Zautomatyzowane przetwarzanie zamówień: Zwiększ wydajność

Zautomatyzowane przetwarzanie zamówień: Zwiększ wydajność

Zautomatyzowane przetwarzanie zamówień: Zwiększ wydajność PlatoBlockchain Data Intelligence. Wyszukiwanie pionowe. AI.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność B2B, czy B2C, usprawnienie procesu od zamówienia do gotówki (O2C) może oznaczać różnicę między sukcesem a stagnacją. Niedawne badanie McKinsey wykazało, że jest to szokujące 3-5% EBITDA często prześlizguje się przez pęknięcia w procesie O2C. To gotówka, którą możesz zgarnąć! Co więcej, metody ręczne po prostu nie nadążają za doświadczeniami, jakich oczekują obecnie współcześni klienci.

Rozwiązaniem jest automatyczne przetwarzanie zamówień. Wykorzystuje sztuczną inteligencję, OCR i zautomatyzowane przepływy pracy, aby obsługiwać zamówienia dokładnie i efektywnie. Automatyzując, zapewniasz aktualizacje w czasie rzeczywistym i bezbłędne transakcje, spełniając dzisiejsze zapotrzebowanie na natychmiastową i niezawodną obsługę.

Ten przewodnik pomoże Ci wdrożyć automatyzację, aby zwiększyć zyski i podnieść jakość obsługi klienta. Czytaj dalej, gdy dowiemy się, na czym polega automatyczne przetwarzanie zamówień, czym różni się od tradycyjnych metod i podamy praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia.

Co to jest automatyczne przetwarzanie zamówień?

Automatyczne przetwarzanie zamówień (AOP) zmienia sposób przetwarzania zamówień klientów — zastępuje ręczne zadania systemem cyfrowym, który zwiększa szybkość i precyzję. Ten inteligentny system usprawnia cały proces, od rejestrowania szczegółów zamówienia i weryfikacji ich dokładności po sprawdzanie zapasów i zarządzanie przesyłkami, a wszystko to przy jednoczesnym ograniczeniu potrzeby interwencji człowieka.

Zaawansowane technologie napędzają AOP, zapewniając bezproblemową realizację zadań. OCR digitalizuje informacje z zamówień w formie papierowej lub elektronicznej, dzięki czemu stają się one wykonalne. Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe analizują te dane, aby rozpoznawać wzorce, wyciągać wnioski z poprzednich działań i dokonywać inteligentnych wyborów, takich jak kierowanie zamówień do właściwej osoby zatwierdzającej lub identyfikacja potencjalnego oszustwa.

Zautomatyzowane przepływy pracy i integracje systemu łączą różne platformy, umożliwiając bezproblemowy przepływ danych na każdym etapie przetwarzania zamówienia. Stanowi to wyraźny kontrast w stosunku do przestarzałych, ręcznych metod prowadzenia rozmów telefonicznych, zapisów papierowych i żmudnego wprowadzania danych, które są podatne na błędy i opóźnienia. Dzięki AOP firmy mogą obsługiwać więcej zamówień, popełniać mniej błędów i zapewniać klientom lepszą obsługę. 

Jak działa automatyczne przetwarzanie zamówień?

Organizacje osiągają średnio 6 dolarów w zamian za każdego dolara zainwestowanego w automatyzację procesów O1C. Zazwyczaj proces rozpoczyna się od złożenia zamówienia w formie cyfrowej, a kończy pomyślną dostawą i płatnością za produkt lub usługę.

Istnieją dwa podejścia do automatyzacji. Jednym z nich jest przyjęcie kompleksowego narzędzia zarządzającego całą podróżą, a drugim jest zbudowanie stosu technologicznego specjalistycznego oprogramowania dla różnych etapów. Obydwa mają na celu poprawę szybkości i dokładności przetwarzania zamówień, zmieniając zarządzanie zamówieniami.

Przyjrzyjmy się teraz krok po kroku zautomatyzowanemu przetwarzaniu zamówień i temu, jak każde podejście usprawnia etapy od wstępnego przyjęcia do końcowej wysyłki.

