Jak identyfikować i zapobiegać oszustwom dostawców?

Szukasz rozwiązania AP Automation opartego na sztucznej inteligencji? Sprawdź Nanonet dla lepszej dokładności, większej elastyczności i szerokiego zestawu integracji z innymi systemami księgowymi, ERP i nie tylko!

Zaplanuj demo

---

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ryzykami. Ryzyko oszustwa może wynikać z zaangażowania ze stronami trzecimi, takimi jak dostawcy, a nawet pracownicy. Jednym z takich szalejących oszustw związanych z proces rozrachunków z dostawcami to oszustwo dostawcy.

Oszustwa dostawców mogą pochodzić z jednego lub wielu źródeł w bardzo wyrafinowany sposób. Jeśli nie zostanie wykryty, może poważnie kosztować firmy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o oszustwach dostawców, ich kategoriach oraz sposobach ich wykrywania i zapobiegania.

Spis treści

Co to jest oszustwo dostawcy

Oszustwo dostawcy odnosi się do nadużyć, które mogą zostać popełnione dla osobistych korzyści przez dostawcę, wielu dostawców lub pracownika na Rachunki płatne (AP) spółki.

Mówiąc prościej, jest to rodzaj oszustwa, które polega na sfałszowaniu informacji o koncie dostawcy lub odbiorcy w AP w celu przekierowania płatności. Oszustwa płatnicze mogą być popełniane przez:

• Jeden lub wielu pracowników
• Jeden lub wielu dostawców
• Współpraca między dostawcą(ami) a pracownikiem(ami)
• Podmiot zewnętrzny, który modyfikuje informacje o płatnościach dostawcy nieznane nikomu

Czasami sama złożoność może utrudnić wykrywanie oszustw dostawców i narazić firmy na ogromne straty.

Na kogo to wpływa?

Zazwyczaj oszustwa dostawców mogą mieć poważny wpływ na małe i średnie firmy. Takie organizacje są bardziej zagrożone, ponieważ zwykle nie mają silnych kontroli ani punktów kontrolnych, które mogą śledzić i identyfikować takie oszustwa.

Poza tym mniejsze organizacje, które mają mniejsze zespoły pracowników, polegają na minimalnej liczbie personelu do obsługi wielu AP Funkcje. W związku z tym jeden pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie faktur, a także autoryzację płatności może ulec pokusie manipulowania ewidencją, co z kolei może spowodować znaczne szkody dla finansów i wiarygodności firmy.

Nie oznacza to, że większe organizacje nie są zagrożone. Jednak dzięki swoim środkom, możliwościom i stosunkowo większemu personelowi prawdopodobnie wdrożą solidną kontrolę ryzyka, która może zmniejszyć częstotliwość oszustw dostawców.

Mniejsze organizacje są bardziej podatne na oszustwa dostawców, jeśli nie mają środków i możliwości wdrożenia procesów śledzenia i kontroli. Bez nich może być trudno zapobiegać lub łagodzić różne kategorie oszustw, które mogą zostać popełnione w ich dziale AP.

Kategorie oszustw dostawców

Oszustwa dostawców mogą się znacznie różnić w sposobie, w jaki są przeprowadzane. Można go skategoryzować zgodnie z poniższym opisem:

• Oszustwo rozliczeniowe: odnosi się do manipulacji płatnościami dokonywanych przez pracowników na 2 sposoby. Może obejmować fałszywego dostawcę lub dokonywanie zduplikowanych płatności przy użyciu konta rzeczywistego dostawcy.
• Fikcyjny dostawca — pracownik posiadający odpowiednią kontrolę i dostęp zakłada fałszywe konto dostawcy lub firmę przykrywkę, rejestruje ją jako dostawcę i dokonuje regularnych płatności na to konto.
• Zduplikowane płatności — pracownik korzysta z prawdziwego konta dostawcy, manipuluje rekordami płatności i inicjuje podwójne płatności na fakturze dostawcy. Dopłata zostaje następnie przekazana na konto pracownika.
• Sprawdź manipulację: Ten rodzaj oszustwa polega na tym, że pracownik angażuje się w fałszowanie lub modyfikowanie informacji na czeku dostawcy, aby przekierować płatności na osobiste konto bankowe.
• Przyjmowanie łapówek: W wyniku porozumienia między sprzedawcą a pracownikiem, ten rodzaj oszustwa polega na tym, że pracownik otrzymuje osobiste przekazy pieniężne od sprzedawcy w zamian za dodatkowe korzyści lub sprzedaż.
• Nadmierne rozliczenia: Kiedy sprzedawca wystawia rachunek firmie za nadmierne ilości/ceny niż pierwotnie uzgodniono, jest to określane jako zawyżone rachunki. Tego rodzaju praktykę można wykonywać samodzielnie lub w zmowie z pracownikiem.
• Ustalanie ceny: Ten rodzaj oszustwa ma miejsce, gdy dwóch dostawców współpracuje w celu ustalenia cen wyższych niż normalne. Kupujący/firma jest wówczas zmuszona do płacenia wyższych cen niezależnie od sprzedawcy. Pracownicy mogą służyć dostawcom jako wewnętrzne źródła pozyskiwania poufnych informacji na temat budżetów.
• Zmowa przetargowa: Powszechny sposób popełniania oszustwa, zwykle odbywa się poprzez współpracę między 2 lub więcej dostawcami i pracownikami w celu uzyskania zamówienia na zamówienie na korzyść oferenta, który zaoferuje najwyższą cenę. Pracownik otrzyma odpowiednią rekompensatę za zachęcanie i pomoc w oszustwie.
• Oszustwo cybernetyczne: Prawdopodobnie najtrudniejszy do wykrycia rodzaj oszustw ze strony sprzedawców jest przeprowadzany przez nieznane, nieuprawnione osoby, które nie mają żadnego związku ani z firmą, ani ze sprzedawcą. Tutaj podmioty zewnętrzne mogą manipulować kontem istniejącego dostawcy i przekierowywać płatności na swoje konta. Cała transakcja odbywa się elektronicznie, co sprawia, że ​​wykrywanie i zapobieganie jest jeszcze trudniejsze dla firm.

