Hva er fakturaavstemming?

Effektiv økonomistyring er avgjørende for suksess og vekst for enhver virksomhet. Et viktig aspekt ved økonomistyring er fakturaavstemming. Enten du er en liten bedrift eller en stor bedrift, er avstemming av fakturaer en viktig prosess for å sikre nøyaktighet, identifisere avvik og opprettholde sterk finansiell kontroll.

I denne omfattende veiledningen vil vi fordype oss i fakturaavstemming, dens betydning for bedrifter, trinn-for-trinn-prosessen for å oppnå den, og hvordan automatisering kan effektivisere den. I denne sammenhengen vil vi også utforske fordelene ved å utnytte Nanonets, en kraftig automatisert løsning, for sømløs og effektiv fakturaavstemming.

Hva er fakturaavstemming?

Fakturaavstemming er prosessen med å sammenligne og matche fakturaer med relevante støttedokumenter for å sikre nøyaktigheten og integriteten til økonomiske transaksjoner. Det innebærer å gjennomgå detaljene for hver faktura, verifisere dem mot innkjøpsordrer, kvitteringer og andre relevante poster, og løse eventuelle avvik eller feil som kan oppstå.

Det primære målet med fakturaavstemming er å sikre at de økonomiske opplysningene til en virksomhet er nøyaktige, fullstendige og i samsvar med varene eller tjenestene som mottas. Denne prosessen gir en mekanisme for krysssjekking og validering av beløpene, kvantitetene og vilkårene spesifisert i fakturaene for å sikre at de samsvarer med de avtalte vilkårene og betingelsene.

Hvorfor er fakturaavstemming viktig?

Det globale markedet for avstemmingsprogramvare forventes å vokse fra 1.28 milliarder dollar i 2023 til 3.40 milliarder dollar innen 2030, med en CAGR på 14.9 %. Tydeligvis er fakturaavstemming et avgjørende forretningsbehov som gir flere viktige fordeler. Nedenfor er noen viktige.

Økonomisk nøyaktighet og kontroll

Fakturaavstemming fungerer som en viktig forretningsprosess som tilbyr flere viktige fordeler, inkludert økonomisk nøyaktighet og kontroll. Det fungerer som et kontroll- og balansesystem som sikrer nøyaktigheten og integriteten til finansielle transaksjoner. Ved å matche fakturaer med regnskapsposter i hovedboken, kan virksomheter identifisere og rette opp dupliserte oppføringer, feil eller ekstra utbetalinger, og holde boken i riktig balanse. Denne prosessen sikrer bedrifter fra overforbruk og bidrar til å opprettholde økonomisk kontroll.

Kunde- og partneroppbevaring

Nøyaktige og avstemte tall er avgjørende for å bygge og opprettholde solide relasjoner med leverandører og leverandører. Når fakturaer er avstemt, kan bedrifter trygt kommunisere med partnerne sine, og demonstrere åpenhet og tillit. Avstemte tall gir klarhet og sikkerhet, og fremmer et positivt arbeidsmiljø. Dette bidrar til å unngå misforståelser eller tvister som oppstår fra unøyaktige eller inkonsekvente tall, og styrker leverandør- og leverandørforhold.

Kostnadsstyring og svindelforebygging

Fakturaavstemming gjør det mulig for virksomheter å effektivt administrere kostnader og forhindre uredelige aktiviteter. Ved å nøye gjennomgå og sammenligne fakturaer med støttedokumenter, kan bedrifter identifisere avvik, overbelastninger eller uautoriserte utgifter. Denne proaktive tilnærmingen lar dem ta umiddelbare tiltak for å rette opp disse problemene, beskytte sine økonomiske ressurser og beskytte mot potensielle økonomiske tap.

Compliance og revisjonsberedskap

Avstemte fakturaer gir et solid grunnlag for etterlevelse av regelverkskrav og internrevisjon. Ved å sikre nøyaktigheten og fullstendigheten til finansielle poster, kan virksomheter enkelt demonstrere at de overholder økonomiske forskrifter og interne kontroller. Dette hjelper dem med å overholde juridiske forpliktelser og være godt forberedt på eksterne revisjoner eller gjennomganger.

Informert økonomisk beslutningstaking

Pålitelige og avstemte fakturadata spiller en avgjørende rolle i informerte økonomiske beslutninger. Ved å ha nøyaktig og oppdatert finansiell informasjon, kan bedrifter ta strategiske beslutninger trygt. Avstemte fakturaer gir et klart bilde av finansielle forpliktelser, forpliktelser og kontantstrøm, noe som gjør det mulig for virksomheter å planlegge effektivt, allokere ressurser effektivt og drive vekst.

I neste avsnitt vil vi gi deg en trinn-for-trinn-veiledning om hvordan du kan avstemme fakturaer effektivt, og sikre økonomisk nøyaktighet og kontroll i virksomheten din.

