Optymalizacja procesów biznesowych – przewodnik 2022

Prowadzenie firmy nie jest łatwym zadaniem.

Jest wiele rzeczy do zrobienia na czas. Ale czy oni? Niektórzy tak, a niektórzy nie.

W jaki sposób zapewniasz, że wszystkie Twoje zadania zostaną wykonane przed terminem?

Śledząc zoptymalizowany proces. Po pomniejszeniu firma jest wynikiem współdziałania wszystkich procesów biznesowych. Jeśli wszystkie procesy przebiegają sprawnie, wszystko jest w porządku. Jeśli twoje procesy są nieefektywne, w zasadzie marnujesz czas i wysiłek pracowników.

Aby w pełni wykorzystać procesy biznesowe, liderzy muszą pomyśleć o: optymalizacja procesów biznesowych.

Jak zacząć? Jak wybrać najlepszy stos technologiczny, aby wdrożyć odpowiednie strategie BPO? Przyjrzymy się temu wszystkiemu na poniższym blogu.

---

Czym jest proces biznesowy?

Proces biznesowy to sekwencja kroków, czynności i zadań wykonywanych przez firmę w celu wytworzenia produktu lub świadczenia usługi.

Rodzaje procesów biznesowych

Procesy biznesowe dzielą się na trzy główne typy: operacyjne, zarządcze i wspierające.

Procesy operacyjne są bezpośrednio związane z dostawą produktu lub usługi. Należą do nich takie rzeczy, jak dokonywanie sprzedaży, wysyłanie zamówień i odpowiadanie na zgłoszenia do obsługi klienta.

Procesy zarządzania obejmują upewnienie się, że Twoi pracownicy wykonują swoją pracę prawidłowo (a nie tylko marnują swój czas). Należą do nich takie rzeczy, jak przeglądy wyników, prowadzenie szkoleń i tworzenie nowych stanowisk w firmie.

Zatrudnienie struktury zarządzania procesami biznesowymi zwiększa wskaźnik sukcesu projektu o: 70%.

Wsparcie procesów świadczyć podstawowe usługi dla samej firmy (w przeciwieństwie do jej klientów). Może to być wszystko, od dokumentacji kadrowej po śledzenie pakietów świadczeń pracowniczych i ewidencji płac.

Tworząc nową lub zmienioną strategię dla swojej organizacji, ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób każdy element przepływu wpływa na inne funkcje i działy w firmie.

Na przykład, jeśli pracujesz nad uaktualnieniem przepływu pracy jednego działu, ale zaniedbujesz wpływ, jaki będzie on miał na inny dział – na przykład usługi IT – możesz w przyszłości napotkać niemożliwy do rozwiązania problem.

---

Ponad 500 przedsiębiorstw zaufało Nanonets, aby zautomatyzować ponad 30 milionów dokumentów rocznie.

Rozpocznij darmowy okres próbny or zaplanować rozmowę aby zobaczyć, jak możesz zautomatyzować procesy biznesowe w <30 minut.

---

Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?

Optymalizacja procesów biznesowych (BPO) to strategia przekształcenia Twojej firmy w bardziej wydajną, efektywną i rentowną.

Polega na identyfikacji procesów, które są kluczowe dla Twojej firmy i ulepszaniu ich w celu osiągnięcia lepszej wydajności i skuteczności. W ten sposób może prowadzić do lepszej obsługi klienta i bardziej konkurencyjnych cen — wszystko to, co sprawia, że ​​klienci chcą z czasem prowadzić z Tobą więcej interesów.

---

Dlaczego potrzebujesz optymalizacji procesów biznesowych?

Dlaczego optymalizacja procesów biznesowych? Odpowiedź wydaje się prosta.

Konkurencja jest ostra. Twoi konkurenci próbują wszystkiego, aby stać się lepszymi i Ty też powinieneś. Optymalizacja procesów biznesowych zapewnia wiele korzyści, które mogą pomóc w radzeniu sobie z konkurencją bez obaw.

Zwiększyć efektywność

Optymalizacja procesów biznesowych może pomóc w zmniejszeniu ilości odpadów, poprawie jakości i zwiększeniu wydajności.

Zmniejsz koszty

Gdy Twoje procesy są zoptymalizowane, realizujesz swoje zadania przy jak najmniejszej liczbie zasobów. Zmniejsza to koszty produkcji, dystrybucji, wsparcia i administracji poprzez optymalizację procesów, co może pomóc w zwiększeniu rentowności bez podnoszenia cen lub obniżania standardów jakości.

Zmniejsz liczbę błędów

Optymalizacja procesu metody takie jak lean czy six sigma dążą do tego, aby Twoje procesy były wolne od błędów, zastępując ręczne wysiłki inteligentną automatyzacją lub innymi środkami.

Zwiększ pojemność

Optymalizacja procesów może zwiększyć wydajność pracowników. Optymalizacja procesów biznesowych może identyfikować wąskie gardła procesu biznesowego i dążyć do zmniejszenia marnotrawstwa zasobów na inne części procesu. Np. Zamiast używać pracowników do sortowania dokumentów, możesz użyć systemów zarządzania dokumentami do kategoryzacji dokumentów.

Zwiększ rentowność

To jest oczywiste. Optymalizacja procesów może pomóc Ci zminimalizować koszty przy jednoczesnej poprawie poziomów produkcji, dzięki czemu Twoje procesy biznesowe będą bardziej opłacalne.

---

Zintegruj platformę Nanonets BPM z oprogramowaniem 5000+. Zautomatyzuj ręczne procesy biznesowe w <30 minut i zaoszczędź 90% czasu i 80% kosztów. Bezpłatna próba or poprosić o oddzwonienie.

---

Korzyści z optymalizacji procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych (BPO) usprawnia procesy biznesowe, usprawniając wdrażanie nowoczesnych technologii w celu wyeliminowania wąskich gardeł. Przyjrzyjmy się korzyściom, jakie zapewnia stosowanie strategii BPO w całej organizacji.

Ogranicz ryzyko i oszustwa

Usprawnienie procesów zmniejsza ryzyko błędów, oszustw i naruszeń przepisów. Ponadto, jeśli masz mniej błędów, możesz skoncentrować swoje zasoby na obszarach, w których są najbardziej potrzebne.

Popraw zdolność rozwiązywania problemów

Dobre umiejętności rozwiązywania problemów są kluczowe dla sukcesu. Dzięki efektywnej optymalizacji procesów biznesowych firma może.

Np. Zamiast płacić faktury raz w miesiącu po kategoryzacji, przeanalizowaniu i zatwierdzeniu, możesz skorzystać z automatycznej platformy przetwarzania faktur, aby przesyłać, przetwarzać, kategoryzować, zatwierdzać i opłacać faktury.

Zwiększenie zgodności

Compliance to jeden z najważniejszych aspektów biznesu. Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do wysokich grzywien i innych kar, które mogą poważnie wpłynąć na wyniki finansowe. Jednak zgodność nie zawsze jest łatwa lub niedroga.

Na przykład, jeśli jesteś firmą ubezpieczeniową, musisz upewnić się, że proces onboardingu klienta ma odpowiednie procedury KYC i weryfikacji dokumentów. W tym celu zamiast ręcznych procesów możesz użyć zautomatyzowanej platformy onboardingowej do prowadzenia dzienników wszystkich dokumentów, przechowywania informacji w bezpiecznym magazynie i szyfrowania przychodzących informacji, aby zapobiec wyciekom danych.

Modernizacja procesów

Starsze firmy stosują odwieczne procesy, które mogą nie być najlepsze. Ale tylko dlatego, że „to działa” nie oznacza, że ​​powinieneś dalej go przestrzegać. Optymalizacja procesów biznesowych może zidentyfikować takie procesy i zmodernizować je w celu uzyskania lepszej wydajności.

---

Przejdź na Nanonets, łatwe w obsłudze, bezpłatne oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, niewymagające kodu, które pozwala zautomatyzować proces w 15 minut.

---

5 kroków do optymalizacji procesów biznesowych

Wykonaj te pięć kroków, aby rozpocząć optymalizację procesów w swojej firmie:

Zidentyfikuj/zmapuj to

Zanim będziesz mógł zoptymalizować swój proces, musisz wiedzieć, czym jest proces i jak działa. Obejmuje to określenie jego etapów, kroków i kamieni milowych oraz materiałów (lub informacji) związanych z każdą lokalizacją. Im więcej szczegółów masz na temat każdego etapu, tym łatwiej będzie ci później wprowadzić zmiany, aby poprawić wydajność lub obniżyć koszty.

Po zidentyfikowaniu procesu, zmapuj go na papierze i zidentyfikuj wszelkie wąskie gardła lub inne obszary, które można poprawić. W ten sposób możesz zobaczyć, czy istnieją obszary, w których wykonuje się za dużo pracy lub za mało.

Przemyśleć

Drugim krokiem w optymalizacji procesu jest ponowne przemyślenie. Wiąże się to z zakwestionowaniem przyczyny obecnych procesów, a następnie wprowadzeniem zmian w oparciu o tę refleksję. Załóżmy na przykład, że obecnie stosujesz określoną metodę, ponieważ była to standardowa praktyka w innej firmie lub ponieważ zawsze tak to robiłeś. W takim przypadku jest to przykład wadliwego sposobu myślenia.

Jeśli prowadzisz firmę, podejmujesz setki decyzji dotyczących alokacji zasobów i na jakich działaniach się skoncentrować. Twoim celem powinna być poprawa wydajności poprzez podejmowanie lepszych decyzji — a jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest optymalizacja procesów.

Analizować

Następnym krokiem jest analiza procesu. W tej fazie musisz dokładnie określić, jakie czynności są zaangażowane, kto je wykona i w jaki sposób. Musisz także zidentyfikować kluczowe wskaźniki wydajności, które wskazują, kiedy proces został pomyślnie zakończony. Po umieszczeniu bieżących operacji i czynności możesz zacząć szukać sposobów ich ulepszenia.

Automatyzuj

Użyj systemu zarządzania procesami biznesowymi, aby zautomatyzować procesy, które w innym przypadku byłyby zbyt złożone do obsługi ręcznej. (Jednak nadal możesz zdecydować się na ręczne zarządzanie niektórymi z tych procesów). Na przykład, jeśli masz kilku pracowników, którzy muszą zatwierdzać raporty z wydatków przed wysłaniem ich do przetworzenia, utwórz przepływ pracy zatwierdzania, w którym wymagane jest zatwierdzenie każdego pracownika przed kontynuowaniem procesu. Wszystko dzieje się automatycznie i można je śledzić od początku do końca.

monitor

Monitorowanie jest istotną częścią optymalizacji procesów. Monitorowanie odbywa się w trakcie procesu, więc nie jest to po prostu sekcja zwłok tego, co się wydarzyło. Zamiast tego pozwala monitorować i wprowadzać zmiany w locie, co może być bardzo pomocne w zapobieganiu powtarzaniu się błędów. Jeśli Twój zespół ściśle monitoruje swoje przepływy pracy, powinien być w stanie wykryć potencjalne problemy, zanim staną się problemami dla Twojej firmy lub klientów.

---

Co powstrzymuje Cię przed automatyzacją procesów biznesowych? Przełącz się na Nanonety i ciesz się przejrzystymi cenami, łatwym w użyciu interfejsem użytkownika i całodobową obsługą.

Rozpocznij darmowy okres próbny or porozmawiaj z naszym zespołem.

---

Nanonet do optymalizacji procesów biznesowych

Nanonet jest an Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy oparte na sztucznej inteligencji z wbudowanym oprogramowaniem OCR. Nanonets może zautomatyzować dowolne procesy ręczne za pomocą przepływów pracy opartych na regułach bez kodu w ciągu 15 minut.

