Kompleksowy przewodnik po analizatorach poczty e-mail

O osiemdziesiąt procent małych i średnich firm wykorzystuje e-mail marketing, aby przyciągnąć nowych klientów i zatrzymać tych, których już mają.

Poczta e-mail jest niezbędnym elementem nowoczesnej działalności biznesowej. Wiadomości e-mail często zawierają informacje kontaktowe klientów, potwierdzenia zamówień klientów, żądania zapłaty od dostawców, prośby o leady i podobne kluczowe dane biznesowe.

Parsery wiadomości e-mail mogą pomóc organizacjom wyodrębnić i wykorzystać wszystkie dane uwięzione w ich wiadomościach e-mail i załącznikach.

Co to jest parser poczty e-mail?

Parser wiadomości e-mail to narzędzie służące do zbierania informacji z przychodzących wiadomości e-mail. Dane można wyodrębnić z nagłówka i treści wiadomości e-mail za pomocą interfejsu API do analizowania poczty. Ponadto może wyodrębniać dane bezpośrednio z załączników wiadomości e-mail, takich jak pliki PDF, pliki CSV, obrazy i inne typy dokumentów.

Parsery poczty e-mail można zaprogramować tak, aby wyodrębniały określone pola danych z nowych wiadomości. Użytkownik może przekształcić nieustrukturyzowane dane e-mail w ustrukturyzowane dane, które można wygodnie wprowadzić do oprogramowania CRM lub ERP. Analiza wiadomości e-mail eliminuje w ten sposób niepotrzebne ręczne wprowadzanie danych.

Czy analiza wiadomości e-mail jest podobna do pobierania danych z sieci?

Analiza wiadomości e-mail jest podobna do skrobania stron internetowych. Podczas gdy web scrapery zazwyczaj zbierają dane ze stron HTML, parsery e-maili pobierają dane tylko z nagłówków, treści i załączników wiadomości e-mail.

Oprogramowanie do analizowania wiadomości e-mail wyszukuje określone frazy i słowa kluczowe w wiadomości e-mail.

Parsery poczty e-mail mogą bezpośrednio pobierać wiadomości e-mail do Twojej skrzynki odbiorczej. Alternatywnie zapewniają również dedykowany identyfikator e-mail, na który wszystkie e-maile mogą być automatycznie przekazywane.

Narzędzie do analizowania wiadomości e-mail automatycznie rozpozna i wyodrębni pola danych z wiadomości e-mail w oparciu o reguły parsowania ustawione przez użytkownika. Większość parserów poczty e-mail pozwala użytkownikom skonfigurować niestandardowe reguły analizowania w prostym interfejsie użytkownika bez kodu.

Dlaczego analiza wiadomości e-mail jest ważna?

Oprogramowanie do analizowania wiadomości e-mail pomaga zwiększyć produktywność firm, które codziennie otrzymują i analizują wiadomości e-mail. Pracownicy mogą teraz skupić się na zadaniach o wyższej wartości. Zamiast przeszukiwać wiele e-maili, aby wyodrębnić małe fragmenty informacji pojedynczo.

Zautomatyzowane analizowanie wiadomości e-mail jest znacznie dokładniejsze niż ręczne wprowadzanie danych i może być używane do konfigurowania przepływów pracy. Na przykład można skonfigurować reguły analizowania w celu wyróżniania pól danych z niską ufnością analizowania – które można wysłać do ręcznego przeglądu.

Analiza wiadomości e-mail może w ten sposób wyeliminować ręczne wprowadzanie danych i zapewnić minimalną liczbę ręcznego sprawdzania.

Korzyści z analizy wiadomości e-mail

Analiza wiadomości e-mail zapewnia znaczne korzyści firmom dowolnej wielkości i sektora. Tutaj jest kilka z nich:

Oszczędność czasu i pieniędzy

Jak wspomniano powyżej, parsery poczty e-mail mogą wyeliminować wiele marnotrawstwa pracy ręcznej. Pomaga to pracownikom skupić się na innych zadaniach o dużej wartości, które mogą bezpośrednio wpłynąć na wyniki firmy.

Analiza wiadomości e-mail może również zmniejszyć opóźnienia, zapewniając niemal natychmiastowe przesyłanie danych do dalszych aplikacji biznesowych.

Automatyzacja przepływów pracy

Parsery poczty e-mail automatycznie pobierają interesujące pola danych z wiadomości e-mail. Wyodrębnione dane można następnie zmodyfikować do dowolnego preferowanego formatu. I wreszcie, dane można importować do dowolnego oprogramowania, takiego jak CRM, ERP lub oprogramowanie księgowe.

Cały ten proces można skonfigurować jako zautomatyzowany przepływ pracy typu zero-touch.

Poprawa jakości pracy

Gdy mniej wysiłku poświęca się na operacje ręczne, błędy wprowadzania danych drastycznie się zmniejszają. Wyobraź sobie, że przeglądasz setki e-maili w celu wydobycia informacji – to po prostu dużo danych do ręcznego zarządzania!

Dokładność jest gwarantowana przy użyciu parsera poczty e-mail do automatyzacji ekstrakcji danych. Analizowanie wiadomości e-mail można łatwo skalować bez uszczerbku dla jakości i dokładności ekstrakcji danych.

Popularne przypadki użycia parsowania poczty e-mail

Praktycznie każdy e-mail można przeanalizować, aby wyodrębnić cenne dane. Dokumenty biznesowe i aktualizacje transakcji są często wysyłane pocztą elektroniczną i zawierają ważne dane.

Oto kilka popularnych przypadków użycia analizowania wiadomości e-mail:

Zapotrzebowania na zakup, zamówienia zakupu, faktury, wyciągi bankowe i inne dokumenty są często przesyłane pocztą elektroniczną jako załączniki. Dzięki parserom e-maili możesz automatycznie klasyfikować/kategoryzować każdy e-mail lub załącznik i wysyłać go do odpowiedniego parsera w celu dalszego przetwarzania.

Wyobraź sobie otrzymanie zamówienia przez e-mail i automatyczne fakturowanie klienta! Lub automatyczne pobieranie danych z załączonych potwierdzeń płatności i wprowadzanie ich do oprogramowania księgowego.

Zarządzanie leadami i wzbogacanie

Firmy często kontaktują się z nimi za pośrednictwem poczty elektronicznej. Te e-maile zawierają dane kontaktowe potencjalnego klienta i inne informacje istotne dla zespołów sprzedaży i marketingu. Parser poczty e-mail może automatycznie wyodrębniać informacje o potencjalnych klientach i aktualizować dane w CRM, takim jak Salesforce lub Hubspot.

Zespoły marketingowe mogą następnie kierować do tych potencjalnych klientów odpowiedni zasięg. Zespoły sprzedaży mogą też dodatkowo zakwalifikować takie leady, wysyłając wycenę lub korzystając z połączenia.

Automatyzacja procesów e-commerce

Każdy zakup e-commerce wyzwala serię e-maili zawierających informacje o zamówieniach, faktury i aktualizacje.

Interfejsy API do analizowania wiadomości e-mail mogą pomóc witrynom e-commerce zoptymalizować realizację zamówień, wysyłkę i monitorowanie klientów.

Jak zautomatyzować parsowanie wiadomości e-mail za pomocą nanonetów

Oto kroki, aby skonfigurować automatyczny przepływ pracy analizowania wiadomości e-mail za pomocą Nanonets:

Utwórz konto

Zapisz się rozpocząć pracę z Nanonets.

Zbuduj niestandardowy parser e-mail

Prześlij kilka przykładowych plików i zaznacz pola, które chcesz wyodrębnić. Sztuczna inteligencja nauczy się identyfikować twoje zainteresowania na podstawie przedstawionych przez ciebie przykładów – im więcej, tym lepiej.

Zrzuty ekranu e-maili wystarczą. Przetestuj niestandardowy ekstraktor z nowymi plikami, aby zobaczyć, jak to działa.

Zwróć uwagę, że Nanonets oferuje gotowe ekstraktory dla popularnych typów dokumentów, które mogą być dostarczane jako załączniki, w tym faktury, zamówienia zakupu, pokwitowania i inne.

Określ źródło(a)

Jeśli e-maile są Twoim głównym źródłem, skonfiguruj adres odbiorczy Nanonet i automatycznie przekieruj wszystkie odpowiednie e-maile na ten identyfikator e-mail.

Możesz także skonfigurować automatyczny import plików z pamięci w chmurze, baz danych lub połączyć się przez API.

Skonfiguruj przepływ pracy

Utwórz cały przepływ pracy, łącząc źródło z niestandardowym ekstraktorem danych, który zbudowałeś. Możesz także zdefiniować reguły parsowania, aby przetworzyć wyodrębnione dane do odpowiedniego formatu wyjściowego.

Na koniec zdefiniuj miejsce docelowe, do którego chcesz wyeksportować doprecyzowane dane. Możesz eksportować dane bezpośrednio do oprogramowania CRM lub ERP za pośrednictwem API Nanonets.