AI-fakturabehandling er ikke lenger en sci-fi-drøm, men en nåværende realitet som omformer måten bedrifter administrerer sine leverandørgjeld (AP). Den raske utviklingen av kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) flytter grensene for hva som er mulig i forretningsautomatisering.
Fra automatisering av datautvinning til identifisering av fakturaavvik, AI-basert fakturabehandling gjør driften jevnere, raskere og mer pålitelig. Du ender opp med en forenklet prosess og økt nøyaktighet og effektivitet. Så, hva er egentlig AI-basert fakturabehandling, og hvordan fungerer det?
Hva er AI-basert fakturabehandling?
AP-teamets arbeidsflyt for fakturabehandling involverer vanligvis manuell datafangst og -registrering, godkjenningsoppfølging og betalingsprosessen. Denne tradisjonelle tilnærmingen kan være ganske tidkrevende, feilutsatt og ineffektiv. Tenk deg å manuelt behandle hundrevis eller til og med tusenvis av fakturaer hver måned.
Enter AI fakturabehandling. Ved å utnytte AIs evne til å lære og tilpasse seg, automatiserer denne tilnærmingen hele fakturabehandlingssyklusen. Ved å kombinere maskinlæring og optisk tegngjenkjenning kan AI-fakturabehandling nøyaktig trekke ut data fra ulike fakturaformater, automatisk fylle ut eller validere informasjonen og overføre den til bedriftsapplikasjonene dine, noe som reduserer behovet for manuell intervensjon.
Dessuten, hver gang noen griper inn manuelt for å rette opp en feil, lærer AI av den, og forbedrer datagjenkjenningsmulighetene. Denne læringsprosessen gjør AI i stand til å håndtere ulike fakturaformater, og minimerer behovet for manuell intervensjon.
Hvordan fungerer AI-basert fakturabehandling?
AI-basert fakturabehandling fungerer gjennom en kombinasjon av teknologier som Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) og Optical Character Recognition (OCR).
La oss se på de forskjellige trinnene i arbeidsflyten i detalj:
1. Fakturaregistrering: AI-en skanner de fysiske eller digitale fakturaene. Alt du trenger å gjøre er å laste opp fakturaen, og AI-en går på jobb. OCR-teknologi konverterer ulike fakturaformater til data som AI kan behandle.
2. Datautvinning: Når fakturaen er registrert, bruker AI ML og NLP for å trekke ut relevant informasjon som fakturanummer, leverandørdetaljer, dato, totalbeløp, detaljdetaljer osv.
3. Datavalidering: Etter ekstraksjon validerer AI dataene ved å matche dem med innkjøpsordredetaljene i systemet. Dette trinnet sikrer at det ikke er noen avvik mellom fakturaen og ordredetaljene.
4. Manuell intervensjon og feilretting: Hvis AI oppdager avvik som den ikke kan løse, flagger den fakturaen for manuell gjennomgang. Som nevnt tidligere, hjelper enhver manuell modifikasjon AI med å lære og forbedre nøyaktigheten i fremtiden.
5. Rute for godkjenning: Etter datavalidering og feilretting, ruter AI fakturaen til den aktuelle personen eller teamet for godkjenning. Dette trinnet bidrar til å opprettholde kontroll og åpenhet i prosessen.
6. Betalingsbehandling: Når den er godkjent, videresender AI den for betalinger basert på fakturavilkårene og forretningsreglene, noe som bidrar til å unngå forsinkelsesgebyrer og opprettholder gode relasjoner med leverandører.
Hvordan løser inkorporering av AI vanlige utfordringer innen fakturabehandling?
La oss innse det, fakturabehandling kan være en hodepine. Det er en anerkjent forretningspraksis, men den er ikke uten utfordringer. Enten du er en liten bedrift eller et stort selskap, kan ineffektivitet snike seg inn, og føre til frustrasjon og økonomisk tap.
Problemer som forsinkede leverandørbestillinger på grunn av forsinkede betalinger, kredittnektelse fra tidligere inkonsekvenser og bortkastede timer med å fikse feil og jage etter godkjenninger er altfor vanlige. Disse utfordringene kan belaste ressursene dine og ramme fortjenestemarginene dine hardt.
