Zrozumienie rachunków płatnych: debet czy kredyt?

Opublikowane ponownie przez Plato

Obserwuje: 0

Szukasz rozwiązania w zakresie rozliczeń z dostawcami? Zobacz, jak możesz wykorzystać Nanonets do automatyzacji ręcznych procesów księgowych w 15 minut.

Rozrachunki z dostawcami (AP) to zobowiązania krótkoterminowe, które firma jest winna swoim wierzycielom lub dostawcom, ale firma jeszcze za nie nie zapłaciła. W bilansie firmy zobowiązania ujmowane są jako zobowiązania bieżące.

Zrozumienie rachunków płatnych: debet czy kredyt?

Aby lepiej zrozumieć AP, musimy najpierw poznać podstawowe pojęcia debetów i kredytów.

Co to są debety i kredyty?

Debet i kredyt to dwa podstawowe terminy księgowe, które musisz znać, aby zrozumieć system księgowy podwójnego zapisu. System księgowy z podwójnym zapisem rejestruje każdą transakcję jako obciążenie i uznanie. Gwarantuje to, że księgi są zawsze zbilansowane.

Jeśli firma ma saldo debetowe na swoim koncie aktywów, normalne saldo rachunków do zapłacenia, jest ona komuś winna pieniądze. I odwrotnie, jeśli firma ma saldo kredytowe na swoim koncie aktywów, ma więcej aktywów niż zobowiązań i jest winna innym pieniądze.

Co to jest konto płatne?

Ta sama zasada dotyczy rachunków płatniczych. Saldo debetowe na koncie płatnym oznacza, że firma jest winna pieniądze, a saldo kredytowe wskazuje, że firma jest winna pieniądze. Dlatego normalne saldo zobowiązań jest ujemne.

Zobowiązania firmy obejmują wszelkie zaległe rachunki, które należy wkrótce zapłacić. Wierzyciel to inne określenie na pieniądze firmy.

Firmy, które kupują kredyty od dostawców, często tworzą salda zobowiązań. Ich zobowiązania są wykazywane w ich bilansie po każdym roku podatkowym.

Zobowiązania są zobowiązaniem, ponieważ są długiem. Zobowiązanie firmy to kwota, którą jest ona winna z tytułu długu, który zaciągnęła w przeszłości, ale nie została jeszcze spłacona. Firma może zaciągać te długi z różnych powodów. Jednak salda rozrachunków z dostawcami obejmują tylko długi zaciągnięte w wyniku normalnej działalności biznesowej i interakcji z zewnętrznymi dostawcami i dostawcami.

Poniżej znajdują się przykłady typowych aspektów rozrachunków z dostawcami:

Kiedy płatność jest spłacana na czas, pożyczkobiorca jest często zwolniony z płacenia odsetek od pożyczki.
Należnościom przypisywana jest data, do której należy zapłacić, po której sprzedawca może rozpocząć naliczanie kar za zwłokę. W większości przypadków płatność jest oczekiwana w ciągu 30 do 60 dni od wystawienia faktury.
Stanowią przykład zobowiązania uznawanego za na krótszym końcu spektrum czasowego.
Są to długi niezabezpieczone, co oznacza, że żadne zabezpieczenie ich nie zabezpiecza.

Umowa pomiędzy firmą a sprzedawcą może mieć formę kontraktu lub porozumienia i to właśnie ten dokument określa warunki kredytu do zastosowania.

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Czy konto jest płatne debetem lub kredytem?

Aby odpowiedzieć na pytanie, zobowiązania są uważane za rodzaj rachunku zobowiązań. Oznacza to, że kiedy pieniądze są komuś winne, uważa się je za kredyt. Z drugiej strony, gdy ktoś jest ci winien pieniądze, uważa się to za debet. W takim przypadku zobowiązania byłyby klasyfikowane jako debetowe.