Dzięki ponad 5000 integracji, łatwemu w użyciu interfejsowi i wstępnie przeszkolonym modelom ułatwiasz digitalizację ręcznych procesów. Nanonets zapewnia całodobową obsługę klienta, bezpłatną wersję próbną i pełną pomoc w migracji dla wszystkich klientów.

[Osadzone treści]

Możesz użyć Nanonets do:

• Przetwarzanie faktury
• Wyodrębnianie danych z plików PDF, obrazów lub odręcznych dokumentów
• Automatyzacja zobowiązań na rachunku
• Automatyzacja pracy
• Automatyczne opłacanie rachunków
• Procesy zatwierdzania
• Inteligentna automatyzacja

I więcej. Każdy proces ręczny, który jest zgodny z zestawem reguł, można zautomatyzować za pomocą Nanonets.

Co powstrzymuje Cię przed automatyzacją procesów biznesowych?

Przełącz się na Nanonety i ciesz się przejrzystymi cenami, łatwym w użyciu interfejsem użytkownika i całodobową obsługą.

Rozpocznij darmowy okres próbny or porozmawiaj z naszym zespołem.

---

Jak wybrać idealne oprogramowanie do optymalizacji procesów?

Oprogramowanie do optymalizacji procesów biznesowych to rosnący trend w marketingu cyfrowym. Jest to sposób na zautomatyzowanie procesu ulepszania witryn klientów i stron docelowych, w tym sposobu ich struktury i treści, z których korzystasz. Oprogramowanie optymalizacyjne pomaga firmom dotrzeć do docelowych odbiorców przy mniejszym wysiłku i niższych kosztach, niż byłoby to możliwe w innym przypadku dzięki automatyzacji tego procesu.

Określ swoje potrzeby

Zanim wybierzesz odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy, musisz zrozumieć swoje cele. Na przykład, czy będziesz go używać do celów raportowania? Chcesz identyfikować możliwości na podstawie danych historycznych? A może chcesz mieć możliwość wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym na podstawie aktualnych danych? Po ustaleniu tego należy zastanowić się, ile danych można przetworzyć w danym momencie i jak długo trwa generowanie raportów przez oprogramowanie.

Na koniec zastanów się, jak ważna jest przyjazność dla użytkownika dla każdego oprogramowania. Niektóre narzędzia są łatwiejsze niż inne i oferują więcej funkcji, jeśli nie są tak przyjazne dla użytkownika. Na przykład prostsze narzędzia mogą wymagać większej liczby kroków lub ręcznej interwencji, podczas gdy inne umożliwią użytkownikom dostęp do prostego interfejsu internetowego bez konieczności posiadania zaawansowanych umiejętności technicznych.      

Utwórz krótką listę rozwiązań optymalizacyjnych

Krótka lista dostawców oprogramowania to dobry początek. Możesz je znaleźć, przeszukując sieć lub pytając swoich rówieśników. Przeglądając ich witryny internetowe, poszukaj następujących informacji:

• Lista funkcji i korzyści, które zaspokoją Twoje potrzeby optymalizacyjne
• Informacje o cenach
• Opcje licencjonowania, w tym rozwiązania oparte na chmurze (jeśli dotyczy)
• Opcje obsługi klienta

Zrozum czas i budżet wymagany do wdrożenia

Zanim zaczniesz szukać idealnego oprogramowania optymalizacyjnego, musisz zrozumieć, ile czasu i budżetu będzie potrzebnych na wdrożenie oprogramowania. Oznacza to zastanowienie się, ile czasu zajmie pracownikom zapoznanie się z nowym systemem i po jakim czasie zobaczysz wymierne rezultaty ich pracy.

Należy również zastanowić się, czy wdrożenie rozwiązania optymalizacyjnego wiąże się z dodatkowymi kosztami. Na przykład niektóre firmy mogą wymagać serwera dedykowanego, ponieważ mają duże natężenie ruchu i złożone algorytmy, które uruchamiają każdego dnia.

Zidentyfikuj odpowiedniego dostawcę

Dobry dostawca oferuje bezpłatną wersję próbną i ma model wsparcia, aby pomóc klientom odnieść sukces. Ważne jest również, aby zrozumieć, ile będzie kosztować korzystanie z oprogramowania, a także jak wyglądają przyszłe plany produktów i czy są jakieś plany aktualizacji. Można to zrobić, rozmawiając z referencjami klientów lub sprawdzając recenzje w witrynach stron trzecich, takich jak G2 Crowd, Capterra lub TrustRadius, które dostarczają szczegółowych informacji o produktach i usługach dostawców.

Oprogramowanie do optymalizacji może być potężnym narzędziem.

Oprogramowanie optymalizacyjne jest najskuteczniejsze w przypadku witryn, które już dobrze sobie radzą. Może pomóc ulepszyć istniejącą strategię SEO, dostarczając dane i wgląd w to, jak ludzie znajdują Twoją witrynę i gdzie można wprowadzić ulepszenia. Może być potężnym narzędziem w Twoim arsenale marketingu cyfrowego, ale ma pewne ograniczenia. Oprogramowanie optymalizacyjne niekoniecznie jest najlepszym wyborem dla wszystkich stron internetowych, ponieważ może być zbyt skomplikowane lub drogie dla niektórych firm. Pomyślne wdrożenie optymalizacji w Twojej witrynie wymaga również czasu i wysiłku.

Ostatecznie musisz podjąć najlepszą decyzję dla swojej firmy. Jeśli jesteś nową firmą, wiedza o tym, jakie oprogramowanie będzie dla Ciebie najlepsze, może być wyzwaniem. Jednak przed podjęciem ostatecznych decyzji ważne jest, aby zbadać i dowiedzieć się więcej o tym, jak każde narzędzie optymalizacyjne może przynieść korzyści Twojej firmie.

---

Korzystaj z gotowych szablonów i automatyzuj procesy biznesowe w 15 minut.

Rozpocznij darmowy okres próbny or Skonsultuj się z naszym zespołem ekspertów za darmo.

---

Wnioski

Jeśli chcesz prowadzić udany i lukratywny biznes, musisz zrozumieć i priorytetowo traktować ciągłe doskonalenie. Aby wdrożyć doskonalenie procesów, musisz ocenić swoją bieżącą wydajność, zidentyfikować wąskie gardła i odkryć ich przyczyny. Następnie współpracuj ze swoimi zespołami, aby stawić czoła wyzwaniom i ocenić wyniki.

Regularnie analizując skuteczność swoich procesów, będziesz w stanie wyeliminować przeszkody na drodze do sukcesu i umożliwić swoim pracownikom osiąganie lepszych wyników.

---

FAQ

Jak usprawnić procesy biznesowe?

Usprawnienie ogólnej efektywności istniejącego procesu pociąga za sobą jego rozpoznanie i udoskonalenie. Innymi słowy, podejmujesz proces i wymyślasz lepsze podejście do jego ukończenia.

Twoja firma prawdopodobnie korzysta z wielu procedur, takich jak codzienne monitorowanie zamówień i zatwierdzanie wniosków o podróż. Każdy z nich jest niezbędny dla zdrowia i funkcjonowania Twojej firmy.

Jeśli jednak nie są aktualizowane lub wykonywane ręcznie, takie procedury mogą stać się nieskuteczne, kosztować pieniądze i tracić czas.

Aby usprawnić procesy, koniecznych jest siedem etapów:

• Wybierz proces, aby ulepszyć i nakreślić obecną procedurę
• Znajdź wąskie gardła i potencjalne obszary do poprawy
• Narysuj układ potencjalnego nowego procesu
• Testowanie i weryfikacja procesu
• Wdrażaj i monitoruj nowy proces

---

Use Oprogramowanie Nanonets BPM w celu wyeliminowania procesów ręcznych. Zaoszczędź 90% czasu i 90% kosztów dzięki prostemu przejściu.

---