Salgsordre vs faktura: Nøkkelforskjeller, rolle og typer

Å spore et salg fra start til slutt hjelper bedrifter med å opprettholde de riktige lagernivåene, implementere de beste kontantstrømtaktikkene og sikre at kundene mottar de riktige produktene. Siden de fleste virksomheter overvåker flere salg samtidig, er det avgjørende å holde en nøyaktig oversikt over hvert trinn på veien.

Uavhengig av virksomhetstype, driftsbransje eller til og med region, er bedrifter avhengige av salgsordrer og fakturaer for å sikre at hvert salg blir utført på riktig måte, betaling er mottatt og et papirspor er på plass. Salgsordrer og fakturaer er imidlertid ikke det samme; faktisk brukes de til helt andre formål. Begge er like viktige, men å forstå forskjellen mellom en salgsordre og en faktura vil bidra til å sikre at virksomheten din drar nytte av begge deler. 

På et høyt nivå kommer en salgsordre først. Det er dokumentet som opprettes når en kunde uttrykker et ønske om å kjøpe noe og samarbeider med salgsteamet ditt for å bli enige om en leveringstidslinje for varene eller tjenestene som er inkludert i salgsordren. Når bestillingen er sendt, vil kundefordringsteamet sende kunden en faktura for å samle inn pengene som er skyldig for bestillingen.

Uansett hvordan salgsprosessen din ser ut, er sjansen stor for at den starter med en salgsordre og avsluttes med en faktura betaling.

Hva er en salgsordre?

Hvis du er en leverandør eller selger, vil teamet ditt opprette en salgsordre når kunden har uttrykt interesse for å foreta et kjøp. Vanligvis uttrykker en kunde interesse gjennom en innkjøpsordre. Salgsordren bekrefter mottak av bestillingen, fullfører detaljene og fungerer som et kildedokument for interne salgsteam og salgssporingssystemer når du fullfører hvert salg.

En salgsordre krever detaljert informasjon, så hvis du ikke allerede har all kundeinformasjonen som kreves, kan teamet ditt trenge innspill fra bestillerkunden for å fylle ut salgsordren. Informasjonen som er inkludert i en salgsordre er: 

• Navnet på bedriften din
• Kontaktinformasjon til din bedrift
• Kundens informasjon (navn, faktureringsinformasjon, adresse)
• Beskrivelse av produktet eller tjenesten som selges
• Mengde varer eller tjenester inkludert i salget
• Pris på varer eller tjenester
• Leverings-, frakt- og avgiftskostnader
• Total kostnad for bestillingen

Det finnes flere typer salgsordrer som bedriften din kan bruke. Avhengig av situasjonen eller salgslandskapet, bruker mange bedrifter alle 4 av følgende regelmessig:

Kontant salgsordre

Når en kunde legger inn en ordre, henter produktet og betaler kontant, brukes en kontantsalgsordre. Fordi kunden betaler kontant, er det ingen kundefordringer oppføring knyttet til transaksjonen. Kundens kjøp påvirker direkte kontantkontoene dine og levering skjer umiddelbart.

Rush salgsordre

Hvis en kunde ber om en unormalt rask leveringstidslinje, vil en hasteordre bli brukt internt. Salgsteamet ditt kan flagge disse typer salgsordrer som høy prioritet for å sikre at de fullføres i tide. Kunden kan hente varene eller betale ekstra for å få dem levert raskt, avhengig av omstendighetene. Etter at produktet er levert, vil AR-teamet ditt sende en faktura til kunden for å kreve inn betalingen.

Planleggingsavtale

I en situasjon der en kunde ber om et spesifikt antall produkter levert på ulike datoer, kan en planleggingsavtale være et flott verktøy for å holde hver separat levering rett. Hvis en kunde vil ha 10 widgets i løpet av en uke, 5 på to uker og 7 på tre uker, kan alle disse transaksjonene gå på én planleggingsavtale som deretter oppdateres etter levering. 

Tredjeparts salgsordre

I noen tilfeller, spesielt for små bedrifter, brukes en tredjeparts salgsordre når bedriften din ikke leverer varene eller tjenestene direkte til kundene. I stedet sender du dem til en tredjepart leverandør som deretter fullfører den siste delen av leveringen til kunden.

Hva er en faktura?

Når leverandører eller selgere fullfører en salgsordre og leverer det avtalte produktet, vil de generere en faktura og sende den til kunden for å kreve inn betalingen for leverte varer eller tjenester. Et av de siste trinnene i salgsprosessen, å sende en faktura starter kundebetaling og kontantinnkreving, to viktige komponenter for å holde virksomheten din sunn. I dag sendes faktura vanligvis elektronisk og ringes opp e-fakturaer.

Fakturaen vil ha det meste av den samme informasjonen som salgsordren har, men den vil også inneholde følgende: 

· Betalingsbetingelser
·  Rabatter ved tidlig betaling
· Postnummer
· Fakturanummer
·  Gebyrer for forsinket betaling
·  Betalingsinformasjon for ACH, ledninger eller EDI-betalinger

På samme måte som det er flere salgsordrer som brukes i ulike situasjoner, brukes ofte ulike fakturatyper i forretningstransaksjoner.