W zależności od charakteru transakcji zobowiązania mogą być rejestrowane jako debet lub kredyt. Zobowiązania są zobowiązaniem; stąd każdy wzrost tej liczby jest zwykle uznawany. Zobowiązania są często uznawane, gdy jednostka otrzymuje płatność, ale obciążane, gdy firma jest zwolniona z prawnego obowiązku spłaty zadłużenia.

Zobowiązania są rodzajem zobowiązania, co oznacza, że stanowią dług, który jest zaciągnięty przez Twoją firmę. Zobowiązania są zwykle rejestrowane jako kredyt w bilansie. Jednak zobowiązania do zapłaty można również uznać za debet, w zależności od struktury planu kont.

Zakupy kredytowe są najczęstszym źródłem kredytu w AP. Kiedy firma korzysta z kredytu na zakup dostaw, transakcja jest rejestrowana w rozrachunkach z dostawcami.

Odwrotnie, obciążenie na rachunkach płatniczych często wynika ze zwrotu gotówki dostawcom, co zmniejsza zobowiązania. Obciążenia w rozrachunkach z dostawcami mogą również wynikać z rabatów lub zwrotów produktów.

Zobowiązania są uważane za zobowiązania, co oznacza, że są zwykle rejestrowane jako debet w bilansie firmy. Rachunek może być jednak zarejestrowany jako kredyt, jeśli firma dokonuje wcześniejszych płatności lub płaci więcej niż jest należne.

Wpisy do dziennika

Zapisy księgowe są tworzone w systemach księgowych w celu rejestrowania transakcji finansowych. Obciążenia i kredyty muszą być rejestrowane w określonej kolejności we wpisie do dziennika księgowego. Obciążenia i kredyty w dzienniku księgowym zawsze pojawiają się obok siebie w kolumnach. Jak zwykle, obciążenia będą pokazane po lewej stronie, a kredyty po prawej. Podczas rejestrowania transakcji zawsze ważne jest, aby wpisać dane w odpowiedniej kolumnie.

Zakupy firmy lub konto giełdowe zostaną obciążone, a środki pieniężne lub bankowe zostaną uznane za każdym razem, gdy dokona płatności na rzecz sprzedawcy. Jeśli jednak zdecyduje się na te zakupy na kredyt, będzie musiał zwiększyć swoje zobowiązania. Oto podwójny wpis dotyczący kupowania czegokolwiek na kredyt:

Dr	Zakupy/Zapasy	XX
Kr.	Odpowiedzialność za zobowiązania	XX

Podczas rejestrowania transakcji finansowych firmy często odwołują się do nazwy dostawcy, od którego dokonały zakupu, a nie do konta „Konto z dostawcami”. Zamiast trzymać wszystkie salda na jednym koncie, umożliwia bardziej efektywne zarządzanie saldami zobowiązań.

Po uregulowaniu długu wobec sprzedawcy firma musi zmniejszyć odpowiedzialność związaną z długiem. Przelewy gotówkowe lub bankowe to dwie najczęstsze metody stosowane przez firmy do obciążania kont płatniczych. W związku z tym podwójny zapis dotyczący spłaty zobowiązań powinien wyglądać tak.

Dr	Odpowiedzialność za zobowiązania	XX
Kr.	Gotówka/Bank	XX

Firma musi zmniejszyć saldo zobowiązań, jeśli sprzedaje nabyte przedmioty, a następnie zwraca je przed spłatą długu. Dzieje się tak, ponieważ przedmioty odsyłane do dostawcy zmniejszają odpowiedzialność związaną z takimi przedmiotami, zakładając, że dostawca zaakceptuje zwroty.

Zautomatyzuj przechwytywanie danych, buduj przepływów pracy i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Kod nie jest wymagany. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz. Zautomatyzuj płatności faktur za pomocą AI.

Co oznacza „wskaźnik obrotu” dla zobowiązań?