Heldigvis har den nylige inkorporeringen av AI i fakturabehandling hjulpet bedrifter med å redusere mange av disse problemene.
Problem 1: Tidkrevende manuell dataregistrering
Å trekke ut fakturadata manuelt er ikke bare arbeidskrevende, men også tidkrevende. Mens papirbaserte fakturaer vil kreve manuell inntasting av data, krever digitale fakturaer, om enn et steg opp, fortsatt noen til å sile gjennom dataene og kopiere eller trekke ut den nødvendige informasjonen. Og dersom ERP-en din ikke er integrert med faktureringssystemet ditt, må de ansatte manuelt legge inn dataene i to systemer, noe som dobler arbeidet og øker sjansen for feil.
Med OCR-teknologi og AI er denne prosessen nå automatisert. Fakturaer kan skannes, og relevante data fanges opp og fylles inn i systemet. Dette reduserer tiden brukt på dataregistrering betraktelig og lar leverandørgjeld-teamet fokusere på mer strategiske oppgaver.
Problem 2: Høy feilrate ved manuell datainntasting
Manuell datainntasting er utsatt for menneskelige feil. Selv den mest omhyggelige personen kan gjøre feil når de arbeider med store datamengder. Disse feilene kan føre til betalingsavvik, noe som kan forårsake betydelige problemer langs linjen, fra økonomiske avvik til anstrengte leverandørforhold.
AI-basert fakturabehandling reduserer disse feilene drastisk. Automatisering av datautvinningsprosessen ved hjelp av ML og OCR eliminerer menneskelige feil ved datainntasting. Eventuelle avvik blir raskt flagget for gjennomgang, og forhindrer at mindre feil blir større problemer.
Problem 3: Forsinkelse i fakturagodkjenninger
Forsinkelser kan oppstå av flere årsaker – godkjenneren kan være opptatt, fakturaen kan forsvinne i en haug med papirer, fakturaen ble sendt til feil person, eller det kan være avvik i selve fakturaen som må ordnes. Grunnen din kan være berettiget, men resultatet er det samme – anstrengte forhold til leverandørene dine, forsinkede leverandørbestillinger og potensielle forsinkede gebyrer.
AI-basert fakturabehandling effektiviserer godkjenningsprosessen. Hvert godkjenningsnivå er kartlagt i systemet, og sikrer at fakturaen når rett person til rett tid. Ikke-godkjente fakturaer kan spores enkelt eller eskaleres om nødvendig. AI kan også flagge avvik for gjennomgang før du sender fakturaen for godkjenning. Og siden betalingsbehandling er innebygd i AI-systemet, behandles betalingen umiddelbart når den er godkjent.
Oppgave 4: Mangel på åpenhet og kontroll
Papirfakturaer kan lett bli borte; selv digitale kan bli feilplassert i havet av filer. Mangelen på et sentralt depot for alle fakturaer gjør det vanskelig å opprettholde et revisjonsspor. Dessuten ville det være vanskelig å effektivt implementere 2-veis matching (eller til og med 3-veis matching hvis nødvendig). Denne mangelen på åpenhet og kontroll kan føre til svindel og overholdelsesproblemer.
AI i fakturabehandling skaper et sentralisert system, som gjør det enkelt å spore fakturaer på ethvert stadium. Implementering av 2-veis eller 3-veis matching blir mye enklere og mer effektivt med en digital løype for hver faktura. Å oppdage svindel og avvik blir betydelig enklere med AI, da det raskt kan identifisere mønstre og uregelmessigheter i dataene. Det sikrer også at alle fakturaer lagres sikkert med informasjon om hvem som har vurdert og godkjent hver enkelt, noe som øker ansvarligheten og kontrollen over prosessen.
Oppgave 5: Vanskeligheter med å håndtere komplekse fakturaer
Fakturaer kommer i ulike formater, fra skannede bilder til PDF-er, og ikke alle systemer kan håndtere disse formatene effektivt. Dette kan føre til forsinkelser i behandlingen eller til og med tap av fakturaer, forårsake ytterligere frustrasjoner og potensielt økonomisk tap.
