Hva AV-integratorer tar feil med hybridarbeid

En verden av AV-integrasjon på arbeidsplassen i 2022 kan nesten deles inn i to leire. De som handler om Microsoft Teams Rooms. Og de som har litt skepsis til at det er et universalmiddel.

Sistnevnte mener at det er et større bilde som må forstås. Og blant dem er Jon Knight, administrerende direktør i Ascentae, en distributør av arbeidsplassteknologi.

Det større bildet i denne tankegangen innebærer å forstå bekymringene til de viktigste beslutningstakerne for hybride arbeidsplasser. Det innebærer partnerskapsmuligheter som vil hjelpe integratorer med å levere en komplett ende-til-ende-tjeneste i stedet for å ta en tilnærming. Det involverer også dataverdien for å få hybride arbeidsplasser til å generere avkastning.

Spørsmål om dette større bildet – og om AV-integratorer virkelig har ferdighetene og forståelsen som trengs for hybridarbeid – dukker raskt opp når AV Magazine besøker et Ascentae-showroom.

Åpnet i samarbeid med Your Workspace, denne plassen viser hvordan en smart arbeidsplass kan muliggjøre fleksibelt arbeid og datadrevet beslutningstaking.

Det gir muligheter til å vurdere problemstillinger som involverer arbeidsplassdesign, smarte skap, møbler og de store temaene om fremtidens arbeid – sammen med innsikt i intelligente møterom og visuelle samarbeidsløsninger. Det gjør det også mulig å inngå partnerskap på disse bredere områdene.

Det er etterpå, i en diskusjon etter besøket, at Knight sier: «Jeg får en økende følelse av at mange integratorer og sluttbrukere ser på Microsoft Teams som svaret på de mange utfordringene som hybrid arbeid representerer. Men jeg vil oppfordre integratorer til å vurdere bildet på mellomlang sikt. Selv om Teams er en veldig viktig del av puslespillet, kommer verken Teams eller Microsoft til å være svaret på enhver utfordring skapt av hybridarbeid.»

For fem år siden, i stedet for en applikasjon kalt Teams, hadde vi en som het Skype for Business. For ti år siden var det Microsoft Lync. På den tiden fremmet AV-integratorer som solgte videokonferanser fordelene med (H323) standardbasert video.

"Hvor vil vi være om fem eller ti år?" spør Knight.

Men hvis AV-integratorer skal gjøre noe mer enn bare å levere informasjonskapsler Microsoft Teams Rooms-løsninger, hvem er de sentrale beslutningstakere i hybridarbeidsprosjekter som de trenger å forstå?

«Vi tror de tre nøkkelavdelingene er fasiliteter, HR og IT; men til syvende og sist vil de store avgjørelsene trolig bli tatt på styrenivå, sier Knight.

De tradisjonelle IT- og AV-beslutningstakerne vil være en del av hybride arbeidssamtaler i organisasjoner, men er kanskje ikke alltid de driver dem. Prosjekter har ofte blitt multi-avdelinger, og det er mer knyttet til avkastningen og risikoen enn teknologi alene.

Anlegg er involvert fordi de må ta valg om hvor mye eiendom de trenger nå, de neste par årene og på lang sikt. Hybridarbeid påvirker beslutninger om eiendomsstrategi – om de skal eie eller leie, og hvor lenge.

"Vi hører for øyeblikket fra sluttbrukere som omfavner fleksibelt arbeid og ser at arbeidsplassen deres har et gjennomsnitt på 10-20%," sier Knight. "Ofte vet de dette bare på grunn av dørinngangsdata eller administrerende direktør som spør hvor alle er. Utformingen av en arbeidsplass og mengden eiendom representerer en enorm ROI for de som får dette riktig.»

Bekymringer om trivsel, psykisk helse og å beholde de rette ansatte har også kommet til syne etter hvert som pandemien utviklet seg, og disse temaene er en del av HR-agendaen. Videotretthet har blitt en bekymring selv om UC-plattformer som Teams, Zoom og Google har holdt virksomheter flytende.

"Å samkjøre en teknologistrategi med en HR-strategi er noe vi mener er grunnleggende kritisk," legger Knight til.

Alle disse emnene kommer sammen for å være en del av agendaen på C-nivå, som involverer administrerende direktører, finansdirektører, CTOer, CIOer og COOer.

"Men ofte hører vi om "gips"-tilnærminger eller den store britiske kulturen "Hold deg rolig, ta en kopp te og vent". Det er et edderkoppnett av sammenkoblede beslutninger som må vurderes, og det er utfordrende å lage en ett- til femårsplan med selvtillit på dette stadiet, sier Knight.

Å takle agendaen på en måte som møter bekymringene til disse mange interessentene er en stor mulighet.

Men det er her problemet ligger. Har AV-integratorer virkelig ferdighetene og forståelsen som trengs for samtaler med flere interessenter?

"Generelt sett vil jeg si nei, noe som ikke er helt overraskende siden denne arbeidsmåten har blitt fremskyndet av Covid-pandemien," sier Knight.

Han ser på Ascentaes rolle som å lette jobben med å identifisere de riktige teknologiene og partnerskapene for kanal- og sluttbrukere, og bygge på en forståelse av hvordan disse trendene utviklet seg før Covid.

Da Ascentae ble lansert som distributør, i 2017, omfavnet selskapet filosofien om smidig arbeid.

"Jo mer vi lærer om utfallene av pandemien, jo mer tror vi at smidig arbeid gir en ramme for suksess," sier Knight.

Smidig arbeid har kjerneprinsipper, som å gi folk valg med hensyn til hvordan og hvor de jobber, og skape rom for å støtte ulike arbeidsstiler eller de forskjellige oppgavene folk trenger å utføre.

«Å fokusere på oppgaven er en interessant mulighet for teknologidiskusjoner. Det begynner å åpne diskusjonen om hvordan organisasjoner kan omfavne hybridarbeid på langsiktig basis, sier Knight.

Å forstå dette gir en mulighet til å levere en mye bredere portefølje av teknologi enn bare videokonferanseaktiverte rom.

"Organisasjoner som Deloitte, GSK, RBS, PwC og mange flere hadde alle omfavnet prinsippene om smidig arbeid mange år før pandemien rammet," sier Knight.

Smidig arbeid knyttet til datadrevet beslutningstaking er hjørnesteinen i hvordan bedrifter kan takle mulighetene og utfordringene ved hybridarbeid etter hans syn. Belønningene er fleksibilitet for ansatte, "fem-stjerners arbeidsplassopplevelser" og reduksjoner i eiendomsporteføljer.

Så hva kan gå galt hvis det er alle disse mulighetene til å samarbeide for en komplett ende-til-ende-tjeneste fra pre-design-rådgivning til etterinstallasjonstjeneste, og hvis disse mulighetene involverer en forståelse av eiendom, kontordesign, møbler og HR /kultur så vel som samarbeid?

"Generelt ser vi fortsatt at flertallet tar en tullete tilnærming for øyeblikket, og denne frakoblede tilnærmingen fører ofte til frustrasjoner med det endelige prosjektet," sier Knight.

"Eksempler som strømuttak på feil sted og vegger som ikke er egnet til å støtte en skjerm er alle praktiske eksempler, men nå er utfordringen enda større," sier han.

En hybrid arbeidsstrategi må starte med å tilby fleksibilitet om hvor og hvordan brukere kan jobbe, underbygget av data av god kvalitet for beslutningstakere.

""Basislinjen for dette er beleggsdata. Når ansatte har et bestillingsverktøy som lar dem velge hvor de jobber, og hvem med, kan organisasjonen samle inn data for å identifisere beleggstrender, sier Knight.

«Vi stopper ikke der. Vi fortsetter å samarbeide med våre teknologipartnere for å integrere flere datakilder fra møteroms- og samarbeidsteknologi for å gi et rikere datautgang, slik at organisasjoner kan forstå hvordan rom brukes og hvordan de presterer.»

Er det integratoren/administrerte tjenesteleverandøren eller sluttbrukeren som må eie disse dataene?

"Vi mener data må eies av sluttbrukerne fordi jo rikere dataene er, jo mer konfidensielle kan de bli, og langsiktige data vil bare bli rikere," sier Knight.

Men det er to viktige muligheter for integratoren eller den administrerte tjenesteleverandøren.

For det første å integrere flere datakilder for å skape "én kilde til sannhet". For det andre å gi proaktiv analyse og anbefalinger for fremtidig teknologistrategi og investeringer, basert på analyse av dataene.

"For øyeblikket ser det ut til at mesteparten av fokuset er på rommet "klar" og er det noen problemer som vil hindre en bruker fra å bruke plassen i dag i stedet for å fange data over tid for å fremheve bruk, oppførsel og ytelse, sier Knight .

Hvis AV-integratorer ikke behersker en smidig, datadrevet tilnærming, og hybrid arbeidsplassteknologi kommer til å bli spesifisert, installert og vedlikeholdt av fagfolk uten AV-ekspertise, vil ikke resultatene bli pene.

"Dette er for tiden min største bekymring for AV-industrien. Hvis vi ikke er en del av løsningen, kan opplevelsene for brukerne bli dårlige, sier Knight.

"Kompetansen til AV-integratorer - til å levere blandede teknologiløsninger - må være et sentralt fokus for vår bransje og fremheves som noe som bare kan oppnås ved å jobbe med en spesialist."

I tillegg må det være løpende support, service og vedlikehold i prosjekter. Det meste av maskinvaren mottar nå regelmessige programvareoppdateringer, med smidig programvareutvikling som i økende grad blir standard praksis.

"Disse programvareoppdateringene må rulles ut, testes og støttes for å sikre at produkter som er integrert i dag forblir integrerte på lang sikt," sier Knight.

"Å bare si at vi skal sette inn et alt-i-ett videokonferansesystem i møterommene våre og stoppe der vil gi en opplevelse som ikke er bedre enn å jobbe hjemmefra."

Jon Knight er administrerende direktør i Ascentae, en distributør av smart arbeidsplassteknologi inkludert løsninger fra GoBright, Nureva, MAXHUB, Valarea, Huddly, Evoko og Ditto.