controle over zijn processen. Noodsituaties kunnen worden geprioriteerd en direct worden afgehandeld met directe goedkeuringen. Bij een externe provider moet je volgens hun voorwaarden en tijdstippen spelen. Ze bevinden zich mogelijk ver weg en het gebrek aan transparantie in processen kan een serieus probleem worden.

3. Problemen met duplicatie

Veel crediteuren outsourcing bedrijven rekenen op een per factuur basis. Dus als uw bedrijf dubbele facturen deelt, moet u daar ook voor betalen. Als outsourcingproviders niet de mogelijkheid hebben om dubbele facturen te detecteren, maakt het bedrijf uiteindelijk meer kosten dan nodig.

4. Minder flexibel

Een uitbestedingsbedrijf voor crediteuren kan bepaalde voorwaarden hebben die het werk voor uw bedrijf mogelijk niet flexibel maken. Als een contract met de verkoper uitzonderingen in de verwerking niet dekt, moet uw bedrijf dit apart regelen. Dit kan resulteren in meer complexiteit, herwerk en ongemak.

5. Over afhankelijkheid

Het kan goed zijn om cruciale AP-verantwoordelijkheden over te dragen, maar het kost geld. Feit is dat u sterk afhankelijk wordt van de outsourcingprovider voor crediteurenservices waarbij essentiële transacties betrokken zijn. Dus als de provider voor uitdagingen staat, zoals beveiligingsinbreuken of zelfs faillissement, dan kunnen uw bedrijfsprocessen abrupt tot stilstand komen.

6. Privacy- en beveiligingsproblemen

Bedrijven moeten onthouden dat ze privacy verliezen wanneer ze financiële informatie vrijgeven en toegang geven tot gevoelige gegevens, terwijl ze ervoor kiezen om AP-processen uit te besteden.

Meestal gebruiken dergelijke derde partijen interne servers en cloudopslag om gevoelige gegevens op te slaan. Hoewel het dient als gecentraliseerde toegang voor beide betrokken partijen, zijn de gegevens ook vatbaar voor mogelijke beveiligingsinbreuken en hacks.

Accounts Payable Outsourcing Providers evalueren

Hoe kunt u het juiste soort uitbestedingsservice voor crediteuren kiezen om de nodige voordelen te behalen? Hier zijn enkele richtlijnen die u kunt volgen om de juiste uitbestedingsaanbieder voor crediteuren te selecteren:

• Onderzoek de AP Outsourcing Firm: Het is een goede gewoonte om een ​​AP-outsourcingbedrijf te onderzoeken voordat u met hen samenwerkt. Informatie via getuigenissen, gebruikersrecensies of feedback kan de prestatiegeschiedenis van de leverancier benadrukken. Kijken naar eerdere projecten kan inzicht geven in hoe zij omgaan met klanten, hun processen, etc.
• Intern bespreken: Een interne discussie met het management en personeel, voordat AP-processen worden overgedragen aan een outsourcingprovider, kan helpen om duidelijkheid te krijgen over de vereisten waaraan moet worden voldaan en de uitdagingen die zich mogelijk kunnen voordoen. De efficiëntie neemt toe en fouten worden verminderd wanneer het bedrijf, zijn leveranciers en de outsourcingprovider allemaal op één lijn zitten.
• Controleer op privacy- en beveiligingsmaatregelen: AP-outsourcingbedrijven kunnen zelfs in een ander land gevestigd zijn. Voordat u de outsourcingbedrijven de teugels van uw AP-processen laat overnemen, moet u controleren op hun beveiligingsmaatregelen en hoe ze de privacy van uw financiële gegevens handhaven. Dit kan helpen bij het beoordelen van het risico en de veiligheidsmaatregelen die zijn getroffen om inbreuken op de beveiliging te voorkomen.

Outsourcingdiensten voor crediteurenadministratie

Het uitbesteden van crediteurenadministratie is een populaire zakelijke praktijk geworden voor veel bedrijven die niet over de capaciteit en middelen beschikken om hun groeiende AP-processen af ​​te handelen. Er zijn veel outsourcingbedrijven overal ter wereld beschikbaar om een ​​veelheid aan diensten aan te bieden.

De meest voorkomende AP-processen die worden uitbesteed zijn: bestelling or factuur matching (0r 3-weg matching), factuurautomatisering, oplossing van verschillen en AP-administratie. Een bedrijf kan kiezen voor wat het wil uitbesteden, afhankelijk van de omvang van het werk en het budget.

Conclusie

Crediteurenoutsourcing is een handige oplossing voor bedrijven om hun AP-processen efficiënt en kosteneffectief te maken. Steeds meer bedrijven vertrouwen op AP-outsourcingbedrijven om hun AP-processen te herontwerpen en te stroomlijnen, ondanks lichte haperingen onderweg. Aanwerving, automatisering of outsourcing is een keuze die bedrijven kunnen maken, afhankelijk van hun middelen, tijd en capaciteiten om soepelere AP-processen en een betere bedrijfsefficiëntie te garanderen.