Faktura ‌ Godkjenning utom Automatisering ‌

Introduksjon

Leverandørgjeldsavdelingene i de fleste bedrifter har interne regler for fakturahåndtering som inkluderer godkjenninger. Hva er fakturagodkjenning? Hva er en arbeidsflyt for manuell fakturagodkjenning? Hvorfor automatisere arbeidsflyten for fakturagodkjenning?

Les videre for å forstå prosessen for fakturagodkjenning.

---

---

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

---

Driften av Accounts Payable (AP)-avdelingen i en virksomhet, det være seg produkt- eller tjenesteorientert, er avgjørende for produktiviteten til bedriften og for opprettholdelsen av gode leverandørrelasjoner. En effektiv AP-avdeling som gir økonomisk, administrativ og kontorstøtte til kjøpsprosessen til et selskap, må ha et organisert system som sømløst integrerer de ulike funksjonene til anskaffelse-til-betal-prosessen som spenner over innkjøpsordrehåndtering, leverandørkommunikasjon, faktura administrasjon, produktsporing og betaling.

Fakturabehandling starter når en faktura mottas av et selskap og slutter med betaling av fakturaen, er en av de viktigste funksjonene til AP-avdelingen i selskapet. Hvor forenklet det enn kan høres ut, er fakturahåndtering ikke, eller bør ikke være, en to-trinns prosess med "motta faktura, betal faktura." Dette gjelder spesielt for bedrifter som kjøper mye og ender opp med et stort antall fakturaer. En god fakturahåndteringsprotokoll må nødvendigvis innebære verifisering av legitimiteten til alle fakturaer og flernivågodkjenninger før de kan behandles for betaling.

Arbeidsflyten for godkjenning av faktura

Arbeidsflyten for godkjenning av faktura er en kaskade av trinn i anskaffelse-til-betal-prosessen som tas for å sikre at en faktura mottatt av selskapet er legitim og samsvarer med bestillingen som er gjort. Fakturagodkjenningen innebærer flere nivåer av kontroll av personell som er ansvarlig for en innkjøpsordre og/eller en leverandør. Hvert selskap kan ha sin egen unike godkjenningsarbeidsflyt

En typisk arbeidsflyt for fakturagodkjenning omfatter følgende trinn:

En faktura kommer til en bedrift. Fakturaen kan være i form av en papirkopi, eller et PDF-vedlegg eller en mer avansert form for en digital faktura, som må arkiveres i den aktuelle delen for behandling.

• Fakturavalidering: Når fakturaen er arkivert, kobles den til alle andre dokumenter knyttet til den aktuelle transaksjonen, for eksempel innkjøpsrekvisisjon, innkjøpsordre, tilbudet fra leverandøren, annen kommunikasjon fra leverandøren osv. Dette blir ofte referert til som "treveis matching" , de tre dokumentene som skal matches er Innkjøpsordre, Faktura og Leveringskvittering, men matching kan også omfatte andre dokumenter. Andre faktorer å vurdere for validering inkluderer:
  Er betalingsbetingelsene samsvarende?
  Er noen lovede rabatter inkludert?
  Er fakturaen kodet til riktige utgiftskontoer?
  Er det ytelsesproblemer etter mottak som tilsier tilbakeholdelse av betaling?
• Fakturaunntak: Unntak gjøres når en faktura har ufullstendige eller uriktige opplysninger. Fakturaen omdirigeres til aktuelle ansatte for å spore og rette feilen. Dette etterfølges av utstedelser av faktura på nytt, re-verifikasjoner og matching i tilfelle feilretting, eller svindelundersøkelse i tilfelle uløste unntak.
• Godkjenning: Når den er bekreftet, blir fakturaen sendt til personell på ulike nivåer avhengig av selskapets retningslinjer. Antall og art av godkjenninger varierer mellom bedrifter, avdelinger, produkttype og fakturabeløp. Som et eksempel kan det hende at innkjøpsavdelingen må godkjenne en faktura for å bekrefte nøyaktigheten av leverandørens fakturering før betaling kan behandles. Noen selskaper krever fakturabeløp høyere enn en terskel for å kreve ytterligere godkjenninger fra en leder eller finansdirektør.
• Betaling: Fakturaen kommer i betalingskø etter at alle godkjenninger er innhentet.