Cyfrowe wprowadzanie zamówień:

Inicjowanie zamówienia obejmuje przechwytywanie szczegółów zamówienia, które tradycyjnie wymagają ręcznego wprowadzania danych i stwarzają ryzyko błędu ludzkiego. Oprogramowanie OCR może jednak wyodrębnić szczegóły zamówienia bezpośrednio z platform e-commerce i innych kanałów. Szybko digitalizuje dane z różnych mediów i loguje zamówienia do systemu bez ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza prawdopodobieństwo błędów i przyspiesza cały proces.

Narzędzia do automatyzacji wykorzystują OCR do skanowania i interpretowania informacji z wiadomości e-mail, plików PDF lub formularzy online, dokładnie wyodrębniając niezbędne szczegóły bez ręcznej interwencji. To natychmiastowe przechwytywanie danych dodatkowo usprawnia fazę wejściową. Dodatkowo interfejsy API i integracje umożliwiają importowanie danych zamówień bezpośrednio z poczty e-mail, Dysku Google, Dropbox lub innych usług przechowywania w chmurze do systemu zarządzania zamówieniami (OMS).

Weryfikacja i zatwierdzenie zamówienia:

Przechwycone szczegóły zamówienia są weryfikowane na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów, takich jak ceny, rabaty, dostępność zapasów i limity kredytowe klienta. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą szybko porównać informacje o zamówieniu z bazą danych, aby potwierdzić dokładność i sprawdzić rozbieżności. Jeżeli pojawią się rozbieżności, system oznacza je do sprawdzenia przez człowieka lub zwraca klientowi w celu potwierdzenia.

Zautomatyzowane systemy często są wyposażone w konfigurowalne przepływy pracy związane z zatwierdzaniem. Możesz skonfigurować niestandardowe hierarchie i reguły rozsyłania, aby automatycznie przekazywać zamówienia właściwym pracownikom. Dzięki statusowi na żywo, automatycznym powiadomieniom i przypomnieniom osoby zatwierdzające mogą na bieżąco śledzić oczekujące zadania, skracając w ten sposób czas potrzebny na przeniesienie zamówień do następnego etapu. Te przepływy pracy pomagają w utrzymaniu kontroli i nadzoru bez spowalniania procesu.

Kontrola zapasów i tworzenie zamówień zakupu:

Zautomatyzowany system potwierdzi, czy stany magazynowe są wystarczające do realizacji zamówienia. Sprawdza krzyżowo żądane pozycje z bieżącym stanem magazynowym. Ma to kluczowe znaczenie, aby zapobiec zaległym zamówieniom lub opóźnieniom, które negatywnie wpływają na zadowolenie klientów. Po pomyślnym zakończeniu system automatycznie generuje zamówienie lub niezbędną dokumentację, aby rozpocząć proces realizacji.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami i zautomatyzowany system przetwarzania zamówień współpracują ze sobą w celu monitorowania i aktualizacji poziomów zapasów. Zapobiega sprzedaży niedostępnych artykułów i wspiera lepsze planowanie i prognozowanie zapasów. Alerty o niskim poziomie zapasów ułatwiają proaktywne uzupełnianie. Ponadto ścisła integracja między platformami zapewnia płynną i bezproblemową realizację zamówienia, co pomaga dotrzymać obiecanych terminów dostaw.

Realizacja i wysyłka:

Po utworzeniu zamówienia system AOP współpracuje z usługami realizacji zamówień w celu pobrania, spakowania i przygotowania zamówienia do wysyłki. System wybiera najlepszą metodę wysyłki na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, takich jak ramy czasowe dostawy i najniższy koszt. Następnie generuje etykiety wysyłkowe i notatki wysyłkowe oraz odpowiednio aktualizuje stany magazynowe.

Informacje o śledzeniu w czasie rzeczywistym są dostępne zarówno dla firmy, jak i klienta, co pozwala na przejrzystość i lepszą obsługę klienta. System automatyzuje aktualizację statusów przesyłek i wysyła alerty lub aktualizacje bezpośrednio do preferowanego przez Klienta kanału komunikacji.

Finalizacja zamówienia i obsługa posprzedażowa:

Po dostawie system AOP śledzi zamówienie i prosi o opinię. Zajmuje się również zwrotami i wymianami zgodnie z polityką firmy. Proces ten jest niezbędny do utrzymania satysfakcji i lojalności klientów.

