Hvis du driver en barnehage, vil du sannsynligvis ende opp med å gå gjennom mange babyservietter. Av avgjørende betydning for å ta vare på babyer og småbarn, må babyservietter etterfylles regelmessig, for å sikre at barnehagen din alltid har noen for hånden. Hvis babyservietter går tom, vil babyene få substandard omsorg, og ansatte vil føle at de mangler støtten som trengs for å gjøre jobben sin etter beste evne.
Med litt administrativ framsyning er det enkelt å unngå en dynamikk som den ovenfor, spesielt når generelle innkjøpsordrer er involvert. En generell PO er den enkleste måten å skaffe tilbakevendende forretningsrekvisita på en fastsatt tidsplan. Uansett hvilken type virksomhet du driver, vil optimalisering av leverandørbetalingsdynamikken og partnerskap generelt ha en innvirkning på organisasjonens suksess.
Restauranter kan stole på teppeinnkjøpsordrer for å holde servietter og sukkerpakker på lager, mens kontorsentrerte selskaper ofte bruker teppeinnkjøpsordrer for å fylle forsyningsskapet. Når som helst varer eller tjenester er nødvendig med jevne mellomrom, bør du vurdere å samarbeide med leverandørene dine for å lage en generell PO. Vi viser deg hvordan du bruker dem, illustrerer de beste bruksområdene for generelle kjøpsordrer, og til og med fremhever noen av fordelene og ulempene ved å nærme seg anskaffelsesprosess denne måten.
Hva er en generell kjøpsordre?
Hvis en kjøper blir forsynt med varer eller tjenester på regelmessig basis, kan en generell innkjøpsordre brukes til å dekke alle separate transaksjoner under én PO. Selv om den fungerer som en rekvisisjonsordre først, når en leverandør godtar en generell PO, blir det en langsiktig kontrakt mellom en kjøper og en selger. En generell PO fikser kjøpsprisen og leveringsdetaljene for en bestemt tidsperiode.
For en barnehageleverandør som kjøper våtservietter, kan en teppeinnkjøpsordre hos våtservietterleverandøren opplyse at hver uke vil en ny boks med våtservietter leveres til en pris av $250. En generell innkjøpsordre viser varene som kjøpes, antallet levert ved hvert intervall, tilhørende priser, leveringstidslinjer og mer. Nå som "Hva er en generell PO?" har et klart svar, kan vi ta en titt på alt som er inkludert på disse typene POer:
- Avtalens lengde
- Produktmengde og pris
- Leverandørens kontaktinformasjon
- Kundefaktureringsinformasjon
- Leveringsdetaljer (tidslinje, plassering osv.)
- Avbestillingsregler
Enten du er på kjøper- eller selgersiden av en generell innkjøpsordre, er det best å begrense gyldigheten til et år eller mindre. Hvis forretningsforholdet fortsetter det neste året, kan en ny generell PO opprettes. Denne enkle betraktningen hjelper til med å isolere begge parter fra risiko forbundet med prissvingninger eller endrede forretningsbehov.
Til slutt, husk at en teppe PO er en typen av innkjøpsordre. EN innkjøpsordre refererer til en kjøpsavtale mellom kjøper og selger. PO-er kan være for engangskjøp, og det er de ofte, men det som gjør at en teppe PO skiller seg ut er dens evne til å brukes flere ganger i løpet av en gitt periode.
Når skal man bruke et teppekjøp?
Generelle kjøpsordrer er et flott verktøy for å forenkle leverandørforhold, men de er ikke ment for enhver situasjon. Generelt brukes innkjøpsordrer når en kunde eller kjøpende enhet ønsker å kjøpe varer eller tjenester fra en leverandør eller leverandør. Hvis det er behov for en ensartet mengde av de aktuelle varene eller tjenestene med jevne mellomrom – for eksempel ukentlig eller månedlig – kan og bør felles PO-er brukes.
Så lenge enhetskostnaden ikke forventes å svinge for mye innenfor gyldighetsperioden til en generell PO, tjener denne tilnærmingen leverandører og kjøpere godt. Generelle kjøpsordrer gir leverandører muligheten til å forutse en del av kommende bestillinger, sikre at lagernivået er høyt nok til å dekke gjentakende bestillinger, og ta hensyn til innkommende kundebetalinger på en jevnlig basis.
