Hvordan automatisere arbeidsflyten for godkjenning av AP-faktura?

AP-godkjenningsprosessen er arbeidsflyten for å få autorisasjon til å betale leverandørfakturaer (med kredittbetalingsbetingelser) som er inkludert i leverandørgjeld før de betales. Automatisering av godkjenningsprosessen for leverandørgjeld i din bedrift er viktig fordi det sparer betydelig tid, reduserer kostnader, forbedrer kontantstrømstyringen, styrker interne kontroller, og forbedrer leverandørtilfredsheten. 

Fordeler med å strømlinjeforme arbeidsflyten for godkjenning av AP-fakturaer

Din bedrift vil oppleve tids- og kostnadsbesparelser og unngå problemer og frustrasjoner når den implementerer et strømlinjeformet elektronisk AP-godkjenningssystem for autorisering av fakturabetalinger i leverandørgjeld i stedet for å bruke en manuell leverandørgodkjenningsprosess. 

Tids- og kostnadsbesparelser ved å strømlinjeforme arbeidsflyten for godkjenning av AP-fakturaer

Når bedriften din effektiviserer arbeidsflyten for godkjenning av AP-fakturaer, unngår den ekstra kostnader, tidsforbruk og frustrasjoner ved en manuell prosess for godkjenning av AP-fakturaer fra:

• Ekstra, tidkrevende trinn i arbeidsflyten for godkjenning av AP-faktura
• flaske~~POS=TRUNC
• Manglende og tapte papirdokumenter
• Gjentatt oppfølging med godkjennere
• Besvare mange innkommende leverandøranrop og e-poster om betalingsstatus når fakturaer ikke godkjennes i tide for betaling

Strømlinjeforming av arbeidsflyten for godkjenning av AP-fakturaer starter med en forståelse av den ineffektive manuelle godkjenningsprosessen som eksisterer i dag kontra bruk av programvareproduktivitet fra AP-automatisering, med automatiserte trinn, regler, ruting og andre innebygde effektiviteter. I motsetning til den manuelle kreditorgodkjenningsprosessen for leverandørfakturaer, gir AP automatiseringsprogramvare strømlinjeformet elektronisk AP-godkjenning.

Ineffektive arbeidsflyter i en manuell godkjenningsprosess for kreditorer

I en manuell betalingsgodkjenningsprosess kan kreditorpersonalet rute papirdokumenter, inkludert matchede fakturaer, innkjøpsordrer og mottaksdokumenter, til hver gjeldende fakturagodkjenner. Disse AP-fakturagodkjenningsdokumentene kommer imidlertid ikke fra samme kilde eller blir opprettet samtidig. 

Manuell arbeidsflyt for godkjenning av AP-faktura kan bety bruk av midlertidige arkivmapper i arkivskap for å samle papirdokumenter i et sett som er stiftet til fakturaen og manuelt sjekket for linjeelementmatching. (Dokumenter bekreftes først manuelt og matches av leverandørreskontroavdelingen, kodet for regnskap og tastet inn i regnskaps- eller ERP-systemet for å registrere dem før fakturaer rutes til godkjennere i AP-godkjenningsprosessen.) 

Hvis dette er bedriftens papirbaserte eldre system for godkjenningsprosessen for AP-faktura, vil du ha ekstra forretningskostnader for lagerlagring for å arkivere papirposter. Legg til tid for å finne fakturaen du leter etter i bokser med lagrede poster når det er tid for skatterevisjon i senere år. Og håper den nødvendige fakturaen ikke har gått tapt da. (Hvis bedriften din bruker en skannetjeneste til å skanne papirfakturaer for digital arkivering, legg til den typen kostnad i stedet.)

Problemer med en manuell godkjenningsprosess for leverandørfakturaer 

En manuell prosess for godkjenning av leverandørfakturaer for leverandørgjeld har iboende problemer som tar tid og koster penger å løse:

1. Hvem er godkjenneren for akkurat denne fakturaen? Vil det kreves en ekstra godkjenning fra en annen autorisert person i betalingsgodkjenningsprosessen for fakturaer over et spesifisert beløp?
2. Er denne godkjenneren fysisk tilgjengelig på kontoret for å godkjenne fakturaer støttet av andre papirdokumenter?
3. Vil godkjenneren umiddelbart godkjenne fakturaene eller vil AP-ansatte kaste bort tid på å manuelt sende ut purringer som en del av fakturagodkjenningsprosessen?
4. Vil papirfakturaer og samsvarende dokumenter gå tapt under denne AP-godkjenningsprosessen?
5. Kreditoravdelingen vil måtte kontakte leverandøren når faktura mangler. Dette problemet forsinker fakturabehandlingen, inkludert AP-fakturagodkjenningsprosessen.
6. Vil en leverandør fortsette å sende produkter i tide til bedriften din når betalingene er betydelig forsinket på grunn av en forsinket fakturagodkjenningsprosess?
7. Vil bedriften din pådra seg dyre gebyrer for forsinket betaling fra leverandøren eller gå glipp av å tjene tidlige betalingsrabatter som tilbys av leverandøren i sine 2/10, netto 30 fakturabetalingsbetingelser?

