Hva er leverandørgjeld?

Leverandørgjeld er et regnskapsbegrep som refererer til pengene som et selskap skylder til en leverandør eller en leverandør - for å ha benyttet seg av deres produkter eller tjenester.

Når et selskap kjøper produkter/tjenester fra en leverandør/leverandør med avtale om å betale senere, kalles beløpet leverandørgjeld – inntil betalingen er utført.  Det er en form for kreditt tilbys av leverandøren/leverandøren.

Leverandørgjelden registreres når en faktura godkjennes for betaling. Det er registrert i hovedboken (eller AP-underreskontroen) som en utestående betaling eller forpliktelse inntil beløpet er betalt. Gjelden kan være leverandørgjeld (kjøp av fysiske varer som er registrert i en varebeholdning) eller utgiftsgjeld (kjøp av varer og tjenester som er fakturert, for eksempel reklame, underholdning, reiser, kontorrekvisita og verktøy).

---

Automatiser datafangst, bygg arbeidsflyt og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Ingen kode kreves. Bestill en 30-minutters live demo nå. Automatiser fakturabetalinger med AI.

Planlegg en demo

---

Innholdsfortegnelse

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle 3-veis matchprosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

---

Et eksempel på leverandørgjeld

ABC bakeri bestiller 50 lbs sukker fra grossistforhandleren XYZ Traders til en pris på 50 cent per pund. XYZ Traders tilbyr en kredittperiode på 30 dager etter levering til bakeriet, hvor ABC skal betale regningen på $25. Inntil bakeriet betaler XYZ-handlere, vil beløpet på $25 bli kalt leverandørgjeld og vises som forpliktelse overfor kreditorer i bakeriets balanse.

$25 er registrert som en eiendel i balansen til XYZ-handlere inntil betalingen er mottatt.

Leverandørgjeld inkluderer, utover kjøp av varer, følgende:

• Transport og logistikk
• Strøm / Energi / Drivstoff
• leasing
• Lisensiering
• Tjenester (montering / underleverandør)

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

---

Viktigheten av leverandørgjeld

AP er viktig på grunn av følgende årsaker:

Det sikrer betaling av regninger til rett tid, noe som igjen forbedrer kredittvurderingen til selskapet og langsiktige relasjoner med leverandører.

• Rettidig betaling av fakturaer sikrer uavbrutt flyt av forsyninger og tjenester, noe som fører til sømløs flyt av forretningsdrift.
• Rettidig betaling unngår forsinket betaling, bøter og andre forsinkelsesgebyrer.
• Organisert AP tillater systematisk sporing av fakturaer og betalinger.
• AP letter kontantstrømmen ved å foreta betalinger kun ved forfall, og ved å bruke kredittfasiliteter som tilbys av leverandøren.
• Strenge AP unngår leverandørsvindel og tyveri.

AP er ikke uten sine ulemper. Det anses ofte som en økonomisk belastning for leverandører som må vente på betaling etter levering av produkter og tjenester. Fra selskapets side indikerer en balanse med langvarig leverandørgjeld en prekær kontantposisjon. Disse ulempene kan overvinnes gjennom etiske, juridiske og logiske AP-prosesser.

Komponenter i leverandørreskontroprosessen

Leverandørgjeld er en flertrinnsprosess og omfatter noen viktige trinn:

• AP starter med selskapets beslutning om å anskaffe varer/tjenester på et kredittsystem.
• Velge leverandører som tilbyr kredittfasiliteter.
• Sammenligning av kredittpolitikken til leverandørene når det gjelder tillatte kredittdager, forsinket betaling, kontantrabatt ved tidlig betaling etc. og velge leverandør med vilkårene som passer best for bedriften.
• Etter anskaffelsesprosess - innkjøpsrekvisisjon, innkjøpsordre, faktura, kvittering – av virksomheten.
• Regnskapsføring av fakturaer/regninger i bøkene som leverandørgjeld når varene er mottatt.
• Bokføring hjelper med interne og eksterne revisjoner i selskapet og med å analysere forbruksmønstre, som igjen hjelper med økonomisk planlegging og oppfyllelse av standarder og forskrifter.
• Sporing av datoene på regninger for å sikre betaling før forfallsdatoen.
• Foreta betaling før forfallsdato
• Kommuniserer med leverandøren om at betalingen er utført.