AI kan trekke ut relevante data fra skannede bilder, PDF-er og andre digitale formater ved hjelp av OCR-teknologi og intelligent prosessering. AI kan også lære og tilpasse seg ulike fakturaoppsett, språk, handelsforskrifter og valutaer. Disse egenskapene kommer godt med når du arbeider med internasjonale leverandører eller komplekse innkjøpsordrer.
Problem 6: Skalerbarhetsproblemer med voksende virksomhet
Når virksomheten din vokser, vokser også transaksjonene og fakturaene dine. Manuell fakturabehandling kan bli stadig mer uhåndterlig med denne veksten. Du må bruke mer tid, ansette flere ansatte eller håndtere flere feil og ineffektivitet etter hvert som virksomheten din skalerer. Dette kan legge en betydelig belastning på ressursene dine og hemme vekstplanene dine.
AI-systemer kan konfigureres for å møte dine økende behov uten å kreve ekstra menneskelige ressurser. Du kan enkelt ta med flere leverandører, behandle større volum av fakturaer og håndtere komplekse transaksjoner. AI kan også lære og tilpasse seg endrede forretningsbehov, og automatisere flere oppgaver etter behov. Enten du har å gjøre med fakturaer med én eller flere linjer eller har som mål å utvide leverandørbasen din, kan AI skalere opp eller ned etter behov.
Oppgave 7: Vanskeligheter med å spore og administrere kontantstrøm
Ineffektiv fakturabehandling kan føre til kontantstrømproblemer. Uten en klar oversikt over inngående og utgående betalinger, kan det være utfordrende å administrere økonomien din effektivt. Forsinkede betalinger, tapte betalinger eller til og med overbetalinger kan føre til betydelig økonomisk tap.
AI-basert fakturabehandling gir deg en sanntids oversikt over din økonomiske status. Systemet kan forutsi kontantstrøm basert på eksisterende fakturaer og betalingsdata, slik at du kan planlegge pengene dine mer effektivt. Det sikrer også rettidig betalingsbehandling, noe som reduserer risikoen for forsinkede gebyrer eller tapte betalinger. AI kan også flagge potensielle overbetalinger, og hjelpe deg med å unngå unødvendige kostnader.
Oppgave 8: Mangel på interoperabilitet
Ikke alle systemer kan kommunisere effektivt med hverandre. Du har kanskje et utmerket faktureringssystem, men hvis det ikke kan integreres med din eksisterende finansprogramvare eller ERP-system, kan det føre til ineffektivitet og datasiloer. Denne mangelen på interoperabilitet kan skape ekstra arbeid, ettersom data må legges inn manuelt i flere systemer.
Med AI kan du automatisere hele prosesser på tvers av forskjellige systemer. AI kan integreres med din eksisterende programvare, noe som muliggjør sømløs dataoverføring og synkronisering. Denne interoperabiliteten eliminerer datasiloer og reduserer arbeidsbelastningen på de ansatte. Dessuten er AI aktiv 24×7, noe som betyr at den fortsetter å behandle fakturaer og synkronisere data selv etter kontortid, noe som sikrer at driften din går jevnt døgnet rundt.
Det er avgjørende å huske på at ikke alle AI-drevne fakturabehandlingssystemer tilbyr alle disse funksjonene. Du bør nøye gjennomgå egenskapene til hvert system før du tar et valg.
Hvordan Nanonets AI-basert fakturabehandling kan hjelpe
Nanonets kombinerer OCR- og AI-teknologier sømløst for å automatisere fakturabehandling. Du kan raskt lære opp systemet til å gjenkjenne ulike fakturaformater, oppsett og språk, noe som gjør det egnet for bedrifter i alle størrelser og på tvers av bransjer.
New Zealand-basert eiendomsvedlikeholdsselskap, Tapi, har utnyttet kraften til Nanonets for å revolusjonere dens operasjonelle effektivitet. Tapi administrerte over 110,000 XNUMX eiendommer og sto overfor utfordringen med et sakte, manuell fakturabehandlingssystem som hindret veksten.
