Eliminowanie problemów związanych z raportowaniem na koniec miesiąca dzięki automatyzacji AP (Kim Albrecht)

Koniec miesiąca to stresujący czas dla wielu działów rozrachunków z dostawcami. Tworzenie raportów zamykających może być monotonnym i czasochłonnym zadaniem, szczególnie dla tych, którzy wciąż są uzależnieni od procesów ręcznych w celu wykonania zadania.

Na szczęście coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę, że nie musi tak być. Podczas pandemii wielu ponownie oceniło swoje procesy i szybko odkryło wartość, jaką może przynieść automatyzacja rozrachunków z dostawcami (AP), nie tylko
jeśli chodzi o usprawnienie operacji i wsparcie zdalnej współpracy, ale także utrzymywanie na bieżąco danych w czasie rzeczywistym. Poniżej przedstawiamy niektóre z wielu sposobów, w jakie pomaga to osiągnąć.

Oszczędność czasu i zasobów

Automatyzacja AP pomaga na różne sposoby zwiększyć wydajność i dokładność raportowania na koniec miesiąca. Jednym z najbardziej znaczących jest automatyzacja wielu żmudnych ręcznych procesów związanych z raportowaniem na koniec miesiąca. Te procesy niepotrzebnie trwają
znacznej ilości czasu, utrzymując zespoły AP na zapleczu znacznie dłużej niż to konieczne. Są też znacznie bardziej podatni na błędy ludzkie, zwłaszcza podczas pośpiechu, by podsumowywać finanse pod koniec każdego miesiąca. Jednak wiele procesów
od dopasowania faktur po weryfikację danych można szybko i łatwo zautomatyzować, oszczędzając cenny czas, a jednocześnie eliminując kosztowne błędy.

Automatyzacja AP może być również wykorzystana do standaryzacji ręcznych procedur raportowania. Wiele z tych procedur różni się znacznie w zależności od tego, kto je wdraża, co może szybko doprowadzić do zamieszania i błędów innych członków zespołu. Standaryzacja ich poprzez centralny
Automatyzacja AP pomaga organizacjom zapewnić, że wszyscy są zawsze na tej samej stronie finansowej. Co więcej, dobrze udokumentowane procedury zapewniają najwyższy poziom szybkości i dokładności podczas opracowywania raportów zamknięcia miesiąca, a także innych procesów audytowych.

Uproszczenie zarządzania zarówno danymi, jak i ludźmi

Inną kluczową kwestią podczas raportowania na koniec miesiąca są same dane, które często mogą zostać zakopane lub opóźnione w ręcznych procesach papierowych. Automatyzacja AP zapewnia znacznie większą widoczność poprzez eliminację papierowych faktur, zapewniając raportowanie w czasie rzeczywistym,
oraz tworzenie gotowych do użycia, dostosowanych raportów na koniec miesiąca/roku. W rezultacie odpowiednie dane są zawsze w zasięgu ręki właściwych interesariuszy, gdy są potrzebne.

Może być również używany do usprawnienia współpracy w zespole. Efektywne działanie AP polega na współpracy członków zespołu w celu szybkiego i wydajnego dostarczania projektów. Automatyzacja AP umożliwia to, tworząc przejrzystość w zespołach, aby wszyscy rozumieli
przydzielone sobie obowiązki. Obsługuje również współpracę, niezależnie od czasu, okoliczności lub lokalizacji, dzięki zatwierdzaniu faktur i rozwiązywaniu zapytań w ciągu kilku sekund lub minut, a nie dni lub tygodni.

Zwiększanie efektywności operacyjnej w całej firmie

Optymalizacja wydajności w każdym aspekcie działalności ma kluczowe znaczenie dla zachowania konkurencyjności na stale zmieniającym się rynku globalnym. Automatyzacja AP bezproblemowo wykonuje zadania, których wykonanie może zająć pracownikom wiele godzin. Może to również robić w czasie rzeczywistym,
z dowolnego urządzenia lub lokalizacji, we wspólnym i bezpiecznym środowisku, oszczędzając czas i pieniądze, jednocześnie zwiększając wydajność i produktywność.

Automatyzacja AP może sprawić, że raporty końcowe na koniec miesiąca będą bezbolesne – jeśli zostaną wdrożone odpowiednie procesy. Ostatecznym celem każdej automatyzacji jest wyeliminowanie mylącego pościgu za papierami związanego z ręcznym przetwarzaniem i wspieraniem współpracy w czasie rzeczywistym z
dowolna lokalizacja. To nie tylko uwalnia członków zespołu do pracy nad bardziej strategicznymi i innowacyjnymi działaniami, ale także sprawia, że ​​kluczowe dane finansowe są w zasięgu ręki tych, którzy ich potrzebują, co pozwala na szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji
na wszystkich poziomach działalności.