Wykrywanie i zapobieganie oszustwom dostawców

Wykrywanie i zapobieganie oszustwom dostawców nie jest łatwe, ale wykonalne. Po zidentyfikowaniu kluczowych obszarów, w których brakuje kontroli, wdrożenie silniejszych kontroli i środków może znacznie pomóc w zapobieganiu przypadkom oszustw dostawców. Zobaczmy różne sposoby wdrażania kontroli w organizacji w celu zapobiegania oszustwom dostawców.

Kontrola dostawcy

Ponieważ większość przypadków oszustw związanych z dostawcami dotyczy dostawców, przestrzeganie pewnych środków ostrożności od momentu wyboru do płatności może potencjalnie zmniejszyć ich występowanie. Oto kilka potencjalnych kontroli:

• Przestrzeganie należytej staranności w procesach rejestracji dostawcy. Należy skoncentrować się na weryfikacji danych dostawcy, takich jak adresy pocztowe, w tym skrytki pocztowe, numery kontaktowe, numery identyfikacji podatkowej dostawców, osoby kontaktowe i konta bankowe.
• Utrzymywanie scentralizowanej bazy danych dostawców z ustawionymi preferencjami. Posiadanie oddzielnej listy dostawców wysokiego ryzyka może pomóc w zainicjowaniu dodatkowych zatwierdzeń do rozliczania płatności.
• Przeprowadzanie przeglądu dostawców za pośrednictwem zewnętrznego audytu/źródła lub pracownika spoza działu dostawcy w celu uzyskania obiektywnej oceny.
• Weryfikacja, czy adres dostawcy lub inne informacje nie są zgodne z danymi pracownika lub są podobne do istniejącego dostawcy.
• Okresowe sprawdzanie plików głównych dostawcy w celu upewnienia się, że wielkość rozliczeń jest realistyczna i nie ma niespójności.

Środki pracownicze

Choć określane jako oszustwo dostawcy, często to dzięki pomocy osoby z wewnątrz firmy większość oszustw jest aranżowana. Niektóre kluczowe środki sprawdzania zaangażowania pracowników w takie oszustwa to:

• Dokładne sprawdzanie przeszłości podczas zatrudniania nowych pracowników lub agencji (kiedy outsourcing zobowiązań księgowych)
• Utrzymywanie informacji finansowych w tajemnicy i ograniczone do pracowników na wyższych poziomach
• Większe organizacje mogą rozdzielać obowiązki pracowników na różnych poziomach w celu lepszej kontroli wewnętrznej. Stąd,
• Osoba odpowiedzialna za wprowadzanie danych dostawców powinna być inna niż osoba, która zatwierdza dostawców, ponieważ może to wyeliminować tworzenie fałszywych dostawców
• Odbiorem towarów lub usług, przetwarzaniem płatności za faktury i autoryzacją zatwierdzania płatności powinni zajmować się różni pracownicy
• Mniejsze firmy mogą rotować obowiązki pracowników w dostawcy/AP/dział zakupów lub wciągnąć menedżerów do monitorowania ważnych zadań, co może wyeliminować szanse na zaplanowanie oszustwa.

Korzystanie z metod dopasowywania faktur

Dopasowanie faktur to jeden ze skutecznych sposobów, z których mogą korzystać małe i duże organizacje, aby zapobiegać częstym oszustwom dostawców.

Dopasowanie faktur to proces używany przez firmy do sprawdzania faktur dostawców z innymi odpowiednimi dokumentami, takimi jak: Zlecenia kupna (PO), kwity towarów, pokwitowania kontroli, a nawet kontrakty.

Te obowiązkowe kontrole mogą pomóc w weryfikacji autentyczności faktur od dostawców przed ich zatwierdzeniem do zapłaty. Dopasowanie faktury/PO można to zrobić na różne sposoby.

• Dopasowanie dwukierunkowe – Odbywa się to poprzez dopasowanie faktury do pierwotnego zamówienia (PO). Ten proces sprawdza, czy towary lub usługi wymienione na fakturze odpowiadają tym, które zostały zamówione przez organizację.
• Dopasowanie trójstronne – Ten proces obejmuje podwójną kontrolę faktury. Faktura jest najpierw dopasowywana do zamówienie zakupu a następnie do odbioru towaru. Pomaga zweryfikować, czy towary/usługi wymienione na fakturze są zgodne z zamówieniem zakupu i zostały również prawidłowo dostarczone.
• Dopasowanie czterokierunkowe – Najbardziej skomplikowany proces kojarzenia wymaga sprawdzenia faktury z 3 innymi dokumentami, a mianowicie PO, przyjęciem towaru i potwierdzeniem kontroli. Ta procedura zapewnia, że ​​towary/usługi wymienione na fakturze są odbierane zgodnie z PO, a także zostały sprawdzone w celu sprawdzenia, czy są dokładne.
• Dopasowanie niezwiązane z zamówieniem lub umową – W sytuacjach, w których firmy nie korzystają z wielu dokumentów, faktura dostawcy jest porównywana z umową w celu sprawdzenia, czy wymieniona cena i usługi nie odbiegają od samej umowy.

Stosowanie technik eksploracji danych

Eksploracja danych to nowoczesna technika analizowania ogromnych ilości danych i odkrywania wzorców, które pomagają w analizie biznesowej i podejmowaniu decyzji. Ta technika jest bardzo dokładna w wykrywaniu oszustw i może być wykorzystana do łagodzenia przypadków oszustw dostawców.

Korzystając z analizy trendów, eksploracja danych może wykryć anomalie, które mogą wskazywać na nieuczciwą działalność. Organizacje mogą używać technik eksploracji danych do sprawdzania określonych wzorców, które obejmują:

• Płatności odbiegające od normalnej procedury, niewielkie niespójności w dolarach i kwoty maksymalizowane do limitu zatwierdzenia
• Zduplikowane płatności w tym samym dniu na rzecz tego samego dostawcy lub łączna liczba płatności przekraczających warunki umowy
• Płatności dokonywane poza godzinami pracy
• Odchylenia w informacjach o dostawcy, takie jak różnice w adresach dostawy i płatności, użycie tego samego zamówienia zakupu na fakturach, niesekwencyjne numery faktur itp.

Inne środki organizacyjne

Oprócz głównych środków, firmy mogą stosować inne odpowiednie środki, aby kontrolować oszustwa dostawców. Niektóre z opłacalnych to:

• Utworzenie infolinii ds. oszustw – anonimowa infolinia może pomóc pracownikom zgłaszać nieprawidłowości bez obaw o konsekwencje. Tworzy atmosferę czujności i może pomóc organizacji szybko wdrożyć środki naprawcze.
• Zaostrzenie kontroli wewnętrznych — organizacja powinna zapewnić, że istnieją procedury kontrolne i każdy, od kierownictwa do poziomu podstawowego, jest ich świadomy. Edukowanie i aktualizowanie pracowników na temat oszustw dostawców może pomóc im być bardziej świadomymi zagrożeń i konsekwencji. Przeprowadzanie okresowej oceny ryzyka może zapewnić wgląd w luki, które należy naprawić, aby złagodzić oszustwa dostawców.
• Zatwierdzenia dwupoziomowe — zarówno zatwierdzanie dostawców, jak i zatwierdzanie płatności powinny podlegać wielowarstwowemu procesowi zatwierdzania. Może to zapewnić firmie uzyskanie legalnych dostawców i lepsze kontrolowanie płatności przez więcej niż jednego pracownika nadzorującego proces.

Wnioski

Oszustwa dostawców mogą mieć ogromne straty dla organizacji i drogo je kosztować. Zapobieganie oszustwom dostawców wymaga odpowiedniego planowania, przeglądu i aktualizacji zasad firmy w regularnych odstępach czasu. Środki zapobiegawcze powinny być wdrażane na wielopoziomowym podejściu w celu ograniczenia oszustw i ochrony organizacji przed poważnymi stratami w przyszłości.