FINRA Report 2024: Recordkeeping Takeaways

FINRA Report 2024: Recordkeeping Takeaways

Tidsstempel: 26. februar 2024 10:03

Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) ga nylig ut sitt årlige
regulatorisk tilsynsrapport for 2024. Dette har blitt delt for å gi bedrifter nøkkelinnsikt og observasjoner fra regulatorens nylige operasjoner, med sikte på å forbedre åpenheten og styrke etterlevelsesprogrammer for virksomheter i finanssektoren.   

Ved siden av aktuelle fokus rundt bruk av kunstig intelligens og den skiftende tilstanden til cybersikkerhet, fortsetter også krav til journalføring å utvikle seg sammen med moderne teknologi. Nedenfor skal vi se på de viktigste journalføringene. 

Kommunikasjon utenfor kanalen 

Rapporten indikerer at FINRA bruker en risikobasert tilnærming for å vurdere hvordan firmaer administrerer forretningsrelatert kommunikasjon. Den erkjenner at med off-channel plattformer og enheter, er det klart langt større risiko for at poster ikke vil bli opprettholdt. Det vises til
SEC-bøtene administrert over hele bransjen fra 2021 til 2023, hvor de faktisk ikke var. 

Mens kommunikasjon utenfor kanalen kan forekomme på ethvert verktøy som ikke er godkjent for forretningsbruk (for eksempel e-post- og direktemeldingsplattformer), utgjør mobilkorrespondanse utvilsomt en betydelig andel, hovedsakelig på grunn av dens bekvemmelighet, umiddelbarhet og tilgjengelighet utenfor arbeidstid. 

I rapporten blir bedrifter spurt om deres retningslinjer for elektronisk kommunikasjon inkluderer ... 

  • Prosedyrer for å vedlikeholde, bevare og overvåke all forretningsrelatert korrespondanse fra personalet, inkludert de via metoder utenfor kanalen. 

  • Prosesser for å overvåke for nye kanaler tilgjengelig for kunder. 

I stedet for bare å forvente at ansatte følger protokollen, er overvåkingselementet nå mer uttalt, og overholdelsesteam forventes å gjøre detektivarbeidet for å forstå landskapet og sørge for at ansattes oppførsel er over linjen. FINRA anbefaler direkte at firmaer overvåker... 

  • Hvorvidt godkjente kanaler er underutnyttet, noe som betyr at alternativer blir brukt. 

  • Deres godkjente kanaler, for "indiker på kommunikasjon som skjer utenfor kanalen", dvs. referanser til andre samtaler på ikke-godkjente domener.  

Det siste punktet kan komme i form av e-postkjeder som kopierer en e-postadresse fra et domene utenfor kanalen, eller forslag om at mottakere bør samhandle andre steder, borte fra gransking. 

Bedrifter blir også bedt om å vurdere hvilke korrigerende/disiplinære tiltak som er på plass for rådgivere som gjør useriøse og bryter politikk. Tradisjonelt har selskaper betalt prisen for ansattes uredelighet, og derfor oppfordrer FINRA til å etablere avskrekkende midler for enkeltpersoner. 

Offentlig kommunikasjon 

Som SECs markedsføringsregel,
FINRA-regel 2210 (Kommunikasjon med offentligheten) omfatter elektronisk kommunikasjon, og derfor holdes nettsteder og sosiale mediekanaler på samme standard som skrevne brosjyrer, TV-reklame og faktisk e-poster. 

FINRA minner firmaer om deres forpliktelse til å presentere informasjon som er nøyaktig, balansert og ikke villedende; ved å dele de tilknyttede risikoene ved et produkt/tjeneste sammen med fordelene, for eksempel. Dette henger vesentlig sammen med utviklingen rundt bruken av AI til innholdsskapende formål. 

Kunstig intelligens 

FINRA klassifiserer eksplisitt AI som en "fremvoksende risiko", og anbefaler at firmaer vurderer dens gjennomgripende innvirkning og de regulatoriske konsekvensene av implementeringen. 

Når du bryter ned
måter markedsførere kan utnytte ChatGPT på, for eksempel blir det tydelig hvor effektivt verktøyet har blitt. Ikke bare kan den lage utkast til sosiale medier-innlegg og nettsidekopiering, den kan også optimalisere dem basert på SEO, populære søkeord eller andre relevante beregninger. Dette sparer markedsførere for utrolig mye arbeid, og vil friste strukket arbeidsstyrke som trenger en livline. 

Dessverre kan det hende at disse teamene ikke er utstyrt for å kontrollere den genererte utgangen grundig, noe som er spesielt problematisk i forbindelse med

chatbot 'hallusinasjoner'. Uten de riktige kontrollene og endringene, kan et merkes stemmeleie og klarhet i meldinger bli kompromittert. Mer bekymringsfullt er det også dens faktiske legitimitet. 

SEC har allerede
avklart at rådgivere selv er ansvarlige når det oppstår problemer etter at AI-verktøy brukes til investeringsanbefalinger. FINRA deler mange av de samme usikkerhetsmomentene. På en

podcast som dissekerer 2024-rapporten, Ornella Bergeron, FINRA senior visepresident for medlemstilsyn, sa at til tross for den operasjonelle effektiviteten som utviklingen innen AI gir, er det bekymringer. 

"Selv om disse verktøyene kan presentere virkelig lovende muligheter, har utviklingen deres skapt bekymringer om ting som nøyaktighet, personvern, skjevhet og intellektuell eiendom. 

"Så langt er firmaer veldig forsiktige og gjennomtenkte når de vurderer bruken av AI-verktøy, og før de distribuerer ny teknologi," sa Bergeron. "Så selv om det for årets rapport ikke var mye i AI-seksjonen i form av spesifikke roller eller observasjoner, er dette sannsynligvis et emne vi kommer til å se mye mer om i fremtiden." 

Sammendrag: Et skifte til overvåking 

Kommunikasjon utenfor kanalen og offentlig vendt kommunikasjon har vært på den regulatoriske agendaen en stund nå, og FINRAs 2024-rapport gjentar disse bekymringene.  

Ved å stille utdypingsspørsmål som bedrifter kan stille seg selv, vil det bidra til å fremheve mangler og blindsoner som i utgangspunktet førte til mangler i bransjen. Og ved å foreskrive prosedyrer for å avdekke og utrydde bruken av uautoriserte kanaler, har regulatoren vist et genuint ønske om å sette en stopper for det, eller at firmaer skal finne nye måter å håndtere situasjonen på. 

Leverandører av kommunikasjonsarkivering kan nå fange opp og registrere data på tvers av de tradisjonelle "off-channel"-plattformene (WhatsApp, WeChat, Telegram). De utvikles også i økende grad for å takle overvåkingsbiten i puslespillet; ved å bruke leksikonpolitikk for å flagge spesifikke ordlyder, for eksempel. Dette vil oppheve behovet for urealistiske plattformforbud, og sikre at ulovlig aktivitet raskt blir avdekket. 

Mens mye av rapportens innhold føles kjent, har FINRA også vist at de er i live til nye utviklinger, og spesielt det latente blodbadet som kunstig intelligens kan føre til saksbehandlingen. I en verden der algoritmer kan følge en oppfordring, men kan angi noen fiksjoner i prosessen, er digital ansvarlighet av største betydning. FINRA, som de fleste regulatorer, tråkker forsiktig.

FINRA Report 2024: Recordkeeping Takeaways PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Tidstempel:

Mer fra Fintextra