W erze cyfrowej firmy polegają na wydajnych procesach zarządzania wydatkami, aby prowadzić dokładną dokumentację finansową i zapewnić płynność operacji. Jednak jednym z wyzwań, przed którymi często stają organizacje, jest obecność duplikatów paragonów. Te duplikaty mogą prowadzić do błędów w obliczeniach zwrotu kosztów, problemów ze zgodnością i nieefektywnego wykorzystania zasobów.
W tym poście na blogu zagłębimy się w świat wykrywania duplikatów paragonów za pomocą oprogramowania OCR, badając jego zalety i najlepsze praktyki.
Co to są duplikaty paragonów?
Duplikaty paragonów odnoszą się do wielu kopii lub przedłożonych tego samego paragonu przez pracownika lub osobę ubiegającą się o zwrot kosztów. Duplikaty paragonów mogą mieć kilka implikacji w procesie zwrotu kosztów.
Jak to wpływa na zwrot kosztów?
Dokładność zwrotu kosztów
Duplikaty paragonów mogą prowadzić do niedokładności w obliczeniach zwrotu kosztów. Złożenie wielu kopii tego samego paragonu może skutkować nadpłatą lub podwójnym zwrotem tego samego wydatku.
Zapobieganie oszustwom
Duplikaty paragonów mogą być sygnałem ostrzegawczym dla potencjalnych oszustw. Osoby fizyczne mogą celowo przedstawiać duplikaty paragonów, aby wielokrotnie ubiegać się o zwrot tego samego wydatku. Organizacje powinny posiadać solidne zasady i systemy zarządzania wydatkami, aby wykrywać nieuczciwe próby zwrotu kosztów i zapobiegać im.
Zgodność z zasadami
Duplikaty paragonów mogą naruszać zasady i wytyczne dotyczące zwrotu kosztów określone przez organizację. Zasady często wymagają od pracowników przedstawienia oryginalnych rachunków i zabraniają zwrotu kosztów już zgłoszonych lub zwróconych. Duplikaty paragonów mogą skutkować niezgodnością, prowadząc do zamieszania i dodatkowych prac administracyjnych w celu naprawienia sytuacji.
Opóźnienia w zatwierdzaniu
Przesyłanie duplikatów paragonów może prowadzić do opóźnień w procesie zatwierdzania refundacji. Recenzenci i osoby zatwierdzające muszą poświęcać dodatkowy czas na identyfikowanie i rozwiązywanie duplikatów, co może spowolnić ogólny przepływ pracy związanej ze zwrotem kosztów.
Audyt i prowadzenie dokumentacji
Duplikaty paragonów mogą stwarzać problemy podczas audytów wewnętrznych lub przeglądów finansowych. Od organizacji oczekuje się prowadzenia dokładnych rejestrów wydatków, a powielanie wydatków może utrudniać dostarczanie rzetelnej dokumentacji.
Jak zapobiegać duplikowaniu paragonów?
- Jasne zasady zwrotu kosztów: Ustanów jasne wytyczne określające przedstawianie oryginalnych paragonów, zakaz podwójnego zwrotu kosztów oraz konsekwencje naruszenia zasad.
- Walidacja paragonu: Wdrażaj mechanizmy weryfikujące paragony w momencie składania. Może to obejmować automatyczne kontrole w celu zidentyfikowania potencjalnych duplikatów lub oznaczania paragonów, które zostały już przetworzone.
- Śledzenie paragonów i uzgadnianie: Utrzymuj scentralizowany system śledzenia i uzgadniania paragonów. Dzięki temu duplikaty paragonów są wykrywane i usuwane przed zwrotem kosztów.
- Rozwiązania technologiczne: Zapoznaj się z oprogramowaniem lub aplikacjami do zarządzania wydatkami, które zapewniają funkcje skanowania paragonów, sprawdzania poprawności i automatycznego wykrywania duplikatów.
Chcesz usprawnić proces wykrywania duplikatów? Wykorzystaj rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji firmy Nanonets.
Uczciwy błąd czy podwójne zanurzenie?
Podwojenie paragonu może być niewinne i po prostu błąd przesyłania. Błędy się zdarzają i nierzadko zdarza się, że osoby przypadkowo przesyłają duplikaty paragonów podczas procesu zwrotu kosztów.
Pracownicy mogą nieumyślnie przesłać ten sam paragon więcej niż jeden raz z powodu niedopatrzenia lub zamieszania. Mogą nie zdawać sobie sprawy, że już przesłali rachunek i przypadkowo przesłać go ponownie, co spowoduje powstanie duplikatów.
Podwojenie paragonu może również wystąpić w przypadku niewielkich różnic w dokumentacji. Na przykład, jeśli dana osoba otrzyma zarówno fizyczną, jak i elektroniczną kopię paragonu, może nieumyślnie przesłać obie wersje, co spowoduje zduplikowanie wpisów.
Uznając, że może wystąpić niewinne podwojenie paragonów, organizacje mogą wspierać kulturę zaufania i zrozumienia, jednocześnie podejmując kroki w celu usprawnienia procesów i ograniczenia błędów w przyszłości.
