Hva er leverandørreskontro outsourcing?

Voksende virksomheter må opprettholde relasjoner med mange leverandører og leverandører. Leverandører med ulike faktureringsstandarder/prosedyrer har en tendens til å gjøre leverandørgjeld prosesser ganske tungvint. Outsourcing av leverandørgjeld kan bidra til å jevne AP-prosessen samtidig som det sikres at betalinger til leverandørene blir klarert effektivt.

Om leverandørgjeld

Kontoer betales refererer til kortsiktig gjeld pådratt et selskap ved kjøp av varer eller tjenester fra leverandører/leverandører på kreditt. De leverandørgjeldsprosess er avgjørende for et selskap, da det holder styr på innkommende regninger eller fakturaer som må tømmes regelmessig.

Organisasjoner som ønsker å redusere belastningen på sine AP-prosesser og opprettholde en jevn forretningsflyt, kan bruke tjenestene til en Kontoer betales outsource selskapet.

Hva er leverandørgjeld outsourcing

Leverandørreskontro outsourcing er prosessen med å ansette en spesialisert tjenesteleverandør som kan overta flere AP-funksjoner som bedrifter synes er vanskelige å håndtere internt.

Leverandører som outsourcer leverandører er utstyrt med de nødvendige ferdighetene, verktøyene og teknologien for å integreres med en organisasjons eksisterende AP-prosesser.

Organisasjoner som arbeider med sensitive økonomiske data kan være nølende med å bruke en tredjepartsleverandør for sine AP-prosesser. Derfor vil de kanskje vurdere AP Automation i stedet.

---

Ønsker å bygge din egendefinerte Automatisert arbeidsflyt for fakturabehandling? Gå over til Nanonetter og kom i gang gratis! Automatiser fakturabetalinger med AI.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

AP Outsourcing innebærer å overlevere leverandørgjeld-prosesser til en tredjeparts bedriftsleverandør. Dette betyr at du bruker leverandørgjeldstjenestene til en ekstern enhet for å utføre forretningstransaksjonene dine. AP-automatisering, til sammenligning, er adopsjon/integrasjon av en AP programvare å trekke ut, validere og godkjenne leverandørreskontroprosesser.

Outsourcing av leverandørgjeldprosesser kan bidra til å strømlinjeforme betalinger og spare på arbeid, tid og feil. Ved å ta i bruk en AP-automatiseringsprogramvare kan du få bedre kontroll over innhenting av fakturadata, sikkerhet og hjelp til bedre dataanalyse for å øke virksomhetens effektivitet. Men det innebærer å pådra seg andre kostnader som å investere i programvaren og sette av tid til opplæring av de ansatte til å bruke programvaren.

Valget mellom leverandørreskontro outsourcing eller automatisering avhenger helt av størrelsen og arten til en virksomhet. Mens AP-automatisering vil gjøre de interne AP-prosessene enklere, vil outsourcing være ideelt for en bedrift som ønsker å redusere AP-arbeidsmengden.

La oss foreløpig fokusere på fordelene og ulempene ved outsourcing av leverandørgjeld.

Fordeler ved outsourcing av leverandørgjeld

Leverandørreskontro outsourcing kan være svært fordelaktig for en bedrift. Dyktige outsourcing-leverandører kan gjøre en bedrifts AP-prosesser mer effektive; og dermed forbedre kontantstrømmen. Leverandører og leverandører kan dermed dra nytte av rettidig betaling.

Her er noen måter bedrifter kan dra nytte av å outsource AP-prosessene sine på:

1. Kostnadsreduksjon

Det kan være kostnadseffektivt for en bedrift å outsource leverandørgjeldprosessene dine. Interne AP-prosesser krever å ansette folk, investere i opplæringsmateriell og utstyr/programvare som kan være ganske dyrt for en bedrift. Outsourcing kan bidra til å unngå disse overheadkostnadene og likevel vise seg å være budsjettvennlig ettersom du betaler leverandøren per faktura.

2. Rabatter ved tidlig betaling

Outsourcing av leverandørgjeld kan øke effektiviteten til AP-prosessene dine ved å strømlinjeforme leverandørfakturaer og -betalinger. Dette kan hjelpe deg med å unngå dobbeltbetalinger eller tapte fakturaer. Siden alt er organisert, kan du også gjøre tidlig oppgjør av leverandørregninger for å få bedre rabatter.

3. Forbedret effektivitet og produktivitet

Outsourcing av AP-prosessene dine kan hjelpe med raskere fakturabehandling. Selskaper som tilbyr leverandørgjeld-tjenester fokuserer kun på AP-prosessene dine; fullføre arbeidet raskere og mer nøyaktig. Med AP-prosesser ivaretatt, kan dine ansatte fokusere på oppgaver med høyere verdi med økt effektivitet som fører til bedre produktivitet totalt sett.

4. Lavere feil og bedre svindelbekjempelse

Bortsett fra å effektivisere fakturaer, reduserer også leverandørgjelds outsourcing forekomsten av feil i fakturaer. Ved å kjøre riktige kontroller og valideringer kan de identifisere feil i fakturaer og forhindre feilbetalinger. Bruken av AP-eksperter og sofistikert teknologi hjelper dem med å identifisere risikoer og redusere forekomsten av svindel.

5. Dyktige ressurser og siste teknologi

Leverandører som outsourcing av leverandørgjeld bruker fagfolk som er kjent med de nyeste verktøyene eller programvaren for å optimalisere AP-prosesser. Dette betyr at virksomheten din drives av den nyeste teknologien og høypresisjonsverktøy uten at du trenger å investere i dem.

6. Konstant sporing

Mange outsourcingselskaper for leverandørgjeld jobber utenfor stedet, men bruker modernisert teknologi som kan spores ved hvert trinn. Med automatisert sporing på plass, kan bedrifter få sanntidstilgang og informasjon om deres leverandørgjeld-prosesser.

7. Ingen mangel på arbeidskraft

AP-prosesser, hvis de avbrytes på grunn av ansattes fravær, kan mangedobles og belaste virksomheten. Outsourcing-leverandører har tilstrekkelig arbeidsstyrke (og backup-team) til å gå inn og administrere AP-prosessene dine.

Ulemper ved outsourcing av leverandørgjeld

Selv om outsourcing av leverandørgjeld kan virke problemfritt, er det noen problemer som en bedrift fortsatt kan møte med outsourcing. Nedenfor er noen av ulempene som kan oppstå med AP-outsourcing.

1. Feilvalidering

Outsourcingselskaper er kanskje ikke alltid transparente i hvordan de håndterer AP-prosessene dine. Til tross for bruk av moderne teknologi, vil feil fortsatt skje. Disse feilene kan ofte gå ubemerket hen. Det kan også hende at endringer i prosessene dine ikke implementeres fullt ut av outsourcingselskaper som håndterer AP-prosessene dine, noe som resulterer i flere feil eller omarbeiding.

2. Mindre prosesskontroll

Ethvert selskap som har å gjøre med beste praksis for leverandørgjeld internt er nødt til å ha større kontroll over sine prosesser. Nødsituasjoner kan prioriteres og håndteres umiddelbart med direkte godkjenninger. Med en tredjepartsleverandør må du spille etter deres vilkår og tidspunkter. De kan være plassert langt unna, og mangel på åpenhet i prosesser kan bli et alvorlig problem.

3. Problemer med duplisering

Mange outsourcingselskaper for leverandørgjeld belaster på en faktura per faktura. Derfor, hvis virksomheten din deler dupliserte fakturaer, må du betale for det også. Hvis outsourcingleverandører ikke har mulighet til å oppdage dupliserte fakturaer, ender virksomheten opp med å pådra seg flere kostnader enn nødvendig.