System sprawnie zamyka cykl zamówień, przetwarzając płatności, wystawiając faktury i uzgadniając transakcje. Przechwytuje dane, które można analizować w celu ulepszenia strategii przetwarzania zamówień i obsługi klienta. Dzięki tym spostrzeżeniom firmy mogą być bardziej dynamiczne i reagować na zmiany rynkowe i potrzeby klientów.

Wskazanie słabych punktów: gdzie wkracza automatyzacja

Na każdym etapie procesu od zamówienia do płatności pojawiają się potencjalne przeszkody, które mogą opóźnić realizację zamówienia i wpłynąć na zadowolenie klienta. Identyfikacja tych wąskich gardeł jest niezbędna do opracowania ukierunkowanych strategii automatyzacji.

Przyjrzyjmy się możliwym wąskim gardłom i sposobom, w jaki automatyzacja może je rozwiązać:

Wyzwania w tradycyjnej obsłudze zamówień Jak automatyzacja przyczynia się do rozwiązania
Zaległe wpisy zamówień Automatyzacja dzięki zaawansowanej technologii OCR usprawnia przechwytywanie danych o zamówieniach, redukując czas wprowadzania danych i zaległości.
Rozbieżności w poziomie zapasów Zautomatyzowane systemy inwentaryzacji zapewniają aktualizacje zapasów w czasie rzeczywistym, zapewniając dokładne zarządzanie zapasami.
Weryfikacja zamówienia podatna na błędy Walidacja oparta na sztucznej inteligencji zwiększa dokładność szczegółów zamówienia, minimalizując błędy w realizacji.
Błędy w wysyłce i wysyłce Inteligentne algorytmy routingu poprawiają efektywność wysyłki, zmniejszając liczbę błędów w wysyłce.
Czasochłonne fakturowanie Automatyczne fakturowanie przyspiesza proces rozliczeniowy, poprawiając przepływ środków pieniężnych.
Ręczne przetwarzanie płatności Zautomatyzowane bramki płatnicze ułatwiają szybsze i dokładniejsze przetwarzanie transakcji.
Pracochłonna obsługa zwrotów Automatyzacja upraszcza proces zwrotów, czyniąc go bardziej efektywnym i przyjaznym dla klienta.
Luki w aktualizacjach klientów Dzięki automatycznym powiadomieniom w czasie rzeczywistym klienci są na bieżąco informowani o statusie zamówienia.

Konfigurowanie automatycznego przetwarzania zamówień za pomocą Nanonets

Nanonets to platforma oferująca wydajny operacyjnie, oparty na sztucznej inteligencji, zautomatyzowany system przetwarzania zamówień. Konfiguracja jest prosta i nie wymaga żadnego kodu, dzięki czemu jest dostępna dla firm każdej wielkości.

Po pierwsze, zrozummy, co Nanonets wnoszą do stołu:

Korzyści z realizacji zamówień za pomocą Nanonets

STAGE Przed Nanonetami Z Nanonetami Zaleta nanonetów
import Ręczne sortowanie wiadomości e-mail i załączników. Przesyła e-maile klientów w celu przechwytywania zamówień. Usprawnia proces przechwytywania, oszczędzając czas i redukując pracę ręczną.
Wyciąg Ręczne wprowadzanie danych obarczone wysokim ryzykiem błędu. Używa OCR do dokładnego wyodrębniania danych. Eliminuje ręczne wprowadzanie i zwiększa dokładność danych.
Analizować Czasochłonny, ręczny przegląd danych. Automatyzuje analizę danych za pomocą niestandardowych reguł biznesowych. Zwiększa wydajność i inteligentnie obsługuje wyjątki.
Naciskać Ręczne wprowadzanie danych do systemów ERP lub CRM. Automatycznie formatuje i przesyła dane do systemów. Przyspiesza integrację danych i ogranicza błędy przy wprowadzaniu danych.
Zintegrować Kompleksowa integracja narzędzi. Bezproblemowa synchronizacja z narzędziami biznesowymi. Upraszcza integrację, dostosowując się do istniejących przepływów pracy.

Oto jak możesz ustanowić automatyczne przetwarzanie zamówień za pomocą Nanonets:

Krok 1: Zintegruj swoje systemy

Niezależnie od tego, czy zbierasz zamówienia za pośrednictwem Gmaila, Dysku Google, Typeform lub witryny internetowej opartej na Webflow, czy też korzystasz z bardziej złożonych systemów, takich jak SAP lub Oracle, Nanonets można bezproblemowo zintegrować. Możesz skonfigurować automatyczny import zamówień z platformy odbioru zamówień do Nanonets poprzez interfejsy API, integracje z Zapier lub integrację bezpośrednią.

Krok 2: Wytrenuj swój model

Prześlij kilka wcześniejszych zamówień, aby przeszkolić system. Nanonets wykorzystuje technologię OCR, ML i AI, aby zrozumieć formularze zamówień i dokładnie wyodrębnić dane. Możesz dostroić i przeszkolić swój model przy użyciu nowych danych, aby poprawić dokładność i dostosować się do zmieniających się formatów zamówień.

Krok 3: Skonfiguruj przepływ pracy

Możesz dostosować przepływ pracy do wymagań biznesowych. Zdefiniuj kolejność zadań oraz zasady routingu i zatwierdzeń. Skonfiguruj wyzwalacze dla określonych zdarzeń, np. jeśli dane wyodrębnione z formularza zamówienia zawierają rozbieżności lub jeśli poziom zapasów jest niewystarczający.

Krok 4: Eksportuj swoje dane

Gdy system pobierze i zatwierdzi dane z Twoich zamówień, możesz je wyeksportować do preferowanego miejsca docelowego. Nanonets obsługuje wiele formatów wyjściowych, w tym JSON, XML, CSV i bezpośrednie wywołania API do innych systemów. Możesz zautomatyzować eksport danych do swojego systemu zarządzania zapasami, CRM lub dowolnego innego systemu, z którego korzystasz.

Krok 5: Monitoruj i optymalizuj

Dzięki wbudowanym analizom możesz monitorować wydajność automatycznego przetwarzania zamówień. Śledź kluczowe wskaźniki, identyfikuj wąskie gardła i podejmuj decyzje oparte na danych, aby stale optymalizować swoje procesy. Regularne przeglądanie i aktualizowanie przepływów pracy pomoże Ci utrzymać efektywność operacyjną i wysoki poziom zadowolenia klientów.

Najlepsze praktyki w zakresie automatycznego przetwarzania zamówień

Przyjęcie najlepszych praktyk w zakresie zautomatyzowanego przetwarzania zamówień może poprowadzić Twoją firmę w stronę niezwykłej wydajności i zadowolenia klientów. Wdrożenie tych metod gwarantuje płynne i elastyczne działanie na dzisiejszym dynamicznym rynku.

1. Wdróż kompleksową automatyzację

Chociaż częściowa automatyzacja może rozwiązać określone wąskie gardła, to kompleksowa automatyzacja naprawdę zmienia operacje. Od otrzymania zamówienia do jego realizacji, na każdym etapie można skorzystać z ograniczenia ręcznej interwencji, co z kolei minimalizuje błędy, przyspiesza cykl od zamówienia do płatności i ostatecznie poprawia zadowolenie klienta.

Lista kontrolna kompleksowej automatyzacji:

  • Automatyzuj przyjmowanie zamówień i wprowadzanie danych ze wszystkich źródeł.
  • Stosuj zautomatyzowaną ekstrakcję i weryfikację danych.
  • Skonfiguruj automatyczne wyznaczanie tras do zatwierdzeń i przetwarzania.
  • Zintegruj zautomatyzowane systemy wysyłki i aktualizacji zapasów.
  • Korzystaj z alertów systemowych, aby zarządzać poziomami zapasów i aktywnie unikać zamówień oczekujących.

2. Wykorzystaj analitykę opartą na sztucznej inteligencji

Wykorzystywanie sztucznej inteligencji do analizowania danych o zamówieniach może pomóc w uzyskaniu cennych spostrzeżeń, które pomogą w podejmowaniu bardziej inteligentnych decyzji biznesowych. Korzystając ze sztucznej inteligencji, możesz przewidywać trendy, rozumieć zachowania klientów i optymalizować zapasy, co prowadzi do lepszego prognozowania popytu i ograniczenia braków lub nadmiernych zapasów.

Przykład analizy opartej na sztucznej inteligencji w działaniu:

  • Analizuj dane dotyczące wcześniejszych zamówień, aby przewidzieć przyszłe wzorce popytu.
  • Wdrażaj analitykę w czasie rzeczywistym, aby dynamicznie dostosowywać poziomy zapasów.

3. Nadaj priorytet automatyzacji zorientowanej na klienta

Wdrożenie automatyzacji skupiającej się na potrzebach klienta prowadzi do bardziej spersonalizowanych i satysfakcjonujących zakupów. Obejmuje to wdrażanie systemów zapewniających aktualne aktualizacje statusu zamówień i dostosowane rekomendacje w oparciu o historię zakupów, wzmacnianie lojalności klientów i zachęcanie do powtarzania transakcji.

Elementy działania dotyczące automatyzacji zorientowanej na klienta:

  • Przedstaw chatboty do śledzenia zamówień i zapytań w czasie rzeczywistym.
  • Zainstaluj silniki rekomendacyjne wykorzystujące sztuczną inteligencję, aby personalizować sugestie dotyczące sprzedaży dodatkowej i krzyżowej w oparciu o profile klientów i historię zakupów.
  • Korzystaj z automatycznych mechanizmów informacji zwrotnej po dostawie, aby zbierać spostrzeżenia klientów i ulepszać obsługę.

4. Wybierz odpowiednie narzędzie automatyzacji dla swojego biznesu

Kontekstowo pierwszym krokiem w przejściu na zautomatyzowaną realizację zamówień jest wybór narzędzia odpowiadającego wymaganiom biznesowym. Powinien być na tyle wszechstronny, aby obsługiwać różne formaty i systemy zamówień oraz wystarczająco adaptacyjny, aby dostosować się do zmian i ekspansji biznesowej.

Na przykład wybierając Nanonets wybierasz narzędzie, które zapewnia bezproblemową integrację z różnymi systemami zarządzania operacjami — czy to Gmailem, czy zaawansowanymi narzędziami, takimi jak SAP czy Oracle. Funkcja uczenia maszynowego pozwala na ciągłe uczenie się formatów zamówień, dzięki czemu pozostają one odpowiednie do zmieniających się potrzeb biznesowych.

5. Stale trenuj swój model uczenia maszynowego

Powszechnym niedopatrzeniem w automatyzacji przetwarzania zamówień jest nastawienie „ustaw i zapomnij”. Firmy muszą stale zasilać swoje modele uczenia maszynowego nowymi danymi, aby poprawić dokładność i wydajność, dostosowując się do niuansów zmieniających się potrzeb w zakresie przetwarzania zamówień.

Na przykład, wykorzystując możliwości ciągłego uczenia się Nanonets, firmy mogą udostępniać anonimowe dane dotyczące zamówień w celu ulepszenia swoich modeli. Praktyczną stronę tego widać w mniejszej liczbie błędów w przetwarzaniu zamówień i bardziej szczegółowym rozpoznawaniu konkretnych formatów zamówień, co przekłada się na lepsze doświadczenia klientów.

6. Zwiększ bezpieczeństwo i zgodność danych

Automatyzacja realizacji zamówień to także zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodności systemu z obowiązującymi przepisami. Jest to niezwykle ważne, ponieważ naruszenia danych lub nieprzestrzeganie zasad mogą prowadzić do znacznych kar finansowych i utraty zaufania klientów.

Wytyczne zwiększające bezpieczeństwo i zgodność:

  • Upewnij się, że zautomatyzowane systemy są zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO, HIPAA itp.
  • Przeprowadzać okresowe audyty i oceny ryzyka zautomatyzowanych systemów przetwarzania zamówień.
  • Edukuj personel w zakresie najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych w kontekście zautomatyzowanych systemów.
  • Wdrażaj niezawodne szyfrowanie danych przechowywanych i przesyłanych.

7. Usprawnij przetwarzanie zwrotów

Sprawny proces zwrotów jest równie niezbędny, jak realizacja pierwszego zamówienia. Zautomatyzowane przetwarzanie zwrotów może znacznie zwiększyć satysfakcję klienta, upraszczając jego wysiłki związane ze zwrotem towaru i zapewniając szybki kredyt lub wymianę.

Kroki, aby skutecznie zautomatyzować przetwarzanie zwrotów:

  • Skonfiguruj portale samoobsługowe, aby klienci mogli bezproblemowo inicjować zwroty.
  • Korzystaj z automatycznych systemów sortowania, sprawdzania i uzupełniania zwróconych artykułów.
  • Wdrażaj oprogramowanie, aby szybko przetwarzać zwroty pieniędzy i wymiany.

8. Wykorzystaj oparte na chmurze systemy przetwarzania zamówień

Przejście na system zamówień oparty na chmurze zapewnia elastyczność i skalowalność, niezbędne do wzrostu. Dzięki chmurze firmy mogą z łatwością zarządzać skokami zamówień w szczytowych sezonach, nie pogarszając wydajności ani komfortu obsługi klienta.

Aby uzyskać maksymalne korzyści:

  • Wybierz rozwiązanie w chmurze z długim czasem pracy.
  • Upewnij się, że rozwiązanie może skalować zasoby podczas gwałtownych wzrostów popytu.
  • Wybieraj dostawców oferujących silne środki bezpieczeństwa i ochronę danych.
  • Szukaj rozwiązań chmurowych ze zintegrowaną analityką, aby móc podejmować lepsze decyzje.
  • Wybierz systemy, które pozwalają na łatwą integrację z innymi narzędziami i platformami.

9. Regularnie przeglądaj i optymalizuj przepływy pracy

Ciągłe doskonalenie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania skutecznej strategii automatyzacji. Regularne analizowanie i udoskonalanie zautomatyzowanych przepływów pracy pomaga identyfikować i eliminować nieefektywności, utrzymując system dostosowany do zmieniającego się krajobrazu biznesowego.

Jeśli jesteś użytkownikiem Nanonets, możesz skonfigurować następujące przepływy pracy, aby w pełni wykorzystać system:

  • Automatyzuj wprowadzanie danych do QuickBooks.
  • Zmień przesłane formularze Webflow we wpisy zamówień.
  • Twórz wyzwalacze zdarzeń w aplikacji Slack lub Microsoft Teams dla określonych kamieni milowych lub problemów związanych z przetwarzaniem zamówień.
  • Użyj Zapiera, aby połączyć Nanonets z innymi aplikacjami w celu rozszerzonej automatyzacji przepływu pracy.
  • Zintegruj się z CRM, aby mieć pewność, że wszystkie informacje o klientach są zsynchronizowane i aktualne.

Utrzymanie wydajnego, zautomatyzowanego systemu przetwarzania zamówień to nie tylko wdrażanie nowych technologii; wiąże się to również z usprawnieniem istniejących procesów i zapewnieniem dobrego przeszkolenia personelu do obsługi nowych aplikacji.

Stosując się do tych kroków, firmy będą mogły cieszyć się niezliczonymi korzyściami wynikającymi z automatyzacji i zapewnić sobie sukces na dzisiejszym dynamicznym rynku.

Końcowe przemyślenia

Przyszłość przetwarzania zamówień jest niewątpliwie związana ze strategicznym wdrożeniem automatyzacji. Firmy korzystające z tych osiągnięć technologicznych są gotowe osiągnąć większą wydajność, dokładność i satysfakcję klientów.

W miarę ewolucji cyfrowego krajobrazu pozostawanie w czołówce automatyzacji stanie się nie tylko atutem, ale koniecznością dla firm, które chcą pozostać konkurencyjnymi i spełniać oczekiwania konsumentów w zakresie szybkiej i bezproblemowej obsługi.

Kluczowy wniosek dla każdej firmy jest jasny: inwestuj w automatyzację, ale rób to świadomie i stale ją rozwijaj, aby odpowiadała zmieniającym się wymaganiom rynku i Twoich klientów. Dzięki podejściu skoncentrowanemu na kliencie i chęci dostosowania się Twoja firma może przekształcić przetwarzanie zamówień w potężny atut zapewniający rozwój.

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe