Zamówienie sprzedaży a faktura: kluczowe różnice, rola i typy

Śledzenie sprzedaży od początku do końca pomaga firmom utrzymać właściwy poziom zapasów, wdrożyć najlepszą taktykę przepływu środków pieniężnych i zapewnić, że klienci otrzymują właściwe produkty. Ponieważ większość firm monitoruje wiele sprzedaży jednocześnie, prowadzenie dokładnego rejestru każdego kroku ma kluczowe znaczenie.

Bez względu na rodzaj działalności, branżę, w której działają, a nawet region, firmy polegają na zamówieniach sprzedaży i fakturach, aby mieć pewność, że każda sprzedaż zostanie prawidłowo zrealizowana, otrzymana zostanie płatność i sporządzona zostanie metryka papierowa. Jednakże zamówienia sprzedaży i faktury to nie to samo; w rzeczywistości są one wykorzystywane do zupełnie innych celów. Obydwa są równie ważne, ale zrozumienie różnicy między zamówieniem sprzedaży a fakturą pomoże Twojej firmie odnieść korzyści z obu. 

Na wysokim poziomie zlecenie sprzedaży jest najważniejsze. Jest to dokument tworzony, gdy klient wyraża chęć zakupu czegoś i współpracuje z zespołem sprzedaży w celu uzgodnienia harmonogramu dostawy towarów lub usług objętych zamówieniem sprzedaży. Po wysłaniu zamówienia zespół ds. należności prześle klientowi fakturę w celu pobrania środków należnych za zamówienie.

Bez względu na to, jak wygląda Twój proces sprzedaży, prawdopodobnie zaczyna się od zamówienia sprzedaży i kończy faktura płatności.

Co to jest zlecenie sprzedaży?

Jeśli jesteś sprzedawcą lub sprzedawcą, Twój zespół utworzy zamówienie sprzedaży, gdy klient wyrazi zainteresowanie dokonaniem zakupu. Zwykle klient wyraża zainteresowanie poprzez: zamówienie zakupu. Zamówienie sprzedaży potwierdza otrzymanie zamówienia, finalizuje szczegóły i służy jako dokument źródłowy dla wewnętrznych zespołów sprzedaży i systemów śledzenia sprzedaży podczas finalizacji każdej sprzedaży.

Zamówienie sprzedaży wymaga szczegółowych informacji, więc jeśli nie masz jeszcze wszystkich wymaganych informacji o kliencie, Twój zespół może potrzebować danych wejściowych od zamawiającego, aby wypełnić zamówienie sprzedaży. Informacje zawarte w zamówieniu sprzedaży to: 

• Nazwa Twojej firmy
• Dane kontaktowe Twojej firmy
• Dane klienta (imię i nazwisko, dane rozliczeniowe, adres)
• Opis sprzedawanego produktu lub usługi
• Ilość towarów lub usług objęta sprzedażą
• Cena towarów lub usług
• Koszt dostawy, wysyłki i podatku
• Całkowity koszt zamówienia

Istnieje wiele typów zamówień sprzedaży, z których może korzystać Twoja firma. W zależności od sytuacji lub krajobrazu sprzedaży wiele firm regularnie korzysta ze wszystkich 4 z poniższych:

Zamówienie sprzedaży gotówkowej

Kiedy klient składa zamówienie, odbiera produkt i płaci gotówką, stosowane jest zlecenie sprzedaży za gotówkę. Ponieważ klient płaci gotówką, nie ma takiej możliwości należności wpis związany z transakcją. Zakup klienta ma bezpośredni wpływ na Twoje rachunki gotówkowe, a dostawa odbywa się natychmiast.

Pośpieszne zamówienie sprzedaży

Jeśli klient poprosi o wyjątkowo szybki termin dostawy, wewnętrznie zostanie zastosowane pilne zamówienie sprzedaży. Twój zespół sprzedaży może oznaczyć tego typu zamówienia sprzedaży jako wysoki priorytet, aby mieć pewność, że zostaną zrealizowane na czas. Klient może odebrać towar lub dopłacić za jego szybką dostawę, w zależności od okoliczności. Po dostarczeniu produktu Twój zespół AR prześle klientowi fakturę w celu pobrania płatności.