Krótkoterminową płynność firmy można ocenić, obliczając wskaźnik zwany obrotem zobowiązań. Wskaźnik ten reprezentuje średnie tempo, w jakim firma spłaca swoich dostawców. Wskaźnik rotacji zobowiązań jest statystyką, której firmy używają do oceny, jak dobrze spłacają swoje krótkoterminowe zadłużenie.

Poniżej znajduje się wzór, który należy zastosować do obliczenia wskaźnika rotacji zobowiązań:

Wskaźnik obrotu płatnego = zakupy kredytowe netto/średnie rachunki płatne

W niektórych obliczeniach licznik nie będzie uwzględniał zakupów kredytowych netto; raczej wykorzysta koszt sprzedanych towarów. Całkowite rachunki do zapłaty na początku okresu rozliczeniowego i rachunki do zapłaty po okresie są sumowane, a następnie dzielone przez 2.

Wierzyciele mogą ocenić krótkoterminową płynność firmy, a co za tym idzie, jej zdolność kredytową na podstawie wskaźnika obrotu zobowiązań. Jeśli odsetek jest wysoki, kupujący płacą dostawcom kart kredytowych na czas. Dostawcy mogą naciskać na szybsze płatności lub firma może próbować skorzystać z zachęt do wcześniejszych płatności lub zwiększyć swoją zdolność kredytową, jeśli liczba ta jest wysoka.

Niski odsetek wskazuje na schemat opóźnień lub braku płatności dla dostawców za transakcje kredytowe. Może to być spowodowane dobrymi warunkami kredytowania lub wskazaniem problemów z przepływami pieniężnymi i pogarszającą się sytuacją finansową. Choć spadający wskaźnik może sugerować kłopoty finansowe, nie zawsze tak jest. Firma mogła wynegocjować korzystniejsze warunki płatności, które umożliwią jej opóźnianie płatności bez ponoszenia dodatkowych opłat.

Warunki kredytowe dostawców często określają wskaźnik rotacji zobowiązań firmy. Firmy, które mogą negocjować korzystniejsze warunki kredytowania, często zgłaszają niższy wskaźnik. Wskaźniki rotacji zobowiązań dużych firm byłyby niższe, ponieważ mają one lepszą pozycję do negocjowania korzystnych warunków kredytowych (źródło).

Firmy powinny wykorzystywać warunki kredytowe udzielane przez dostawców na swoją korzyść, aby otrzymać rabaty na zakupy, mimo że wysoki wskaźnik rotacji zobowiązań jest generalnie pożądany przez kredytodawców jako sygnał świadczący o zdolności kredytowej.

Analizując wskaźnik rotacji firmy, ważne jest, aby zrobić to w kontekście jej odpowiedników z tej samej branży. Jeśli na przykład większość konkurentów firmy ma wskaźnik rotacji zobowiązań wynoszący co najmniej cztery, dwucyfrowa wartość dla hipotetycznej firmy staje się bardziej niepokojąca.

Wykorzystanie rabatów za szybkie płatności

Jeśli chodzi o korzystanie ze zniżek za wcześniejszą płatność udostępnianych przez dostawców, zobowiązania do zapłaty również mają do odegrania pewną rolę w tym procesie.

Na przykład dostawca może podać terminy takie jak „3/15 netto 30 dni”. Oznacza to, że klient otrzyma 3% zniżki na całkowitą wartość faktury, jeśli zapłaci ją w ciągu 15 dni zamiast uzgodnionych 30 dni, a rabat ten zostanie zastosowany do podanej kwoty faktury.

Zniżka tego rodzaju może być szczególnie atrakcyjna dla firm dokonujących zakupów produktów i usług. Kupujący może zdecydować się na zapewnienie swoim dostawcom przedterminowych płatności w ramach dynamicznego rozwiązania dyskontowego, aby w sposób systematyczny i zorganizowany korzystać z obniżek. Dzięki temu sprzedawcy mogą elastycznie akceptować wcześniejszą płatność na wybrane rachunki, tzn. im wcześniejsza płatność, tym większy rabat.

W ten sposób dostawcy mogą zaspokoić swoje potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych, podczas gdy firma kupująca może zainwestować własne środki, aby wygenerować wolny od ryzyka zwrot z inwestycji.

Systemy wcześniejszych płatności, które mogą obejmować dynamiczne dyskontowanie i finansowanie łańcucha dostaw, mogą zapewnić Ci dostęp do płynności w rozsądnej cenie, kiedykolwiek i gdziekolwiek chcesz. Wreszcie, co ważne, systemy fakturowania elektronicznego mogą zapewnić dostawcom możliwość zautomatyzowania przesyłania ich faktur bezpośrednio do systemu ERP używanego przez ich klientów.

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Konto ewidencyjne – przykłady

Poniższe przykłady powinny wyjaśnić, w jaki sposób należy dokonywać zapisów w dzienniku dla Zobowiązania.

1 przykład:

Jedna firma, firma XYZ, kupuje od innej firmy, LMN Co., produkty o łącznej wartości 3000 USD. Dodatkowo kupuje od innego dostawcy, QPR Co., o łącznej wartości 8,000 USD. Te dwa zakupy są dokonywane za pomocą kredytu przez jeden miesiąc. Poniżej znajdują się podwójne wpisy, które należy wypełnić w przypadku zakupu dokonanego od firmy LMN:

Dr	Zakupy/magazyny	$3,000
Kr.	Odpowiedzialność za zobowiązania (L M N)	$3,000

Podobnie podwójny wpis dotyczący zakupu dokonany od firmy QPR wygląda tak:

Dr	Zakupy/magazyny	$8,000
Kr.	Odpowiedzialność za zobowiązania (QPR)	$8,000

Po upływie miesiąca firma XYZ dokonuje spłaty na rzecz firm LMN i QPR za dokonany powyżej zakup. Bank lub źródło gotówki firmy XYZ służy do obciążania rachunków płatniczych. Poniżej znajduje się złożony zapis księgowy, który należy wprowadzić do obu ksiąg zobowiązań.

Dr	Accounts Payable (L M N)	$3,000
Dr	Accounts Payable (QPR)	$8,000
Kr.	Gotówka/Bank	$11,000

Ten wpis unieważnia saldo w księgach dostawców, tj. rozrachunki z dostawcami (LMN) i rozrachunki z dostawcami (QPR). Bilans zamknięcia na koniec roku obrotowego będzie wynosił zero dla tych dwóch transakcji.

Płacąc czynsz, obciążasz swoje konto pieniędzmi, które jesteś winien. Tak więc, śledząc transakcje w systemie księgowym z podwójnym wpisem, pomyśl o debetach jako o pieniądzach wypływających z konta, a kredytach jako o pieniądzach wpływających na konto. Może to początkowo wydawać się mylące, ale stanie się jasne, gdy zaczniesz pracować z przykładami. Przyjrzyjmy się bliżej, co oznaczają te terminy i jak współdziałają w systemie księgowym.

2 przykład:

Firma XYZ przeniosła swoją codzienną działalność biznesową do lokalizacji wynajętej od firmy UVW za cenę 2,500 USD miesięcznie za powierzchnię. Firma XYZ płaci czynsz firmie UVW.

Na zasadzie memoriałowej spłata zaległej kwoty następuje po zakończeniu usługi najmu. Oznacza to, że najpierw korzysta się z usługi, a następnie płatność za nią następuje po miesiącu jej świadczenia.

