Den komplette veiledningen for dokumentarkivering

---

Hvordan fungerer elektronisk dokumentarkivering?

Dokumentarkivering er ikke en engangsaktivitet, men når du har satt en riktig forretningsprosess, kan du automatisere den. La oss se hvordan du dokumenterer arkivering.

Trinn 1: Innledende vurdering

Forstå dine nåværende dokumentprosesser. Hvordan håndterer du essensielle og ikke-essensielle dokumenter? Har du en fast prosess? Håndteres alle dokumentene på én gang, eller er prosessen ad hoc?

Ta en titt på

• Hvordan blir dokumenter generert, registrert, kategorisert og navngitt?
• Hva er prosedyren for digitalisering av dokumenter?
• Hva er kravene for å slette eller forkaste et dokument?
• Hvem håndterer dokumentunntak?
• Hvilke dokumenter kreves for en revisjon?

Du bør også forstå hvor mange dokumenter du skal håndtere for å få en idé.

Ut fra denne innledende vurderingen jobber du med å tegne flyter for prosessene.

Trinn 2: Identifiser mål og roller

Etter at du har forstått prosessene, prøv å kartlegge årsakene til dokumentarkivering.

• Ønsker du å redusere driftskostnadene ved å håndtere dokumenter?
• Gjør du dette for å overholde retningslinjene for datasikkerhet?
• Prøver du å optimalisere journalhåndteringen din?
• Gjør ledergruppen dette for å forbedre synligheten i ressursene?

Basert på målene kan du prioritere dem og endre dokumentarkiveringsprosesser. Forstå rollene til interessenter i prosessen.

• Hvem skal overvåke dokumentarkiveringsprosessen?
• Hvilke autorisasjonsnivåer vil du bruke for å begrense tilgang til arkiverte data?
• Hvordan vil du sikre ansattes overholdelse?

Trinn 3: Implementer en oppbevaringsplan

Nå er det på tide å sette opp en oppbevaringsplan. I utgangspunktet, forstå dokumentene som må beholdes og de som ikke gjør det.

Du må vedlikeholde originale årlige økonomiske rapporter, da de kan være påkrevd underveis. Undersøk de føderale, lokale, statlige og bransjespesifikke reglene du må følge.

Oppbevar f.eks. alle IRS og skatterelaterte dokumenter i minst syv år.

Deretter river du alle dokumenter som ikke trenger å bli arkivert eller aldri vil bli lagret permanent i det hele tatt, for eksempel leverandørkataloger, søppelpost og duplikatkopier. Du kan digitalisere dem ved å skanne dem og trekke ut informasjon ved hjelp av OCR-programvare.

Ansett en NAID-leverandør (National Association of Information Destruction) for sikker transport, påfølgende avhending og destruksjon av materialer for å unngå potensielt ansvar.

Trinn 4: Digitaliser papirfiler

Digitaliser papirfiler for å redusere kostnadene, spare plass og forbedre dokumentorganiseringen.

Du kan bruke OCR-programvare sammen med en dokumentskanner for å sortere, organisere, merke og indeksere filer for forbedret søkbarhet.

Trinn 5: Velg en lagringsplass

I tilfelle du går for digital lagring, må du velge mellom: bånd, disk og skylagring. Hver har sine fordeler og ulemper som er forbundet med langsiktig sikkerhet, integritet og enkel tilgang med programvare for arkivbehandling.

Trinn 6: Automatiser med dokumentarbeidsflyter

Når alle prosessene og alle variablene er kartlagt, er det på tide å rulle ut prosessen.

En fordel med å bruke dokumenthåndteringsprogramvare som Nanonets er å kunne automatisere alle prosessene og sette opp varsler til interessenter slik at du ikke går glipp av feilfiler. Se trinn for å opprette dokumentarkiveringsflyt.

Trinn 7: Overvåk og optimaliser

Ingen prosess er perfekt i begynnelsen. Etter å ha implementert dokumentarbeidsflytene, ta tilbakemelding fra interessentene om hvordan prosessen kan forbedres.

Hvilke selskaper vil ha nytte av dokumentarkivering?  

Din bedrift må fokusere på dokumentarkivering hvis:

• Din bedrift håndterer mye papirarbeid regelmessig
• Det kan hende du trenger tilgang til gamle dokumenter i fremtiden
• Revisjon er vanlig for selskaper som ligner på deg
• Du må lagre dokumenter som en del av overholdelse og forskriftskrav

Hvis disse faktorene er relevante for bedriften din, må du kanskje arkivere dokumentene dine.