Ved å bruke Nanonets fanget de enkelt viktig informasjon fra fakturaer, som deretter ble sendt til Tapi for sjekk og validering. Systemet viste seg å være pålitelig, med en imponerende 94 % datautvinning og fleksibilitetsnøyaktighet, noe som muliggjør rask og sømløs systemintegrasjon.
Resultatene var forbløffende. Manuell behandling, som tidligere tok 6 timer, ble redusert til bare 12 sekunder. Driftskostnadene knyttet til fakturering falt med 70 %, og frigjorde ressurser til andre sentrale forretningsområder. Den raske fakturabehandlingen forbedret Tapis kundeopplevelse betraktelig, og demonstrerte den transformative kraften til Nanonets sin AI-drevne faktureringsløsning.
Her er hvordan Nanonets kan hjelpe bedriften din også:
Automatisk datafangst: Ta opp og trekk ut data fra PDF-filer, bilder, regneark og andre digitale formater med letthet. Dette eliminerer behovet for manuell dataregistrering, reduserer feil og fremskynder behandlingstiden.
Sømløs integrering: Integrer enkelt med eksisterende programvaresystemer som Xero, Sage, Google Sheets, Gmail, Zapier og andre. Dette sikrer sømløs dataoverføring og interoperabilitet, reduserer datasiloer og forbedrer driftseffektiviteten.
skalerbarhet: Etter hvert som virksomheten din vokser, kan Nanonets skalere for å møte dine økte fakturabehandlingsbehov. Denne fleksibiliteten sikrer at du kan administrere større fakturaer uten ekstra ressurser.
Intelligent behandling: Utnytt AI for å forstå og behandle komplekse fakturaer, uavhengig av layout, språk eller valuta. Nanonets intelligente prosessering kan tilpasse seg endrede forretningsbehov, slik at du kan håndtere flere internasjonale leverandører og kompliserte arbeidsflyter.
Sanntidsanalyse: Spor enkelt statusen til fakturaene dine, overvåk kontantstrømmen din og ta informerte beslutninger basert på nøyaktige data.
24×7 operasjoner: Med Nanonets stopper ikke fakturabehandlingen etter kontortid. AI-en fungerer døgnet rundt, og sikrer at fakturaene dine blir behandlet raskt og at operasjonene dine går jevnt.
Overholdelse av regelverk: Lag automatisk revisjonsspor og sørg for at alle fakturaer overholder regulatoriske standarder. Denne funksjonen bidrar ikke bare til å opprettholde åpenhet, men gjør det også enklere å forbli kompatibel.
Kostnadsreduksjon: Reduser driftskostnadene ved å automatisere manuelle behandlingsoppgaver. Med en betydelig raskere behandlingstid kan du redusere faste utgifter, noe som fører til en sunnere bunnlinje.
Avsluttende tanker
AI-basert fakturabehandling styrker bedrifter over hele verden. Det gjør det mulig for AP-team å skifte fra reaktive til proaktive roller, og fokuserer mer på strategiske oppgaver enn dagligdagse dataregistreringer. Selv om forhåndskostnadene ved å implementere AI kan virke høye, gjør dens langsiktige besparelser og driftseffektivitet det til en verdifull investering.
Ettersom AI fortsetter å utvikle seg, vil dets evner innen fakturabehandling også. Fremtiden lover mer nøyaktig datautvinning, sømløs systemintegrasjon og intuitiv automatisering.
Husk at suksessen med å implementere AI i fakturabehandlingen din avhenger av å velge den riktige løsningen som passer bedriftens behov og mål. Ta deg tid til å gjennomgå ulike alternativer, forstå fordeler og ulemper, og ta en informert beslutning.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Bil / elbiler, Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- ChartPrime. Hev handelsspillet ditt med ChartPrime. Tilgang her.