Slik avstemmer du fakturaer: en trinn-for-trinn veiledning

Avstemming av fakturaer er en systematisk prosess som involverer flere nøkkeltrinn for å sikre nøyaktighet og fullstendighet. Ved å følge denne trinnvise veiledningen kan bedrifter strømlinjeforme fakturaavstemmingsprosessen og opprettholde økonomisk kontroll:

1. Samle fakturadokumentasjon: Samle inn alle relevante fakturaer, innkjøpsordrer, kvitteringer og støttedokumenter for avstemmingsprosessen. Sørg for at du har et komplett sett med poster å sammenligne og matche.
2. Bekreft fakturadetaljer: Gjennomgå hver faktura for nøyaktighet, inkludert leverandørdetaljer, fakturanummer, datoer, varebeskrivelser, mengder og priser. Kryssreferer denne informasjonen til de tilsvarende innkjøpsordrene og kontraktene for å sikre konsistens.
3. Match fakturaer med betalinger: Sammenlign fakturaer med betalingsoppføringer, for eksempel kontoutskrifter, for å identifisere eventuelle avvik eller manglende betalinger. Sørg for at alle fakturaer har blitt regnskapsført på riktig måte i regnskapet.
4. Se etter feil eller avvik: Gå nøye gjennom hver faktura og støttedokument for eventuelle feil, for eksempel feil beløp, duplikatbelastninger eller uautoriserte utgifter. Undersøk eventuelle avvik og ta nødvendige skritt for å rette dem.
5. Avstem utestående saldoer: Identifiser eventuelle utestående saldoer eller åpne fakturaer som ikke er løst. Følg opp med leverandører eller leverandører for å avklare eventuelle utestående beløp og sikre at de blir korrekt regnskapsført.
6. Oppdater hovedbok og regnskap: Gjør de nødvendige justeringene i hovedboken og regnskapspostene for å gjenspeile de avstemte fakturadataene nøyaktig. Oppdater de tilsvarende kontoene, utgiftskategoriene og eventuelle relevante økonomiske beregninger.
7. Dokumentavstemmingsprosess: Hold oversikt over fakturaavstemmingsprosessen, inkludert trinnene som er tatt, funn og eventuelle korrigerende handlinger. Denne dokumentasjonen fungerer som et revisjonsspor og kan være nyttig for fremtidig referanse eller interne/eksterne revisjoner.
8. Avstem med jevne mellomrom: Etabler en regelmessig tidsplan for fakturaavstemming for å sikre rettidig og konsistent økonomisk kontroll. Dette kan være en ukentlig, månedlig eller kvartalsvis prosess, avhengig av virksomhetens behov og transaksjonsvolum.

Ved å følge disse trinnene kan bedrifter effektivt avstemme sine fakturaer, sikre økonomisk nøyaktighet og opprettholde kontroll over sine økonomiske prosesser. I neste avsnitt vil vi utforske hvordan automatisering kan strømlinjeforme fakturaavstemmingsprosessen, og gi større effektivitet og nøyaktighet.

Hvordan automatisering kan effektivisere fakturaavstemmingsprosessen

I følge en 2021-rapport fra PayStream Advisors, oppførte 48 % av respondentene manuelle godkjenninger og manuell dataregistrering som de største utfordringene i fakturaarbeidsflytprosessen. Still, 86 % av små og mellomstore bedrifter (SMB) bruker manuelle prosesser for å avstemme fakturaer.

Manuell fakturaavstemming kan være tidkrevende, utsatt for feil og ressurskrevende. EN fersk undersøkelse fant ut at den gjennomsnittlige fakturaen tar 10 dager å behandle, og med tanke på mengden av fakturaer en bedrift mottar hver måned, kan dette arbeidet øke.

Heldigvis tilbyr automatisering en kraftig måte å effektivisere og forbedre effektiviteten i fakturaavstemmingsprosessen. Her er noen måter automatisering kan være til nytte for bedriften din:

Økt hastighet og effektivitet

Automatisering eliminerer behovet for manuell dataregistrering og repeterende oppgaver, noe som gjør at fakturaer kan behandles og avstemmes mye raskere. Med automatisert fakturafangst og datauttrekk kan relevant informasjon trekkes ut nøyaktig og automatisk fra fakturaer. Dette reduserer tiden brukt på manuell dataregistrering og øker den generelle hastigheten på avstemmingsprosessen.

Forbedret nøyaktighet og feilreduksjon

Manuell fakturaavstemming er utsatt for menneskelige feil, for eksempel feil ved inntasting av data eller oversett avvik. Automatisering minimerer risikoen for feil ved å utnytte avanserte teknologier som optisk tegngjenkjenning (OCR) for å trekke ut data fra fakturaer med høy nøyaktighet. Det sikrer at den utpakkede informasjonen er korrekt matchet og avstemt, noe som reduserer sjansene for avvik eller unøyaktigheter.

