Jak uporządkować rachunki? – 3 sposoby łatwego śledzenia rachunków

Rachunki są nieodłączną częścią życia. Niezależnie od tego, czy jesteś firmą, freelancerem, czy osobą najemną, na pewno masz rachunki. Przy nadmiarze rachunków na pewno stracisz i zapomnisz o niektórych.

Wydajny zarządzanie rachunkami zaczyna się od lepszej organizacji, dzięki czemu nigdy nie zgubisz ważnego rachunku. Ale jak sprawnie zorganizować rachunki? Jak zacząć? Jakie są najlepsze praktyki łatwego śledzenia rachunków?

Omówimy trzy sposoby na uporządkowanie rachunków, abyś zawsze miał je pod ręką, gdy ich potrzebujesz.

---

Dlaczego musisz organizować rachunki?

Gdy jedna osoba obsługuje mniejszą liczbę rachunków, zarządzanie jest łatwe. Ale wraz ze wzrostem rachunków błędy są nieuniknione. Oto kilka powodów, dla których powinieneś poważnie traktować zarządzanie rachunkami:

Utrata kontroli nad terminami płatności i kwotami: Śledzenie wielu rachunków, ich dat i kwot jest żmudnym zadaniem. A jeśli przegapisz płatności, być może będziesz musiał zapłacić dodatkową kwotę.

Szkodliwe wyniki kredytowe: Terminowe płatności za rachunki są powiązane z Twoją zdolnością kredytową. Wgniecenie w tym miejscu może cię drogo kosztować.

Prowadzenie ewidencji płatności: Dla firmy kluczowe znaczenie ma prowadzenie dokumentacji finansowej płatności, faktur, rachunków i innych elementów, aby zachować zgodność. Podczas audytu musisz przedstawić dokładne i wiarygodne dane. Brakujące rachunki mogą wysłać zły sygnał i doprowadzić do dalszych intensywnych audytów.

Nieefektywne budżetowanie: Rachunki dają wyobrażenie o trendach wydatków i pomagają kontrolować budżet w stosunku do wydatków. Brak zarządzania rachunkami może prowadzić do utraty kontroli nad budżetem.  

Poza tym organizowanie rachunków może pomóc w walce z kradzieżą tożsamości, zarządzaniu dokumentacją finansową i zapewnieniu terminowego opłacania rachunków.

---

3 sposoby na uporządkowanie rachunków jak profesjonalista!

Na tym blogu omówimy te trzy sposoby organizowania rachunków. Metody te uszeregowano według rosnącej dokładności, wydajności i niezawodności.

• Organizuj rachunki ręcznie
• Digitalizacja rachunków i sortowanie ich na komputerze
• Automatyzacja organizacji rachunków za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy

---

Organizuj rachunki ręcznie

Ręczne organizowanie rachunków wymaga używania papierowych teczek i szafek do kategoryzowania wydatków. Na przykład możesz utworzyć folder o nazwie „Wydatki na rozrywkę”, aby przechowywać wszystkie rachunki związane z rozrywką, takie jak kolacje, wycieczki zespołowe i inne.

Możesz wykonać następujące kroki, aby ręcznie uporządkować rachunki:

• Sortuj rachunki według terminu płatności i kategoryzuj rachunki przychodzące według kategorii wydatków.
• Stwórz system archiwizacji swoich rachunków. Użyj folderów lub szafek dla każdego rodzaju kategorii.
• Aby śledzić płatności i terminy płatności, użyj arkusza kalkulacyjnego w wersji papierowej lub programu Excel i zapisz kwotę rachunku, termin płatności, status płatności i kategorię.
• Skonfiguruj przypomnienia na swoim urządzeniu mobilnym, aby nie zapomnieć o opłaceniu rachunków.
• Dokonuj płatności w terminie i aktualizuj status płatności dla każdego rachunku.
• Przechowuj zapłacone rachunki w oddzielnym pliku lub archiwum, aby zarządzać aktywnym arkuszem śledzenia rachunków.
• Powtarzaj ten comiesięczny proces, aby utrzymać porządek i kontrolę nad rachunkami.

Plusy:

• To prosta metoda.
• Każdy może wykonać te czynności, aby utrzymywać rachunki w jednym miejscu.

Wady:

• Wymagany jest duży wysiłek ręczny.
• Określenie trendów wydatków jest trudne.
• Rachunki mogą się łatwo zgubić lub uszkodzić.

---

Digitalizacja rachunków i sortowanie ich cyfrowo

Cyfryzacja rachunków może pomóc zmniejszyć ryzyko uszkodzenia lub utraty rachunków. Wykonaj następujące kroki, aby cyfrowo uporządkować rachunki:

• Pierwszym krokiem jest digitalizacja rachunków. Telefonem możesz robić zdjęcia rachunków.
• Można również użyć aplikacja do skanowania rachunków aby wyodrębnić dane z rachunku i wydajnie zdigitalizować rachunki.
• Prześlij zeskanowane obrazy na pulpit.
• Twórz foldery na podstawie kategorii wydatków i przesyłaj rachunki do wyznaczonych folderów.
• Użyj konwencji nazewnictwa plików, aby szybko zidentyfikować każdy rachunek, na przykład typ rachunku i datę.
• Organizuj rachunki cyfrowe w podfoldery na podstawie kategorii lub terminów płatności.
• Możesz to zrobić na swoim komputerze lub w systemie online, takim jak Dysk Google, Sharepoint lub inne.
• Teraz użyj arkusza kalkulacyjnego lub narzędzi do zarządzania finansami, aby śledzić terminy płatności rachunków, stan płatności i kwoty.
• Ustaw automatyczne przypomnienia, aby zapewnić terminowe opłacanie rachunków.
• Twórz kopie zapasowe rachunków cyfrowych w bezpiecznej usłudze w chmurze, aby chronić się przed utratą danych.