- BlockOffsets. Modernisering av eierskap for miljøkompensasjon. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/ai-invoice-processing/
- : har
- :er
- :ikke
- $OPP
- 000
- 1
- 12
- 200
- 7
- 8
- a
- evne
- Logg inn
- ansvarlighet
- nøyaktighet
- nøyaktig
- nøyaktig
- tvers
- aktiv
- tilpasse
- Ytterligere
- Etter
- AI
- AI-drevet
- Sikter
- Alle
- tillate
- tillater
- også
- beløp
- an
- analytics
- og
- noen
- ap automatisering
- søknader
- tilnærming
- godkjenning
- godkjenninger
- godkjent
- ER
- områder
- rundt
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- AS
- assosiert
- At
- revisjon
- automatisere
- Automatisert
- automatiserer
- Automatisere
- Automatisering
- unngå
- basen
- basert
- BE
- bli
- blir
- bli
- før du
- mellom
- større
- Bunn
- grenser
- virksomhet
- bedrifter
- opptatt
- men
- by
- CAN
- kan ikke
- evner
- fangst
- fanget
- nøye
- Kontanter
- kontantstrøm
- Årsak
- forårsaker
- sentral
- sentralisert
- utfordre
- utfordringer
- utfordrende
- sjanse
- endring
- karakter
- karaktergjenkjenning
- Sjekker
- valg
- velge
- fjerne
- klokke
- COM
- kombinasjon
- skurtreskerne
- kombinere
- Kom
- Felles
- kommunisere
- Selskapet
- komplekse
- samsvar
- kompatibel
- komplisert
- overholde
- konfigurert
- Ulemper
- innhold
- fortsetter
- kontroll
- SELSKAP
- korrigere
- Kostnad
- Kostnader
- kunne
- skape
- skaper
- kreditt
- avgjørende
- valutaer
- valuta
- kunde
- kundeopplevelse
- syklus
- dato
- dataregistrering
- Dato
- avtale
- håndtering
- avgjørelse
- avgjørelser
- forsinkelse
- Forsinket
- forsinkelser
- demonstrere
- avhenger
- detalj
- detaljer
- forskjellig
- vanskelig
- Vanskelighetsgrad
- digitalt
- avvik
- do
- gjør
- doesn
- dobling
- ned
- drastisk
- drøm
- to
- hver enkelt
- Tidligere
- lette
- enklere
- lett
- lett
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektivitet
- effektivt
- uanstrengt
- eliminerer
- innebygd
- myndiggjøring
- muliggjør
- muliggjør
- slutt
- forbedret
- styrke
- sikre
- sikrer
- sikrer
- Enter
- kom inn
- Enterprise
- Hele
- entry
- ERP
- feil
- feil
- etc
- Selv
- Hver
- evolusjon
- utvikle seg
- nøyaktig
- utmerket
- eksisterende
- Expand
- utgifter
- erfaring
- trekke ut
- Face
- møtt
- raskere
- Trekk
- Egenskaper
- avgifter
- Filer
- økonomi
- finansiell
- flaggede
- flagg
- fleksibilitet
- flyten
- Fokus
- fokusering
- Til
- svindel
- fra
- frustrasjon
- midler
- videre
- framtid
- få
- gif
- gir
- Mål
- Går
- god
- sterkt
- Økende
- Vokser
- Vekst
- håndtere
- Håndtering
- praktisk
- Hard
- Ha
- sunnere
- hjelpe
- hjulpet
- hjelpe
- hjelper
- Høy
- leie
- hit
- TIMER
- Hvordan
- Hvordan
- HTTPS
- menneskelig
- Human Resources
- Hundrevis
- identifisere
- identifisering
- if
- bilder
- forestille
- iverksette
- implementere
- imponerende
- forbedre
- forbedret
- bedre
- in
- Innkommende
- innlemme
- økt
- økende
- stadig
- bransjer
- ineffektiv
- informasjon
- informert
- integrere
- integrert
- integrering
- Intelligens
- Intelligent
- internasjonalt
- Interoperabilitet
- intervensjon
- inn
- intuitiv
- investering
- fakturabehandling
- saker
- IT
- DET ER
- selv
- bare
- Hold
- nøkkel
- maling
- Språk
- språk
- stor
- større
- Late
- Layout
- føre
- ledende
- LÆRE
- læring
- Nivå
- Leverage
- utnytte
- i likhet med
- linje
- langsiktig
- lenger
- Se
- tap
- tapte
- lavere
- maskin
- maskinlæring
- vedlikeholde
- Vedlike
- vedlikehold
- gjøre
- GJØR AT
- Making
- administrer
- administrerende
- håndbok
- manuelt
- mange
- marginer
- matchende
- Kan..