Umowa harmonogramowa

W sytuacji, gdy klient żąda określonej ilości produktów dostarczonych w różnych terminach, umowa harmonogramowa może być doskonałym narzędziem do uporządkowania każdej oddzielnej dostawy. Jeśli klient chce 10 widżetów tygodniowo, 5 w ciągu dwóch tygodni i 7 w ciągu trzech tygodni, wszystkie te transakcje mogą zostać objęte jedną umową terminarzową, która następnie zostanie zaktualizowana po dostawie. 

Zamówienie sprzedaży strony trzeciej

W niektórych przypadkach, szczególnie w przypadku małych firm, zamówienie sprzedaży strony trzeciej jest stosowane, gdy Twoja firma nie dostarcza towarów lub usług bezpośrednio klientom. Zamiast tego wysyłasz je do strony trzeciej sprzedawca który następnie kończy ostatni etap dostawy do klienta.

Co to jest faktura?

Kiedy dostawcy lub sprzedawcy zrealizują zamówienie sprzedaży i dostarczą uzgodniony produkt, wygenerują plik faktura i przesłać go Klientowi w celu pobrania zapłaty za dostarczony towar lub usługę. Wysłanie faktury stanowi jeden z ostatnich kroków procesu sprzedaży i inicjuje płatność od klienta oraz odbiór gotówki, czyli dwa istotne elementy utrzymania dobrej kondycji Twojej firmy. Obecnie faktury wysyła się najczęściej drogą elektroniczną i dzwoni e-faktury.

Faktura będzie zawierać większość tych samych informacji, co zamówienie sprzedaży, ale będzie zawierać również następujące elementy: 

· Zasady płatności
·  Zniżki za wcześniejszą płatność
· Numer PO
· Numer faktury
·  Opłaty za zwłokę w płatnościach
·  Informacje o płatnościach dla ACH, przelewów lub Płatności EDI

Podobnie jak w różnych sytuacjach stosuje się wiele zamówień sprzedaży, tak w transakcjach biznesowych często wykorzystuje się różne typy faktur.

Faktura pro forma

Zwykle faktury są traktowane jako umowne wezwania do zapłaty, ale: faktura pro forma nie ma takiego samego zastosowania. Stosuje się ją, gdy faktura handlowa nie jest dostępna i można ją traktować jako „fakturę wstępną”. Nadal zawiera zestawienie kosztów, ale ma raczej charakter szacunkowy, który klient może wykorzystać w celach informacyjnych.

W przypadku eksportu towarów do Stanów Zjednoczonych urząd celny Stanów Zjednoczonych wymaga dołączenia do zamówienia faktury pro forma, aby było jasne, co jest wysyłane pomiędzy krajami. 

Faktura tymczasowa

Jeśli istnieje duży projekt lub zamówienie wieloczęściowe, które należy podzielić na wiele płatności lub etapów, przydaje się faktura okresowa. Zamiast czekać do końca projektu z wysłaniem jednej dużej faktury, można wykorzystać faktury pośrednie do gromadzenia płatności przyrostowych po drodze. Po stronie sprzedawcy faktury okresowe pomagają złagodzić wyzwania związane z przepływem środków pieniężnych, a po stronie kupującego dzielą płatności na łatwiejsze do zarządzania kwoty. To jest przeciwieństwo siatka wiele faktur w jedną płatność.

Faktura końcowa

Najbardziej powszechnym typem faktury jest faktura końcowa. Jest to zazwyczaj jeden z najprostszych typów faktur rozliczanie fakturco czyni go standardem dla większości firm. Są wysyłane do klientów po dostarczeniu towarów lub usług.

Zamówienie sprzedaży a faktura: różnice

Aby mieć pewność, że różnica między „zamówieniem sprzedaży” a „fakturą” jest jasna, przygotowaliśmy listę najważniejszych różnic między nimi. Firmy opierają się na obu tych dokumentach przy przeprowadzaniu regularnych transakcji sprzedaży, ale cel, jakim służą, jest różny.