Proforma faktura

Vanligvis betraktes fakturaer som kontraktsmessige betalingsforespørsler, men en proforma faktura har ikke samme bruk. Den brukes når en kommersiell faktura ikke er tilgjengelig og kan betraktes som en "forhåndsfaktura". Den inneholder fortsatt en kostnadsfordeling, men det er mer et estimat som kunden kan bruke som referanse.

Når du eksporterer varer til USA, krever det amerikanske tollvesenet at en proformafaktura legges ved bestillingen slik at det er tydelig hva som sendes på tvers av landegrensene. 

Midlertidig faktura

Hvis det er et stort prosjekt eller en flerdelt ordre som må deles opp i flere betalinger eller stadier, kommer en mellomregning godt med. I stedet for å vente til slutten av prosjektet med å sende én stor faktura, kan mellomregninger brukes til å samle inn trinnvise betalinger underveis. På selgersiden hjelper mellomregninger med å lindre kontantstrømutfordringer, og på kjøpersiden deler de opp betalinger i mer overkommelige beløp. Dette er det motsatte av netting flere fakturaer i én betaling.

Endelig faktura

Den vanligste typen faktura som brukes er sluttfakturaen. Dette pleier å være en av de enkleste fakturatypene for utligning av fakturaer, noe som gjør det til standarden for de fleste bedrifter. De sendes til kundene når varer eller tjenester er levert.

Salgsordre vs. faktura: Forskjellene

For å sikre at forskjellen mellom "salgsordre" og "faktura" er tydelig, har vi satt sammen en liste over noen av de viktigste forskjellene mellom de to. Bedrifter er avhengige av begge disse dokumentene for å utføre vanlige salgstransaksjoner, men formålet de tjener varierer.

Salgsordre kontra faktura er lett å skille når du vurderer faktorene nedenfor:

Tidspunktet for skapelsen

En salgsordre starter salgsprosessen; det er det som lar oppfyllelsesteamet ditt begynne å forberede varer eller tjenester for levering. Så, helt på slutten av salgsprosessen, når leveringen er fullført, sendes en faktura til kunden.

Formålet med dokumentet

Når du ser på en faktura kontra salgsordre, er det viktig å vurdere formålet med hvert dokument. En salgsordre er mer internrettet, og forteller teamene dine at en ordre er igangsatt og handling er nødvendig. En faktura er derimot utadvendt. Den sendes til kunden som et formelt betalingskrav. Hvis en fakturaforfallsdato ikke overholdes, kan forsinket gebyr eller andre bøter bli pålagt kunden.

Informasjon oppført

Mens forskjellen mellom en salgsordre og en faktura handler mer om når og hvordan hvert dokument brukes, er det en liten variasjon angående informasjonen som hver inneholder. De vil begge inneholde informasjon som kundens navn og kontaktinformasjon, mengden og prisen på produktene som kjøpes, og leverandørens informasjon, men en faktura vil inneholde ytterligere detaljer. Disse opplysningene kan være forsinkelsesgebyrer, betalingsfrister og mer. Se listene våre ovenfor for en nøyaktig oversikt over hva som er på hver. 

Regnskapsmessige implikasjoner

En salgsordre vil vanligvis ikke bli sett eller berørt av regnskapsteamet ditt. Med mindre de ønsker å matche en salgsordre med en spesifikk faktura, vil de ikke stole på salgsordrer. Fakturaer er derimot kritiske deler av regnskapsdokumentasjonen. De er nødvendige for å gi nøyaktige revisjonsspor og sikre at oppføringene er korrekte.

konklusjonen

Det kan være lett å se på en artikkel som dekker forskjellen mellom salgsordre og faktura og tenke at virkningen er ubetydelig. Men tvert imot, å forstå det grunnleggende formålet med store forretningsdokumenter vil hjelpe virksomheten din til å drive mer effektivt, redusere potensielle oppfyllelses- og regnskapsfeil og skape interne prosesser med de riktige kontrollene og balansene på plass for å beskytte virksomheten din mot risiko.

På slutten av dagen vil teamene dine trenge både salgsordrer og fakturaer, men måten forskjellige team vil bruke hver på vil variere. Salgsteamet ditt trenger salgsordrer for å sikre at leveranser blir fullført som lovet, men kundefordringer-eksperter vil leve og ånde fakturaer hver eneste dag. Det krever at disse teamene jobber unisont og har de nødvendige ressursene som trengs for å gjøre jobben sin for at bedriften din skal nå sitt ultimate potensial. 

Å forstå salgsordre vs. faktura virker kanskje ikke som en strategisk lederprioritet, men for mange mennesker i organisasjonen din er det ikke noe viktigere. Hvis du er klar til å ta din salgsordreadministrasjon og fakturabehandling til neste nivå, investere i riktig automatiserte programvare for fakturabehandling - som Nanonetter – kan gjøre en verden til forskjell.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/