Wszystko, co musisz wiedzieć o zamówieniach zakupu

Jeśli istnieje jeden dokument, który służy jako punkt odniesienia dla działów zaopatrzenia, kontroli jakości, administracji i finansów firmy, jest to Zamówienie – najczęściej określane jako PO.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża, czy mała, zamówienie zakupu odgrywa kluczową rolę w śledzeniu zapasów, zapewnianiu standardów jakości produktu lub usługi oraz skuteczności planowania finansowego.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zlecenie Zakupu jest dokumentem zamówienia sporządzonym przez firmę, zawierającym szczegółowe informacje na temat przedmiotów, które mają zostać zakupione w celach administracyjnych, produkcyjnych lub usługowych. PO zawiera szczegółowe informacje dotyczące rodzaju i ilości produktów/usług, które mają zostać zakupione, specyfikacje techniczne, cenę, datę i adres dostawy, termin prawdopodobnych anulowań, warunki płatności i inne warunki.

W małych firmach PO jest zgłaszane przez właściciela firmy lub dyrektora generalnego. W dużych organizacjach zamówienia lub zamówienie zakupu jest zwykle zgłaszany przez kierowników działów i wysyłany do szefa zakupów lub kierownika finansowego firmy, który z kolei sporządza Zamówienie. PO to początek transakcji między Kupującym a Sprzedającym.

Status prawny zamówień

Samo PO to tylko lista rzeczy do: zapewnia. Jednakże, gdy Sprzedający lub Sprzedający je zaakceptuje i podpisze, Zamówienie zakupu staje się wiążącą umową. Sprzedający jest wówczas prawnie zobowiązany do dostarczenia przedmiotów wymaganych przez Kupującego zgodnie z wytycznymi Zamówienia; a Kupujący jest zobowiązany do rozliczenia płatności zgodnie z ww. harmonogramem. Potwierdzone Zamówienie Zakupu jest legalne w zakresie, w jakim może być wykorzystywane przez instytucje finansowe jako gwarancja finansowania handlu dla Twojej firmy.

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

---

Co to jest faktura?

Faktura to żądanie zapłaty zgłoszone przez Sprzedawcę/Sprzedawcę w celu realizacji Zamówienia zakupu. Jest to rachunek i opiera się na zamówieniu zakupu i zazwyczaj zawiera numer zamówienia wraz z numerem faktury i szczegółowym cennikiem. Faktura wystawiana jest zgodnie z warunkami płatności wymienionymi w Zamówieniu. Jeżeli Kupujący zobowiązał się do wpłaty zaliczki, Faktura wystawiana jest przed wysyłką towaru; w przeciwnym razie Faktura jest dostarczana wraz z zamówionymi pozycjami. Kupujący jest prawnie zobowiązany do dokonania płatności zgodnie z warunkami Zamówienia. (Co to jest faktura proforma?)

Na przykład Bill White, tzw zaopatrzenie i zaopatrzenie kierownik pięciogwiazdkowego hotelu, dostaje od szefa cukierni zamówienie na gofrownicę, pudełka na chleb i foremki do czekolady. Bill White wypełnia Zamówienie zakupu z jasnymi specyfikacjami wymaganego sprzętu, terminem dostawy i przewidywaną ceną, a następnie wysyła je do firmy produkującej sprzęt kuchenny.  

Firma produkująca sprzęt kuchenny otrzymuje zamówienie i potwierdza, że ​​jest w stanie zrealizować zamówienie. Wysyłają zamówienie wraz z fakturą do Billa White'a. Kiedy przesyłka dotrze na miejsce, Bill White i kierownik ds. kont w hotelu dokonują trójstronnego dopasowania, aby zweryfikować dowód dostawy pod kątem zamówienia i faktury. Po zakończeniu weryfikacji menedżer kont przetwarza fakturę do zapłaty. Po dokonaniu płatności Zamówienie jest oznaczane jako zamknięte, a Faktura opieczętowana jako zapłacona.

Zamówienie zakupu a faktura

Mimo że Zamówienie zakupu służy do wystawienia faktury, oba są oddzielnymi dokumentami używanymi przez różne osoby na różnych etapach procesu zakupowego. Oto kilka zasadniczych różnic między nimi.

Zamówienie zakupu:

– dokonywane przez kupującego przed zakupem

- zawiera szczegółowe informacje o produktach/usługach do zakupu

– posiada proponowany harmonogram płatności.

Faktura:

– jest podnoszony przez sprzedającego po sprzedaży (zakupie)

– potwierdza dostarczone produkty/usługi z wyszczególnionym cennikiem

– określa harmonogram płatności z terminami.

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Jak działają zamówienia zakupu?