Mange små og mellomstore bedrifter fortsetter å ha manuelle arbeidsflyter for godkjenning av fakturaer. Disse kan innebære handlinger så rudimentære som å ha et tekstbehandlingsdokument à la en SOP, med avgrensede trinn og distribusjon av dokumentet til de ulike deltakerne i arbeidsflyten som skal brukes som veiledning. Dette er, som man kan forestille seg, en uorganisert prosess som krever at deltakerne fortsetter å referere til dokumentet etter trinnene, noe som kan føre til feil.

I mange små selskaper er det ikke engang en slik SOP, og det er bare en generell prosedyre som sendes jungeltelegrafen til de ulike deltakerne, som er en oppskrift på katastrofe når selskapet gjennomgår noen form for endring, det være seg skalere opp eller endre medarbeiderbasen.

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

---

Problemer med arbeidsflyten for manuell fakturagodkjenning

Noen av de spesifikke utfordringene med arbeidsflyten for manuell fakturagodkjenning er:

• feil: Menneskelige feil på grunn av overarbeid eller rett og slett forglemmelse kan føre til doble betalinger, underbetalinger, forsinkede betalinger eller tapte betalinger, som alle kan koste selskapet mer penger og tid.
• Manglende dokumenter: Papirarbeid kan føre til feilplassering og tap av viktige dokumenter som fakturaer. Dette kan føre til en mengde problemer på tvers av regnskapspliktig syklus, som starter med friksjon med leverandøren til forsinkede operasjoner.
• Sløsing med menneskelig innsats: Manuelle godkjenningsprosesser kaster bort menneskelig innsats som kan brukes mer konstruktivt i mer produktive aktiviteter.
• Tidsforsinkelser: Når det kreves flere godkjenninger for at en faktura skal godkjennes, og når bedriften håndterer flere fakturaer i løpet av sin virkedag, kan det å bare innhente godkjenninger før behandling av fakturaen være tidkrevende. Opptil 20 % av fakturaene inneholder regelmessig feil eller ufullstendig informasjon, og en manuell arbeidsflyt for fakturagodkjenning resulterer i at AP-avdelingen bruker 25 % av tiden sin på å løse problemer og spore opp manglende informasjon.
• Forsinkede betalinger: Forsinkelser med å få godkjenninger kan igjen føre til forsinkelser i utbetalingene, noe som som nevnt tidligere kan bli kostbart for selskapet. I USA ble 3 billioner dollar bundet opp med forsinket betaling blant små bedrifter i 2019, noe som førte til ansettelsespauser, beholdningskjøpsgrenser og en reduksjon i ansattes timer for å få endene til å møtes. Forsinkelser kan også føre til sene mottak av bestilte varer, dårlig kredittvurdering, dårlige forhold til leverandører og gebyrer/bøter.
• Opasitet for fakturabanen: Det er vanskelig eller til og med umulig å spore statusen til en faktura i dens vei for validering og godkjenning, noe som gjør tilbakesjekking og forhåndsplanlegging vanskelig.
• Sårbarhet for svindel: Fakturasvindel kan være tredjepartssvindel, arbeidsfeil, duplikatbetalinger på grunn av forsinkelser eller interne. En vanntett godkjenningsprosess er nødvendig for å forhindre svindel. Dette gjelder spesielt i krisetider. For eksempel skal Covid-19-pandemien ha økt forekomsten av fakturasvindel i 2020. Fakturasvindel kan manifestere seg som unormalt fakturavolum, uansvarlig for varer kontra faktura, avvik mellom PO og faktura, og tvilsom ansattes oppførsel. Disse kan ikke oppdages manuelt, spesielt når forretningsvolumet er høyt.