4. Mindre fleksibel

Et leverandørgjeld outsource selskap kan ha visse vilkår og betingelser som kanskje ikke gjør arbeidet fleksibelt for virksomheten din. Hvis en kontrakt med leverandøren ikke dekker unntak i behandlingen, må bedriften din håndtere det separat. Dette kan resultere i mer kompleksitet, omarbeiding og ulempe.

5. Overavhengighet

Å kunne overlate viktige AP-ansvar kan være bra, men det har en kostnad. Faktum er at du blir sterkt avhengig av outsourcingleverandøren for leverandørgjeldtjenester som involverer viktige transaksjoner. Så hvis leverandøren står overfor utfordringer som sikkerhetsbrudd eller til og med konkurs, kan bedriftens prosesser stoppe brått.

6. Personvern og sikkerhetsproblemer

Bedrifter bør huske at de mister personvernet når de røper finansiell informasjon og gir tilgang til sensitive data mens de velger å outsource AP-prosesser.

Vanligvis bruker slike tredjeparter interne servere og skylagring for å lagre sensitive data. Selv om det fungerer som sentralisert tilgang for begge involverte parter, er dataene også utsatt for potensielle sikkerhetsbrudd og hacks.

Evaluering av leverandører av leverandørgjeld

Hvordan kan du velge riktig type outsourcing-tjeneste for leverandørgjeld for å høste de nødvendige fordelene? Her er noen retningslinjer du kan følge for å velge riktig leverandør av utkontraktering av leverandørgjeld:

• Undersøk AP Outsourcing Firm: Det er en god praksis å undersøke et AP-outsourcingfirma før du samarbeider med dem. Informasjon via attester, brukeranmeldelser eller tilbakemeldinger kan fremheve leverandørens ytelseshistorikk. Å se på tidligere prosjekter kan gi et innblikk i hvordan de håndterer klienter, deres prosesser osv.
• Diskuter internt: En intern diskusjon med ledelsen og ansatte, før overlevering av AP-prosesser til en outsourcingleverandør, kan bidra til å få klarhet i hvilke krav som skal oppfylles og utfordringer som potensielt kan oppstå. Effektiviteten øker og feilene reduseres når selskapet, dets leverandører og outsourcingleverandøren er på samme side.
• Se etter personvern og sikkerhetstiltak: AP-outsourcingfirmaer kan til og med være lokalisert i et annet land. Før du lar outsourcingfirmaene overta styringen av AP-prosessene dine, sjekk for sikkerhetstiltakene deres og hvordan de opprettholder personvernet til dine økonomiske data. Dette kan bidra til å vurdere risikoen involvert og sikkerhetstiltakene som er på plass for å forhindre sikkerhetsbrudd.

Leverandørreskontro Outsourcing-tjenester

Outsourcing av leverandørgjeld har blitt en populær forretningspraksis for mange firmaer som mangler evnen og midlene til å håndtere sine voksende AP-prosesser. Mange outsourcingsfirmaer er tilgjengelige for å tilby en rekke tjenester.

De vanligste AP-prosessene som er outsourcet er innkjøpsordre or matching av faktura (0r 3-veis matching), fakturaautomatisering, avviksløsning og AP-administrasjon. En bedrift kan velge det den ønsker å outsource avhengig av omfanget av arbeidet og budsjettet som er involvert.

konklusjonen

Leverandørreskontro outsourcing er en hendig løsning for bedrifter for å gjøre AP-prosessene deres effektive og kostnadseffektive. Flere og flere bedrifter er avhengige av AP-outsourcingfirmaer for å redesigne og effektivisere AP-prosessene sine til tross for milde hikke underveis. Ansettelse, automatisering eller outsourcing er et valg bedrifter kan ta avhengig av midler, tid og evner for å sikre jevnere AP-prosesser og bedre forretningseffektivitet.