Co to jest outsourcing rozrachunków z dostawcami?

Rozwijające się firmy muszą utrzymywać relacje z wieloma dostawcami i sprzedawcami. Sprzedawcy o różnych standardach/procedurach fakturowania mają tendencję do robienia procesy rozrachunków z dostawcami dość kłopotliwe. Outsourcing rozliczeń z dostawcami może pomóc w usprawnieniu procesu AP, zapewniając jednocześnie efektywne rozliczanie płatności dla dostawców.

O kontach płatnych

Accounts Payable odnosi się do krótkoterminowych zadłużenie ponoszone przez firmę w związku z zakupem towarów lub usług od dostawców/sprzedawców na kredyt. The proces rozliczeń zobowiązań ma kluczowe znaczenie dla firmy, ponieważ śledzi przychodzące rachunki lub faktury, które muszą być regularnie rozliczane.

Organizacje, które chcą zmniejszyć obciążenie swoich procesów AP i utrzymać płynny przepływ biznesu, mogą skorzystać z usług firmy an Accounts Payable firma outsourcingowa.

Czym jest outsourcing rozliczeń zobowiązań

Outsourcing rozliczeń z dostawcami to proces zatrudniania wyspecjalizowanego dostawcy usług, który może przejąć wiele funkcji AP, z którymi przedsiębiorstwa mają trudności we własnym zakresie.

Firmy zajmujące się outsourcingiem rozrachunków z dostawcami są wyposażone w niezbędne umiejętności, narzędzia i technologie umożliwiające integrację z istniejącymi procesami AP w organizacji.

Organizacje zajmujące się wrażliwymi danymi finansowymi mogą wahać się, czy korzystać z usług zewnętrznych dostawców w swoich procesach AP. Dlatego mogą chcieć zamiast tego rozważyć automatyzację AP.

---

Chcesz zbudować swój zwyczaj Zautomatyzowany proces przetwarzania faktur? Udaj się do Nanonet i zacznij za darmo! Zautomatyzuj płatności faktur za pomocą AI.

---

Outsourcing AP a automatyzacja AP

Outsourcing AP polega na przekazaniu procesów rozrachunków z dostawcami zewnętrznemu dostawcy biznesowemu. Oznacza to, że do realizacji transakcji biznesowych korzystasz z usług płatniczych podmiotu zewnętrznego. Automatyzacja AP, dla porównania, to przyjęcie/integracja an Oprogramowanie AP wyodrębniać, weryfikować i zatwierdzać procesy rozrachunków z dostawcami.

Outsourcing procesów rozliczeń z dostawcami może pomóc usprawnić płatności i zaoszczędzić na pracy, czasie i błędach. Zastosowanie oprogramowania do automatyzacji AP może zapewnić lepszą kontrolę przechwytywanie danych do faktur, bezpieczeństwo i pomoc w lepszej analizie danych w celu zwiększenia wydajności biznesowej. Wiąże się to jednak z poniesieniem innych kosztów, takich jak inwestowanie w oprogramowanie i przydzielanie czasu na szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania.

Wybór między outsourcingiem zobowiązań a automatyzacją zależy wyłącznie od wielkości i charakteru firmy. Podczas gdy automatyzacja AP ułatwi wewnętrzne procesy AP, outsourcing będzie idealnym rozwiązaniem dla firmy, która chce zmniejszyć obciążenie AP.

Na razie skupmy się na zaletach i wadach outsourcingu zobowiązań.

Korzyści z outsourcingu rozliczeń

Outsourcing rozliczeń z dostawcami może być bardzo korzystny dla firmy. Wykwalifikowani dostawcy usług outsourcingowych mogą usprawnić procesy AP firmy; poprawiając w ten sposób przepływ środków pieniężnych. Dzięki temu dostawcy i sprzedawcy mogą korzystać z terminowych płatności.

Oto kilka sposobów, dzięki którym firmy mogą skorzystać na outsourcingu procesów AP:

1. Redukcja kosztów

Outsourcing procesów rozliczeń z dostawcami może być opłacalny dla firmy. Wewnętrzne procesy AP wymagają zatrudniania ludzi, inwestowania w materiały szkoleniowe oraz sprzęt/oprogramowanie, co może być dość kosztowne dla firmy. Outsourcing może pomóc w uniknięciu tych kosztów ogólnych i nadal będzie przyjazny dla budżetu, ponieważ płacisz dostawcy na podstawie faktury.