- betyr
- Møt
- nevnt
- grundig
- kunne
- tankene
- minimere
- mindre
- feilplassert
- savnet
- feil
- Minske
- ML
- Overvåke
- Måned
- mer
- Videre
- mest
- mye
- flere
- Naturlig
- Natural Language Processing
- nødvendig
- Trenger
- behov
- nlp
- Nei.
- nå
- Antall
- OCR
- of
- tilby
- Office
- on
- Ombord
- gang
- ONE
- seg
- bare
- operasjonell
- Drift
- Optisk karaktergjenkjennelse
- alternativer
- or
- rekkefølge
- ordrer
- Annen
- andre
- ut
- enn
- papirbasert
- papirer
- Past
- mønstre
- betaling
- betalingsbehandling
- betalinger
- person
- fysisk
- fly
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- befolket
- mulig
- potensiell
- makt
- praksis
- forutsi
- presentere
- pen
- hindre
- tidligere
- Proaktiv
- problemer
- prosess
- Bearbeidet
- Prosesser
- prosessering
- Profit
- lover
- egenskaper
- eiendom
- PROS
- beviste
- Kjøp
- innkjøpsordre
- Skyv
- Skyver
- sette
- Rask
- raskt
- rask
- Sats
- RE
- Når
- sanntids
- Reality
- grunnen til
- grunner
- nylig
- anerkjennelse
- gjenkjenne
- Redusert
- reduserer
- redusere
- reduksjon
- Uansett
- forskrifter
- regulatorer
- Relasjoner
- relevant
- pålitelig
- forbli
- Repository
- krever
- påkrevd
- Ressurser
- resultere
- Resultater
- anmeldelse
- anmeldt
- Revolusjonere
- ikke sant
- Risiko
- roller
- runde
- Rute
- ruter
- ruting
- regler
- Kjør
- s
- samme
- Besparelser
- skalerbarhet
- Skala
- vekter
- sci-fi
- SEA
- sømløs
- sømløst
- sekunder
- sikkert
- synes
- sendt
- flere
- skift
- bør
- Sikte
- signifikant
- betydelig
- siloer
- enklere
- forenklet
- siden
- enkelt
- størrelser
- langsom
- liten
- jevnere
- problemfritt
- So
- Software
- løsning
- LØSE
- Noen
- bruke
- brukt
- Staff
- Scene
- standarder
- status
- Trinn
- Steps
- Still
- Stopp
- lagret
- Strategisk
- suksess
- slik
- egnet
- leverandør
- leverandører
- synkronisering
- system
- Systemer
- Ta
- oppgaver
- lag
- lag
- Technologies
- Teknologi
- vilkår
- enn
- Det
- De
- Fremtiden
- informasjonen
- Køen
- deres
- deretter
- Der.
- Disse
- de
- denne
- tusener
- Gjennom
- tid
- tidkrevende
- til
- også
- tok
- Totalt
- tøff
- spor
- Sporing
- handel
- tradisjonelle
- trail
- Tog
- Transaksjoner
- overføre
- transformative
- Åpenhet
- to
- typisk
- forstå
- unødvendig
- bruker
- ved hjelp av
- VALIDERE
- validering
- ulike
- leverandør
- leverandører
- Se
- volumer
- var
- Vei..
- var
- Hva
- når
- om
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- med
- uten
- Arbeid
- arbeidsflyt
- arbeidsflyt
- virker
- verdensomspennende
- verdt
- ville
- Feil
- Xero
- Du
- Din
- youtube
- zephyrnet