Hvordan identifisere og forhindre leverandørsvindel

Ser du etter en AI-basert AP Automation-løsning? Sjekk ut Nanonetter for bedre nøyaktighet, større fleksibilitet og et bredt sett av integrasjoner med andre regnskaps-, ERP-systemer og mer!

Planlegg en demo

---

Å drive virksomhet innebærer å håndtere et stort antall risikoer. Svindelrisiko kan oppstå fra involvering med tredjeparter som leverandører eller til og med ansatte. En slik utbredt svindel forbundet med prosess med leverandørgjeld er leverandørsvindel.

Leverandørsvindel kan oppstå fra en eller flere kilder på en svært sofistikert måte. Hvis det ikke oppdages, kan det koste bedrifter alvorlig. Les videre for å vite mer om leverandørsvindel, dets kategorier og måtene å oppdage og forhindre det på.

Innholdsfortegnelse

Hva er leverandørsvindel

Leverandørsvindel refererer til feilbehandling som kan begås for personlig vinning av en leverandør, flere leverandører eller en ansatt på leverandørgjeld (AP) til et selskap.

Med enkle ord er det en type svindel som innebærer å forfalske en leverandørs eller mottakers kontoinformasjon i AP for å viderekoble betalinger. Betalingssvindel kan begås av:

• En eller flere ansatte
• En eller flere leverandører
• Samarbeid mellom leverandør(er) og ansatte(e)
• En ekstern enhet som endrer en leverandørs betalingsinformasjon ukjent for noen

Noen ganger kan den rene kompleksiteten som er involvert gjøre det vanskelig å oppdage svindel av leverandøren og gjøre virksomheter sårbare for store tap.

Hvem påvirker det

Vanligvis kan leverandørsvindel påvirke små og mellomstore bedrifter ganske alvorlig. Slike organisasjoner har en høyere risiko siden de har en tendens til ikke å ha sterke kontroller eller sjekkpunkter som kan spore og lokalisere slike svindel.

Dessuten er mindre organisasjoner som har mindre team med ansatte avhengig av minimumsansatte for å håndtere flere AP funksjoner. Derfor kan en ansatt som er ansvarlig for å motta fakturaer og godkjenne betalinger bli fristet til å manipulere journalene, noe som igjen kan påføre betydelig skade på et selskaps økonomi og troverdighet.

Dette betyr ikke at større organisasjoner ikke er i faresonen. Men med sine midler, evner og relativt større ansatte vil de sannsynligvis implementere robust risikokontroll som kan redusere forekomsten av leverandørsvindel.

Mindre organisasjoner er mer utsatt for leverandørsvindel hvis de mangler midler og evne til å implementere sporingsprosesser og kontroller. Uten dem kan det være vanskelig å forhindre eller avbøte de ulike kategoriene svindel som kan begås i deres AP-avdeling.

Kategorier av leverandørsvindel

Leverandørsvindel kan variere mye i måten det utføres på. Det kan kategoriseres som beskrevet nedenfor:

• Faktureringssvindel: refererer til betalingsmanipulasjoner som gjøres på 2 måter av ansatte. Det kan innebære enten en falsk leverandør eller å foreta dupliserte betalinger ved å bruke kontoen til en faktisk leverandør.
• Fiktiv leverandør - En ansatt som har tilstrekkelig kontroll og tilgang setter opp en falsk leverandørkonto eller et skallselskap, registrerer det som en leverandør og foretar regelmessige betalinger til denne kontoen.
• Dupliserte betalinger – En ansatt bruker en ekte leverandørs konto, manipulerer betalingspostene og starter doble betalinger på en leverandørs faktura. Den ekstra betalingen blir deretter overført til den ansattes konto.
• Sjekk manipulasjon: Denne typen svindel innebærer at en ansatt engasjerer seg i å forfalske eller endre informasjon på en leverandørs sjekk, for å rute betalinger til en personlig bankkonto.
• Godta bestikkelser: Et resultat av en forståelse mellom en leverandør og en ansatt, innebærer denne typen svindel at den ansatte mottar personlige overføringer fra leverandøren i bytte mot ekstra fordeler eller salg.
• Overskytende fakturering: Når en leverandør fakturerer selskapet for overskytende kvanta/priser enn det som først ble avtalt, kalles det overfakturering. Denne typen praksis kan gjøres alene eller i samarbeid med en ansatt.
• Prisrigging: Denne typen svindel skjer når to leverandører samarbeider for å fikse priser til høyere enn normale priser. Kjøper/selskap blir da tvunget til å betale høyere priser uavhengig av leverandør. Ansatte kan tjene som interne kilder for leverandørene for å få sensitiv informasjon om budsjetter.
• Anbudssamarbeid: En vanlig måte å begå svindel på, det gjøres vanligvis gjennom samarbeid mellom 2 eller flere leverandører og ansatte for å få anskaffelseskontrakten til fordel for høystbydende. Den ansatte vil få behørig kompensasjon for å oppmuntre og hjelpe til med svindelen.
• Nettsvindel: Sannsynligvis den vanskeligste typen å oppdage, slike leverandørsvindelsaker utføres av ukjente, uautoriserte personer uten tilknytning til verken selskapet eller leverandøren. Her kan eksterne enheter manipulere en eksisterende leverandørs konto og viderekoble betalinger til deres kontoer. Hele transaksjonen gjøres elektronisk, noe som gjør oppdagelse og forebygging enda vanskeligere for bedrifter.