2. Zniżki za wczesną płatność

Outsourcing rozliczeń z dostawcami może zwiększyć wydajność procesów AP poprzez usprawnienie faktur i płatności od dostawców. Pomoże to uniknąć podwójnych płatności lub nieodebranych faktur. Ponieważ wszystko jest zorganizowane, możesz również dokonać wcześniejszego rozliczenia rachunków dostawcy, aby uzyskać lepsze rabaty.

3. Zwiększona wydajność i produktywność

Outsourcing procesów AP może pomóc w szybszym przetwarzaniu faktur. Firmy oferujące usługi rozliczeń z dostawcami skupiają się wyłącznie na procesach AP; wykonanie pracy szybciej i dokładniej. Ponadto, dzięki obsłudze procesów AP, Twoi pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniach o większej wartości przy zwiększonej wydajności, co przekłada się na lepszą ogólną produktywność.

4. Mniejsze błędy i lepsze zapobieganie oszustwom

Oprócz usprawnienia faktur, firmy outsourcingowe zmniejszają również częstość występowania błędów w fakturach. Przeprowadzając odpowiednie kontrole i walidacje, mogą identyfikować błędy w fakturach i zapobiegać nieprawidłowym płatnościom. Korzystanie z pomocy ekspertów AP i zaawansowanej technologii pomaga im identyfikować zagrożenia i ograniczać częstość występowania oszustwo.

5. Wykwalifikowane zasoby i najnowsza technologia

Firmy zajmujące się outsourcingiem rozliczeń z dostawcami korzystają z usług specjalistów zaznajomionych z najnowszymi narzędziami lub oprogramowaniem do optymalizacji procesów AP. Oznacza to, że Twoja firma korzysta z najnowszych technologii i precyzyjnych narzędzi bez konieczności inwestowania w nie.

6. Stałe śledzenie

Wiele firm zajmujących się outsourcingiem rozliczeń z dostawcami pracuje poza siedzibą firmy, ale korzysta z zmodernizowanej technologii, którą można śledzić na każdym kroku. Dzięki automatycznemu śledzeniu firmy mogą uzyskać dostęp w czasie rzeczywistym i informacje o procesach związanych z ich rachunkami płatniczymi.

7. Nie brakuje siły roboczej

Procesy AP, jeśli zostaną przerwane z powodu nieobecności pracownika, mogą się zwielokrotnić i obciążyć biznes. Dostawcy outsourcingu mają odpowiednią siłę roboczą (i zespoły zapasowe), aby wkroczyć i zarządzać procesami AP.

Wady outsourcingu rozliczeń

Chociaż outsourcing Twoich zobowiązań może wydawać się bezproblemowy, istnieją pewne problemy, z którymi firma może się zmierzyć w przypadku outsourcingu. Poniżej wymieniono niektóre z wad, które mogą wystąpić w przypadku outsourcingu AP.

1. Weryfikacja błędów

Firmy outsourcingowe mogą nie zawsze być przejrzyste w sposobie, w jaki radzą sobie z Twoimi procesami AP. Pomimo zastosowania nowoczesnych technologii, błędy wciąż się zdarzają. Te błędy mogą często pozostać niezauważone. Ponadto zmiany w Twoich procesach mogą nie zostać w pełni wdrożone przez firmy outsourcingowe obsługujące Twoje procesy AP, co skutkuje większą liczbą błędów lub przeróbek.

2. Mniej kontroli procesu

Każda firma zajmująca się najlepsze praktyki rozliczeń z dostawcami in-house będzie mieć większą kontrolę nad swoimi procesami. Awarie mogą być traktowane priorytetowo i rozwiązywane od razu dzięki bezpośrednim zatwierdzeniom. Z zewnętrznym dostawcą będziesz musiał grać zgodnie z jego warunkami i terminami. Mogą znajdować się daleko, a brak przejrzystości procesów może stać się poważnym problemem.

3. Problemy z powielaniem

Wiele firm outsourcingowych rozliczających się z płatnościami pobiera opłaty na podstawie faktury. Dlatego jeśli Twoja firma udostępnia duplikaty faktur, będziesz musiał za to zapłacić. Jeśli dostawcy usług outsourcingowych nie mają możliwości wykrywania duplikatów faktur, firma poniesie więcej kosztów niż to konieczne.