Oto jak wygląda podwójny wpis dla usługi wynajmu dla firmy, która została kupiona od UVW:

Dr	Koszt wynajmu	$2,500
Kr.	Rachunek czynszowy do zapłaty (UVW)	$2,500

Po miesiącu UVW otrzyma zaległą kwotę w wysokości 2,500 USD. Zgłoszenia należy dokonać w następującym formacie:

Dr	Rachunek czynszowy do zapłaty (UVW)	$2,500
Kr.	Bank	$2,500

Rejestrowanie kredytów i debetów na rachunkach kapitałowych właściciela

W bilansie zobowiązania obejmują wszelkie pozycje, które reprezentują długi spółki wobec osób trzecich, takich jak instytucje finansowe lub dostawcy. Mogą to być zobowiązania bieżące, takie jak zobowiązania i rozliczenia międzyokresowe, lub zobowiązania długoterminowe, takie jak zobowiązania z tytułu obligacji lub hipoteki do zapłacenia.

Po prawej stronie bilansu znajdują się konta reprezentujące kapitał własny właściciela. Konta te obejmują zyski zatrzymane i akcje zwykłe. Przy dokonywaniu zapisów księgowych są one obsługiwane w taki sam sposób jak konta zobowiązań.

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Różnice między należnymi banknotami a rachunkami należnymi

Zobowiązania, które spółka musi wypełnić w formie należnych weksli, mogą mieć charakter krótkoterminowy lub długoterminowy. Zobowiązania są zwykle uważane za zobowiązania krótkoterminowe, które należy uregulować w ciągu jednego roku od daty wystawienia faktury.

Nie jest powszechną praktyką zamiana not płatnych na zobowiązania; niemniej jednak możliwe jest przekształcenie zobowiązań w obligacje do zapłacenia, o ile wszystkie zainteresowane strony osiągnęły porozumienie i mają wspólną wiedzę na temat odnośnych warunków.

Obligacje do zapłacenia to pisemne umowy, które w większości są przygotowywane i wystawiane w celu ustalenia długów. Te pisemne umowy są płatne firmom kredytowym i instytucjom finansowym. Do kategorii „należności” zaliczane są najczęściej firmy świadczące usługi i inwentaryzacje.

W większości przypadków pisemna notatka lub dokument określający warunki rozrachunków z dostawcami nie jest wymagane. Niemniej jednak, faktura wygenerowana przez sprzedawcę i powiązana z każdym zamówieniem może znaleźć się w następujący sposób: Z kolei do spłaty weksli towarzyszy zestaw warunków dotyczących spłaty zadłużenia. Niniejsze warunki mogą zawierać informacje o stopach procentowych, terminie zapadalności obligacji, informacje o zabezpieczeniach i inne istotne szczegóły.

Rachunek zobowiązań wekslowych służy do rejestrowania transakcji przychodzących i wychodzących z instytucji finansowych, natomiast konto zobowiązań służy do śledzenia zakupów towarów i usług.

Jeśli chodzi o zobowiązania, w większości przypadków jest to ustna umowa między obiema stronami i nie ma żadnych powiązanych kosztów finansowych, nawet jeśli dostępne są rabaty handlowe. Zobowiązane obligacje zawierają odsetki, które wskazują na składnik zaangażowanego finansowania; niemniej jednak odsetki są często postrzegane jako odrębne od kwoty pożyczonej.

Rozrachunki z dostawcami są zawsze wykorzystywane w zarządzaniu kapitałem obrotowym, a ich obecność wpływa na cykl konwersji gotówki przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, weksle do zapłacenia mogą lub nie mogą być rozliczane w ramach zarządzania przepływami pieniężnymi firmy.

Zobowiązania i rachunki do zapłacenia to przykłady bieżących zobowiązań; niemniej jednak istnieje kilka kluczowych rozróżnień między tymi dwoma rodzajami rachunków. Oba te zobowiązania mają pewien wpływ na całkowitą płynność organizacji; dlatego muszą być traktowane w sposób, który jest zarówno odpowiedzialny, jak i skuteczny.

Uratuj swój zespół AP przed zadaniami związanymi z górami papierkowej roboty. Zarezerwuj demo, aby zobaczyć, jak Nanonets może zautomatyzować wszystkie Twoje procesy AP.

