Hva er fakturabehandling? – Fakturabehandling forklart

Fakturabehandling eller regningsbehandling er hele spekteret av operasjoner knyttet til forretningsenden (utilsiktet ordspill) av å kjøpe produkter/tjenester fra en leverandør.

Så enkelt som det kan høres ut – motta fakturaen, sjekk for korrekthet, betal fakturaen, lukk transaksjonen – fakturabehandling er i de fleste tilfeller ikke en forenklet arbeidsflyt. Enhver forsinkelse eller forstyrrelse i denne prosessen kan ha en negativ innvirkning på forholdet ditt til leverandører og hindre rettidig levering av tjenester, forsyninger og materialer.

La oss se hvordan fakturaer behandles og hvordan AP-automatisering bidrar til å effektivisere fakturahåndtering for å hjelpe bedrifter med å drive mer effektivt.

Hva er fakturabehandling?

Fakturabehandling er arbeidsflyten som følges av kreditorteamet fra det tidspunkt det mottar en leverandørfaktura. Den omfatter alle trinnene fra mottak av en leverandørs faktura til registrering av betalingen etter passende kontroller og godkjenninger.

En faktura kan kun behandles for betaling når den sletter alle fakturabehandlingstrinn. Her er trinnene for fakturabehandling i detalj:

Arbeidsflyten for fakturabehandling

• Samle inn og organiser fakturaer sendt inn via flere kanaler: e-post, post osv.
• Registrer fakturadata, tilordne hovedbokkoder og match fakturadataene med støttedokumenter (PO eller kvitteringer).
  • ved avvik returneres fakturaen til leverandøren.
• Send fakturaer til autoriserte godkjennere for å godkjenne eller avvise, basert på interne retningslinjer for forbruk.
• Sett opp betalinger via bankoverføring, ACH eller sjekk for godkjente fakturaer.
• Registrer betalingen i din ERP eller regnskapsprogramvare.

En strømlinjeformet arbeidsflyt for fakturabehandling er avgjørende for å gjenkjenne leverandørgjeld og optimalisere kontantstrømmen for å møte gyldige betalinger.

Hvordan behandle fakturaer?

I mellomstore og store bedrifter er fakturabehandling en del av leverandørreskontroprosessen (AP). Prosessen av fakturahåndtering er viktig ikke bare for å organisere kontantstrømmen, men også for å håndtere leverandører og leverandører for å sikre rettidig innkjøp.

Konvensjonell behandling av faktura innebærer følgende grunnleggende trinn:

• Vurdering av fakturaen mottatt fra leverandøren: En faktura mottas først fra en leverandør for et produkt eller en tjeneste som vanligvis er bestilt gjennom en innkjøpsordre (PO). Leverandørens fakturabehandlingspersonell registrerer fakturaen i reskontro med en identifikasjonskode (hovedbok- eller GL-koden).
• Fakturamatching: Dataene i fakturaen, inkludert type produkt/tjeneste som er bestilt, avtalt pris, leveringsdato osv., sammenlignes med den opprinnelige bestillingsvaren. I tilfelle fakturaen er hevet etter levering av produktet/tjenesten, matches også fakturadetaljene med detaljene på leveringskvitteringen. Denne "ttreveis matching" tar opp spørsmål som:

o Stemmer betalingsbetingelsene?

o Er noen lovede rabatter inkludert?

o Er fakturaen kodet til riktige utgiftskontoer?

o Er det ytelsesproblemer etter mottak som tilsier tilbakeholdelse av betaling?

• Sjekker for avvik: Eventuelle avvik i fakturadata er flagget som unntak. AP-personellet kontakter deretter leverandøren og den aktuelle avdelingen i selskapet for å fikse feilen/avviket. Når unntaket er løst, utstedes fakturaen på nytt av leverandøren, og fakturasamsvarsprosessen gjentas.
• Motta passende autorisasjoner og godkjenninger: Avhengig av selskapets retningslinjer, blir fakturaen sendt til ulike ledelsesnivåer for verifisering og godkjenning. Antallet og arten av godkjenninger som kreves avhenger av selskapets retningslinjer og størrelse. Andre faktorer inkluderer avdelinger involvert i innkjøps- og anskaffelsesprosessen, produkttype og fakturabeløp. Noen selskaper kan for eksempel gi mandat til godkjenning på ledelsesnivå for fakturaverdier høyere enn en bestemt terskel.
• Godkjenne fakturabetaling: Etter alle godkjenningsnivåer betales fakturaen i henhold til vilkårene som ble forhandlet med leverandøren. Betalingen kan være AP-avdelingen, økonomiavdelingen eller innkjøpsavdelingens ansvar, avhengig av forretningsstrukturen. Betalingen behandles som sjekker, bankoverføringer eller andre metoder, i henhold til forhåndsbestemte vilkår og betingelser.
• Avslutte transaksjonen: Når betalingen er utført, lukkes det aktuelle fakturasporet og transaksjonen registreres som fullført. Faktura- og betalingsdetaljene er arkivert i GL for fremtidige revisjoner.