Hvorfor velge elektronisk dokumentarkivering?

Reduser kostnader og spar plass

Enten du driver et omfattende internasjonalt selskap eller en nystartet bedrift, er det viktig å spare utgifter der man kan. Digital dokumentarkivering kan muliggjøre dette ved å frigjøre areal og redusere driftsutgiftene.

De begrensede dokumentene du har på stedet å regulere, jo mindre penger og tid må du bruke på å administrere dem.

Forbedre arbeidsflyt og ytelse

Tilstrekkelig digital dokumentarkivering kan forbedre bedriftens ytelse og arbeidsflyt. I henhold til estimatene trenger ikke så mye som 80 % av produksjonsdata å være lett tilgjengelig.

Ved å arkivere disse dataene kan du lette tilgangen til resten av dataene dine og potensielt forbedre ytelsen din.

---

Start dokumentarkivering med Nanonets. Betrodd av 30,000 500+ brukere fra 30+ bedrifter for å automatisere 4.9 millioner+ dokumenter! Vurdert 2 på GXNUMX. Gi det et forsøk! Start din gratis prøveperiode or avtale en samtale med oss.

---

Dokumentarkivering brukssaker

Dokumentarkivering er nyttig for nesten alle typer virksomheter. La oss ta en titt på noen virkelige bruksområder for dokumentarkivering i forskjellige bransjer.  

Forretningsdokumenter som kontrakter, brev og prosjektdokumentasjon kan samles over årene, og forekommer i store mengder som øker lagringsutgiftene. Når arbeidere trenger å hente data fra disse referansene, kan manuelt søk gjennom store dokumentlagre ta timer ut av dagen.

• Finansielle tjenester selskaper må sikre at alle dokumentene deres er klare for revisjon. Det er her dokumentarkivering hjelper dem å vedlikeholde alle loggene til kunder, pengevekslingskvitteringer og andre juridiske dokumenter når det er nødvendig.
• Detaljhandel bedrifter kan trenge å lagre all kunde-, leverandør- og leverandørinformasjon i tilfelle eventuelle uoverensstemmelser i fremtiden.
• Advokatfirmaer og juridiske avdelinger må lagre alle saksrelaterte kontrakter, dokumenter og fakser som PDF-er. De må raskt finne dokumenter og sitater ved hjelp av intelligent søk og tagger. Det er her dokumentarkivering kommer godt med.
• Offentlige tjenester håndtere mye informasjon dag ut og dag inn. Ikke alt er relevant nå, men de må lagre all informasjon som må være lett tilgjengelig på et senere tidspunkt ved å klikke på en knapp.
• Bedrifter kan optimere sin dokumenthåndtering med effektiv dokumentarkivering. Ved å konvertere papirdokumentene sine til et søkbart bibliotek, kan ansatte redusere tidsbruken på å søke etter dokumenter, og digitalisering kan også forbedre datasynlighet.

---

Automatiser dokumentarkivering med Nanonets. Trekk ut data fra fakturaer, identitetskort eller et hvilket som helst dokument på autopilot! Start din gratis prøveversjon nå!

---

Dokumentarkivering med nanonetter

Nanonets er en intelligent dokumenthåndteringsprogramvare med innebygd OCR-programvare som kan hjelpe deg med å konvertere alle papirdokumentene dine til et digitalt søkbart format. Nanonets er enkel å bruke med en dra-og-slipp-arbeidsflytbygger uten kode som kan automatisere enhver manuell dokumentprosess.

Slik kan du bruke Nanonets til å arkivere dokumentene dine:

Kartlegg all din prosess og interessenter i prosessen din

Opprett en konto på Nanonets og velg en tilpasset OCR-modell for å lage en OCR-modell for dine behov, eller du kan også velge fra de forhåndstrente OCR-modellene.

Last opp dokumentene og tren modellen til å trekke ut dataene i det formatet du ønsker.

Når du først er fornøyd med modellen, kan du sette opp automatisk videresending av alle dokumenter til en bestemt e-post. Gå til Arbeidsflyt > Importer > Motta filer via e-post

Etter at dokumentinntaket er konfigurert, vil OCR-modellen din automatisk motta skannede dokumenter og trekke ut teksten fra dokumentene i det formatet du velger.

Du kan trekke ut dataene inn i databasen du ønsker ved å velge et eksportalternativ fra arbeidsflyten.

