En omfattende guide til e-posttolkere

Mer enn åtti prosent av små og mellomstore bedrifter bruker e-postmarkedsføring for å tiltrekke seg nye kunder og beholde de de allerede har.

E-post er en viktig komponent i moderne forretningsdrift. E-poster inneholder ofte kundekontaktinformasjon, kundeordrebekreftelser, betalingsforespørsler fra leverandører, kundeemneforespørsler og lignende viktige forretningsdata.

E-postparsere kan hjelpe organisasjoner med å trekke ut og utnytte all data som er fanget i e-postene og vedleggene deres.

Hva er en e-postparser?

En e-postparser er et verktøy som brukes til å hente informasjon fra innkommende e-poster. Data kan trekkes ut fra overskriften og e-postinnholdet ved å bruke et e-postparsing-API. I tillegg kan den trekke ut data direkte fra e-postvedlegg som PDF-filer, CSV-filer, bilder og andre dokumenttyper.

E-postparsere kan programmeres til å trekke ut bestemte datafelt fra nye meldinger. Brukeren kan gjøre ustrukturerte e-postdata om til strukturerte data som er praktiske å mate inn i CRM- eller ERP-programvare. E-postparsing eliminerer dermed unødvendig manuell datainntasting.

Er e-postparsing som nettskraping?

E-postparsing ligner på nettskraping. Mens nettskrapere generelt samler inn data fra HTML-nettsteder, trekker e-postparsere bare ut data fra e-posthoder, brødtekster og vedlegg.

Programvare for e-postparsing søker etter bestemte setninger og nøkkelord i en e-post.

E-postparsere kan direkte hente e-poster til innboksen din. Alternativt gir de også en dedikert e-post-ID som alle e-postene dine kan videresendes automatisk til.

E-postparseverktøyet vil da automatisk gjenkjenne og trekke ut datafelt fra e-poster, basert på parsingreglene satt opp av brukeren. De fleste e-postparsere lar brukere sette opp tilpassede analyseringsregler i et enkelt brukergrensesnitt uten kode.

Hvorfor er e-postparsing viktig?

Programvare for e-postparsing bidrar til å forbedre produktiviteten for selskaper som mottar og analyserer e-poster daglig. Ansatte kan fokusere på oppgaver med høyere verdi nå. I stedet for å skure gjennom flere e-poster for å trekke ut små biter av informasjon en om gangen.

Automatisert e-postparsing er mye mer nøyaktig enn manuell dataregistrering og kan brukes til å sette opp arbeidsflyter. For eksempel kan parsingregler settes opp for å fremheve datafelt med lav parsingsikkerhet – som kan sendes til manuell gjennomgang.

E-postparsing kan dermed eliminere manuell datainntasting og sikre minimal manuell gjennomgang.

Fordeler med e-postparsing

Parsing av e-poster gir betydelige fordeler for bedrifter av enhver størrelse og sektor. Her er noen av dem:

Sparer tid og penger

Som nevnt ovenfor kan e-postparsere eliminere mye bortkastet manuelt arbeid. Dette hjelper personalet med å fokusere på andre oppgaver med høy verdi som direkte kan påvirke selskapets bunnlinje.

E-postparsing kan også redusere forsinkelser ved å sikre at data sendes nesten umiddelbart til nedstrøms forretningsapplikasjoner.

Automatisering av arbeidsflyter

E-postparsere henter automatisk datafelt av interesse fra e-poster. De utpakkede dataene kan deretter endres til et hvilket som helst foretrukket format. Og til slutt kan dataene importeres til hvilken som helst nedstrøms programvare som CRM, ERP eller regnskapsprogramvare.

Hele denne prosessen kan settes opp som en null-touch automatisert arbeidsflyt.

Forbedring av kvaliteten på arbeidet

Når mindre innsats er dedikert til manuelle operasjoner, reduseres datainntastingsfeil dramatisk. Tenk deg å gå gjennom hundrevis av e-poster for å trekke ut informasjon – det er bare mye data å administrere manuelt!

Nøyaktigheten er sikret når du bruker en e-postparser for å automatisere datautvinning. E-postparsing kan enkelt skaleres uten at det går på bekostning av kvaliteten og nøyaktigheten til datautvinning.

Populære brukstilfeller for e-postparsing

Praktisk talt enhver e-post kan analyseres for å trekke ut verdifulle data. Forretningsdokumenter og transaksjonsoppdateringer sendes ofte via e-post og inneholder viktige data.

Her er noen populære eksempler på bruk av e-postparsing:

Innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, fakturaer, kontoutskrifter og andre dokumenter sendes ofte på e-post som vedlegg. Med e-postparsere kan du automatisk klassifisere/kategorisere hver e-post eller vedlegg og sende den til en passende parser for videre behandling.

Tenk deg å motta en PO via e-post og automatisk fakturere kunden! Eller automatisk trekke ut data fra vedlagte betalingskvitteringer og mating inn i regnskapsprogramvaren din.

Lead management og berikelse

Bedrifter har ofte potensielle kunder til å kontakte dem via e-post. Disse e-postene inneholder kundeemnets kontaktinformasjon og annen informasjon som er relevant for salgs- og markedsføringsteam. En e-postparser kan automatisk trekke ut kundeemneinformasjon og oppdatere dataene i en CRM som Salesforce eller Hubspot.

Markedsføringsteam kan deretter målrette disse potensielle kundene med relevant oppsøkende rekkevidde. Eller salgsteam kan kvalifisere slike potensielle kunder ytterligere ved å sende et tilbud eller hoppe på en samtale.

Automatisering av e-handelsprosesser

Hvert e-handelskjøp utløser en rekke e-poster som inneholder ordreinformasjon, fakturaer og oppdateringer.

API-er for e-postparsing kan hjelpe e-handelssider med å optimalisere ordreoppfyllelse, forsendelse og kundeoppfølging.

Hvordan automatisere e-postparsing med nanonetter

Her er trinnene for å sette opp en automatisert arbeidsflyt for e-postparsing med Nanonets:

Opprett en konto

Meld deg på for å komme i gang med nanonetter.

Bygg en tilpasset e-postparser

Last opp noen eksempelfiler og merk feltene du ønsker å pakke ut. AI vil lære å identifisere interessefeltene dine basert på eksemplene du viser – jo flere jo bedre.

Skjermbilder av e-poster vil fungere fint. Test den tilpassede uttrekkeren med nye filer for å se hvordan den fungerer.

Legg merke til at Nanonets tilbyr uttrekkere for vanlige dokumenttyper som kan komme inn som vedlegg, inkludert fakturaer, innkjøpsordrer, kvitteringer og mer.

Definer kilden(e)

Hvis e-poster er din primære kilde, konfigurerer du en Nanonets-mottaksadresse og videresender automatisk alle relevante e-poster til den e-post-IDen.

Du kan også sette opp en automatisk import av filer fra skylagring, databaser eller koble til via en API.

Sett opp arbeidsflyten

Opprett hele arbeidsflyten ved å koble kilden til den tilpassede datauttrekkeren du bygde. Du kan også definere parsing-regler for å behandle de utpakkede dataene til et passende utdataformat.

Definer til slutt destinasjonen du vil eksportere de raffinerte dataene til. Du kan eksportere dataene direkte til CRM- eller ERP-programvare via Nanonets' API.