Jeśli prowadzisz przedszkole, prawdopodobnie będziesz musiał używać wielu chusteczek dla niemowląt. Chusteczki dla niemowląt, które mają kluczowe znaczenie w opiece nad niemowlętami i małymi dziećmi, należy regularnie uzupełniać, aby w przedszkolu zawsze było ich pod ręką. Jeśli zabraknie chusteczek dla niemowląt, dzieci otrzymają opiekę poniżej standardów, a personel będzie miał poczucie, że brakuje im wsparcia potrzebnego do wykonywania swojej pracy najlepiej jak potrafią.
Przy odrobinie przewidywania administracyjnego uniknięcie dynamiki takiej jak powyższa jest łatwe, zwłaszcza gdy w grę wchodzą zamówienia zbiorcze. Ogólne zamówienie zakupu to najprostszy sposób na uzyskanie powtarzających się dostaw biznesowych zgodnie z ustalonym harmonogramem. Bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz, optymalizacja dynamiki płatności dostawców i ogólnie partnerstwa będzie miała wpływ na sukces Twojej organizacji.
Restauracje mogą polegać na zbiorczych zamówieniach, aby utrzymać zapasy serwetek i torebek z cukrem, podczas gdy firmy skupiające się na biurach często korzystają z ogólnych zamówień zakupu w celu zapełnienia szafy z zaopatrzeniem. Za każdym razem, gdy towary lub usługi są potrzebne regularnie, rozważ współpracę z dostawcami w celu stworzenia ogólnego zamówienia zakupu. Pokażemy Ci, jak z nich korzystać, zilustrujemy najlepsze przypadki użycia ogólnych zamówień zakupu, a nawet przedstawimy niektóre zalety i wady podejścia do proces zamówień tą drogą.
Co to jest ogólne zamówienie zakupu?
Jeżeli nabywcy otrzymują towary lub usługi regularnie według harmonogramu, można zastosować ogólne zamówienie zakupu w celu uwzględnienia wszystkich oddzielnych transakcji w ramach jednego zamówienia zakupu. Chociaż działa podobnie do zamówienie rekwizycyjne na początku, gdy sprzedawca zgodzi się na ogólne zamówienie zakupu, staje się ono długoterminową umową między kupującym a sprzedającym. Ogólne zamówienie zakupu ustala cenę zakupu i szczegóły dostawy przez określony czas.
W przypadku przedszkola kupującego chusteczki ogólne zamówienie zakupu z dostawcą chusteczek może zawierać informację, że co tydzień będzie dostarczane nowe pudełko chusteczek w cenie 250 USD. Ogólne zamówienie zakupu zawiera szczegółowe informacje dotyczące kupowanych artykułów, ilości dostarczanych w poszczególnych odstępach czasu, powiązanych cen, terminów dostaw i nie tylko. Teraz, gdy „Co to jest ogólne zamówienie zakupu?” ma jasną odpowiedź, możemy przyjrzeć się wszystkim zawartym w tego typu zamówieniach:
- Długość umowy
- Ilość i cena produktu
- Dane kontaktowe dostawcy
- Informacje rozliczeniowe klienta
- Szczegóły dostawy (harmonogram, lokalizacja itp.)
- Postanowienia dotyczące zasad anulowania rezerwacji
Niezależnie od tego, czy jesteś po stronie kupującego, czy sprzedającego w ramach ogólnego zamówienia, najlepiej ograniczyć jego ważność do roku lub krócej. Jeśli relacja biznesowa będzie kontynuowana w następnym roku, można utworzyć nowe ogólne zamówienie zakupu. Ta prosta uwaga pomaga odizolować obie strony od ryzyka związanego z wahaniami cen lub zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.
Na koniec należy pamiętać, że ogólne PO to: rodzaj zamówienia. A zamówienie zakupu odnosi się do umowy kupna pomiędzy kupującym a sprzedającym. Zamówienia zakupu mogą służyć do jednorazowych zakupów i często tak się dzieje, ale to, co wyróżnia ogólne zamówienie zakupu, to możliwość jego wielokrotnego wykorzystania w danym okresie.
Kiedy stosować kocowe PO?
Ogólne zamówienia zakupu są doskonałym narzędziem upraszczającym relacje z dostawcami, ale nie są przeznaczone do każdej sytuacji. Ogólnie rzecz biorąc, zamówienia zakupu są stosowane, gdy klient lub podmiot kupujący chce kupić towary lub usługi od sprzedawcy lub dostawcy. Jeżeli regularnie – na przykład co tydzień lub co miesiąc – potrzebna jest stała ilość danych towarów lub usług, można i należy zastosować ogólne zamówienia zakupu.
O ile nie oczekuje się, że koszt jednostkowy będzie się zbytnio wahał w okresie ważności ogólnego zamówienia zakupu, podejście to dobrze służy dostawcom i kupującym. Łączne zamówienia zakupu dają sprzedawcom szansę przewidzenia części nadchodzących zamówień, zapewnienia, że poziom zapasów jest wystarczająco wysoki, aby pokryć zamówienia powtarzające się, oraz regularnego rozliczania przychodzących płatności klientów.
Po stronie kupującego ogólne zamówienia zakupu są łatwiejsze do śledzenia, ponieważ mają jeden numer zamówienia powiązany ze wszystkimi zamówieniami towarów lub usług wymienionych w zamówieniu. Może się wydawać, że to uproszczenie procesów nie będzie miało ogromnego wpływu na produktywność firmy, ale w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym liczy się każda sekunda.
Załóżmy, że pracownik biurowy potrzebuje nowego zestawu długopisów i nowego notesu. W tym przypadku, ponieważ składają tylko jednorazowe zamówienie, a zamówienie rekwizycyjne jest bardziej odpowiednie niż ogólne PO. Jednak w innej sytuacji ten sam pracownik biurowy może być odpowiedzialny za przechowywanie przekąsek biurowych w pokoju socjalnym. Ponieważ ludzie wolą, aby te same przekąski były zawsze dostępne, pracownik ten powinien skoordynować ogólne zamówienie zakupu z dostawcą przekąsek na te konkretne produkty.
Zalety zamówień zbiorczych
W procesie udzielania zamówień ogólny PO pełni wyjątkową rolę; tworzy trwałą umowę biznesową, w której kupujący ma gwarancję stałego strumienia dostaw przez określony czas, a sprzedawca określoną kwotę dochodu z zamówienia. Chociaż ogólne zamówienia zakupu nie są przeznaczone do każdego scenariusza zakupów B2B, gdy są stosowane, przynoszą wiele korzyści:
System
Tworzenie, wypełnianie i wysyłanie każdego zamówienia zakupu wymaga czasu, zanim zamówienie zostanie zrealizowane. Czas spędzony – po obu stronach zakupu – szybko się sumuje. Zamiast wymagać od zespołu sprzedaży i zespołu zaopatrzenia w dwóch różnych organizacjach, aby spędzały czas na tworzeniu nowego zamówienia zakupu dla każdego zamówienia, ogólne zamówienia zakupu wystarczy utworzyć tylko raz, a następnie obowiązują tak długo, jak są ważne.
oszczędności
Optymalizacja zarządzania dostawcami pozwala zaoszczędzić czas, a w biznesie czas to pieniądz. Mniej spędzonego czasu onboarding dostawców, dopasowując zamówienia zakupu do fakturyi śledzenie zaległych zamówień może stworzyć okazję dla Twoich pracowników do zainwestowania czasu w inne obszary. Co więcej, ogólne zamówienia zakupu są często wykorzystywane w przypadku zamówień masowych, co może prowadzić do rabatów lub lepszych warunków zakupu.
Stałe struktury cenowe
Ponieważ w ogólnym zamówieniu zakupu stosowana jest stała cena za ilość kupowanych towarów lub usług, zespołom księgowym łatwiej jest śledzić skutki finansowe każdej transakcji. Eksperci ds. należności wiedzą, że co miesiąc należy szukać płatności w tej samej kwocie, a zespoły AP pomagające w dokonaniu zakupu mogą lepiej przewidywać wypływ środków pieniężnych w określonym terminie. cykl rachunkowości.
Zoptymalizowane zaopatrzenie
Dzięki ogólnym PO zarządzanie zapasami jest uproszczone, a proces zaopatrzenia staje się bardziej jednolity i łatwiejszy do przewidzenia. Usprawnienie procesu zakupów, nawet w niewielkim stopniu, może mieć bardzo duży wpływ na Twój biznes.
Uproszczony proces płatności
Jeśli do sprawdzenia jest tylko jedno zamówienie zakupu, zespoły ds. zobowiązań mogą szybciej przeglądać, zatwierdzać i płacenie faktur powiązane z ogólnym zamówieniem zakupu.
Wady pustych zamówień zakupu
W biznesie jedyną stałą są zmiany, a czasami w przypadku stojącego w miejscu dokumentu, takiego jak ogólne zamówienie zakupu, zmiany mogą być trudne do dostosowania. Jeśli zamierzasz korzystać z ogólnych PO, potrzebujesz wglądu w wyzwania, które mogą wysunąć się na pierwszy plan.
Zmiany na rynku
Stałe ceny, które w niektórych sytuacjach mogą Ci pomóc, są ryzykowne w przypadku ogólnych zamówień zakupu. Załóżmy, że przedszkole zapewnia chusteczki za 250 USD tygodniowo, ale zasadnicza zmiana na rynku następuje po 4 miesiącach od rozpoczęcia rocznego ogólnego zamówienia zakupu, zwiększając koszt chusteczek do 1 USD. Sprzedawca traciłby wówczas 350 dolarów przy każdej pozostałej transakcji. Z drugiej strony, jeśli ceny spadną, kupujący będzie utknięty w zakupie produktu po zawyżonej cenie przez resztę roku.
Wymagana dokładność
Czasami potrzeby Twojej firmy również ulegną zmianie. Jeśli masz aktywne, ogólne zamówienia zakupu, zaspokojenie potrzeb Twojej firmy może być trudne. Jeśli faktycznie potrzebujesz mniej chusteczek dla niemowląt do przedszkola, kupujesz w nadmiarze i marnujesz pieniądze.
Ścieżka audytu
Podczas źródło-zapłata lub procesach „od zamówienia do zapłaty”, zespoły zakupowe pilnie pracują, aby zapewnić, że przychodzące towary mieszczą się w zakresie wstępnie zatwierdzonych parametrów ogólnego zamówienia zakupu. Jeśli cokolwiek zostanie niepoprawnie zarejestrowane w zamówieniu zakupu lub liczby zostaną pomieszane w systemie, istnieje możliwość, że ogólne zamówienie zakupu spowoduje problemy z audytem.
Jak technologia wchodzi w grę
Wszyscy wiemy, że zarządzanie zakupami nie jest możliwe bez wkładu i ciężkiej pracy zespołów sprzedaży, specjalistów ds. zakupów, ekspertów ds. zobowiązań i działów AR. Tego typu pracownicy zawsze będą odgrywać kluczową rolę w relacji sprzedawca/kupujący, ale w dzisiejszym krajobrazie technologia może wiele zrobić, aby ułatwić im życie.
Oprogramowanie do automatyzacji AP, takie jak Nanonet, sparowane z oprogramowanie do przetwarzania faktur i solidny produkcji ERP-a może uprościć i zautomatyzować śledzenie zapasów, workflow zatwierdzania, monitorowanie zamówień, dopasowanie trójstronne. Narzędzia te mogą nawet umożliwić płatności elektroniczne, takie jak ACH lub Płatności EDI.
Ogólne PO nigdzie się nie wybierają, ale dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu zalety z nimi związane zostaną wzmocnione, a wady wyciszone. Ponieważ w dalszym ciągu udoskonalamy proces zamówień za pomocą technologii, uwzględnienie ogólnych zamówień zakupu jest koniecznością.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/blanket-purchase-order/
- :ma
- :Jest
- :nie
- :Gdzie
- $W GÓRĘ
- a
- zdolności
- zdolność
- powyżej
- pomieścić
- Konto
- Księgowość
- Konta
- o
- aktywny
- Dzieje Apostolskie
- faktycznie
- Dodaje
- administracyjny
- Umowa
- Zgadza się
- Wszystkie kategorie
- Chociaż
- zawsze
- ilość
- wzmacniany
- an
- i
- Inne
- odpowiedź
- przewidywać
- wszystko
- nigdzie
- automatyzacja aplikacji
- podejście
- zbliżający się
- właściwy
- AR
- SĄ
- obszary
- AS
- powiązany
- At
- Audyt
- zautomatyzować
- Automatyzacja
- dostępny
- unikając
- B2B
- Niemowlę
- z powrotem
- podstawa
- BE
- staje się
- zanim
- jest
- Korzyści
- BEST
- Ulepsz Swój
- pomiędzy
- Duży
- billing
- Bit
- obie
- obie strony
- Obie strony
- kupiony
- Pudełko
- przynieść
- biznes
- ale
- KUPUJĄCY..
- kupujący
- Zakup
- CAN
- który
- walizka
- Etui
- Gotówka
- spowodowanie
- Centrum
- pewien
- wyzwania
- szansa
- zmiana
- Zmiany
- wymiana pieniędzy
- opłata
- jasny
- jak
- byliśmy spójni, od początku
- Firmy
- Wady
- Rozważać
- wynagrodzenie
- stały
- skontaktuj się
- kontynuować
- ciągły
- umowa
- koordynować
- Koszty:
- mógłby
- pokrywa
- Stwórz
- stworzony
- tworzy
- Tworzenie
- krytyczny
- istotny
- klient
- czynienia
- dostarczona
- dostawa
- Działy
- detal
- detale
- różne
- trudny
- pilnie
- rabaty
- do
- dokument
- Dolar
- na dół
- jazdy
- dynamiczny
- dynamika
- każdy
- łatwiej
- łatwo
- Elektroniczny
- Pracownik
- pracowników
- umożliwiać
- zakończenia
- wzmocnienie
- dość
- zapewnić
- zapewnienie
- jednostka
- Środowisko
- szczególnie
- itp
- Parzyste
- Każdy
- wszystko
- nadmiar
- istnieje
- spodziewany
- eksperci
- Spadać
- w szybkim tempie
- czuć
- mniej
- wypełniać
- budżetowy
- i terminów, a
- ustalony
- poprawki
- Trzepnięcie
- oscylować
- Wahania
- następujący
- W razie zamówieenia projektu
- czoło
- dalekowzroczność
- naprzód
- świeży
- od
- dalej
- Hazard
- Ogólne
- otrzymać
- Dać
- dany
- Go
- będzie
- towary
- wspaniały
- gwarantowane
- ręka
- dzieje
- Ciężko
- ciężka praca
- Have
- pomoc
- pomaga
- Wysoki
- Atrakcja
- W jaki sposób
- How To
- Jednak
- HTTPS
- if
- zilustrować
- Rezultat
- implikacje
- niemożliwy
- in
- W innych
- włączony
- Dochód
- Przybywający
- włączenie
- niepoprawnie
- wkład
- zamiast
- najnowszych
- inwentarz
- Zarządzanie zapasami
- Inwestuj
- zaangażowany
- IT
- szt
- JEGO
- Oferty pracy
- właśnie
- Trzymać
- konserwacja
- Wiedzieć
- Brak
- krajobraz
- trwały
- prowadzić
- mniej
- poziomy
- lubić
- LIMIT
- Katalogowany
- Zyje
- lokalizacja
- długo
- długoterminowy
- Popatrz
- poszukuje
- utraty
- Partia
- poważny
- robić
- WYKONUJE
- i konserwacjami
- wiele
- rynek
- masywny
- dopasowywanie
- Materia
- Może..
- Oznaczało
- Poznaj nasz
- Użytkownicy
- może
- nic
- mieszany
- pieniądze
- monitorowanie
- Miesiąc
- miesięcznie
- miesięcy
- jeszcze
- ruch
- dużo
- wielokrotność
- musi
- Potrzebować
- potrzebne
- wymagania
- Nowości
- Następny
- Nie
- notatnik
- już dziś
- numer
- z naszej
- uzyskać
- of
- Biurowe
- często
- on
- pewnego razu
- ONE
- tylko
- Okazja
- optymalizacji
- or
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacji
- Inne
- na zewnątrz
- wybitny
- Pakiety
- sparowany
- parametry
- strony
- partnerstwa
- płatność
- płatności
- Ludzie
- okres
- Miejsce
- wprowadzanie
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- Grać
- PO
- polityka
- część
- PoS
- możliwość
- woleć
- Cena
- Wahania cen
- Cennik
- wycena
- prawdopodobnie
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- Zamówień
- Produkt
- wydajność
- specjalistów
- PROS
- dostawca
- zakup
- Umowa kupna
- zamówienie zakupu
- zakupione
- zakupy
- nabywczy
- ilość
- pytanie
- szybciej
- szybko
- należności
- otrzymać
- nagrany
- powtarzające się
- odnosi
- oczyścić
- regularny
- regularnie
- związek
- Relacje
- polegać
- pozostały
- REST
- recenzowanie
- prawo
- ryzyko
- Rola
- run
- sole
- taki sam
- powiedzieć
- scenariusz
- rozkład
- zaplanowane
- druga
- Zabezpiecza
- wydać się
- wysłać
- oddzielny
- służy
- Usługi
- zestaw
- przesunięcie
- powinien
- pokazać
- bok
- Strony
- podobny
- Prosty
- uproszczony
- upraszczać
- upraszczanie
- ponieważ
- pojedynczy
- sytuacja
- sytuacje
- mały
- przekąski
- Tworzenie
- Oprogramowanie
- rozwiązanie
- kilka
- czasami
- specyficzny
- wydać
- spędził
- Personel
- stoisko
- stały
- strumień
- sukces
- taki
- cukier
- w zestawie
- dostawca
- dostawcy
- zaopatrzenie
- Dostawa
- wsparcie
- system
- stół
- Brać
- trwa
- zespół
- Zespoły
- Technologia
- REGULAMIN
- niż
- że
- Połączenia
- ich
- Im
- następnie
- Tam.
- Te
- one
- to
- tych
- Przez
- czas
- Oś czasu
- terminy
- czasy
- do
- już dziś
- dzisiaj
- także
- narzędzie
- narzędzia
- śledzić
- Śledzenie
- transakcja
- transakcje
- drugiej
- rodzaj
- typy
- dla
- wyjątkowy
- jednostka
- Unsplash
- zbliżających
- posługiwać się
- używany
- zastosowania
- ważny
- sprzedawca
- sprzedawców
- zweryfikować
- początku.
- widoczność
- Droga..
- sposoby
- we
- tydzień
- tygodniowy
- DOBRZE
- Co
- Co to jest
- jeśli chodzi o komunikację i motywację
- który
- Podczas
- KIM
- będzie
- Przetrzyj
- w
- w ciągu
- bez
- Praca
- pracujący
- by
- rok
- You
- młody
- Twój
- zefirnet