Jak poprawić wykrywanie duplikatów?
Wyjaśnienie i edukacja
Wzmocnij odpowiednią procedurę składania paragonów i podkreśl wszelkie szczegółowe wytyczne, aby zapobiec błędom w przyszłości. W razie potrzeby zaoferuj dodatkowe szkolenia lub zasoby, aby poprawić zrozumienie i świadomość.
Sprostowanie
Poproś pracownika o zidentyfikowanie i oznaczenie duplikatów wpisów do usunięcia lub poprawienia. Mogą współpracować z odpowiednim działem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie zwrotami kosztów.
Ulepszenia systemu
Oceń system zarządzania wydatkami lub oprogramowanie, aby zidentyfikować obszary, w których można poprawić wygodę użytkownika lub przejrzystość, aby zminimalizować występowanie niewinnego podwojenia paragonów. Rozważ wdrożenie funkcji zapewniających natychmiastową informację zwrotną o pomyślnym przesłaniu lub wyróżniających potencjalne duplikaty.
Jak zidentyfikować duplikaty paragonów?
Nanonets to dostawca oprogramowania OCR, który oferuje zaawansowane możliwości identyfikacji duplikatów paragonów. Oto jak Nanonets może pomóc w procesie wykrywania duplikatów paragonów:
- Ekstrakcja danych oparta na OCR: Nanonet wykorzystuje technologię OCR w celu wyodrębnienia kluczowych danych z paragonów, w tym nazw dostawców, dat, kwot i innych istotnych informacji. Ta zautomatyzowana ekstrakcja danych zapewnia dokładne i spójne pobieranie informacji z paragonów, co jest niezbędne do wykrywania duplikatów.
- Dopasowanie treści tekstowych: Nanonets porównuje wyodrębniony tekst z różnych paragonów, aby zidentyfikować potencjalne duplikaty. Analizując zawartość tekstową, Nanonets może wykrywać podobieństwa lub dokładne dopasowania paragonów, nawet jeśli mają one różne układy lub formaty. Pomaga to oznaczać potencjalne duplikaty paragonów w celu dalszego zbadania.
- Rozpoznawanie obrazu i analiza wizualna: Nanonets wykorzystuje techniki rozpoznawania obrazu i analizy wizualnej w celu identyfikacji wizualnych podobieństw między paragonami. Porównując cechy wizualne i struktury obrazów paragonów, Nanonets może wykrywać duplikaty na podstawie wizualnych wzorców lub podobieństw.
- Konfigurowalne reguły i algorytmy: Nanonets pozwala użytkownikom definiować i dostosowywać reguły i algorytmy wykrywania duplikatów w oparciu o określone kryteria. Ta elastyczność umożliwia organizacjom skonfigurowanie dostosowanych procesów identyfikacji duplikatów, które są zgodne z ich unikalnymi wymaganiami.
- Weryfikacja i informacje zwrotne w czasie rzeczywistym: Nanonets mogą zapewnić walidację w czasie rzeczywistym podczas procesu składania paragonu. Gdy użytkownicy przesyłają paragony, Nanonets może je porównywać z istniejącymi rejestrami lub bazą danych wcześniej przetworzonych paragonów. Może natychmiast ostrzegać użytkowników, jeśli zostaną wykryte potencjalne duplikaty, zapobiegając przesyłaniu duplikatów paragonów w punkcie wejścia.
- Raportowanie i analityka: Nanonets generuje raporty i analizy dotyczące duplikatów paragonów, zapewniając wgląd w występowanie i wzorce duplikatów. Te informacje pomagają organizacjom zrozumieć trendy, zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia procesów i podjąć proaktywne działania w celu ograniczenia liczby duplikatów zgłoszeń.
- Możliwości integracji: Nanonets oferuje możliwości integracji z istniejącymi systemami lub przepływami pracy, umożliwiając bezproblemowe włączenie funkcji wykrywania duplikatów do procesów zarządzania wydatkami lub zwrotu kosztów w organizacjach.
Wykorzystując technologię OCR firmy Nanonets i zaawansowane funkcje wykrywania duplikatów, organizacje mogą zwiększyć dokładność i efektywność identyfikacji duplikatów paragonów. Konfigurowalne reguły Nanonets, walidacja w czasie rzeczywistym i możliwości raportowania zapewniają kompleksowe rozwiązanie usprawniające proces identyfikacji duplikatów paragonów.