Forbedret synlighet og sporing

Automatisering gir sanntids innsyn i fakturaavstemmingsprosessen. Den lar deg spore fremdriften, identifisere flaskehalser og få innsikt i statusen til hver faktura. Med automatiserte arbeidsflyter og varsler kan du enkelt overvåke avstemmingsprosessen, sikre rettidige handlinger og redusere forsinkelser.

Strømlinjeformet godkjenning og unntakshåndtering

Automatiserte arbeidsflyter muliggjør sømløs ruting av fakturaer for godkjenning, og sikrer at de aktuelle interessentene gjennomgår og godkjenner betalinger. Unntak, for eksempel fakturaer med avvik eller manglende informasjon, kan flagges og sendes automatisk til relevant personell for løsning. Dette effektiviserer godkjenningsprosessen og reduserer tiden og innsatsen som kreves for å håndtere unntak manuelt.

Økt etterlevelse og revisjonerbarhet

Automatisering hjelper til med å håndheve overholdelse av økonomiske forskrifter og interne retningslinjer. Ved å implementere forhåndsdefinerte regler og valideringssjekker kan du sikre at fakturaer avstemmes i henhold til din bedrifts retningslinjer. Automatiserte revisjonsspor gir en omfattende oversikt over avstemmingsprosessen, noe som gjør det enklere å spore og gjennomgå transaksjoner ved behov.

Automatisert fakturaavstemming med Nanonets

Nanonets tilbyr avanserte automatiseringsløsninger som kan revolusjonere din fakturaavstemmingsprosess. Med intelligente datautvinningsmuligheter og arbeidsflytstyring, spesialiserer Nanonets seg på å trekke ut nøkkelinformasjon nøyaktig og effektivt, og automatisere matchings- og avstemmingsprosessen. Ved å utnytte kraften til kunstig intelligens og maskinlæring, bruker Nanonets avanserte OCR-teknikker (Optical Character Recognition) for å fange opp de relevante dataene nøyaktig fra fakturaer, for eksempel leverandørnavn, fakturanumre, varebeskrivelser, mengder og prisbeløp.

Nanonets OCR-funksjoner er utviklet for å håndtere et bredt spekter av fakturaformater, inkludert digitale fakturaer, skannede dokumenter og til og med fakturaer med komplekse oppsett. De avanserte algoritmene kan på en intelligent måte behandle ustrukturerte data og trekke ut informasjon fra ulike deler av fakturaen, uavhengig av plassering eller formatering.

Når dataene er trukket ut, bruker Nanonets sitt intelligente arbeidsflytstyringssystem for å automatisere matchings- og avstemmingsprosessen. De utvunnede dataene kryssreferanser med de tilsvarende regnskapspostene, for å sikre nøyaktighet og identifisere eventuelle avvik. Denne automatiserte avstemmingen reduserer tiden og innsatsen som kreves for manuell datainntasting og avstemming betydelig, og frigjør verdifulle ressurser for mer strategiske oppgaver.

Dessuten integreres Nanonets sømløst med eksisterende systemer, noe som muliggjør jevnt samarbeid og strømlinjeformet kommunikasjon mellom teammedlemmer som er involvert i faktureringsprosessen. Denne integrasjonen eliminerer behovet for manuell dataoverføring mellom ulike plattformer, minimerer feil og sikrer datakonsistens.

Nanonets avanserte algoritmer lærer og forbedres også over tid, og tilpasser seg skiftende fakturaformater og variasjoner. Denne tilpasningsevnen øker nøyaktigheten og effektiviteten til fakturaavstemmingsprosessen, reduserer feil og gir større tillit til de økonomiske dataene.

Ved å implementere Nanonets for automatisert fakturaavstemming kan bedrifter oppnå betydelige fordeler. De kan utnytte forbedret datanøyaktighet, raskere avstemmingssykluser, redusert manuell innsats, økt produktivitet og økt overholdelse av økonomiske forskrifter for strategisk forretningsverdi. Videre lar Nanonets skalerbarhet det håndtere store mengder fakturaer, noe som gjør det egnet for virksomheter i alle størrelser.

konklusjonen

Effektiv fakturaavstemming er avgjørende for å opprettholde økonomisk nøyaktighet, minimere feil og fremme sterke leverandørrelasjoner. Ved å implementere en veldefinert fakturaavstemmingsprosess kan virksomheter effektivisere driften og oppnå betydelige fordeler. Automatiseringsløsninger som Nanonets kan ytterligere forbedre hastigheten, nøyaktigheten, synligheten og samsvaret i fakturaavstemmingsprosessen, slik at organisasjoner kan spare tid, redusere kostnader og allokere ressurser mer strategisk.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• EVM Finans. Unified Interface for desentralisert økonomi. Tilgang her.
• Quantum Media Group. IR/PR forsterket. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/