Oppdage og forhindre leverandørsvindel

Å oppdage og forhindre leverandørsvindel er ikke lett, men gjennomførbart. Når du først har identifisert nøkkelområder der det er mangel på kontroll, kan implementering av sterkere kontroller og tiltak gå langt i å forhindre leverandørsvindelsaker. La oss se de ulike måtene kontroller kan implementeres i en organisasjon for å forhindre leverandørsvindel.

Leverandørkontroller

Siden de fleste tilfeller av leverandørsvindel involverer leverandører, kan det å følge visse forholdsregler fra valg til betaling potensielt redusere forekomsten. Her er noen potensielle kontroller:

• Etter due diligence i leverandørregistreringsprosessene. Oppmerksomheten bør fokuseres på å verifisere leverandørdetaljer som postadresser inkludert postbokser, kontaktnumre, leverandøravgiftsidentifikasjonsnumre, kontaktpersoner og bankkontoer.
• Vedlikeholde en sentralisert leverandørdatabase med angitte preferanser. Å ha en egen liste over høyrisikoleverandører kan hjelpe deg med å starte ytterligere godkjenninger for utligning av betalinger.
• Gjennomføring av leverandører gjennom en ekstern revisjon/kilde eller en ansatt utenfor leverandøravdelingen for en objektiv vurdering.
• Bekrefte at en leverandørs adresse eller annen informasjon ikke samsvarer med noen ansattes informasjon eller ligner på en eksisterende leverandør.
• Kontroller leverandørens hovedfiler med jevne mellomrom for å sikre at faktureringsvolumet er realistisk og at det ikke er inkonsekvenser.

Medarbeidertiltak

Selv om det kalles leverandørsvindel, er det ofte gjennom hjelp fra innsidere at de fleste svindel er orkestrert. Noen viktige tiltak for å kontrollere ansattes involvering i slik svindel er:

• Kjøre grundige bakgrunnssjekker mens du ansetter nye ansatte eller byråer (når outsourcing av leverandørgjeld)
• Holde finansiell informasjon skjult og begrenset til ansatte på høyere nivåer
• Større organisasjoner kan skille pliktene til ansatte på ulike nivåer for bedre internkontroll. Derfor,
• En person som er ansvarlig for å legge inn leverandørdata bør være forskjellig fra de som godkjenner leverandørene, da dette kan eliminere opprettelsen av falske leverandører
• Ulike personell bør håndtere mottak av varer eller tjenester, behandle fakturabetalinger og godkjenne godkjenninger av betalinger
• Mindre selskaper kan rotere arbeidsoppgaver til ansatte i leverandøren/AP/innkjøpsavdeling eller tau inn ledere for å overvåke viktige oppgaver som kan eliminere sjansene for å planlegge svindel.

Bruke metoder for fakturasamsvar

Fakturamatching er en av de effektive måtene som kan brukes av små til store organisasjoner for å forhindre den vanlige forekomsten av leverandørsvindel.

