Zatwierdzanie dokumentu: kompletny przewodnik

Zatwierdzanie dokumentu: kompletny przewodnik

Znacznik czasu: 29 listopada 2023 3:40
Zatwierdzanie dokumentu: kompletny przewodnik PlatoBlockchain Data Intelligence. Wyszukiwanie pionowe. AI.

Wprowadzenie

W dynamicznym świecie współczesnego biznesu procesy zatwierdzania dokumentów są najważniejsze. Procesy te, które obejmują przegląd, modyfikację i finalizację dokumentów, mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawnego przebiegu operacji biznesowych i zgodności z niezbędnymi standardami zgodności. Procesy te wpływają na wszystko, od komunikacji wewnętrznej i negocjacji umów po raportowanie finansowe i zarządzanie projektami.

Tradycyjnie zatwierdzanie dokumentów obejmowało czasochłonną serię ręcznych przekazań, podczas których dokumenty w formie fizycznej były rozprowadzane pomiędzy odpowiednimi stronami w celu przeglądu i podpisania. Metoda ta, choć prosta, była obarczona nieefektywnością — częstymi problemami były opóźnienia spowodowane błędną komunikacją, zagubionymi dokumentami i brakiem identyfikowalności. W dzisiejszym środowisku cyfrowym, gdzie szybkość i dokładność są niezbędne, te ręczne procesy stają się coraz bardziej nie do utrzymania.

Wejdź w erę automatyzacji przepływu pracy, której przykładem są platformy takie jak Nanonets Workflows. Narzędzia te rewolucjonizują sposób, w jaki firmy radzą sobie z automatycznym i niemal bezdotykowym zatwierdzaniem dokumentów, automatyzując przepływ dokumentów w ramach predefiniowanych procesów.

Omówimy to wszystko na naszym blogu, ale najpierw przyjrzyjmy się procesom zatwierdzania dokumentów i z czym się one wiążą.

Zrozumienie procesów zatwierdzania dokumentów

Zatwierdzanie dokumentów to krytyczny proces biznesowy obejmujący przegląd, weryfikację i autoryzację dokumentów przed ich sfinalizowaniem i wprowadzeniem w życie. Proces ten ma fundamentalne znaczenie w różnych sektorach i w przypadku wielu typów dokumentów, w tym umów, propozycji, raportów finansowych i dokumentów politycznych. Podstawowym celem zatwierdzania dokumentów jest zapewnienie, że wszystkie dokumenty są dokładne, kompletne i zgodne z ustalonymi normami i przepisami.

Służą różnym celom –

  • Pełni funkcję mechanizmu kontroli jakości, gwarantując, że treść dokumentu jest poprawna i spełnia niezbędne kryteria zatwierdzenia ustalone przez organizację.
  • Procesy zatwierdzania dokumentów są niezbędne do utrzymania integralności operacyjnej, zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz zabezpieczenia przed błędami, które mogą prowadzić do strat finansowych lub zobowiązań prawnych.
  • Odgrywają także kluczową rolę w ułatwianiu skutecznej komunikacji i współpracy wewnątrz organizacji i pomiędzy nimi.

Proces ręcznego zatwierdzania dokumentów

Tradycyjne podejście do zatwierdzania dokumentów jest ręczne i często obejmuje fizyczne przesyłanie dokumentów od jednej osoby zatwierdzającej do drugiej.

Klasycznym przykładem przepływu pracy, który w wielu organizacjach często jest realizowany ręcznie, jest proces onboardingu pracowników. Proces ten składa się z kilku etapów integracji nowego pracownika z firmą. Oto szczegółowy opis każdego kroku:

  1. Oferta pracy i akceptacja
    • Akcja: Dział HR wysyła kandydatowi ofertę pracy.
    • Proces: Oferta jest zazwyczaj wysyłana e-mailem lub pocztą i zawiera szczegółowe informacje na temat stanowiska, wynagrodzenia i daty rozpoczęcia.
    • Odpowiedź: Kandydat akceptuje ofertę i przesyła podpisany egzemplarz listu ofertowego z powrotem do działu kadr.
  2. Przygotowanie dokumentów onboardingowych
    • Akcja: Dział HR przygotowuje dokumenty wprowadzające, takie jak umowy, zasady firmy, formularze podatkowe itp.
    • Proces: Dokumenty te są często drukowane i łączone w pakiet wprowadzający.
    • Odpowiedź: Nowy pracownik ma obowiązek przeczytać, podpisać i zwrócić te dokumenty.
  3. Konfigurowanie stacji roboczej
    • Akcja: Dział IT konfiguruje stanowisko pracy dla nowego pracownika.
    • Proces: Obejmuje to przydzielenie komputera, skonfigurowanie kont e-mail oraz zapewnienie dostępu do niezbędnego oprogramowania i sieci.
    • Odpowiedź: Przestrzeń robocza nowego pracownika jest gotowa przed datą jego rozpoczęcia.
  4. Wprowadzenie do Zespołu
    • Akcja: Dział HR lub kierownik ds. rekrutacji przedstawia nowego pracownika swojemu zespołowi.
    • Proces: Może to nastąpić w drodze zaplanowanego spotkania lub nieformalnego spotkania zespołu.
    • Odpowiedź: Członkowie zespołu witają nowego pracownika i mogą przedstawić przegląd bieżących projektów.
  5. Orientacja i szkolenie
    • Akcja: Dział HR lub wyznaczony trener prowadzi sesje orientacyjne.
    • Proces: Sesje te obejmują historię firmy, kulturę, zasady i szkolenia dotyczące konkretnego stanowiska.
    • Odpowiedź: Nowy pracownik uczestniczy w tych sesjach, aby lepiej zrozumieć swoją rolę i firmę.
  6. Przegląd okresu próbnego
    • Akcja: Dział HR i bezpośredni przełożony pracownika sprawdzają wyniki pracownika.
    • Proces: Zwykle dzieje się to po ustalonym okresie (np. 3 lub 6 miesiącach) i obejmuje formalne spotkanie i sesję przekazywania informacji zwrotnych.
    • Odpowiedź: Pracownikowi przekazywana jest informacja zwrotna i podejmowana jest decyzja o jego dalszym zatrudnieniu.
  7. Zakończenie Onboardingu
    • Akcja: Oficjalne zakończenie procesu onboardingu.
    • Proces: Często wiąże się to z końcowym spotkaniem z działem HR, aby upewnić się, że wszystkie dokumenty są dopełnione i rozwiązane wszelkie nierozstrzygnięte kwestie.
    • Odpowiedź: Pracownik jest teraz w pełni zintegrowany z firmą.

W ręcznym procesie wdrażania każdy etap wymaga znacznej interwencji człowieka, od przygotowania i obsługi dokumentów fizycznych po planowanie i prowadzenie spotkań osobistych. Choć skuteczne, może być czasochłonne i podatne na błędy, takie jak opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów lub nieporozumienia w komunikacji. Automatyzacja takich procesów może znacznie usprawnić te zadania, czyniąc je wydajniejszymi i mniej podatnymi na błędy.

Zautomatyzowany proces zatwierdzania dokumentów

Zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania dokumentów stanowią zmianę paradygmatu w stosunku do podejścia ręcznego. Wykorzystując technologię, firmy mogą pokonać ograniczenia tradycyjnych metod, zwiększając wydajność, dokładność i bezpieczeństwo.

Przekształcenie ręcznego procesu wdrażania pracowników w zautomatyzowany przepływ pracy za pomocą Nanonets Workflows może znacznie zwiększyć wydajność i dokładność. W tym scenariuszu różne aplikacje są zintegrowane z Zaps (automatyczne przepływy pracy w Zapier), aby usprawnić każdy krok. Oto jak można to ustrukturyzować:

  1. Oferta pracy i akceptacja
    • wyzwalania: Dział HR aktualizuje status na „Oferta zaakceptowana” w kategorii Wykonalne.
    • Akcja: Gmail wysyła automatyczną wiadomość e-mail z ofertą pracy i instrukcjami podpisu cyfrowego za pomocą DocuSign.
  2. Przygotowanie dokumentów onboardingowych
    • wyzwalania: Kandydat podpisuje ofertę w serwisie Docusign.
    • Akcja: Tworzony jest folder Google Drive, a skompilowane dokumenty wprowadzające są wysyłane automatycznie. Ponadto wysyłany jest formularz Google, w którym można wprowadzić datę rozpoczęcia.
  3. Konfigurowanie stacji roboczej
    • wyzwalania: Potwierdzenie daty rozpoczęcia poprzez przesłanie Formularzy Google.
    • Akcja: Powiadomienie Slacka do działu IT o skonfigurowanie stacji roboczej.
  4. Wprowadzenie do Zespołu
    • wyzwalania: Tydzień przed datą rozpoczęcia.
    • Akcja: Kalendarz Google planuje w kalendarzu spotkanie wprowadzające zespołu.
  5. Orientacja i szkolenie
    • wyzwalania: Pierwszy dzień pracownika.
    • Akcja: Gmail wysyła e-mail z harmonogramem orientacyjnym i odpowiednimi zasobami szkoleniowymi pobranymi z Notion w zależności od stanowiska.
  6. Przegląd okresu próbnego
    • wyzwalania: Koniec okresu próbnego.
    • Akcja: Kalendarz Google planuje spotkanie poświęcone ocenie wyników i wysyła przypomnienia. Możesz alternatywnie użyć narzędzi HR, takich jak BambooHR, aby zrobić to samo.
  7. Zakończenie Onboardingu
    • wyzwalania: Zatwierdzone zakończenie przeglądu okresu próbnego.
    • Akcja: Gmail wysyła potwierdzenie zakończenia wdrożenia i link do SurveyMonkey w celu uzyskania opinii.