Automatyzacja procesu rozrachunków z dostawcami

Automatyzacja procesu rozrachunków z dostawcami może być świetnym sposobem na zaoszczędzenie czasu i ograniczenie błędów. Automatyzując proces, firmy mogą uniknąć ręcznego wprowadzania danych i zapewnić terminową płatność wszystkich faktur. Ponadto automatyzacja rozliczeń z dostawcami może pomóc firmom śledzić wydatki, ponieważ wszystkie transakcje będą rejestrowane w jednym miejscu.

Automatyzacja procesu rozrachunków z dostawcami może być doskonałym sposobem na poprawę wydajności i zysków Twojej organizacji. Automatyzacja procesu może wyeliminować wiele ręcznych zadań związanych z rozrachunkami z dostawcami, takich jak wprowadzanie danych, sprawdzanie do przetworzenia i zatwierdzanie faktur. Ponadto automatyzacja rozrachunków z dostawcami może pomóc w poprawie przepływu środków pieniężnych w organizacji poprzez przyspieszenie cyklu płatności.

Kilka sposobów automatyzacji rozliczeń z dostawcami obejmuje korzystanie z oprogramowania lub outsourcing procesu do dostawcy zewnętrznego. Rozważając automatyzację rozrachunków z dostawcami, ważne jest rozważenie zalet i wad każdej opcji, aby określić, która jest najlepsza dla Twojej organizacji.

Jako właściciel firmy wiesz, że jednym z najważniejszych – i czasochłonnych – zadań jest terminowe regulowanie rachunków. Ale co by było, gdyby istniał sposób na zautomatyzowanie tego procesu?

Wchodzę Nanonet. Nanonets to oparte na sztucznej inteligencji rozwiązanie do obsługi rachunków płatniczych, które ułatwia automatyzację fakturowania i płatności. Dzięki Nanonets możesz zrobić zdjęcie rachunku i automatycznie je przetworzyć, co oznacza, że możesz poświęcić mniej czasu na papierkową robotę, a więcej na prowadzenie firmy.

Co więcej, Nanonets jest wspierany przez uczenie maszynowe, dzięki czemu staje się inteligentniejszy z każdą przetwarzaną fakturą. Oznacza to, że z biegiem czasu Nanonets będzie w stanie obsłużyć coraz więcej zadań płatniczych, uwalniając jeszcze więcej czasu.

Rachunek do zapłaty to rachunek zobowiązań używany do śledzenia kwoty pieniędzy, którą firma jest winna swoim dostawcom lub innym podmiotom zewnętrznym. Dostawcami są niezależne osoby, które chcą udzielić firmie kredytu na zakup surowców. Każdy wzrost na koncie zobowiązań byłby rejestrowany jako kredyt w zobowiązaniach konta. W przeciwieństwie do tego, każdy spadek na rachunku zobowiązań zostałby odzwierciedlony jako obciążenie w zobowiązaniach na rachunku.

W przypadku zmniejszenia kwoty należnej dostawcom i należności firmy, firma spłaciła swoje niespłacone długi wobec dostawców. Podobnie, wzrost należności wskazywałby na wzrost zarówno kwoty należnej dostawcy, jak i kwoty należnej od firmy.

Należy ponadto zauważyć, że terminy „z tytułu zobowiązań” i „z tytułu dostaw i usług” są używane w połączeniu ze sobą; jednak obsługa każdego z nich może się różnić w zależności od okoliczności.

Nanonet online OCR & OCR API mają wiele interesujących przypadków użycia that może zoptymalizować wyniki Twojej firmy, obniżyć koszty i przyspieszyć rozwój. Dowiedzieć się jak przypadki użycia Nanonets mogą odnosić się do Twojego produktu.

Znak czasu: 6 września 2022 r.6 września 2022 r.