Oznaczaj duplikaty faktur i różnice w szczegółach zamówienia/paragonu i zapobiegaj oszustwom.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Motoryzacja / pojazdy elektryczne, Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Przesunięcia bloków. Modernizacja własności offsetu środowiskowego. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :Jest
- :nie
- :Gdzie
- $W GÓRĘ
- a
- precyzja
- dokładny
- zajęcia
- Dodatkowy
- administracyjny
- zaawansowany
- ponownie
- wiek
- Zasilany AI
- Alarm
- Algorytmy
- wyrównać
- Pozwalać
- pozwala
- już
- również
- wśród
- kwoty
- an
- analiza
- analityka
- Analizując
- i
- każdy
- aplikacje
- właściwy
- zatwierdzenie
- SĄ
- obszary
- AS
- At
- Próby
- kontrole
- zautomatyzowane
- świadomość
- na podstawie
- BE
- być
- zanim
- Korzyści
- BEST
- Najlepsze praktyki
- pomiędzy
- Blog
- obie
- biznes
- by
- Obliczenia
- CAN
- możliwości
- scentralizowane
- wyzwanie
- wyzwania
- Charakterystyka
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- roszczenie
- twierdził,
- klarowność
- jasny
- współpraca
- COM
- porównać
- porównanie
- spełnienie
- wszechstronny
- Obawy
- zamieszanie
- Konsekwencje
- Rozważać
- zgodny
- zawartość
- Stwórz
- Kryteria
- kultura
- konfigurowalny
- dostosować
- dane
- Baza danych
- Daty
- określić
- opóźnienia
- sięgać
- Departament
- detale
- wykryć
- wykryte
- Wykrywanie
- różne
- trudny
- cyfrowy
- Era cyfrowa
- zanurzenie
- dokumentacja
- robi
- Podwójna
- podwojenie
- na dół
- z powodu
- duplikaty
- podczas
- efektywność
- wydajny
- Elektroniczny
- Pracownik
- pracowników
- zatrudnia
- Umożliwia
- wzmacniać
- wzmocnione
- zapewnić
- zapewnia
- wejście
- błąd
- Błędy
- niezbędny
- zapewniają
- Parzyste
- Przede wszystkim system został opracowany
- spodziewany
- wydatki
- doświadczenie
- Exploring
- dodatkowy
- wyciąg
- Korzyści
- informacja zwrotna
- budżetowy
- Elastyczność
- W razie zamówieenia projektu
- Sprzyjać
- oszustwo
- nieuczciwy
- od
- Funkcjonalność
- dalej
- przyszłość
- generuje
- wytyczne
- zdarzyć
- Have
- pomoc
- pomaga
- tutaj
- Atrakcja
- W jaki sposób
- Jednak
- HTTPS
- Identyfikacja
- zidentyfikować
- identyfikacja
- if
- obraz
- Rozpoznawanie obrazu
- zdjęcia
- Natychmiastowy
- Rezultat
- wdrożenia
- wykonawczych
- implikacje
- podnieść
- poprawa
- in
- zawierać
- Włącznie z
- indywidualny
- osób
- niewydajny
- Informacja
- niewinny
- spostrzeżenia
- przykład
- integracja
- celowo
- wewnętrzny
- najnowszych
- śledztwo
- IT
- JEGO
- Klawisz
- prowadzić
- prowadzący
- Dźwignia
- lewarowanie
- utrzymać
- robić
- i konserwacjami
- zarządzający
- dopasowywanie
- Może..
- środków
- Mechanizmy
- może
- błąd
- błędy
- jeszcze
- wielokrotność
- musi
- Nazwy
- niezbędny
- OCR
- Oprogramowanie OCR
- of
- oferta
- Oferty
- często
- on
- pewnego razu
- ONE
- operacje
- optymalizacji
- or
- organizacja
- organizacji
- oryginalny
- Inne
- zarys
- ogólny
- Przeoczenie
- wzory
- fizyczny
- Miejsce
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- punkt
- polityka
- polityka
- Post
- potencjał
- praktyki
- obecność
- zapobiec
- zapobieganie
- poprzednio
- Proaktywne
- procedura
- wygląda tak
- Obrobiony
- procesów
- zakaz
- właściwy
- zapewniać
- dostawca
- że
- w czasie rzeczywistym
- zrealizować
- wpływy
- otrzymuje
- uznanie
- pojednanie
- pojednanie
- dokumentacja
- Czerwony
- zmniejszyć
- rzetelny
- polegać
- usuwanie
- Raportowanie
- Raporty
- wymagać
- wymagania
- zdecydowany
- rozwiązywanie
- Zasoby
- odpowiedzialny
- dalsze
- wynikły
- Recenzje
- krzepki
- reguły
- s
- taki sam
- skanowanie
- bezszwowy
- poszukuje
- zestaw
- kilka
- powinien
- podobieństwa
- po prostu
- sytuacja
- powolny
- gładki
- Tworzenie
- rozwiązanie
- Rozwiązania
- specyficzny
- wydać
- Cel
- usprawnienie
- uległość
- Zgłoszenia
- Zatwierdź
- składane
- udany
- system
- systemy
- dostosowane
- Brać
- biorąc
- Techniki
- Technologia
- niż
- że
- Połączenia
- Przyszłość
- świat
- ich
- Im
- Tam.
- Te
- one
- to
- czas
- czasy
- do
- Śledzenie
- Trening
- Trendy
- Zaufaj
- Niezwykły
- zrozumieć
- zrozumienie
- wyjątkowy
- Unsplash
- posługiwać się
- Użytkownik
- Doświadczenie użytkownika
- Użytkownicy
- UPRAWOMOCNIĆ
- uprawomocnienie
- Ve
- sprzedawca
- Wersje
- Naruszenia
- we
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- który
- Podczas
- będzie
- w
- Praca
- workflow
- przepływów pracy
- świat
- Twój
- zefirnet