Å dra full nytte av kredittvarigheten vil bidra til å administrere kontantstrømmen effektivt. Det må imidlertid huskes at den mest effektive bruken av kredittvilkår er å vite når man skal betale regninger.

Den konvensjonelle kreditoravdelingen

Et team som er ansvarlig for manuelle Kreditor-prosesser er ansvarlig for å registrere og behandle økonomiske transaksjoner knyttet til innkjøp og leverandører.

En rekke fagfolk er ansatt for dette formålet:

• Dataregistreringsanalytikeren legger inn fakturaene i det digitale systemet når de er mottatt.
• Betalingsbehandlingsanalytikeren har ansvaret for å betale fakturaer på forfallsdatoen
• Unntaksanalytikeren adresserer avvik i fakturaer og håndterer problemer med betalingsfeil.
• De leverandørstyring personell oppretter og administrerer leverandørdatabasen og korrelerer den med ulike innkjøpsoperasjoner.
• Kreditoransvarlig koordinerer med teamet for feilfri og sømløs fakturahåndtering.

Alle medlemmer av teamet jobber for å skape og opprettholde sterke leverandørrelasjoner. Teamet må også følge nøye med på AP-utgiftene og opprettholde interne kontroller for å beskytte kontantutgangen.  

En effektiv og godt administrert arbeidsflyt for leverandørgjeld kan spare bedrifter for betydelige mengder tid og penger med hensyn til AP-prosessen. Organisasjoner, i sjeldne tilfeller, kunne også outsource AP funksjoner til eksterne byråer.

Utfordringer til den manuelle kreditorprosessen

Manuelle kreditorprosesser har følgende problemer:

• Problemer knyttet til manuell dataregistrering: Manuell innføring av fakturaer i systemet kan være tidkrevende, ineffektivt og utsatt for feil. Alle disse kan ta en toll på driften og bunnlinjen til selskapet.
• Forsinkelser i betaling: Manuell tilsyn og feil kan føre til sen betaling og misfornøyde leverandører. Det kan også påvirke kredittvurderingen og troverdigheten til selskapet som klient til leverandøren.
• Misfornøyde ansatte: Den dagligdagse, repeterende karakteren til mange av oppgavene som er involvert i AP-prosessen kan føre til misnøye på jobben og relaterte problemer, inkludert medarbeiderskifte.
• Uhåndterlig informasjon: Ettersom et selskap vokser i størrelse og det er flere fakturaer som skal håndteres, kan mengden informasjon om leverandører, produkter, tjenester, kostnader, levering og forfallsdatoer bli overveldende. Det blir også vanskelig å finne frem til dokumenter og bokføring kan bli et mareritt.
• Opasitet for data: Sporing av papirfakturaer og fysiske AP-dokumenter kan bli vanskelig om ikke umulig når AP-avdelingen vokser i størrelse for å takle mange anskaffelsesprosesser.
• Svindeltilbøyelighet: Mangelen på synlighet i manuelle kreditorsystemer kan utsette bedriften din for sikkerhetssårbarheter og svindel.

Fordeler med å automatisere leverandørgjeldprosessen

Automatisering av betalingskontoprosessen fører til følgende fordeler:

• Tidsbesparelse: Det sies det 25 % av en arbeidsuke brukes på hverdagslige manuelle fakturahåndteringsoppgaver, tid som kan brukes bedre på mer produktive aktiviteter.
• Kostnadsbesparelser: Manuell behandling av en enkelt faktura har vist seg å koste $12-15. Automatisering kan eliminere mye av denne kostnaden. I tillegg holder automatiserte løsninger oversikt over fakturaens forfallsdatoer og hjelper til med å betale fakturaen på et optimalt tidspunkt, og forbedrer dermed kontantstrømmen, unngår forsinket betaling og opprettholder bedre relasjoner med leverandører.
• Inntektsgenerering: Rettidig betaling aktivert av automatisering kan ikke bare unngå forsinket betaling, men også forbedre kredittvurderingen til selskapet og gjøre det åpent for rabatter og rabatter fra leverandører.
• Reduksjon av feil: Manuell fakturahåndtering er forbundet med feil som skyldes menneskelig tilsyn. Automatisering kan eliminere mye av feilene knyttet til manuelle kreditorprosesser.
• Fleksibilitet ved betaling: Automatisering kan gjøre det mulig å ta beslutninger om når og hvordan fakturaer skal betales (f.eks. papirsjekk, ACH eller via virtuelle kort hvor du får tilbakebetalinger).
• Bedre vedlikehold av data: Manuell sikting av papirarbeid kan være irriterende og utsatt for feil. Vedlikehold av en digital database gir bedre tilgang til og gjenfinning av data, og effektiviserer dermed anskaffelse-til-betal-syklusen. Slik styring muliggjør også analyser for rapportering og sporing av kjøp og kontantstrøm til selskapet.
• Sikkerhet: Automatiseringsløsning for leverandørgjeld kan lagre data i en sentralisert server eller skyen som gir sikkerhet

Hva du skal se etter i en kreditorprogramvare

Det er viktig å velge en AP-automatiseringsprogramvare som gir maksimal avkastning på investeringen. En automatiseringsprogramvare for leverandørgjeld må inkludere datafangst, fakturabehandling, automatiserte godkjenninger og betalinger. De grunnleggende funksjonene som må søkes når du ser etter en AP-automatiseringsprogramvare inkluderer:

• Nøyaktig registrering av fakturadata: Konverteringen av fakturadata til et vanlig digitalt format er det viktigste aspektet for å skape effektivitet i AP-automatisering. Manuell datainntasting er dyrt, utsatt for feil og tidkrevende. Et godt OCR-verktøy tillater intelligent fangst av relevante data uten menneskelig innblanding, og sparer dermed tid, penger og menneskelige feil.

• Enkel fakturagodkjenning: Personene som godkjenner fakturaer er ofte travle ledere og ledere, og den automatiserte fakturagodkjenningen må være enkel, intuitiv og praktisk for slikt personell. Den som godkjenner må kunne se og godkjenne en faktura med et enkelt klikk uavhengig av hvilken enhet vedkommende får tilgang til fakturaen fra.
• Evne til å spore AP-fakturaer i sanntid: Arbeidsflytverktøy må også tillate enhver interessent å enkelt spore fakturaen. Dette vil unngå forsinkelser, feilkommunikasjon og feilstyring i regnskapsbehandlingsprosessen.
• Integrasjon med eksisterende regnskapssystem: Virksomheten kan bruke andre digitale plattformer og programvare og AP-verktøyet må kunne integreres med disse for å hindre misforhold i data og drift.
• Automatisering av betalinger: Det siste trinnet i AP-prosessen er betaling. Etter at alle godkjenningene er registrert, må programvaren være i stand til å initiere og behandle betalingen mot leverandøren for å fullføre og avslutte Leverandørgjeld-prosessen for den aktuelle anskaffelsen.
• Datalagring: Avhengig av selskapets behov kan all AP-data lagres på en sentralisert server eller sky. Type lagring må bestemmes av selskapet før lansering på AP-automatisering.

konklusjonen

Automatisering av kontobehandlingsoperasjonene kan eliminere problemene forbundet med manuelle prosesser, som tidsforsinkelser, feil og sløsing med menneskelig innsats.  

Effektiv AP-programvare som Nanonets kan muliggjøre bedre anskaffelses-til-betal-prosesser, sikre skatteoverholdelse, automatisere 3-veis matching, optimalisere AP dager eller DPO, forhindre svindel, strømlinjeforme kontantstrømmer, opprettholde leverandørforhold og lagre data for ettertiden. Automatisering avler effektivitet og kan orkestrere anskaffelse-til-betal-prosessen for langsiktig verdi. Digital aktivering av AP-prosessen vil fremme forretningsstrategier ved å gjøre leverandør-klientforhold til et konkurransefortrinn.