På kjøpersiden er generelle PO-er lettere å spore siden de har ett enkelt PO-nummer knyttet til alle bestillinger av varene eller tjenestene som er oppført på PO. Denne prosessforenklingen virker kanskje ikke som om den vil ha en massiv innvirkning på bedriftens produktivitet, men i det hektiske forretningsmiljøet som eksisterer i dag, teller hvert sekund.
La oss si at en kontoransatt trenger et nytt sett med penner og en ny notatbok. I dette tilfellet, siden de bare legger inn en engangsbestilling, en rekvisisjonsordre er mer passende enn en generell PO. Men i en annen situasjon kan den samme kontoransatt være ansvarlig for å holde kontorsnacks på lager i pauserommet. Siden folk foretrekker at de samme snacksene er tilgjengelige til enhver tid, bør denne ansatte koordinere en innkjøpsordre med snacksleverandøren for de spesifikke varene.
Fordeler med teppeinnkjøpsordrer
I anskaffelsesprosessen har en generell PO en unik rolle; det skaper en varig forretningsavtale der kjøperen er garantert en jevn strøm av forsyninger i en viss periode og leverandøren er garantert en viss inntekt fra bestillingen. Selv om generelle PO-er ikke er ment for hvert B2B-kjøpsscenario, gir de mange fordeler når de brukes:
Produktivitet
Hver innkjøpsordre tar tid å opprette, fylle ut og sende frem og tilbake før en ordre er i bevegelse. Denne tiden brukt – på begge sider av kjøpet – summerer seg raskt. I stedet for å kreve at salgsteamet og innkjøpsteamet i to forskjellige organisasjoner bruker tid på å lage en ny PO for hver bestilling, trenger generelle PO-er bare å opprettes én gang, så står de så lenge de er gyldige.
Kostnadsbesparelser
Optimalisering av leverandøradministrasjon sparer tid, og i virksomheten er tid penger. Mindre tid brukt onboarding-leverandører, matcher innkjøpsordrer til fakturaer, og oppfølging av utestående bestillinger kan skape en mulighet for dine ansatte til å investere tid på andre områder. Enda videre brukes ofte generelle PO-er for bulkbestillinger som kan føre til rabatter eller bedre kjøpsvilkår.
Faste prisstrukturer
Siden en generell PO bruker en fast pris for mengden varer eller tjenester som kjøpes, er det lettere for regnskapsteam å spore de økonomiske implikasjonene av hver transaksjon. Kundefordringeksperter vet å se etter en betaling på samme dollarbeløp hver måned, og AP-team som hjelper til med kjøpet, kan bedre forutse kontantutbetalinger innenfor en bestemt regnskapssyklus.
Optimalisert innkjøp
Med generelle PO-er forenkles lagerstyringen, og anskaffelsesprosessen blir mer enhetlig og lettere å forutse. Å forbedre innkjøpsprosessen, selv på små måter, kan ha en veldig stor innvirkning på virksomheten din.
Forenklet betalingsprosess
Hvis det bare er én innkjøpsordre å bekrefte, kan leverandørgjeldsteam være raskere når de gjennomgår, godkjenner og betale fakturaer knyttet til den generelle innkjøpsordren.
Ulemper med blanke kjøpsordrer
I virksomheten er den eneste konstanten endring, og noen ganger, med et stillestående dokument som en teppe PO, kan endringer være vanskelige å imøtekomme. Hvis du skal bruke generelle PO-er, trenger du innsyn i utfordringene som kan komme i forgrunnen.
Markedsendringer
Den faste prisen, som kan fungere for deg i noen situasjoner, er litt av et gamble når du har å gjøre med generelle PO-er. La oss si at barnehagen sørger for våtservietter for $250 i uken, men et stort markedsskifte skjer 4 måneder inn i den 1-årige teppet, noe som øker kostnadene for våtservietter til $350. Leverandøren vil da tape på $100 med hver transaksjon som gjenstår. På baksiden, hvis prisene går ned, står kjøperen fast ved å kjøpe produktet til en høy pris resten av året.