W tym zautomatyzowanym przepływie pracy każdy etap procesu wdrażania jest powiązany za pomocą wyzwalaczy i działań w różnych aplikacjach. Zapewnia to realizację zadań w sposób bezdotykowy, bez ręcznej interwencji, co zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień. Automatyzacja tych procesów nie tylko oszczędza czas, ale także poprawia doświadczenie nowego pracownika, zapewniając terminową i spójną komunikację i zasoby.

Twórz zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania dokumentów za pomocą Nanonets i ograniczaj liczbę zadań wykonywanych ręcznie.

[Osadzone treści]

Potrzeba wydajnych procesów zatwierdzania dokumentów

Nieefektywność w procesach zatwierdzania dokumentów może powodować poważne wąskie gardła w operacjach biznesowych. Opóźnione zatwierdzenia prowadzą do wstrzymania projektów, straconych szans i mogą negatywnie wpłynąć na relacje z klientami. W krytycznych obszarach, takich jak finanse czy prawo, opóźnienia mogą skutkować nieprzestrzeganiem przepisów i karami finansowymi. Co więcej, nieefektywny przepływ pracy często prowadzi do powtarzalności pracy, zwiększonych kosztów operacyjnych i frustracji pracowników, co wpływa na ogólną produktywność i morale.

Te nieefektywności pojawiają się w różnych branżach –

Budownictwo: Opóźnienia w zatwierdzeniu planów projektu lub rysunków architektonicznych mogą przesunąć harmonogram budowy, wpływając na terminy i koszty.Zdrowie: Plany opieki nad pacjentem lub raporty medyczne wymagają zatwierdzenia w odpowiednim czasie, aby zapewnić szybkie leczenie i przestrzeganie przepisów dotyczących opieki zdrowotnej.Finanse: W bankowości zezwolenie na pożyczkę lub inwestycję musi być szybkie, aby wykorzystać możliwości rynkowe i spełnić oczekiwania klientów.Edukacja: Zmiany w programie nauczania lub zatwierdzenia dotacji muszą być przetwarzane sprawnie, aby dostosować je do kalendarzy akademickich i cykli finansowania.Rząd: Należy przyspieszyć realizację dokumentów politycznych lub zatwierdzeń organów regulacyjnych, aby dotrzymać terminów legislacyjnych i zobowiązań w zakresie świadczenia usług publicznych.

Kluczowe elementy procesów zatwierdzania dokumentów

Tworząc niezawodne procesy zatwierdzania dokumentów, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów zapewniających płynne działanie i skuteczną komunikację. W kompleksowym procesie zatwierdzania dokumentów Nanonets potrzebne będą następujące komponenty wymienione poniżej. Po przygotowaniu wstępnego projektu przepływu pracy możesz rozpocząć nowy przepływ pracy Nanonets i rozpocząć łączenie aplikacji za pomocą automatycznych wyzwalaczy i akcji.

