5 najlepszych praktyk budowania strategii zapobiegania utracie danych

Kilka niedawnych głośnych przypadków utraty danych stanowi ostrzeżenie dla organizacji zajmujących się danymi wrażliwymi — w tym niedawny przypadek, w którym danych osobowych prawie pół miliona obywateli Japonii znalazł się w kompromitującej sytuacji, gdy zgubił się dysk USB, na którym był przechowywany.

Niezależnie od branży, wszystkie firmy przetwarzają wrażliwe dane — niezależnie od tego, czy przechowują pliki kadrowe lub płacowe, które zawierają informacje bankowe i numery ubezpieczenia społecznego, czy też bezpiecznie rejestrują szczegóły płatności. W związku z tym przedsiębiorstwa każdej wielkości powinny mieć zapobieganie utracie danych (DLP) strategię obejmującą całą organizację. Organizacje powinny często aktualizować swoją strategię DLP, aby uwzględnić nie tylko ewolucję sposobu przechowywania, zarządzania i przenoszenia danych, ale także postępy w dziedzinie cyberprzestępczości.

Niektóre przedsiębiorstwa dodały specjalistów ds. bezpieczeństwa informacji, aby skoncentrowali się wyłącznie na DLP, ale cały zespół ds. cyberbezpieczeństwa powinien być współodpowiedzialny za ochronę wrażliwych danych. Silna strategia DLP chroni klientów i utrzymuje integralność operacji na danych. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą organizacjom pracować nad wdrożeniem nowej strategii DLP lub ulepszeniem istniejącej:

1. Dowiedz się, jakie dane są wrażliwe

Organizacje mogą być kuszące do zastosowania uniwersalnego standardu bezpieczeństwa danych w całej swojej działalności, ale tworzenie barier ochronnych dla wszystkich informacji i każdego procesu może być kosztownym i uciążliwym zadaniem. Przeglądając różne typy danych, z którymi pracownicy pracują i do których mają dostęp, liderzy mogą określić, które dane kwalifikują się jako wrażliwe i dostosować strategie organizacji w celu ochrony danych, które mają największe znaczenie. Kiedy liderzy zapoznają się z przepływem danych w swojej organizacji, pozwala im to zidentyfikować osoby i działy, które muszą w największym stopniu położyć nacisk na środki bezpieczeństwa cybernetycznego.

2. Kopia zapasowa, kopia zapasowa, kopia zapasowa

Uncja zapobiegania jest warta funta leczenia — a w przypadku wrażliwych danych może być warta nawet miliony, jeśli dane organizacji zostaną przetrzymywany dla okupu lub spowodować kosztowną utratę własności intelektualnej. Gdy firmy zidentyfikują określone rodzaje danych uznanych za wrażliwe, pracownicy powinni tworzyć ich kopie zapasowe w wielu miejscach, a wszystko to przy użyciu bezpiecznych protokołów. Kopie zapasowe chronią przed uszkodzeniami spowodowanymi uszkodzonymi plikami i przypadkowym usunięciem, a także sprawiają, że firma jest mniej podatna na ataki szantażystów, którzy mogą próbować przechować dane dla okupu. Kopie zapasowe na urządzeniach pamięci masowej lub serwerach z separacją powietrzną są najbezpieczniejsze, ponieważ są fizycznie oddzielone od Internetu i można je odpowiednio zabezpieczyć. 

3. Wzmocnij swoich ludzi

Nawet najbezpieczniejsza strategia zapobiegania utracie danych może zostać udaremniona przez udaną próbę wyłudzenia informacji lub hasło zapisane zwykłym tekstem. Niedoinformowani pracownicy mogą paść ofiarą najnowszego oszustwa lub socjotechniki, nieświadomie narażając dane swojej organizacji na działanie złych aktorów. Kiedy liderzy upoważniają wszystkie poziomy i osoby w swojej organizacji do aktywnego udziału w działaniach na rzecz bezpieczeństwa, chroni to przed utratą i kradzieżą danych. Bardzo ważne jest zapewnienie spójnych szkoleń na temat zagrożeń cyberbezpieczeństwa, aby pracownicy — od dyrektora ds. informatyki po najnowszego stażystę — byli świadomi najnowszych zagrożeń dla danych.

4. Rozważ całą podróż po danych

Nawet jeśli organizacja zainwestuje w stworzenie wysoce bezpiecznej infrastruktury danych, za każdym razem, gdy poufne dane opuszczą to środowisko, zabezpieczenia te mogą zostać zerwane. Dla firm korzystających z chmura rozwiązania pamięci masowej, wrażliwe dane mogą być narażone na niebezpieczeństwo, gdy tylko pracownicy skorzystają z niezabezpieczonej publicznej sieci Wi-Fi. Solidne podejście do bezpieczeństwa danych powinno uwzględniać wszystkie sposoby, w jakie pracownicy udostępniają poufne dane, wewnątrz i na zewnątrz ustalonych platform.

5. Przygotuj plan szybkiego reagowania

Przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych może zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszeń, włamań i utraty danych. Jednak zawsze istnieje możliwość, że mogą się zdarzyć, więc musisz mieć plan, jeśli coś pójdzie nie tak. Dysponując planem, liderzy mogą szybko działać w celu złagodzenia szkód. Specyfika każdego planu szybkiego reagowania zależy od charakteru danych, które zostały naruszone, ale plan może obejmować rozpoczęcie procesu odzyskiwania danych, zdalne cofnięcie dostępu do współdzielonych rozwiązań pamięci masowej, natychmiastowe powiadomienie pracowników lub klientów o luce w zabezpieczeniach lub powiadomienie odpowiednim organom lub klientom, że doszło do naruszenia ochrony danych. Ważne jest, aby już dysponować zespołem szybkiego reagowania, który szybko przeprowadzi dochodzenie, ustali, jakie dane mogły zostać naruszone, przestrzega przepisów i regulacji dotyczących powiadomień, a także pokieruje odpowiednimi zasobami, aby zapewnić usunięcie wszelkich zidentyfikowanych luk w zabezpieczeniach cybernetycznych.

Te najlepsze praktyki stanowią solidną podstawę do wdrożenia nowego planu DLP i mogą sprawić, że istniejące strategie będą bardziej odporne i skuteczne. Chociaż określone protokoły w planie DLP powinny być zaprojektowane tak, aby odpowiadały indywidualnym potrzebom organizacji, powinny zawsze dążyć do tego samego celu: zapobiegania naruszeniom danych oraz zachowania prywatności osobistej i zawodowej.