4. Mniej elastyczny

Firma outsourcingowa rozliczeń z dostawcami może mieć określone warunki, które mogą nie czynić pracy elastycznym dla Twojej firmy. Jeśli umowa z dostawcą nie obejmuje wyjątków w przetwarzaniu, Twoja firma musi się tym zająć osobno. Może to spowodować większą złożoność, przeróbki i niedogodności.

5. Ponad zależność

Możliwość przekazania kluczowych obowiązków AP może być dobra, ale ma swoją cenę. Faktem jest, że stajesz się w dużym stopniu zależny od dostawcy usług outsourcingowych w zakresie usług płatniczych, które obejmują kluczowe transakcje. Jeśli więc dostawca stanie w obliczu wyzwań, takich jak naruszenie bezpieczeństwa, a nawet upadłość, procesy Twojej firmy mogą nagle się zatrzymać.

6. Kwestie dotyczące prywatności i bezpieczeństwa

Firmy powinny pamiętać, że tracą prywatność, gdy ujawniają informacje finansowe i zapewniają dostęp do poufnych danych, decydując się na outsourcing procesów AP.

Zazwyczaj takie strony trzecie wykorzystują wewnętrzne serwery i pamięć masową w chmurze do przechowywania poufnych danych. Chociaż służy jako scentralizowany dostęp dla obu zaangażowanych stron, dane są również podatne na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa i włamania.

Ocena dostawców usług outsourcingowych dotyczących rozliczeń

Jak wybrać odpowiedni rodzaj usługi outsourcingu rozrachunków z dostawcami, aby uzyskać niezbędne korzyści? Oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingowych w zakresie rachunków płatniczych:

• Zbadaj firmę outsourcingową AP: Dobrą praktyką jest zbadanie firmy outsourcingowej AP przed nawiązaniem z nią współpracy. Informacje zawarte w referencjach, opiniach użytkowników lub opiniach mogą podkreślić historię wydajności dostawcy. Spojrzenie na poprzednie projekty może zapewnić wgląd w to, jak radzą sobie z klientami, ich procesami itp.
• Omów wewnętrznie: Wewnętrzna dyskusja z kierownictwem i personelem przed przekazaniem procesów AP dostawcy usług outsourcingowych może pomóc w wyjaśnieniu wymagań, które należy spełnić, oraz wyzwań, które mogą się potencjalnie pojawić. Wzrost wydajności i redukcja błędów, gdy firma, jej dostawcy i dostawca usług outsourcingowych są na tej samej stronie.
• Sprawdź środki ochrony prywatności i bezpieczeństwa: Firmy outsourcingowe AP mogą nawet znajdować się w innym kraju. Zanim pozwolisz firmom outsourcingowym przejąć kontrolę nad Twoimi procesami AP, sprawdź ich środki bezpieczeństwa i sposób, w jaki zachowują prywatność Twoich danych finansowych. Może to pomóc w ocenie związanego z tym ryzyka i stosowanych środków bezpieczeństwa w celu zapobiegania naruszeniom bezpieczeństwa.

Usługi outsourcingu rozliczeń księgowych

Outsourcing rachunków płatniczych stał się popularną praktyką biznesową dla wielu firm, które nie mają możliwości i środków do obsługi rosnących procesów AP. Wiele firm outsourcingowych jest dostępnych, aby oferować różnorodne usługi.

Najczęstsze procesy AP, które są zlecane na zewnątrz, to: zamówienie zakupu or dopasowanie faktur (0r 3 sposoby dopasowania), automatyzacja faktur, rozwiązywanie rozbieżności i administracja AP. Firma może zdecydować się na to, co chce zlecić na zewnątrz, w zależności od wielkości pracy i zaangażowanego budżetu.

Wnioski

Outsourcing rozliczeń z dostawcami to przydatne rozwiązanie dla firm, które pozwala na usprawnienie i opłacalność procesów obsługi klienta. Coraz więcej firm polega na firmach outsourcingowych AP, aby przeprojektować i usprawnić swoje procesy AP pomimo niewielkich problemów po drodze. Zatrudnianie, automatyzacja lub outsourcing to wybór, którego firmy mogą dokonać w zależności od posiadanych środków, czasu i możliwości, aby zapewnić płynniejsze procesy AP i lepszą wydajność biznesową.