Alt du trenger å vite om kjøpsordrer

Hvis det er ett dokument som fungerer som et referansepunkt for innkjøps-, kvalitetskontroll-, administrasjons- og økonomiavdelingene i et selskap, er det innkjøpsordren – oftest referert til som PO.

Enten virksomheten din er stor eller liten, spiller innkjøpsordren en nøkkelrolle i sporingen av varelageret ditt, for å sikre kvalitetsstandardene til produktet eller tjenesten og effektiviteten til din økonomiske planlegging.

Hva er en kjøpsordre?

En innkjøpsordre er et anskaffelsesdokument reist av et selskap med detaljer om varer som skal anskaffes for administrasjon, produksjon eller service. En PO inneholder opplysninger om type og mengde produkter/tjenester som skal kjøpes, tekniske spesifikasjoner, pris, dato og adresse for levering, frist for sannsynlige kanselleringer, betalingsbetingelser og andre vilkår og betingelser.

I små bedrifter blir en PO reist av bedriftseieren eller administrerende direktør. I store organisasjoner en anskaffelse eller innkjøpsrekvisisjon er vanligvis hevet av ledere for en avdeling og sendt til innkjøpssjefen eller økonomisjefen i selskapet, som igjen lager en innkjøpsordre. En PO er begynnelsen på en transaksjon mellom en kjøper og en selger.

Juridisk status for innkjøpsordrer

En PO i seg selv er bare en liste over ting gir. Men når en selger eller leverandør godtar og signerer på den, blir en innkjøpsordre en bindende kontrakt. Selgeren er da juridisk forpliktet til å levere varene som kreves av kjøperen i henhold til retningslinjene i innkjøpsordren; og kjøperen er forpliktet til å klare betalinger i henhold til den nevnte planen. En bekreftet kjøpsordre er lovlig i den grad den kan brukes som en garanti av finansinstitusjoner for å gi handelsfinansiering til virksomheten din.

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

---

Hva er en faktura?

En faktura er et betalingskrav fremsatt av en leverandør/selger for å oppfylle en kjøpsordre. Det er regningen, og er basert på en kjøpsordre og inneholder vanligvis PO-nummeret sammen med et fakturanummer og en spesifisert prisliste. Fakturaen er laget i henhold til betalingsbetingelsene nevnt i Innkjøpsordren. Dersom Kjøper har forpliktet seg til forskuddsbetaling, heves fakturaen før varene sendes; ellers leveres fakturaen sammen med de anskaffede varene. Kjøperen er juridisk forpliktet til å foreta betalingene i henhold til vilkårene i innkjøpsordren. (Hva er en proformafaktura?)

For eksempel, Bill White, den innkjøp og innkjøp leder av et femstjerners hotell, får en innkjøpsrekvisisjon fra konditorikokken på en vaffelkjeglemaskin, brødbokser og sjokoladeformer. Bill White fyller ut en Innkjøpsordre med klare spesifikasjoner av nødvendig utstyr, leveringsdato og forventet pris, og sender den til et kjøkkenutstyrsfirma.  

Kjøkkenutstyrsfirmaet mottar PO og bekrefter at de kan oppfylle bestillingen. De sender bestillingen sammen med en faktura til Bill White. Når forsendelsen ankommer, gjør Bill White og regnskapssjefen på hotellet en 3-veis match for å verifisere følgeseddelen mot PO og fakturaen. Når bekreftelsen er fullført, behandler kontoadministratoren fakturaen for betaling. Etter at betalingen er utført, merkes innkjøpsordren som lukket og fakturaen er forseglet som betalt.

Innkjøpsordre kontra faktura

Selv om en innkjøpsordre brukes til å lage en faktura, er de begge separate dokumenter som brukes av forskjellige personer på forskjellige stadier i kjøpsprosessen. Her er noen vesentlige forskjeller mellom de to.

En kjøpsordre:

– gjøres av kjøper før et kjøp

- viser detaljer om produkter/tjenester som skal kjøpes

– har en foreslått betalingsplan.

En regning:

– heves av selgeren etter salget (kjøpet)

– bekrefter leverte produkter/tjenester med spesifisert prisliste

– spesifiserer betalingsplan med datoer.