Plusy:

• Łatwiej kategoryzować i śledzić płatności oraz przeprowadzać analizy finansowe.
• Cyfrowe przechowywanie rachunków eliminuje ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia.

Wady:

• Cyfrowe przechowywanie informacji finansowych może budzić obawy dotyczące bezpieczeństwa danych.
• Musisz wykonać całe ćwiczenie dla każdego nowego rachunku, który przychodzi.
• Aby nie utracić danych, musisz utworzyć wiele kopii zapasowych.  

---

Automatyzacja organizacji rachunków za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy

Zautomatyzowane przepływy pracy to świetny sposób na wyeliminowanie ręcznych zadań w organizowaniu rachunków. Większość zadań organizacji rachunków opiera się na regułach, co oznacza, że ​​można je łatwo zakodować.

Platformy takie jak Nanonet może pomóc zautomatyzować organizację rachunków za pomocą przepływów pracy bez kodu, klasyfikatory dokumentówi bezpieczne przechowywanie w chmurze. Oto jak wygląda zautomatyzowany przepływ pracy zarządzania rachunkami w Nanonets:

• Przychodzący rachunek zostanie automatycznie przesłany do Nanonets przy użyciu opcji przesyłania dokumentów.

• Rachunek jest następnie kierowany do modelu OCR, z którego pobierane są odpowiednie dane, takie jak kwota rachunku, termin płatności, adres płatności, warunki płatności i inne.

• Teraz na kolejnych etapach dzieje się wiele rzeczy:

1. Dane rachunku są prawidłowo sformatowane, jeśli zawierają błędy. Np. format daty, wielkie litery lub usuwanie znaków specjalnych.
2. Zmień nazwę rachunku na podstawie kwoty rachunku, kategorii wydatków i nie tylko.
3. Na podstawie danych z rachunku rachunek jest przyporządkowywany do odpowiednich kategorii wydatków.
4. Przepływ pracy zatwierdzania jest uruchamiany w przypadku jakiegokolwiek błędu, który wysyła rachunki do ręcznego przeglądu.
5. Możesz również dopasować dane rachunku do wyciągu bankowego, aby uniknąć dodatkowych opłat.

Plusy:

• Bezbłędny i niezawodny proces
• Tworzy ścieżki audytu automatycznie.
• Brak ryzyka utraty, uszkodzenia lub zapomnienia rachunku, aby zapłacić na czas.
• Automatyzacja oszczędza dużo czasu, wysiłku i pieniędzy.

Wady:

• Będziesz musiał wykonać jednorazowy wysiłek, aby skonfigurować przepływy pracy. [Nasz zespół ekspertów może pomóc w skonfigurowaniu przepływów pracy.]

---

Dlaczego warto używać Nanonets do organizowania rachunków?

[Osadzone treści]

Nanonets to oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie OCR z zaawansowaną funkcją no-code automatyzacja przepływu pracy i globalnej platformy płatniczej. Dzięki Nanonets możesz zautomatyzować każdy ręczny proces za pomocą przepływów pracy opartych na regułach.

Nanonets ' Oprogramowanie OCR jest jednym z najlepszych na rynku. Może wyodrębnić dane z dowolnego dokumentu; Pliki PDF, obrazy, dokumenty pisane odręcznie, Excel, Word itp. z ponad 95% dokładnością i 10 razy szybciej niż metoda ręczna.

Oprócz tego możesz używać Nanonets do wydobywania danych z dokumentów, klasyfikowania dokumentów, korzystania z bazy danych weryfikuj dokumenty, wykonać wzbogacenie danych zadań i eksportować dane do różnych formatów i baz danych.

Możliwości są nieograniczone.

Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć nanonet:

• Automatycznie przesyłaj dokumenty z wielu źródeł, takich jak Gmail, Dysk, SharePoint, komputer i inne.
• Klasyfikuj przychodzące dokumenty za pomocą klasyfikatora dokumentów.
• Łatwe dopasowywanie dokumentów weryfikacja dokumentów.
• Wyodrębnij dane z dowolnego dokumentu w <15 minut
• Konfigurowanie niestandardowych przepływów pracy w celu ulepszania danych, automatyzacja zatwierdzaniaI więcej.
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów i archiwizacja dokumentów.
• Bezproblemowe integracje do synchronizacji danych z oprogramowaniem 5000+.
• Całkowicie konfigurowalny interfejs bez kodu.
• Bezpłatna pomoc migracyjna.
• 7-dniowy bezpłatny okres próbny
• Dedykowany manager sukcesu klienta.
• Kontrola dostępu oparta na rolach
• Wsparcie 24×7

Oto rzut oka na to, co potrafi Nanonets i nie tylko:

Ponad 30,000 30 użytkowników używa Nanonets do automatyzacji ponad XNUMX milionów procesów związanych z dokumentami. Nanonets to idealny wybór dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy związane z dokumentami za pomocą solidnej, bezpiecznej i niekodującej platformy.

Czy masz na myśli konkretny przypadek użycia? Skontaktuj się z naszym zespołem abyśmy mogli Ci pomóc w Twoim przypadku użycia.

---

Czytaj więcej:

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/