Szablon przepływu pracy rozrachunków z odbiorcami

Utrzymuj zdrowy przepływ środków pieniężnych dzięki terminowym przypomnieniom o płatnościach, usprawnionemu pobieraniu płatności i aktualizowanej dokumentacji finansowej za pomocą szablonu przepływu pracy Nanonets Należności.

Informacje o szablonie przepływu pracy rozrachunków z odbiorcami

Czy aktualizujesz swoje dane finansowe za każdym razem, gdy dokonujesz sprzedaży na kredyt? Czy dysponujesz usprawnionym procesem umożliwiającym jednorazową rejestrację wszystkich należności?

Jeśli nie, czas to zmienić. Zautomatyzuj, popraw widoczność i wyeliminuj błędy w procesie rozliczeń należności za pomocą zautomatyzowanego szablonu przepływu należności w ciągu kilku minut. Przyspiesz należności dzięki okresowemu fakturowaniu i terminowym przypomnieniom. Otrzymuj raporty AR w czasie rzeczywistym dzięki bezproblemowej wymianie danych z oprogramowaniem księgowym. Zawsze wiesz, gdzie są Twoje przepływy pieniężne dzięki szablonowi przepływu pracy Nanonets AR.

Kroki w szablonie obiegu należności Nanonets

Aby użyć szablonu przepływu pracy należności Nanonets, Zaloguj Się na swoje konto Nanonets lub utworzyć darmowe konto jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.

fakturowanie

Automatycznie twórz i wysyłaj faktury, gdy klient dokona zakupu, korzystając z integracji innych firm. Użyj przepływów pracy, aby określić, czy zakup jest cykliczny, jednorazowy, godny kredytu lub ryzykowny.

Przetwarzanie płatności

Zastosuj niezbędne opłaty finansowe, podatki lub rabaty za wcześniejszą płatność w oparciu o swoje kryteria. Wyślij klientowi fakturę lub wyciąg z opłat finansowych ze wszystkimi szczegółami.

Zaktualizuj dokumentację finansową

Synchronizuj szczegóły płatności ze swoim oprogramowaniem księgowym, takim jak Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite i innymi, korzystając z bezproblemowej integracji.

Korzyści płynące z korzystania z szablonu obiegu należności Nanonets

Oczekujące należności mogą mieć falujący wpływ na przepływy pieniężne. Zarządzaj należnościami, śledź przepływ gotówki i przyspieszaj płatności za pomocą Nanonets. Dzięki szablonowi przepływu należności Nanonets jest to możliwe

Zminimalizuj błąd ludzki

Automatycznie synchronizuj dane z oprogramowaniem księgowym dzięki bezproblemowej integracji. Zmniejsz liczbę błędów ręcznego wprowadzania danych do 0.

Zautomatyzowane przepływy pracy

Skonfiguruj zautomatyzowane przepływy pracy za pomocą kilku kliknięć. Korzystaj z szablonów przepływów pracy, dostosuj swoje przepływy pracy lub pozwól naszemu zespołowi skonfigurować je za Ciebie.

Wykrywaj wąskie gardła gotówki

Uzyskaj pełny wgląd w przepływy pieniężne dzięki danym w czasie rzeczywistym w swoim oprogramowaniu księgowym bez arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów.

Automatyczne przypomnienia

Przyspiesz płatności, zatwierdzenia i raporty finansowe dzięki automatycznym przypomnieniom dla odpowiednich interesariuszy.

Integruj, automatyzuj i otrzymuj płatności na czas, zawsze

Zautomatyzuj każdy etap cyklu od faktury do gotówki dzięki inteligentnym przepływom pracy. Nanonets integruje się ze wszystkimi głównymi programami księgowymi, aby być na bieżąco z należnościami dzięki wnikliwemu śledzeniu, automatycznym przypomnieniom i pełnej widoczności.

Przyspiesz swoje przepływy pieniężne dzięki przepływom pracy AR już dziś!

Zautomatyzuj przepływy pracy dotyczące należności bez użycia kodu inteligentna platforma automatyzacji. Zoptymalizuj wydajność swojej firmy, obniż koszty i przyspiesz rozwój dzięki Nanonets.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. automatyzacjilub spróbuj samodzielnie utworzyć przepływ pracy dotyczący należności.

Przeczytaj więcej artykułów o rachunkowości:

Zautomatyzuj księgowość za pomocą bezpłatnych szablonów księgowości

Znajdź najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy

Co to są należności?

AR, znany również jako należności, to pieniądze, które firma otrzymuje od swoich klientów po ich usługach. Aby ułatwić zrozumienie, weźmy przykład z prawdziwego życia. Wyobraź sobie, że pożyczyłeś pieniądze od kolegi, żeby zapłacić za zamówienie, bo wtedy nie miałeś pieniędzy. Można to nazwać należnościami, ponieważ spłacisz go później. Wracając do tematu, należność to kredyt udzielany przez firmę, który może trwać od kilku dni do nawet roku i jest „IOU”.

Po dokonaniu tego samego lub wykonaniu usługi, jeśli firma nie otrzymała jeszcze pieniędzy od klienta, nazywa się to należnościami firmy. Wiele firm oferuje tę usługę dla wygody klientów, aby zapłacić im później. Na przykład producent naczyń dostarcza sztućce do sklepu detalicznego. Po rozliczeniu sklepu za rzeczy, płatność jest bezpośrednio księgowana w należnościach. A kiedy sklep detaliczny otrzyma artykuły, zapłaci za nie.

Procesy AR mogą być skomplikowane, jeśli są obsługiwane ręcznie, dlatego firma powinna mieć automatyczny proces AR. Pomaga firmie efektywnie zarządzać przepływem dochodów i pozwala firmie się rozwijać. Ponadto otrzymane i pozostawione płatności są wyraźnie widoczne na koncie, dzięki czemu pracownicy będą mogli łatwo śledzić kwotę.

Co to jest proces należności?

Większość firm ma swój proces należności. Pomaga im to w łatwym zarządzaniu i śledzeniu płatności. Dlatego stworzenie i używanie automatycznego rozwiązania księgowego do zarządzania i śledzenia procesu należności pozwala firmie na płynne przeprowadzanie transakcji. Etapy procesu należności są następujące:

Ustalanie praktyk kredytowych

Stworzenie procedury wniosku kredytowego w firmie jest pierwszym krokiem w procesie obsługi należności. Na podstawie reputacji dowolnej organizacji lub klientów indywidualnych firma zdecyduje, czy będą dostarczać swoje towary na kredyt. Ponadto firma musi ustalić warunki oferowania kredytu w oparciu o potrzeby i wymagania klientów. Dokument wyraźnie określa stopy procentowe i szczegółowe warunki kredytu, aby nie dochodziło do rozbieżności.

Następną rzeczą w procesie kredytowym jest okres, na jaki organizacja udziela kredytu klientowi. Duże firmy mogą pożyczać kredyt na dłuższe okresy, podczas gdy małe firmy potrzebują więcej gotówki.

Fakturowanie Klientów

Następnym krokiem w procesie rozrachunków z odbiorcami jest wysłanie faktury do klientów. Faktura to dokument zawierający szczegóły produktu, koszty, datę płatności i inne dane bankowe. Mogłaby zostać wysłana natychmiast po wysłaniu towaru, tak aby płatność mogła zostać dokonana jak najszybciej.

Śledzenie należności

Urzędnik ds. Należności śledzi płatność za zamówienie. Rolą pracownika AR jest sprawdzenie kwoty wpłaconej na rachunek bankowy, wprowadzenie danych do systemu AR i przyporządkowanie do faktury. Ponadto musi uzgadniać księgę należności, aby upewnić się, że wszystkie płatności zostały prawidłowo zaksięgowane, oraz musi wystawiać klientom miesięczne zestawienia.

Istnieje różnica między procesem śledzenia w dużych i małych organizacjach. Duże organizacje zatrudniają zespół funkcjonariuszy AR, którzy korzystają z zaawansowanego systemu oprogramowania śledzącego. Zmniejsza to czas i wysiłek oraz zapewnia dokładne wyniki. Z drugiej strony małe organizacje zwykle potrzebują zaawansowanego systemu, więc wykonują proces śledzenia ręcznie. Może to być wykonane przez zawodowego księgowego lub ich zespół.

Księgowanie należności

W kolejnym kroku Inspektor ds. Windykacji ustala termin płatności. Następnie muszą prowadzić dziennik do rejestrowania zamówień po uporządkowaniu danych dotyczących niespłaconych długów. Ten proces służy do księgowania niespłaconego zadłużenia i identyfikowania rabatów za wcześniejszą płatność.

Dlaczego należności są tak ważne?

Standardowa procedura zwrotu pieniędzy to tylko mit. Ludzie muszą postępować zgodnie z idealną procedurą, dlatego proces należności staje się niezbędny. Jeśli płatność będzie opóźniona, może to doprowadzić do upadku organizacji, a cały system przepływów pieniężnych może zostać zatrzymany. Co więcej, może to prowadzić do niedoboru gotówki do inwestowania w dalszą produkcję i wypłaty dla akcjonariuszy. Zatem procedura należności jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Pokazuje, ile gotówki musisz otrzymać, oraz harmonogram, aby utrzymać zdrowy przepływ gotówki.

Jak zautomatyzować należności?

Dostarczanie

Dział zakupów wykonuje pierwszy krok w procesie automatyzacji. Składa zamówienie i przesyła kopię zamówienia do działu należności. Następnie organizacja wysyła fakturę zawierającą płatność i inne szczegóły po otrzymaniu zamówienia.

Przetwarzanie faktury

Przetwarzanie faktur może odbywać się zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Ręczne przetwarzanie jest jednak niezwykle czasochłonną procedurą, dlatego zaleca się automatyczne przetwarzanie danych. Pomaga to zredukować błędy i zapewnić dokładność, co z kolei pomaga płynnie przeprowadzić cały proces przepływu puszki.

Zatwierdzenie faktury

Podobnie jak w przypadku przetwarzania faktur, zatwierdzanie faktur może odbywać się ręcznie i elektronicznie. Polega to na dopasowaniu informacji do zamówienia, tak aby otrzymana płatność dokładnie odpowiadała zamówieniu. Następnie przygotowywane są dokumenty dotyczące kosztów, czasu dostawy, ilości razy i innych istotnych szczegółów.

Oplata

Następnie przychodzi płatność, którą można otrzymać w gotówce, a czek może zostać przetworzony automatycznie. Menedżer ds. należności musi zatwierdzić płatność i przeprowadzić wszystkie formalności, aby płatność mogła zostać płynnie odebrana.

Zarządzanie dealerami

Konieczne jest sprawdzenie z klientem, czy napotka on jakiś problem związany z płatnością. Obowiązkiem działu należności jest sprawdzenie, czy faktura jest nadal w procesie akceptacji lub czy płatność została otrzymana.

Aktualizacje systemu

Aby zautomatyzować proces obsługi należności, niezbędne jest ciągłe aktualizowanie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) poprzez instalowanie nowych wersji oprogramowania zgodnie z wymaganiami zespołu w celu sprawnego przeprowadzenia procesu płatności.

Raportowanie i analizowanie

Ostatnim krokiem w procesie automatyzacji obsługi należności jest raportowanie przygotowanych arkuszy wysłanych zamówień i otrzymanych płatności przez dział AP. Następnie przeanalizuj transakcje i zbadaj wydajność działu, aby mogli wprowadzić zmiany, jeśli coś za nimi stoi. Ponownie pomaga to w płynnym prowadzeniu organizacji.

Wskazówki dotyczące poprawy należności

Zachowaj szczegółowe dane konsumenta

Załóżmy, że organizacja stosuje ręczne wprowadzanie danych; może to prowadzić do błędów wpływających na procedurę rozliczeniową. Dlatego automatyczny system należności powinien załadować wszystkie istotne szczegóły, zwłaszcza warunki płatności i kredytu. Zautomatyzowany proces AR pomaga zachować dokładność w regularnym sprawdzaniu bazy danych, informowaniu o terminach i szkoleniu personelu w zakresie prawidłowego zarządzania szczegółami, aby przepływ gotówki był płynny.

