Eliminer rapporteringshodepine ved månedsslutt med AP-automatisering (Kim Albrecht)

Månedsavslutning er en stressende tid for mange leverandørreskontroavdelinger. Opprettelsen av avsluttende rapporter kan være en monoton og tidkrevende oppgave, spesielt for de som fortsatt er avhengige av manuelle prosesser for å få jobben gjort.

Heldigvis våkner stadig flere organisasjoner opp til at det ikke trenger å være slik. Under pandemien revurderte mange prosessene sine og oppdaget raskt verdien som automatisering av leverandørgjeld (AP) kan gi, ikke bare
når det kommer til å effektivisere driften og støtte eksternt samarbeid, men også holde seg oppdatert på data i sanntid. Nedenfor er noen av de mange måtene det hjelper å oppnå dette på.

Sparer tid og ressurser

AP-automatisering bidrar til å øke effektiviteten og nøyaktigheten til månedssluttrapportering på en rekke måter. En av de mest virkningsfulle er gjennom automatisering av de mange kjedelige manuelle prosessene som er involvert i månedsrapportering. Disse prosessene tar unødvendig
opp betydelige mengder tid, og holder AP-team i backoffice mye lenger enn nødvendig. De er også mye mer utsatt for menneskelige feil, spesielt i hastverket med å oppsummere økonomien på slutten av hver måned. Men mange av prosessene
involvert, fra fakturamatching til dataverifisering, kan raskt og enkelt automatiseres, noe som sparer verdifull tid samtidig som kostbare feil elimineres.

AP-automatisering kan også brukes til å standardisere manuelle rapporteringsprosedyrer. Mange av disse prosedyrene varierer sterkt avhengig av hvem som implementerer dem, noe som raskt kan føre til forvirring og feil hos andre teammedlemmer. Standardisere dem gjennom en sentral
AP-automatisering hjelper organisasjoner med å sikre at alle alltid er på samme økonomiske side. Videre gir veldokumenterte prosedyrer det høyeste nivået av hastighet og nøyaktighet når man takler månedsavslutningsrapporter, så vel som andre revisjonsprosesser.

Forenkle håndtering av både data og personer

En annen viktig faktor under månedsrapportering er selve dataene, som ofte kan bli begravet eller forsinket under manuelle, papirbaserte prosesser. AP-automatisering skaper mye større synlighet ved å eliminere papirfakturaer, gi sanntidsrapportering,
og lage klare til bruk, tilpassede rapporter for måneds-/årsavslutningen. Som et resultat er relevante data alltid tilgjengelig for de rette interessentene når det trengs.

Det kan også brukes til å forbedre teamsamarbeidet. Effektiv AP-drift er avhengig av at teammedlemmer jobber sammen for å levere prosjekter både raskt og effektivt. AP-automatisering muliggjør dette ved å skape åpenhet gjennom teamene, slik at alle forstår
ansvaret som er tildelt hverandre. Den støtter også samarbeid, uavhengig av tid, omstendigheter eller sted, med fakturagodkjenninger og forespørsler løst på sekunder eller minutter, i stedet for dager eller uker.

Fremme operasjonell effektivitet på tvers av virksomheten

Optimalisering av effektivitet gjennom alle aspekter av driften er avgjørende for å forbli konkurransedyktig i et globalt marked i stadig utvikling. AP-automatisering utfører sømløst oppgaver som kan ta mange timer med ansatte å fullføre. Den kan også gjøre det i sanntid,
fra hvilken som helst enhet eller plassering, i et samarbeidende og trygt miljø, sparer tid og penger samtidig som effektiviteten og produktiviteten økes.

AP-automatisering kan gjøre månedsavslutningsrapporter smertefri – hvis de riktige prosessene settes på plass. Sluttmålet med enhver automatisering er å eliminere den forvirrende papirjakten knyttet til manuell prosessering og støtte sanntidssamarbeid fra
hvilken som helst plassering. Dette frigjør ikke bare teammedlemmer til å jobbe med mer strategiske og innovative aktiviteter, men det gir også viktige økonomiske data tilgjengelig for de som trenger det, når de trenger det, noe som muliggjør raskere, mer informert beslutningstaking.
på alle nivåer i virksomheten.