Automatisering av arbeidsflyten for fakturagodkjenning

Automatisering av fakturagodkjenning kan bidra til å lette prosessen og spare tid. Noen av fordelene med automatisering av fakturagodkjenning er:

• Raskere validering: Dette er kanskje den viktigste fordelen med automatisering. Automatisert sammenligning av fakturaen med andre relaterte dokumenter kan eliminere tidsforsinkelsene forbundet med manuell treveis matching siden alle dokumenter knyttet til en transaksjon er digitalt lagret på samme sted og enkelt kan sammenlignes enten visuelt eller gjennom en AI-basert programvare. Automatiserte arbeidsflyter for godkjenning av fakturaer kan integreres med databaser og andre regnskapssystemer for automatisk matching uten menneskelig innblanding.
• Raskere godkjenninger: Automatiserte varsler og påminnelser kan eliminere forsinkelser i fakturagodkjenning. Integreringen av elektroniske signaturer og digitale skjemaer kan muliggjøre godkjenninger underveis fra ulike deltakere i prosessen, slik at fysisk fravær fra kontoret ikke vil forsinke godkjenningsprosessen.
• Kostnadsbesparelser: En rapport fra Levvel (tidligere Paystream Advisors) fra 2018 viste at tapte rabatter (44 %), forsinkede betalinger (39 %) og duplikatbetalinger (29 %) var de viktigste fakturabehandling bekymringer i bedrifter, og alle tre kan overvinnes ved hjelp av automatisering.
• ansvarlighet: Automatisert sporing av transaksjoner i sanntid gir synlighet på statusen til fakturaen i godkjenningskjeden. Inkludering av beredskap og påminnelser i arbeidsflyten kan eliminere veisperringer og tillate åpenhet for raskere godkjenninger. Automatisering av godkjenningsprosessen skaper også et revisjonsspor som viser de ulike nivåene av godkjenninger som er fullført og de nivåene som ikke er det.
• Dokumentsikkerhet: Digitalisering av alle dokumenter som en del av arbeidsflyten for automatisert fakturagodkjenning kan forhindre tap av dokumenter som vanligvis er forbundet med fysisk flytting av dokumentet rundt i bedriften for validering og godkjenning. Automatisering tillater integrering av arbeidsflyten med selskapets dokumenthåndteringssystem og andre bokføringsverktøy for automatisk oppdatering og arkivering av poster.
• Overholdelse av regelverk: Automatisert arbeidsflyt for godkjenning av fakturaer gir enkel tilgang til alle relevante data under revisjoner, noe som letter overholdelse av regelverk.
• Bedre forretningsintelligens: Automatiserte arbeidsflyter for godkjenning av fakturaer kan muliggjøre enkel tilgang og vurdering av kjøpsdata og utgifter, og dermed tillate bedre rapporteringsmekanismer og beslutningstaking.
• Bedre leverandørstyring og relasjoner: Systematisk organisering av fakturagodkjenningsprosesser kan hjelpe til med bedre leverandørstyring, og å unngå forsinkelser i betalingen kan være til fordel for leverandørforhold.
• Eliminering av svindel: Automatisering av arbeidsflyten for fakturagodkjenning kan eliminere svindel ved å tillate kontroller på tvers av arbeidsflyten og øke synligheten. Uregelmessigheter kan flagges automatisk under den automatiserte treveiskampen, og elektronisk signaturverifisering kan forhindre både interne og eksterne svindel og tilhørende tap.

---

Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.

Planlegg en demo

---

Helautomatisk fakturagodkjenningsprosess

• Fakturadigitalisering: Fakturaer i ulike formater skal først digitaliseres til standardformat. Siden hver faktura inneholder nøkkeldata som brukes i regnskapsressursplanlegging og beslutningstaking i virksomheten, er nøyaktighet i datautvinning avgjørende. Dataene som leses fra fakturaer, blir vanligvis deretter overført til ERP-, regnskaps- eller dataanalyseplattformer som brukes av selskapet for påfølgende behandling.
• Automatisert validering: Automatisert treveis matching kan fange opp relevante data fra fakturaer, kjøpsordrer og kvitteringer og autobehandle dem på en måte som etterligner menneskesinnet. Av dem kan den AI-aktiverte behandlingen også sammenligne og matche poster og ta avgjørelser som å sende transaksjonen, flagge feil eller gjøre unntak.
• Automatisert unntakshåndtering: Når det flagges feil eller gjøres unntak, sendes fakturaen umiddelbart til passende personell som kan fikse feilene. Dette kan redusere tidsforsinkelser som er forbundet med manuell feilhåndtering.
• Automatiserte godkjenninger: Etter matching og validering blir fakturaene automatisk overført til riktig personell for godkjenning. Anvendelse av digitale signaturer og godkjenninger i digital form kan forhindre forsinkelser.
• Behandle betaling: Etter godkjenning videresender det automatiserte systemet fakturaen til økonomiteamet for betalingsbehandling hvoretter transaksjonen avsluttes og dataene arkiveres.

Bedrifter som søker å ta i bruk automatiserte arbeidsflytsystemer for fakturagodkjenning, må vurdere følgende faktorer når de velger verktøyet for det:

• Infrastrukturen og IT-ressursene som kreves for å støtte programvaren
• Den økonomiske forpliktelsen knyttet til å sette opp og drifte systemet
• Integrasjon med andre systemer i selskapet
• Nivåene av automatisering og menneskelig intervensjon som kreves/mulig i virksomheten
• Tilgjengelighet av kunnskap i selskapet og kundestøtte fra produsenten av programvaren
• Nivåene av datasikkerhet som kreves
• Tilgangsnivået – dette vil avgjøre hvor dataene skal lagres – i en lokal maskin, en sentral server eller skyen.

Nanonetter for automatisert fakturagodkjenning

Den AI-baserte Nanonets OCR-motoren kan hjelpe deg med å automatisere fakturabehandling og gjøre det til en problemfri prosess. Den støtter en rekke filtyper og håndterer både strukturerte og ustrukturerte fakturaer. Faktura OCR API til Nanonets kan bidra til å minimere de manuelle oppgavene med dataregistrering i regnskapsprogramvaren din.

Data kan lastes opp automatisk, kommenteres og modelltrenes for å forutsi uten en eneste kodelinje, bekymre deg for GPUer eller finne de riktige arkitekturene for dyplæringsmodellene dine. Du kan også skaffe deg JSON-svarene til hver prediksjon for å integrere den med dine egne systemer og bygge maskinlæringsdrevne apper bygget på toppmoderne algoritmer og en sterk infrastruktur for fakturahåndtering og godkjenning.

Nanonets-teknologien støtter integrasjoner med andre systemer som integrasjon til en Mysql-database, QuickBooks eller Salesforce og er plattformagnostisk. Nanonets er nøyaktige og skalerbare, sparer tid og penger for AP-avdelingen din og belaster fakturagodkjenningsprosessen og styrker dermed leverandørrelasjoner.

Bli med i ligaen med over 20,000 4 virksomheter på XNUMX kontinenter i bruk av Nanonets for fakturahåndteringsoperasjoner.

---

Ønsker du å automatisere fakturagodkjenningsprosessen? Gi nanonetter™ et spinn for høyere nøyaktighet, større fleksibilitet, etterbehandling og et bredt sett med integrasjoner med andre regnskap, ERP-systemer og mer!

---

konklusjonen

Fordelene med digitalisering av de økonomiske aspektene ved en bedrifts virksomhet blir stadig mer anerkjent av bedrifter. Dette har gjort det nødvendig å ta i bruk automatisering i arbeidsflytstrukturer. Automatisering av arbeidsflyten for fakturagodkjenning kan hjelpe bedrifter å bruke mindre tid på dagligdagse aktiviteter som manuell fakturahåndtering og i stedet fokusere på kjernekompetansen deres for å forbedre bunnlinjen og holde seg konkurransedyktig.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/