Krav nøyaktighet
Noen ganger vil behovene til virksomheten din også endre seg. Hvis du har aktive generelle PO-er på plass, kan det være vanskelig å møte behovene til virksomheten din. Hvis du faktisk trenger færre babyservietter til barnehagen, kjøper du for mye og kaster bort penger.
Tilsynsspor
Under kilde til betaling eller innkjøp-til-betal-prosesser, anskaffelsesteam jobber flittig for å sikre at innkommende varer faller innenfor de forhåndsgodkjente parameterne til en generell PO. Hvis noe er registrert feil på PO, eller tall blir blandet sammen i systemet ditt, er det mulighet for en generell PO som forårsaker revisjonsutfordringer.
Hvordan teknologi kommer inn i bildet
Vi vet alle at innkjøpsstyring er umulig uten innspill og hardt arbeid fra salgsteam, innkjøpseksperter, leverandørgjeldseksperter og AR-avdelinger. Denne typen ansatte vil alltid spille en avgjørende rolle i forholdet mellom leverandør og kjøper, men i dagens landskap kan teknologi gjøre mye for å gjøre livet deres enklere.
En AP-automatiseringsprogramvare som Nanonetter, sammenkoblet med programvare for fakturabehandling og en solid produksjon ERP kan forenkle og automatisere beholdningssporing, godkjenningsarbeidsflyter, ordreovervåking, treveis matching. Disse verktøyene kan til og med aktivere elektroniske betalinger som ACH eller EDI-betalinger.
Blanke PO-er kommer ingen vei, men med den riktige programvareløsningen blir fordelene knyttet til dem forsterket og ulempene dempet. Ettersom vi fortsetter å avgrense innkjøpsprosessen med teknologi, er det et must å inkludere generelle PO-er.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/blanket-purchase-order/
- : har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OPP
- a
- evner
- evne
- ovenfor
- imøtekomme
- Logg inn
- Regnskap og administrasjon
- kontoer
- oh
- aktiv
- handlinger
- faktisk
- Legger
- administrativ
- Avtale
- er enig
- Alle
- Selv
- alltid
- beløp
- Amplified
- an
- og
- En annen
- besvare
- forutse
- hva som helst
- hvor som helst
- ap automatisering
- tilnærming
- nærmer seg
- hensiktsmessig
- AR
- ER
- områder
- AS
- assosiert
- At
- revisjon
- automatisere
- Automatisering
- tilgjengelig
- unngå
- B2B
- Baby
- tilbake
- basis
- BE
- blir
- før du
- være
- Fordeler
- BEST
- Bedre
- mellom
- Stor
- fakturering
- Bit
- både
- begge partiene
- Begge sider
- kjøpt
- Eske
- bringe
- virksomhet
- men
- KJØPER..
- Strijela
- Kjøpe
- CAN
- hvilken
- saken
- saker
- Kontanter
- forårsaker
- sentrum
- viss
- utfordringer
- sjanse
- endring
- Endringer
- endring
- kostnad
- fjerne
- Kom
- kommer
- Selskaper
- Ulemper
- Vurder
- hensyn
- konstant
- kontakt
- fortsette
- fortsetter
- kontrakt
- koordinere
- Kostnad
- kunne
- dekke
- skape
- opprettet
- skaper
- Opprette
- kritisk
- avgjørende
- kunde
- håndtering
- levert
- levering
- avdelinger
- detalj
- detaljer
- forskjellig
- vanskelig
- flittig
- rabatter
- do
- dokument
- Dollar
- ned
- kjøring
- dynamisk
- dynamikk
- hver enkelt
- enklere
- lett
- elektronisk
- Ansatt
- ansatte
- muliggjøre
- slutt
- styrke
- nok
- sikre
- sikrer
- enhet
- Miljø
- spesielt
- etc
- Selv
- Hver
- alt
- overskytende
- finnes
- forventet
- eksperter
- Fall
- Fartsfylt
- føler
- færre
- fyll
- finansiell
- Først
- fikset
- reparasjoner
- Flip
- svinge
- svingninger
- etter
- Til
- teten
- framsyn
- videre
- fersk
- fra
- videre
- Gamble
- general
- få
- Gi
- gitt
- Go
- skal
- varer
- flott
- garantert
- hånd
- skjer
- Hard
- hardt arbeid
- Ha
- hjelpe
- hjelper
- Høy
- Uthev
- Hvordan
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- if
- illustrere
- Påvirkning
- implikasjoner
- umulig
- in
- I andre
- inkludert
- Inntekt
- Innkommende
- innlemme
- feil
- inngang
- i stedet
- inn
- inventar
- Inventory Management
- Investere
- involvert
- IT
- varer
- DET ER
- Jobb
- bare
- Hold
- holde
- Vet
- maling
- landskap
- varig
- føre
- mindre
- nivåer
- i likhet med
- BEGRENSE
- oppført
- Bor
- plassering
- Lang
- langsiktig
- Se
- ser
- å miste
- Lot
- større
- gjøre
- GJØR AT
- ledelse
- mange
- marked
- massive
- matchende
- Saken
- Kan..
- ment
- Møt
- medlemmer
- kunne
- tankene
- blandet
- penger
- overvåking
- Måned
- månedlig
- måneder
- mer
- bevegelse
- mye
- flere
- må
- Trenger
- nødvendig
- behov
- Ny
- neste
- Nei.
- bærbare
- nå
- Antall
- tall
- få
- of
- Office
- ofte
- on
- gang
- ONE
- bare
- Opportunity
- optimalisere
- or
- rekkefølge
- ordrer
- organisasjoner
- Annen
- ut
- enestående
- pakker
- sammen
- parametere
- parter
- partnerskap
- betaling
- betalinger
- Ansatte
- perioden
- Sted
- plassering
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Spille
- PO
- politikk
- del
- PoS
- mulighet
- trekker
- pris
- Prissvingninger
- Prisene
- prising
- sannsynligvis
- prosess
- Prosesser
- prosessering
- innkjøp
- Produkt
- produktivitet
- fagfolk
- PROS
- leverandør
- Kjøp
- Kjøpsavtale
- innkjøpsordre
- kjøpt
- kjøp
- innkjøp
- kvantitet
- spørsmål
- raskere
- raskt
- fordring
- motta
- registrert
- gjentakende
- refererer
- avgrense
- regelmessig
- regelmessig
- forholdet
- Relasjoner
- avhengige
- gjenværende
- REST
- gjennomgå
- ikke sant
- risikoer
- Rolle
- Kjør
- salg
- samme
- sier
- scenario
- planlegge
- planlagt
- Sekund
- sikrer
- synes
- send
- separat
- serverer
- Tjenester
- sett
- skift
- bør
- Vis
- side
- Tilbehør
- lignende
- Enkelt
- forenklet
- forenkle
- forenkle
- siden
- enkelt
- situasjon
- situasjoner
- liten
- snacks
- Software
- Programvare løsning
- løsning
- noen
- noen ganger
- spesifikk
- bruke
- brukt
- Staff
- stå
- jevn
- stream
- suksess
- slik
- sukker
- medfølgende
- leverandør
- leverandører
- rekvisita
- levere
- støtte
- system
- bord
- Ta
- tar
- lag
- lag
- Teknologi
- vilkår
- enn
- Det
- De
- deres
- Dem
- deretter
- Der.
- Disse
- de
- denne
- De
- Gjennom
- tid
- tidslinje
- tidslinjer
- ganger
- til
- i dag
- dagens
- også
- verktøy
- verktøy
- spor
- Sporing
- Transaksjonen
- Transaksjoner
- to
- typen
- typer
- etter
- unik
- enhet
- Unsplash
- kommende
- bruke
- brukt
- bruker
- gyldig
- leverandør
- leverandører
- verifisere
- veldig
- synlighet
- Vei..
- måter
- we
- uke
- ukentlig
- VI VIL
- Hva
- Hva er
- når
- hvilken
- mens
- HVEM
- vil
- tørke
- med
- innenfor
- uten
- Arbeid
- arbeid
- ville
- år
- Du
- Young
- Din
- zephyrnet