Zlecenie sprzedaży od faktury można łatwo rozróżnić, biorąc pod uwagę poniższe czynniki:

Czas stworzenia

Zamówienie sprzedaży rozpoczyna proces sprzedaży; dzięki temu Twój zespół ds. realizacji zamówień wie, że powinien rozpocząć przygotowywanie towarów lub usług do dostawy. Następnie, na samym końcu procesu sprzedaży, po zrealizowaniu dostawy, do Klienta zostanie wysłana faktura.

Cel dokumentu

Porównując fakturę z zamówieniem sprzedaży, należy wziąć pod uwagę cel każdego dokumentu. Zamówienie sprzedaży ma charakter bardziej wewnętrzny i pozwala zespołom wiedzieć, że zamówienie zostało zainicjowane i wymagane jest podjęcie działań. Z drugiej strony faktura jest skierowana na zewnątrz. Wysyłane jest do Klienta jako formalne wezwanie do zapłaty. Jeżeli termin płatności faktury nie zostanie dotrzymany, na klienta mogą zostać nałożone opłaty za zwłokę lub inne kary.

Informacje wymienione

Chociaż różnica między zamówieniem sprzedaży a fakturą polega bardziej na tym, kiedy i w jaki sposób każdy dokument jest używany, istnieją niewielkie różnice w zakresie informacji, które każdy z nich zawiera. Obydwa będą zawierać takie informacje, jak imię i nazwisko klienta oraz dane kontaktowe, ilość i cena kupowanych produktów oraz informacje o dostawcy, ale faktura będzie zawierać dodatkowe szczegóły. Informacje te mogą obejmować stawki opłat za zwłokę, terminy płatności i inne. Dokładne zestawienie zawartości każdego z nich znajdziesz w powyższych listach. 

Implikacje księgowe

Zespół księgowy zwykle nie widzi ani nie dotyka zamówienia sprzedaży. Jeśli nie chcą dopasować zamówienia sprzedaży do konkretnej faktury, nie będą polegać na zamówieniach sprzedaży. Z drugiej strony faktury są kluczowymi elementami dokumentacji księgowej. Są one potrzebne do zapewnienia dokładnych ścieżek audytu i zapewnienia poprawności wpisów.

Wnioski

Łatwo byłoby spojrzeć na artykuł opisujący różnicę między zleceniem sprzedaży a fakturą i pomyśleć, że jego wpływ jest znikomy. Wręcz przeciwnie, zrozumienie podstawowego celu głównych dokumentów biznesowych pomoże Twojej firmie działać wydajniej, ograniczyć potencjalne błędy w realizacji i księgowaniu oraz stworzyć wewnętrzne procesy z odpowiednimi mechanizmami kontroli i równowagi, aby chronić firmę przed ryzykiem.

Ostatecznie Twoje zespoły będą potrzebować zarówno zamówień sprzedaży, jak i faktur, ale sposób, w jaki różne zespoły będą z nich korzystać, będzie się różnić. Twój zespół sprzedaży potrzebuje zamówień sprzedaży, aby mieć pewność, że dostawy zostaną zrealizowane zgodnie z obietnicą, ale eksperci ds. należności będą żyć fakturami każdego dnia. Aby Twoja firma mogła osiągnąć swój ostateczny potencjał, konieczne jest współdziałanie tych zespołów i posiadanie odpowiednich zasobów niezbędnych do wykonywania swoich zadań. 

Zrozumienie zamówienia sprzedaży i faktury może nie wydawać się strategicznym priorytetem przywództwa, ale dla wielu osób w Twojej organizacji nie ma nic ważniejszego. Jeśli jesteś gotowy, aby zająć się zarządzaniem zamówieniami sprzedaży i przetwarzanie faktury na wyższy poziom, inwestując w odpowiednią automatyzację oprogramowanie do przetwarzania faktur - lubić Nanonet – może zmienić świat.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/