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Utfordringer med å behandle fakturaer

1. Tapte eller tapte fakturaer

Dette er et problem når et selskap håndterer flere leverandører og mange fakturaer på daglig basis. Problemet forsterkes av det faktum at fakturaer kan mottas i ulike formater – som papirkopier, skannede pdf-er, tekstbehandlingsfiler osv. Det blir utfordrende å administrere disse ulike fakturaformene, mottatt til ulike tider, og ofte av ulikt personell .

Tapte fakturaer fører til forsinkede betalinger og tilhørende straffer, anstrengte leverandørforhold, forsinkelser i drift og revisjonsproblemer.

2. Ikke samsvarende eller manglende data

En faktura inneholder kritiske data som firma-ID, skatteinformasjon, levert tjeneste/produkt, pris, leveringsstatus etc. Hvis fakturaer er i ulike formater, blir det tungvint, om ikke umulig å se etter alle gyldige data fra dem. Noen feil som er lett å gå glipp av inkluderer:

– Bruker feil navn på klienten

– Ikke spesifisere produkter/tjenester tydelig

– Ikke samsvarer med det etterspurte merket

– Regnefeil

– Ikke bruker riktig valuta

– Uten å nevne forfallsdato

– Ikke nevne rabatter eller straffegebyrer

– Skattesatsfeil

Ifølge ivrige partnere, er nesten en fjerdedel av alle fakturaer flagget for unntak som må håndteres av leverandørens fakturabehandlingspersonell. Fakturafeil fører til både penge- og tidstap.

Det har vært rapportert at sykehus alene taper rundt 68 milliarder dollar per år på grunn av faktureringsfeil. Feil i papirbaserte fakturaer er ganske dyre å fikse – retting av fakturadata kan koste $53.50 per faktura i snitt!

Problemene knyttet til manuell regningsbehandling bidrar til over 30 % av AP-teamets kostnader. Å sjekke for nøyaktighet bruker også urimelig mye tid, og hvis det blir funnet utilstrekkelig eller feil, vil det ta lengre tid å løse unntaket. Slike fakturabehandlingsforsinkelser påvirker betalingsplanene. Nesten 1 av 5 selskaper tape på gunstige vilkår og rabatterte priser på grunn av forsinkede leverandørbetalinger.

3. Ukjent fakturastatus

Den nåværende statusen til en faktura i behandlingsskjemaet er ofte ukjent, spesielt hvis det er mange interessenter involvert i prosessen. Hvor er det? Hvem har godkjent det? Hva mer trenger den? Når vil betalingen skje? Dette er spørsmål som ofte dukker opp på grunn av manglende åpenhet.

4. Fakturarutingsfeil

Det kan være flere leverandører som utsteder mange fakturaer til et selskap på daglig basis. Etter foreløpig sjekk sorterer AP-fakturabehandlingsteamet hver faktura i rutingkøen. Selv den mest effektive AP-spesialisten kan gjøre en feil ved å rute en faktura. Når en faktura blir rutet feil, går den gjennom unødvendige trinn – kaster bort tid og menneskelig innsats. Dette "high-touch"-scenariet er spesielt stressende, spesielt når AP-teamet må lukke bøker med jevne mellomrom. Dermed, selv om leverandørgjeld-team er designet for å forbedre innkjøp og innkjøp prosess, i virkeligheten kunne de bruke uforholdsmessig mye tid på å jage fakturaer gjennom den komplekse godkjenningsruten og fikse resulterende feil som oppstår i kjeden.

Praktiske implikasjoner av fakturabehandlingsproblemer

Problemene med det tradisjonelle prosess med fakturahåndtering, oppført i forrige avsnitt, kan ha alvorlige konsekvenser for produktiviteten og lønnsomheten til et selskap:

• Tap i effektivitet og produktivitet: Å sjekke en faktura, håndtere feil og unntak, spore forløpet, få godkjenninger og betale fakturaen er tidkrevende prosesser. Tiden som "sløses bort" på slike oppgaver, ville vært bedre brukt på oppgaver som bidrar til bedriftsverdi. De repeterende oppgavene knyttet til regningsbehandling kan kvele produktiviteten til en organisasjon.
• Ansattes moral og kultur: 60 % av AP-personell velig finne fakturabehandling den mest avskyelige oppgaven i jobben deres – misnøye med mer enn halvparten av jobbene fører til tap av moral og entusiasme blant arbeidere. Det er naturlig at ansatte finne tid brukt på interessante aspekter ved jobbene deres givende. Minimering av hverdagslige oppgaver i fakturabehandlingsprosessen og økende tid brukt på utfordrende og interessante aspekter ved en ansatts jobb kan således øke arbeidstilfredsheten og dermed beholde ansatte.
• Eskalerende forpliktelser: Forsinkelser forårsaket i arbeidsflyten for fakturabehandling kan resultere i fakturaer som ikke kan handles. Dette kan føre til påløpte forpliktelser over tid, eskalerende press i revisjonsperioder og manglende overholdelse. Alle disse påvirker bunnlinjen.
• Sikkerhetssårbarhet for svindel: Noen svindel som oppstår i fakturaprosessen inkluderer svindel fra tredjeparter, feilbelastning av arbeidskraft, duplikatbetalinger og andre interne feil. Fakturasvindel kan vise seg som unormalt fakturavolum, misforhold mellom levert produkt/tjeneste og fakturaspesifikasjoner, avvik mellom innkjøpsordre og faktura, og tvilsom ansattes oppførsel. Manuelle fakturabehandlingsoppgaver kan være kjedelig og resultere i mental sløvhet. Dette kan føre til at svindel går glipp av ved kontroll av fakturaer for feil og dataproblemer. Dette gjelder spesielt i krisetider. For eksempel Covid-19-pandemien velig økte forekomsten av fakturasvindel i 2020. Fakturasvindel er vanskelig å oppdage manuelt, spesielt når forretningsvolumet er høyt.
• Desentralisert fakturabehandling: Fraværet av en konsistent eller sammenhengende arbeidsflyt for fakturahåndtering kan føre til fragmenterte prosesser, som igjen kan hemme sentralisert synlighet og styring.
• Hindringer for oppskalering: Etter hvert som selskapet vokser, blir manuell regningsbehandling uhåndterlig. Å fortsette å holde på det som antagelig fungerer for et lite oppsett hindrer dermed utvidelse og potensial for skalering. Det endelige målet for enhver virksomhet er ikke å opprettholde status quo, men å vokse!

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Automatisert fakturabehandling

Automatiseringen av fakturabehandling gir en klar løsning på de fleste, om ikke alle problemene knyttet til denne manuelle prosessen. Forbeholdet om "om ikke alle" oppstår på grunn av det mindre behovet for manuell intervensjon på noen stadier. Ikke desto mindre kan automatisering av mange av de repeterende oppgavene i prosessen spare tid, spare penger, bevare ansattes moral og opprettholde gode leverandørforhold.

Fullstendig berøringsfri fakturaruting – automatisk behandling av fakturaer fra mottak til lukking, uten manuell inngripen – er fortsatt sjelden. EN Undersøkelsen utført blant personell involvert i AP-prosesser viser en overveldende støtte for å automatisere et flertall av de manuelle oppgavene.

Noen spesifikke fordeler med automatisering av noen eller de fleste oppgavene i fakturabehandlingsarbeidsflyten er:

• Datakoherens: Automatiserte fakturabehandlingsverktøy inkluderer ofte automatiserte dataekstraksjonsverktøy som kan trekke ut relevante data fra fakturaer og lagre dem i et standardisert format som vil hjelpe etterfølgende kontroller og godkjenninger. Mange fakturabehandlingsverktøy kommer med innebygde OCR-moduler som kan trekke ut relevante data fra fakturaer. AI-aktivert verktøy for fakturahåndtering som Nanonets kan trenes til å trekke ut spesifikke data fra en rekke fakturaformater.
• Raskere treveis matching: Automatiserte treveis sammenligninger av fakturaen med PO og kvittering er raskere enn manuelle valideringer siden all data som er relevant for transaksjonen er digitalt lagret på samme sted og enkelt kan sammenlignes enten visuelt eller gjennom AI-basert programvare. Automatiserte fakturabehandlingsarbeidsflyter kan integreres med databaser og andre regnskapssystemer for automatisk matching uten menneskelig innblanding.
• Strømlinjeformede godkjenninger: Automatisk overføring av fakturaen fra et trinn til det neste og oppsett av purringer for godkjenning kan unngå forsinkelser i behandlingen av fakturaen. Inkludering av beredskap og påminnelser i arbeidsflyten kan eliminere flaskehalser. Integreringen av elektroniske signaturer og digitale skjemaer kan muliggjøre godkjenninger på farten fra ulike deltakere i prosessen, slik at fysisk fravær fra kontoret ikke vil forsinke godkjenningsprosessen.
• Prosessgjennomsiktighet: Flernivåtilgang til data og sentralisert datalagring kan tillate åpenhet. Automatiseringen av fakturabehandlingen skaper også et revisjonsspor for å spore fremdriften til fakturaen langs sjekkpunktene.
• Datasikkerhet: Digitalisering av fakturadata kan forhindre tap av informasjon som vanligvis er forbundet med fysisk flytting av dokumentet for validering og godkjenning. Automatisering kan også muliggjøre integrasjon av fakturahåndteringsarbeidsflyten med bedriftens dokumenthåndteringssystem og andre bokføringsverktøy for revisjons- og arkiveringsformål. Det hjelper også med overholdelse av regelverk.
• Bedre forretningsintelligens: Automatisert fakturahåndtering kan muliggjøre enkel tilgang og vurdering av kjøpsdata og utgifter, og dermed tillate bedre analyser og beslutningstaking.
• Vedlikehold av leverandørrelasjoner: Fravær av forsinkelser og organisert håndtering av fakturaer resulterer i rettidig betaling, bedre leverandørkommunikasjon og dermed produktive relasjoner med leverandørene.
• Eliminering av svindel: Automatisering av arbeidsflyter for fakturagodkjenning kan eliminere svindel ved å plassere kontroller på tvers av arbeidsflyten og øke synligheten. Uregelmessigheter kan automatisk flagges under automatisert treveiskamp. Og elektronisk signaturverifisering kan forhindre både interne/eksterne svindel og tilhørende tap.