Hvordan automatisere godkjenningsprosessen for leverandørgjeld

Med programvare for AP-automatisering, inkludert automatisert digital fakturaregistrering og fakturabehandling med elektronisk AP-godkjenning, effektiviserer virksomheten sin arbeidsflyt for godkjenning av AP-fakturaer og sparer tid og penger ved å unngå problemene med et sakte og feilutsatt manuell fakturagodkjenningssystem. 

For å forstå hvordan du automatiserer godkjenningsprosessen for leverandørgjeld, bør du vurdere hvordan du bruker AP-automatiseringsprogramvare for å effektivisere bedriftens AP-godkjenning av leverandørgjeld. Deretter får du et stort innblikk i hele arbeidsflyten for leverandørgjeld i Flow (av Nanonets), en AP-automatiseringsprogramvare. 

Bruke AP Automation Software for å strømlinjeforme AP-godkjenninger

AP-automatiseringsprogramvare inkluderer prosesser for AP-godkjenning. Med Nanonets Flow, et AP-automatiseringsprogramvareprodukt, kan bedriften din få effektivitet for å spare minst åtte timer per uke i AP godkjenningsprosess, ved hjelp av AI (kunstig intelligens) og robotprosessautomatisering (RPA) teknologi. Bedriften din trenger ikke hele tiden å forberede oppfølgings-e-poster eller bruke kreditorpersonale til å kommunisere med godkjennere under godkjenningsprosessen for leverandørgjeld. 

For AP-godkjenning lar Flow deg legge til spesifikke godkjennere for leverandørgjeldsfakturaer eller bruke AI-drevne, regelbaserte automatiserte godkjenninger. Den automatiserte programvaren for forbruk og gjeld kan tilpasses fullt ut for å utføre bedriftsgodkjenninger i arbeidsflyten for godkjenning av AP-fakturaer. Selskapets retningslinjer er innebygd i systemet med disse automatiserte reglene for AP-godkjenningsruting til autoriserte godkjennere og innebygde godkjennervarsler. 

Nanonets, et skybasert system med digital faktura capture, muliggjør elektronisk AP-godkjenning ved hjelp av e-post, Slack eller online programvare. For betalingsgodkjenningsprosessen kan godkjennere raskt godkjenne leverandørfakturaer og ansattes kvitteringer fra hvor som helst. 

Oversikt over arbeidsflyt for leverandørgjeld i en AP-automatiseringsprogramvare

Flow AP-automatiseringsprogramvare by Nanonets lar virksomheten din effektivisere arbeidsflytprosessene for leverandørgjeld og forbedre effektiviteten. Flow-programvaren bruker en dashbordmeny for:

• Fakturaer
• Kvitteringer
• Leverandører
• Team
• Godkjenninger
• integrasjoner
• Analytics

Programvare for flytautomatisering som brukes til leverandørreskontrostyring vil: 

1. Motta, lese elektronisk og registrere fakturadata automatisk etter linjeelement med AI
2. Behandle fakturaer raskt for rettidig betaling
3. Opprett og bruk automatiserte regler for å aktivere den elektroniske betalingsgodkjenningsprosessen for fakturaer, legg til en godkjenner og automatiser ruting til utpekte godkjennere for å fullføre deres fakturagodkjenninger. 
4. Autosync godkjente og kodede fakturaer til regnskapsprogramvaren din
5. La deg betale en godkjent leverandørfaktura (ved hjelp av en integrert betalingspartner)

For å importere fakturaer til Flow AP-automatiseringssystemet, kan leverandører automatisk importere dem via e-post eller delte disker eller laste opp fakturaer direkte til Flow through Add an Invoice. Flow leser fakturaene vha AI -automatisering teknologi og fanger opp fakturadata etter linjeelement for leverandørfakturahåndtering, gjennomgang, godkjenning, opptak og betaling. 

Fakturabehandling for leverandørgjeld inkluderer følgende trinn:

• Fakturakvittering 
• Fakturabekreftelse
• 3-veis matching av fakturaer med innkjøpsordrer og mottaksdokumenter
• Godkjenning av fakturabetaling i godkjenningsprosessen for leverandørgjeld
• Fakturabetaling. 

Vurder fakturabehandling som et sett med arbeidsflyttrinn for hele faktura-til-betaling-prosessen i leverandørgjeld. Fakturabehandling forbedrer internkontrollen for å oppdage og flagge feilunntak og håndhever separasjon av oppgaver for fakturabehandling og fakturagodkjenning. I denne artikkelen fokuserer vi på AP-godkjenningstrinnet for fakturabehandling.  

konklusjonen

Med programvare for AP-automatisering, inkludert automatisert digital fakturaregistrering og fakturabehandling med elektronisk AP-godkjenning, effektiviserer virksomheten sin arbeidsflyt for godkjenning av AP-fakturaer og sparer tid og penger ved å unngå problemene med et sakte og feilutsatt manuell fakturagodkjenningssystem. For å begynne å forbedre bedriftens arbeidsflyt for AP-godkjenning, ta en produktomvisning eller se en demo av AP-automatiseringsløsningen, Flow av Nanonets. 

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/