Zamówienia zakupu są również wskaźnikiem prognozy rozwoju Twojej firmy. Decyzje o tym, co kupić i w jakiej ilości, opierają się na ilości biznesu, który przewidujesz w najbliższej przyszłości. Po zidentyfikowaniu tych potrzeb można składać Zamówienia zakupu ze specyfikacją wymaganych produktów lub usług.

Jednocześnie można zidentyfikować dostawców/sprzedawców, którzy spełnią wymagania, a Zamówienia Zakupu zostaną im przesłane do zatwierdzenia. Sprzedawca sprawdza i potwierdza, czy jest w stanie dotrzymać terminu i spełnić Twoje wymagania, i zatwierdza Zamówienie zakupu, które następnie staje się prawnie wiążące.

W związku z tym sprzedawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że produkty lub usługi są dostarczane do Ciebie zgodnie z warunkami Zamówienia. Sprzedający podnosi również Fakturę, a płatności są dokonywane przez Twoją firmę zgodnie z ustaleniami w Zamówieniu.

Śledź swoje zamówienia zakupu, aby zwiększyć wydajność

Śledzenie zamówienia zakupu lub śledzenie PO to proces monitorowania zamówienia zakupu od koncepcji do ostatecznej dostawy. Tradycyjnie po zatwierdzeniu zamówienia kupujący dzwonił do dostawcy lub firmy spedycyjnej w celu uzyskania informacji o statusie przesyłki. Szybka i wydajna technologia całkowicie zastąpiła tradycyjny tryb wolny; a przesyłki można teraz śledzić na każdym etapie.

Ujednolicone elektroniczne formularze zamówień zakupu sprawiły, że przetwarzanie jest szybkie, wydajne i bardziej ekonomiczne. Inteligentne rozwiązania śledzenia umożliwiają pełną widoczność w czasie rzeczywistym i raportowanie całego procesu zamówienia:

• złożenie PO
• homologacja wieloetapowa
• powiadomienie o wysyłce z wyprzedzeniem
• dostawa
• faktura
• zamknięcie płatności

Znaczenie zamówień dla Twojej firmy

Na etapie rozruchu może być łatwiej znaleźć jasny kanał komunikacji z dostawcami. Jednak wraz z rozwojem firmy rosną wymagania na różnych poziomach iz różnymi zespołami ludzi. Dlatego wskazane jest wprowadzenie systemu tworzenia Zamówień Zakupu, aby zapewnić, że szczegóły zamówienia nie zostaną utracone, płatności nie zostaną pominięte lub zduplikowane dla tego samego zamówienia, zaoszczędzić czas i ustanowić ścieżkę audytu. Właściwie udokumentowane Zamówienia Zakupu dają przejrzystą historię tego, jakie przedmioty zostały zakupione przez Twoją firmę, kto je kupił i kiedy, kim są stali dostawcy oraz ile kapitału na wydatki jest dostępne w danym momencie. To z kolei umożliwi lepsze zarządzanie finansami.

---

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Zaplanuj demo

---

Korzyści z automatyzacji procesu zamówienia zakupu

Automatyzacja zamówień zakupu to usprawnienie całości proces zamówienia zakupu. Największą zaletą automatyzacji zamówień jest oszczędność czasu i wysiłku. W dużych organizacjach platforma automatyzacji umożliwia członkom zespołu automatyczne wysyłanie zamówień zakupu do szefa zespołu w celu oceny i zatwierdzenia. Zamówienie byłoby wtedy tworzone automatycznie, eliminując w ten sposób potrzebę papierkowej roboty, powielania wprowadzania danych na różnych etapach zatwierdzania i inne wyzwania, takie jak:

---

– brak efektywności i odpowiedzialności

– brak kontroli procesu

– zagrożenia prywatności i bezpieczeństwa.

Oszczędzaj czas na czynnościach o niskiej wartości. Zwiększ ogólną wydajność

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, korzyści płynących z automatyzacji zamówień zakupu jest wiele. Dzięki przetwarzaniu i zatwierdzaniu w czasie rzeczywistym automatyzacja zapewnia przestrzeganie zasad i kontroli, jednocześnie zwiększając wydajność procesu Twojego zespołu i w dużym stopniu redukując błędy ludzkie. Poza tym zapewnia pełną ścieżkę audytu, dzięki czemu unika się kłopotów z wyszukiwaniem brakujących dokumentów papierowych. Usprawniony proces oraz oszczędność kosztów i czasu to elastyczność, kontrola i wgląd w procesy. Ponadto zautomatyzowana platforma zakupowa umożliwia bezproblemowe dopasowanie faktur w zautomatyzowanym dziale AP.