Składanie i zbieranie dokumentówTools: Google Forms, JotForm lub Microsoft Forms do gromadzenia informacji.Przetwarzanie: Bezpieczne i łatwo dostępne portale do przesyłania dokumentów, zapewniające spójne formatowanie i treść.Przypisywanie osób zatwierdzających i rólTools: Trello, Asana lub Monday.com do przydzielania zadań.Przetwarzanie: Jasno zdefiniuj role i obowiązki każdej osoby zatwierdzającej, aby zapewnić odpowiedzialność i efektywność.Ustawianie poziomów uprawnieńTools: SharePoint lub Dysk Google do przechowywania dokumentów.Przetwarzanie: Ustal różne poziomy dostępu, aby chronić poufne informacje i zachować integralność dokumentów.Ustalanie terminów płatnościTools: Asana, Trello lub Microsoft Project do śledzenia terminów.Przetwarzanie: Ustal realistyczne terminy, aby zapewnić terminowe zatwierdzenie, zapewniając jednocześnie wystarczającą ilość czasu na dokładny przegląd.Śledzenie opinii i wersjiTools: Dokumenty Google lub Microsoft Word do współpracy w czasie rzeczywistym.Przetwarzanie: Włącz jasne i możliwe do śledzenia mechanizmy informacji zwrotnej umożliwiające skuteczne wprowadzanie poprawek i aktualizacji.Powiadomienia i alertyTools: Slack, Microsoft Teams lub narzędzia do automatyzacji poczty e-mail, takie jak Mailchimp.Przetwarzanie: Automatyczne alerty informujące wszystkich interesariuszy o statusie dokumentów i oczekujących działaniach.Ostateczne zatwierdzenie i podpisanieTools: DocuSign, Adobe Sign do podpisów cyfrowych.Przetwarzanie: Bezpieczne i weryfikowalne metody ostatecznego zatwierdzenia w celu zapewnienia zgodności z prawem i procedurami.Raportowanie i analizaTools: Power BI, Tableau do wizualizacji danych i raportowania.Przetwarzanie: Regularne raporty monitorujące efektywność przepływu pracy i identyfikujące obszary wymagające poprawy.

Twórz zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania dokumentów za pomocą Nanonets i ograniczaj liczbę zadań wykonywanych ręcznie.

[Osadzone treści]

Projektowanie efektywnego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem dokumentów

Aby stworzyć usprawniony przepływ pracy zatwierdzania dokumentów, wykonaj poniższe kroki, integrując odpowiednie narzędzia w celu zwiększenia wydajności i dokładności.

Sporządzenie dokumentuTools: Dokumenty Google, Microsoft Word.Przetwarzanie: Twórz dokumenty przy użyciu standardowych szablonów, aby zapewnić spójność.Przesyłanie do przegląduTools: Platformy e-mailowe, takie jak Outlook, Gmail; narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana lub Trello.Przetwarzanie: Wdrożyć system przesyłania dokumentów do przeglądu, upewniając się, że zawarte są w nim wszystkie niezbędne informacje.Przeglądanie dokumentuTools: Adobe Acrobat dla plików PDF, Microsoft Word do wspólnej edycji.Przetwarzanie: Recenzenci przekazują opinie i sugestie dotyczące zmian, korzystając ze śledzenia zmian i funkcji komentowania w celu zapewnienia przejrzystości.Uwzględnianie informacji zwrotnejTools: To samo co narzędzia kreślarskie.Przetwarzanie: Oryginalni autorzy wprowadzają niezbędne zmiany w oparciu o opinie i potencjalnie przechodzą wiele cykli recenzji.Ostateczne zatwierdzenieTools: DocuSign, Adobe Sign do podpisów elektronicznych.Przetwarzanie: Osoby zatwierdzające końcowo przeglądają dokument i podpisują się elektronicznie, wskazując oficjalne zatwierdzenie.Archiwizacja i prowadzenie dokumentacjiTools: Rozwiązania do przechowywania w chmurze, takie jak Dropbox, Google Drive.Przetwarzanie: Przechowuj zatwierdzone dokumenty w bezpieczny i zorganizowany sposób, aby ułatwić ich odzyskiwanie i zapewniać zgodność.Monitorowanie i ocena przepływu pracyTools: Narzędzia do analizy przepływu pracy, takie jak wbudowana analityka Zapiera, Google Analytics.Przetwarzanie: Stale monitoruj wydajność przepływu pracy i wprowadzaj zmiany w razie potrzeby, aby poprawić wydajność.

Starannie projektując każdy etap i integrując odpowiednie narzędzia, firmy mogą zapewnić płynny, wydajny i przejrzysty proces zatwierdzania dokumentów. Takie podejście nie tylko oszczędza czas i zasoby, ale także zwiększa ogólną efektywność operacyjną.

Wniosek: rewolucja w zatwierdzaniu dokumentów za pomocą przepływów pracy Nanonets

W nowoczesnych operacjach biznesowych efektywność i dokładność procesów zatwierdzania dokumentów ma kluczowe znaczenie. Nanonets Workflows jawi się jako rozwiązanie rewolucyjne, wykorzystujące moc automatyzacji przepływu pracy w celu usprawnienia i ulepszenia tych procesów. Integrując wyrafinowaną sztuczną inteligencję i modele wielkojęzyczne (LLM), Nanonets nie tylko upraszcza tworzenie przepływu pracy, ale także zwiększa możliwości zarządzania skomplikowanymi zadaniami związanymi z dokumentami. Ten postęp to nie tylko ulepszenie; to strategiczna rewolucja, która zmienia sposób, w jaki firmy radzą sobie z zatwierdzaniem dokumentów, zapewniając zgodność i wspierając płynną współpracę.