Oferuj pozytywne i negatywne zachęty

Zachęty mogą zdziałać cuda w całej procedurze przepływu środków pieniężnych. To jest to samo, co prawdziwy przykład kupowania towarów; kiedy oferowane są rabaty, sprzedaż rośnie. W ten sam sposób pozytywne i negatywne bodźce działają na odrzucanie gotówki od firm i osób fizycznych. Przykładem pozytywnej zachęty może być oferowanie koszy na prezenty, jeśli płatność zostanie otrzymana wcześniej. Przykładem negatywnej zachęty może być karanie ich dodatkowymi opłatami w przypadku opóźnień w płatnościach. Może to wzbudzić strach i zaczną poważnie traktować płatności, co może przynieść korzyści Twojej organizacji.

Upewnij się, że Twoje zasady kredytowe są jasne i zwięzłe

Zanim pożyczysz pieniądze na jakiekolwiek towary i usługi, upewnij się, że Twoja organizacja ma solidny zestaw zasad kredytowych. Jest to ważne, aby przepływ kredytowy był prawidłowo utrzymywany. Zadaniem zespołu finansowego i sprzedażowego jest ustalenie limitów kredytowych i kar w przypadku przedłużenia terminu. Personel powinien również planować spotkania, aby upewnić się, że polisy odpowiadają zmieniającym się warunkom ekonomicznym.

Bądź w kontakcie ze swoimi klientami

Niejednokrotnie zdarza się, że klienci muszą pamiętać o zapłacie za zamówienie, ponieważ jest to powszechny odruch ludzki. Lub innym razem mogą mieć prawdziwe powody, by nie płacić rachunków na czas. Bez względu na przyczynę można ją rozwiązać dzięki zdrowej komunikacji. Można to rozwiązać za pomocą procesu należności. Możesz wysyłać przypomnienia, aby zapamiętali płatność lub bezpośrednio do nich zadzwonić, aby znaleźć rozwiązanie.

Używaj regularnych opłat miesięcznych zamiast standardowych faktur

Zawsze zaleca się wysyłanie miesięcznych rachunków, jeśli zamówienie jest duże lub istnieje regularna transakcja między firmami. W przeciwieństwie do nieregularnych faktur, miesięczne rachunki są bardziej produktywne dla każdej organizacji. Pomaga firmie regulować przepływy pieniężne, poprawiając proces produkcji i pomagając firmie się rozwijać. Co więcej, miesięczne rachunki oznaczają, że klienci mogą płacić poleceniem zapłaty, co upraszcza całą procedurę płatności.

Uprość przepływ pracy w zakresie fakturowania

Aby proces obsługi należności był płynny, konieczne jest, aby nie popełnić żadnych błędów. Błędy mogą wahać się od błędów ortograficznych do całkowicie niepoprawnych szczegółów. Dlatego zaleca się korzystanie z szablonów faktur, które zawierają format, abyś mógł zapamiętać, co uwzględnić, a czego nie. To z kolei przyspiesza cały proces obsługi należności i pomaga w sprawnym funkcjonowaniu każdej organizacji.

Oferuj swoim klientom opcje płatności

Organizacja powinna oferować swoim klientom opcje płatności za terminowe otrzymywanie gotówki. Daje im to komfort dokonywania płatności w wybranym trybie poprzedzającym terminowe wydawanie pieniędzy. Opcje patentowe obejmują czeki, gotówkę, karty debetowe, karty kredytowe, polecenie zapłaty i przelewy bankowe. Spośród tych opcji polecenie zapłaty jest najskuteczniejsze, ponieważ jest to płatność ciągła zamiast płatności push. Oznacza to, że jest wstępnie zatwierdzony, a klient nie musi przeprowadzać ratyfikacji płatności.