AP-prosesser som passer godt for automatisering

Noen av fakturabehandlingstrinnene som vil ha nytte av automatisering er:

• Fakturamottak: Gitt at ulike formater på fakturaer mottas fra ulike leverandører, vil automatisk gjenkjenning av de ulike relevante feltene i fakturaen hjelpe til med digitalisering av fakturaen og bedre håndtering av data. OCR-verktøy kommer godt med her.
• Fakturavalidering: Det er enkelt å sette opp regler for å sjekke dataintegritet og fullstendighet i fakturaer. Fylling av de ulike skreddersydde feltene i fakturadatabasen kan hjelpe til med å oppdage ufullstendig eller manglende informasjon.
• Treveis matching: Fakturaer blir ofte reist som svar på en PO og er ofte knyttet til en kvittering. Disse tre dokumentene vil være forbundet med et felles PO-nummer. Automatisk matching av fakturaer, innkjøpsordrer og kvitteringer vil fremskynde valideringsprosessen og flytte fakturaen til neste nivå uten forsinkelser.
• Unntakshåndtering: Unntak og kantsaker er ikke uvanlig i fakturahåndtering. Kantsaker kan oppstå på grunn av endringer i tidssone, flere gjentakende gebyrer, retrospektive prisjusteringer og variable månedslengder. Noe programvare, spesielt de som drives av AI, som Nanonets, kan håndtere disse kantene, mens noen krever forskjellige nivåer av menneskelig intervensjon.
• Godkjenningsprosessen: Digitale fakturaer kan automatisk flyttes langs ledelseshierarkiet for godkjenninger. Oppsett av purringer kan også bidra til å fremskynde fakturaprosessen.
• Betaling: Digitale betalinger (bankoverføring etc.) kan bygges inn i programvaren for å aktivere automatisk betaling til leverandøren når alle godkjenninger er mottatt.
• Analytics: Automatisering kan muliggjøre vurdering og analyser av forbruksmønstre og leverandørrelasjoner, noe som kan hjelpe til med kurskorrigeringer og produktive forretningsbeslutninger. AI-baserte systemer ville tillate bedre analyser med mer opplæring med fakturaer.

Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.

Nanonetter for intelligent fakturabehandling

Nanonets er en AI-basert programvare som kan brukes til å automatisere og effektivisere fakturabehandlingstrinnene til virksomheten din.

Data kan fanges feilfritt fra en rekke fakturafiltyper. AI-motoren til Nanonets kan trenes med faktiske fakturaer, uten behov for koding, noe som gjør den tilpassbar til selskapet.  

Den har også innebygde toppmoderne algoritmer og en sterk infrastruktur for flertrinnsgodkjenninger. Nanonets fakturabehandlingsprogramvare kan integreres med andre systemer som Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce og er plattformagnostisk. Den er nøyaktig og skalerbar, sparer tid og penger for behandlingsteamet for kreditorfaktura og øker produktiviteten.

Ta bort

Automatiseringen av fakturabehandling effektiviserer kjøpsprosessen, forbedrer gjennomsiktigheten av fakturaruten, sparer tid og penger, øker de ansattes produktivitet og forbedrer leverandørforhold. Automatisering av fakturaflyt lar menneskelige ansatte konsentrere seg om mindre dagligdagse aktiviteter med høyere verdi som planlegging og strategisering. Disse kan i sin tur føre til forbedret total effektivitet og lønnsomhet i virksomheten.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• Minting the Future med Adryenn Ashley. Tilgang her.
• Kjøp og selg aksjer i PRE-IPO-selskaper med PREIPO®. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/