Låser opp kraften til VDR-løsninger for sikker dataadministrasjon og -samarbeid

Publisert av Platon

Følgere: 0

Ingen er overrasket over teknologiske fremskritt i dag. De gamle måtene å behandle dokumentasjon på har blitt svake. Oftere brukes denne måten kun for det siste punktet i en sak. Alt annet gjøres elektronisk. Noen selskaper bruker en haug med forskjellige ressurser og metoder for å utføre oppgaven. Ledende selskaper ønsker å løse problemer helhetlig og bruker derfor VDR-er. Et elektronisk datarom gir deg alle verktøyene du trenger og mer. Partnerforhandling, samarbeid, ulike bransjer og mer er inkludert her. Men hvordan navigerer du i denne store variasjonen? Er alle dataromleverandører i stand til å tilby det nødvendige settet med verktøy? Å søke etter svar vil ta et par minutter. For dette formålet må brukerne gjøre seg kjent med informasjonen. En slik kilde er vdrsolutions.org.

Hvem vil ha nytte av et elektronisk datarom?

Hver VRD har en felles retning og verdier. Lokalene er designet for å bygge en tydelig struktur av selskaper og for å allokere spesifikke individer til sektorer. Disse aktivitetene kan være kommersielle eller ikke-kommersielle. Det er umiddelbart klart at de alle er forskjellige. Rommene har fellestrekk, og hver av dem har visse egenskaper.

En sammenligning av virtuelle datarom vil vise konvergenspunkter og forskjeller i tjenesteleverandører. Disse parameterne kan være:

Beskyttelsessystem og antall bommer
Praktisk organisering av arbeidsområdet
Nivå av interaksjon med dokumenter
Evne til å kontrollere miljøet
Antall vanlige brukere og besøkende
Mengde informasjon som er lagret
Kostnader for tjenester som tilbys

Som du kan se, inkluderer denne listen grunnleggende krav som du må fokusere på. Som sagt, "Room vil hjelpe deg i virksomheten, og det spiller ingen rolle om du er en nykommer eller en stor aktør." Denne listen kan være mer eller mindre omfattende; det avhenger av kravene og forventningene til selskapet.

Alle rommene er like, men alle rommene er forskjellige

Det er ikke vanskelig å se at alle leverandører tilbyr forskjellige dataromtjenester. Derfor må alle som ønsker å få det rette rommet se nærmere på hver gjenstand.

Forsvar

Beskyttelse trenger ikke å snakkes mye om. De beste datarommene bruker flere forsvarsbarrierer. Det er alltid brukerverifisering og autorisasjon; tjenesteleverandører bruker datakryptering; og det kan være virusskanning av filer.

Tilgjengelige funksjoner

Et selskap kan handle, gjøre juridisk eller regnskapsarbeid, eller bruke det virtuelle rommet kun til interne behov. Derfor er det viktig å være oppmerksom på de tilgjengelige verktøyene.

Miljøkomfort

Dette kan gjøres gjennom dataromprogramvare, en webversjon eller begge metodene. Den kan også nås via smarttelefon.

Spesifikke krav

For noen selskaper er det nødvendig å dele informasjon med utenforstående. Sørg for at nettbasert dataromprogramvare har vannmerkefasiliteter og at den fungerer.

Overvåking og analyser

For en markedsfører er det en god kilde til informasjon om potensielle kunder, selv uten analyse. For en sjef er det nyttig å vite hvor hardt ansatte jobber. Noen rom genererer det selv; andre forventer en direkte forespørsel fra brukeren.

Antall deltakere

Hvert virtuelt datarom tilbyr et annet antall seter og et annet antall prosjekter for en bedrift.

Pris for tjenester

Det er nyttig å sammenligne virtuelle datarom for å se at prisene kan dannes på en felles plan eller individuelt. Hver detalj, person eller tjeneste kan øke prisen.

Allsidige rom eller begrenset utvalg

Som sammenligningen av datarom viser, er det opp til hver enkelt bedrift å velge hvilken tjenesteleverandør de skal samarbeide med. Rom kan ha en generell eller spesifikk retning. Alle virtuelle rom kan deles inn i flere kategorier:

Multipurpose gir et felles sett med verktøy som vil være tilstrekkelig for enkelte aktiviteter i det virtuelle rommet. Dette kan være mer enn nødvendig eller ikke nok.
For finans er slike rom egnet for bank, finans, regnskap og noen handelsgrener.
For avtaler, i settet med slike rom, de fleste verktøyene for å forberede og gjennomføre avtaler. Her kan begge parter se tilbud og etterspørsel.
Alle arbeidere vil være i samme kommandokjede og alltid under kontroll. Sjefer kan enkelt kontrollere aktiviteten til arbeidere.
For fusjoner og oppkjøp skiller dette seg ut som et spesielt område fordi det bruker så mye informasjon og verktøy for å undersøke alle elektroniske papirer i detalj.
For informasjon, noen rom er mer komfortable for å jobbe med filer og dokumenter. De har de enkleste tilleggsverktøyene. Men de kan til og med tilbakekalle et dokument fra en annen enhet for å ødelegge det.

Denne klassifiseringen trekker ingen klar grense mellom sortering etter formål. I tillegg har enkelte elementer mulighet for tilpasning. Hvis en funksjon ikke er en nøkkelrolle for verktøyet, kan den bli en.

Sirkelen blir tettere når det stilles krav

Mange datarom tilbyr et godt utvalg av verktøy, men ofte er de partiske i én retning og har svakheter i halvparten av de andre. Derfor bør hver bruker prioritere for seg selv å luke ut det overflødige og velge kun det som trengs. Det siste ordet forblir alltid hos klienten.