Du kan legge til en godkjenningsdel ved å legge til godkjenningsstadier, gjennomgangstyper, regler for å flagge filer og mer.

Du kan også legge til regler for å forbedre data, gi nytt navn til filer, kategorisere og sortere dokumenter og mer. Trenger hjelp? Teamet vårt er her for å hjelpe deg med å sette opp alt!

Gå over til Nanonets og prøv å gjøre det selv nå. Eller be teamet vårt om å gjøre det for deg!

Nanonets brukes av 30,000 XNUMX+ glade fagfolk til å automatisere dokumentprosessene sine hvert år. Her er et øyeblikksbilde av Nanonets ytelse

Her er hva kundene våre sier om oss.

Hvis du har en kompleks dokumentarkiveringsprosess, kan vårt dyktige team hjelpe deg med å forenkle og automatisere hele prosessen, slik at den er effektiv og fungerer i henhold til dine krav. Vil du dele dine krav med oss? Sett opp en samtale or send oss ​​en e-post.

---

Ønsker du å automatisere dokumentdatautvinning? Sjekk ut Nanonetter. Ingen kode. Ingen problemfri plattform. Star en gratis prøveperiode og trekke ut data fra dokumenter på autopilot.

---

Dokumentarkivering vs filsikkerhetskopiering

Dokumentarkivering er i utgangspunktet å ta en sikkerhetskopi av filer, ikke sant? Vel, det er litt annerledes.

Dokumentarkiveringsprosessen er kun for passive dokumenter, mens sikkerhetskopier er konstruert for aktive filer som brukes i daglige systemer.

Målet med et dokumentarkiv er å beholde de originale dokumentene i tilfelle de er påkrevd av flere årsaker i fremtiden, mens målet med en filsikkerhetskopi er å beholde en kopi av aktive filer i tilfelle de faktiske filene blir skadet eller tapt, for å sikre drift kontinuitet.

La oss se på flere forskjeller mellom dokumentarkivering og filsikkerhetskopiering.

	Dokumentarkiv	Dokumentsikkerhetskopiering
Mål	Langtidslagring av dokumenter som ikke brukes akkurat nå	Lagre en kopi av nyere data i tilfelle datatap eller korrupsjon
Brukes	Etter behov – f.eks. Revidere	Når gjeldende data er ødelagt eller ikke lar seg laste
Data	Lagret som en kopi. Data overskrives ikke	Data overskrives
Type data lagret	Opprinnelige data – f.eks. Økonomiske rapporter	Duplikat av gjeldende data som en kopi
Speed	Restaureringshastighet er ikke et problem	Bør være sanntid
Begrep	Langvarig lagring	Kort til mellomlang lagring

FAQ

Hvorfor digitalisere dokumenter?

Produktiv dokumenthåndtering: Indekserte, digitaliserte dokumenter kan eksporteres til et system og lagres automatisk i digitale biblioteker, hvor bruken kan dokumenteres, spores og administreres.

Enkel gjenbruk av tekst: Når et trykt emne gjenopprettes til redigerbar tekst, kan det endres og gjenbrukes i Microsoft Excel eller Word, noe som sparer tid som vanligvis brukes på å gjenskape og skrive dokumenter på nytt.

Søkbarhet: Dokumenter, inkludert nøkkelord i metadata eller tekst, kan oppdages av elektroniske søkenettverk og indikeres i løpet av sekunder.

Enkel tilgang: Digitale dokumenter kan hentes fra hovedlageret når som helst og distribueres raskt via e-post, noe som eliminerer behovet for å lage trykte kopier.

Hva er programvare for dokumentarkivering?

Dokumentarkiveringsprogramvare konverterer dokumenter til digitale poster som kan arkiveres, lett tilgjengelig og effektivt administreres, og hjelper institusjonen din

spar på lagringsutgifter, øk de ansattes produktivitet og fremskynde forretningsprosedyrene.

Tilstrekkelig for langsiktig arkivering, de konverterte listene er små med forhøyet visuell kvalitet. De kan leses på forskjellige apparater, lett tilgjengelig fra isolerte steder og sentralt arkiveres i elektroniske arkiver, digitale biblioteker eller dokumenthåndtering

nettverk. Ethvert selskap kan fremskynde interne prosedyrer og øke effektiviteten ved å gi enkel tilgang til digitalt lagrede kopier med definerte adgangsrettigheter.

---

Use Nanonets for å automatisere dokumentarkiveringsprosessen og organisere filene dine på autopilot!

---