Fakturamatching er en prosess som brukes av bedrifter for å kontrollere leverandørfakturaer mot andre relevante dokumenter som f.eks innkjøpsordrer (PO), varemottak, inspeksjonssedler og til og med mot kontrakter.

Disse obligatoriske kontrollene kan bidra til å verifisere ektheten til leverandørfakturaer før de godkjennes for betaling. Faktura/PO-matching kan gjøres på forskjellige måter.

• Toveis matching – Det utføres ved å matche fakturaen med den opprinnelige innkjøpsordren (PO). Denne prosessen verifiserer at varene eller tjenestene som er oppført på fakturaen samsvarer med de som er bestilt av organisasjonen.
• Treveis matching – Denne prosessen innebærer dobbeltsjekk av fakturaen. Fakturaen matches først til innkjøpsordre og deretter til mottak av varene. Det hjelper å verifisere at varene/tjenestene som er oppført på fakturaen samsvarer med PO og også er levert riktig.
• Fireveis matching – Den mest forseggjorte matchingsprosessen gjør det nødvendig å kontrollere fakturaen mot 3 andre dokumenter, nemlig PO, varemottaket og en inspeksjonsseddel. Denne prosedyren sikrer at varene/tjenestene som er nevnt i fakturaen mottas i henhold til PO og også er inspisert for å bekrefte at de er nøyaktige.
• Ikke-PO eller kontraktsmatching – I situasjoner der virksomheter ikke bruker flere dokumenter, matches leverandørens faktura mot kontraktsavtalen for å verifisere at prisen og tjenestene som er nevnt ikke avviker fra selve kontrakten.

Bruk av datautvinningsteknikker

Data mining er en moderne teknikk for å analysere enorme mengder data og oppdage mønstre som hjelper i forretningsanalyse og beslutningstaking. Denne teknikken er svært nøyaktig når det gjelder svindeloppdagelse og kan utnyttes for å redusere tilfeller av leverandørsvindel.

Ved hjelp av trendanalyse kan datautvinning oppdage anomalier som kan indikere uredelig aktivitet. Organisasjoner kan bruke datautvinningsteknikker for å se etter spesifikke mønstre som inkluderer:

• Betalinger som avviker fra normal prosedyre, lave dollarinkonsekvenser og beløp som er maksimert til godkjenningsgrensen
• Dupliserte betalinger på samme dato til samme leverandør eller totalt antall betalinger som overstiger kontraktsavtalen
• Betalinger utført utenom åpningstid
• Avvik i leverandørinformasjon som variasjon i leverings- og betalingsadresser, bruk av samme innkjøpsordre i fakturaer, ikke-sekvensielle fakturanumre osv.

Andre organisatoriske tiltak

Bortsett fra store tiltak, kan selskaper iverksette andre tilstrekkelige tiltak for å holde leverandørsvindel i sjakk. Noen av de levedyktige er:

• Sette opp en hotline for svindel – Et anonymt hjelpelinjeoppsett kan hjelpe ansatte med å rapportere uregelmessigheter uten å bekymre seg for konsekvenser. Det skaper en atmosfære av årvåkenhet og kan hjelpe organisasjonen med å rulle ut korrigerende tiltak raskt.
• Stram inn internkontroller – En organisasjon bør sikre at kontrollprosedyrer er på plass og at alle fra ledelsen til inngangsnivået er klar over dem. Å utdanne og oppdatere ansatte om leverandørsvindel kan hjelpe dem å bli mer bevisste på risikoene og konsekvensene. Å utføre periodiske risikovurderinger kan gi innsikt i smutthull som må rettes opp for å redusere leverandørsvindel.
• To-lags godkjenninger – Både leverandørgodkjenninger og betalingsgodkjenninger bør kjøres gjennom en flerlags godkjenningsprosess. Dette kan sikre at selskapet får legitime leverandører og at betalinger er under bedre kontroll med mer enn én ansatt som overvåker prosessen.

konklusjonen

Leverandørsvindel kan ta tungt på en organisasjon og koste det dyrt. Forebygging av leverandørsvindel krever riktig planlegging, gjennomgang og oppdatering av selskapets retningslinjer med jevne mellomrom. Forebyggende tiltak bør implementeres på en flernivåtilnærming for å redusere svindel og beskytte organisasjoner mot alvorlige tap i fremtiden.