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

---

Hvordan fungerer innkjøpsordrer?

Innkjøpsordrer er også en indikasjon på vekstprognosen for virksomheten din. Beslutninger om hva du skal kjøpe og i hvilket kvantum er basert på mengden virksomhet du forventer i nær fremtid. Når disse behovene er identifisert, kan innkjøpsordrer gjøres med spesifikasjoner for produktene eller tjenestene som kreves.

Samtidig kan leverandører/selgere identifiseres for å oppfylle kravet og innkjøpsordrer sendes til dem for godkjenning. Selgeren vurderer og bekrefter om de er i stand til å overholde tidslinjen og oppfylle kravet ditt, og godkjenner innkjøpsordren, som deretter blir juridisk bindende.

Følgelig er selgeren ansvarlig for å sikre at produktene eller tjenestene leveres til deg på betingelsene i PO. Selgeren hever også fakturaen og betalinger utføres av din bedrift som avtalt i innkjøpsordren.

Spor innkjøpsordrene dine for å øke effektiviteten

Innkjøpsordresporing eller PO-sporing er prosessen med å overvåke innkjøpsordren fra unnfangelse til endelig levering. Tradisjonelt, når en PO ble godkjent, ringte kjøperen til leverandøren eller rederiet for status for forsendelsen. Rask og effektiv teknologi har fullstendig erstattet den tradisjonelle sakte modusen; og forsendelser kan nå spores hvert trinn på veien.

Standardiserte elektroniske bestillingsskjemaer har gjort behandlingen rask, effektiv og mer økonomisk. Smarte sporingsløsninger muliggjør fullstendig sanntidssynlighet og rapportering av hele prosessen med innkjøpsordren din:

• innsending av PO
• flertrinns godkjenning
• forhåndsvarsel om frakt
• levering
• faktura
• betaling stengning

Viktigheten av innkjøpsordrer for virksomheten din

På oppstartsstadiet kan det være lettere for deg å finne en tydelig kommunikasjonskanal med leverandører. Men etter hvert som virksomheten vokser, øker kravene på ulike nivåer og med forskjellige team av mennesker. Det er derfor tilrådelig å sette på plass et system for å opprette innkjøpsordrer for å sikre at detaljer om en ordre ikke går tapt, betalinger ikke går glipp av eller dupliseres for samme ordre, sparer tid og etablerer et revisjonsspor. Riktig dokumenterte kjøpsordrer gir en gjennomsiktig historikk over hvilke varer som ble kjøpt av bedriften din, hvem som kjøpte dem og når, hvem som er de vanlige leverandørene og hvor mye kapital som er tilgjengelig på et bestemt tidspunkt. Dette vil igjen muliggjøre bedre økonomistyring.

---

Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.

Planlegg en demo

---

Fordelene ved å automatisere kjøpsordreprosessen

Innkjøpsordreautomatisering er effektiviseringen av helheten innkjøpsordreprosess. Den største fordelen med innkjøpsordreautomatisering er å spare tid og krefter. I store organisasjoner lar automatiseringsplattformen teammedlemmer automatisk sende kjøpsforespørsler til teamsjefen for evaluering og godkjenning. PO vil da bli opprettet automatisk, og dermed eliminere behovet for papirarbeid, duplisering av dataregistrering på forskjellige stadier av godkjenning og andre utfordringer som:

---

– mangel på effektivitet og ansvarlighet

– mangel på prosesskontroll

– personvern og sikkerhetsrisikoer.

Spar tid på aktiviteter med lav verdi. Øk den totale effektiviteten

Uansett størrelsen på virksomheten din, er fordelene med innkjøpsordreautomatisering mange. Med sanntidsbehandling og godkjenning sikrer automatisering at regler og kontroller følges, samtidig som det øker prosesseffektiviteten til teamet ditt og reduserer menneskelige feil i stor grad. Dessuten gir den et fullstendig revisjonsspor, og unngår dermed bryet med å søke etter manglende papirfiler. Med en strømlinjeformet prosess og kostnads- og tidsbesparelser kommer fleksibilitet, kontroll og synlighet inn i prosessene. I tillegg muliggjør en automatisert kjøpsplattform sømløs matching av faktura i en automatisert AP-avdeling.