Automatyczne zatwierdzanie dokumentów za pomocą Nanonets

W nowoczesnych operacjach biznesowych efektywność i dokładność procesów zatwierdzania dokumentów ma kluczowe znaczenie. Nanonets Workflows jawi się jako rozwiązanie rewolucyjne, wykorzystujące moc automatyzacji przepływu pracy w celu usprawnienia i ulepszenia tych procesów.

Co więcej, integrując wyrafinowaną sztuczną inteligencję i modele wielkojęzyczne (LLM), Nanonets nie tylko upraszcza tworzenie przepływu pracy, ale także zwiększa możliwości zarządzania skomplikowanymi zadaniami związanymi z dokumentami. Ten postęp to nie tylko ulepszenie; to strategiczna rewolucja, która zmienia sposób, w jaki firmy radzą sobie z zatwierdzaniem dokumentów, zapewniając zgodność i wspierając płynną współpracę.

Zarządzanie kontraktami w działach prawnychZłożenie dokumentu: Zespoły prawne przesyłają umowy za pomocą Formularzy Google.Przejrzyj zadanie: Trello automatycznie przypisuje umowy do przeglądu na podstawie tematu.Automatyczny przegląd: Nanonets AI przeprowadza wstępną ocenę, sygnalizując potencjalne problemy za pomocą LLM.Informacje zwrotne i poprawki: Wspólne edytowanie i przesyłanie opinii w Dokumentach Google.Ostateczne zatwierdzenie: Podpisy cyfrowe za pośrednictwem DocuSign w celu zapewnienia zgodności z prawem.Archiwizacja: Bezpieczne przechowywanie sfinalizowanych umów w SharePoint.Rozwój polityki w agencjach rządowychWstępny projekt: Polisy sporządzane są przy użyciu standardowych szablonów w programie Microsoft Word.Konsultacje z zainteresowanymi stronami: Asana zarządza procesem konsultacji, śledząc opinie z różnych działów.Włączenie wersji: Autorzy aktualizują zasady na podstawie opinii śledzonych w programie Microsoft Word.Zatwierdzenie i publikacja: Ostateczne zatwierdzenie poprzez Adobe Sign, a następnie publikacja na stronie internetowej agencji.Sprawozdawczość finansowa w finansach przedsiębiorstwGenerowanie raportu: Raporty generowane są przy użyciu programu Excel i udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej.Weryfikacja danych: Nanonets AI porównuje dane finansowe z wewnętrznymi bazami danych.Przegląd zarządzania: Kierownictwo wyższego szczebla dokonuje przeglądu i przekazuje informacje zwrotne za pomocą narzędzi do współpracy.Sprawdzenie zgodności: Zautomatyzowane kontrole zgodności z przepisami przy użyciu niestandardowych LLM.Finalizacja: Raporty są podpisywane elektronicznie i przechowywane na Dysku Google w celu prowadzenia dokumentacji.Zatwierdzanie propozycji badań w instytucjach akademickichZłożenie wniosku: Naukowcy składają wnioski za pośrednictwem JotForm.Koordynacja wzajemnej oceny: Zautomatyzowana koordynacja recenzji wzajemnych przy użyciu programu Microsoft Project.Integracja opinii: Badacze weryfikują propozycje na podstawie komentarzy rówieśników.Zgoda Komisji ds. Etyki: Propozycje są kierowane do komisji etycznej w celu ostatecznego zatwierdzenia za pośrednictwem DocuSign.Przydział finansowania: Zatwierdzone wnioski są automatycznie łączone ze źródłami finansowania za pomocą niestandardowych integracji Nanonets.

Wyrusz w podróż z Nanonets, umawiając się na rozmowę z naszymi ekspertami AI. Otrzymaj dostosowaną wersję demonstracyjną i wersję próbną, zaprojektowaną specjalnie dla potrzeb Twojej firmy. Nasz zespół przeprowadzi Cię przez proces konfiguracji, zapewniając, że przejście do zautomatyzowanego przepływu pracy przebiegnie płynnie i skutecznie.

Dzięki przepływom pracy Nanonets umożliwij swoim zespołom skupienie się na ważnych strategicznych zadaniach. Pożegnaj ręczną harówkę i wejdź w przyszłość, w której automatyzacja usprawni każdy aspekt procesów zatwierdzania dokumentów. Zacznij już teraz i poznaj transformacyjną moc Nanonets Workflows w swojej firmie.

[Osadzone treści]

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe