Co to są konta płatne?

Zobowiązania to termin księgowy odnoszący się do pieniędzy, które firma jest winna dostawcy lub dostawcy – za skorzystanie z ich produktów lub usług.

Gdy firma kupuje produkty/usługi od sprzedawcy/dostawcy z uzgodnieniem późniejszej zapłaty, kwota ta nazywana jest rozrachunkiem z zapłatą – do momentu uregulowania płatności.  Jest to forma kredytu oferowane przez sprzedawcę/dostawcę.

Zobowiązanie do zapłaty jest rejestrowane po zatwierdzeniu faktury do zapłaty. Jest rejestrowany w księdze głównej (lub księdze pomocniczej AP) jako zaległa płatność lub zobowiązanie do momentu zapłaty kwoty. Zobowiązaniami mogą być Zobowiązania z tytułu dostaw i usług (zakup towarów fizycznych, które są rejestrowane w inwentarzu) lub Zobowiązania z tytułu kosztów (zakup towarów i usług, które są fakturowane, np. reklama, rozrywka, podróże, materiały biurowe i usługi komunalne).

---

Zautomatyzuj przechwytywanie danych, buduj przepływów pracy i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Kod nie jest wymagany. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz. Zautomatyzuj płatności faktur za pomocą AI.

Zaplanuj demo

---

Spis treści

---

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy dopasowywania trójstronnego? Zarezerwuj 3-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Zaplanuj demo

---

Przykład rozrachunków z dostawcami

Piekarnia ABC zamawia 50 funtów cukru od hurtownika XYZ Traders po 50 centów za funt. XYZ Traders oferuje 30-dniowy okres kredytowy od dostawy do piekarni, w którym ABC powinno zapłacić rachunek w wysokości 25 USD. Dopóki piekarnia nie zapłaci handlowcom XYZ, kwota 25 USD będzie nazywana zobowiązaniami na koncie i jest wykazywana jako zobowiązanie wobec wierzycieli w bilansie piekarni.

25 USD jest rejestrowane jako aktywa w bilansie handlowców XYZ do momentu otrzymania płatności.

Rozrachunki z dostawcami obejmują, poza zakupem towarów, następujące elementy:

• Transport i logistyka
• Moc / Energia / Paliwo
• Leasing
• Koncesjonowanie
• Usługi (montaż / podwykonawstwo)

---

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Zaplanuj demo

---

Znaczenie rozrachunków z dostawcami

AP jest ważny z następujących powodów:

Zapewnia terminowe regulowanie rachunków, co z kolei poprawia wiarygodność kredytową firmy i długoterminowe relacje z dostawcami.

• Terminowe regulowanie faktur zapewnia nieprzerwany przepływ dostaw i usług, co prowadzi do bezproblemowego przepływu operacji biznesowych.
• Terminowa płatność pozwala uniknąć zaległych płatności, kar i innych zaległych opłat.
• Zorganizowany AP umożliwia systematyczne śledzenie faktur i płatności.
• AP ułatwia przepływ gotówki, dokonując płatności tylko w terminie i korzystając z kredytów oferowanych przez sprzedawcę.
• Rygorystyczne unikanie AP oszustwo dostawcy i kradzież.

AP nie jest pozbawiony wad. Często jest uważany za obciążenie finansowe dla dostawców, którzy muszą czekać na zapłatę po dostarczeniu produktów i usług. Ze strony firmy bilans z przedłużonymi zobowiązaniami wskazuje na niepewną sytuację gotówkową. Te wady można przezwyciężyć poprzez etyczne, prawne i logiczne Procesy AP.

Elementy procesu rozrachunków z dostawcami

Rachunek Zobowiązań jest procesem wieloetapowym i składa się z kilku podstawowych kroków:

• AP rozpoczyna od decyzji firmy o zakupie towarów/usług w systemie kredytowym.
• Wybór dostawców oferujących kredyty.
• Porównanie polityk kredytowych dostawców pod kątem dozwolonych dni kredytowych, opłat za opóźnioną płatność, skonta gotówkowego przy wcześniejszej spłacie itp. oraz wybór dostawcy z warunkami najbardziej odpowiadającymi firmie.
• Po proces zamówień – zapotrzebowanie na zakup, zamówienie zakupu, faktura, paragon – firmy.
• Zaksięgowanie faktur/rachunków w księgach jako rozrachunków z dostawcami po otrzymaniu towaru.
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych pomaga w audytach wewnętrznych i zewnętrznych w firmie oraz w analizie wzorców wydatków, co z kolei pomaga w planowaniu finansowym oraz spełnianiu norm i przepisów.
• Śledzenie dat na rachunkach w celu zapewnienia płatności przed terminem płatności.
• Dokonanie płatności przed terminem
• Komunikowanie się ze sprzedawcą, że płatność została dokonana.

Pełne wykorzystanie czasu trwania kredytu pomoże efektywnie zarządzać przepływem gotówki. Należy jednak pamiętać, że najefektywniejszym wykorzystaniem warunków kredytowych jest wiedza, kiedy honorować rachunki.

Tradycyjny dział rozliczeń z dostawcami

Zespół odpowiedzialny za ręczne procesy rozrachunków z dostawcami jest odpowiedzialny za rejestrowanie i przetwarzanie transakcji finansowych związanych z zaopatrzeniem i dostawcami.

W tym celu zatrudnionych jest szereg fachowców:

• Analityk wprowadzania danych wprowadza faktury do systemu cyfrowego po ich otrzymaniu.
• Analityk przetwarzania płatności odpowiada za opłacenie faktur w terminie ich wymagalności
• Analityk wyjątków zajmuje się rozbieżnościami na fakturach i zajmuje się problemami z niepowodzeniem płatności.
• Połączenia zarządzanie dostawcami personel tworzy bazę danych dostawców i zarządza nią oraz koreluje ją z różnymi operacjami zaopatrzenia.
• Menedżer ds. rozrachunków z dostawcami współpracuje z zespołem w celu bezbłędnego i bezproblemowego zarządzania fakturami.

Wszyscy członkowie zespołu pracują nad tworzeniem i utrzymywaniem silnych relacji z dostawcami. Zespół musi również uważnie obserwować wydatki na AP i utrzymywać wewnętrzne kontrole w celu ochrony odpływu gotówki.  

Wydajny i dobrze zarządzany obieg rozrachunków z dostawcami może zaoszczędzić firmom znaczne ilości czasu i pieniędzy w związku z procesem AP. Organizacje, w rzadkich przypadkach, również mogą outsourcing AP funkcje do agencji zewnętrznych.

Wyzwania w ręcznym procesie rozrachunków z dostawcami

Ręczne procesy rozliczeń z dostawcami mają następujące problemy:

• Problemy związane z ręcznym wprowadzaniem danych: Ręczne wprowadzanie faktur do systemu może być czasochłonne, nieefektywne i podatne na błędy. Wszystko to może mieć wpływ na funkcjonowanie i wyniki firmy.
• Opóźnienia w płatnościach: Ręczny nadzór i błędy mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach i niezadowoleniem dostawców. Może to również wpłynąć na zdolność kredytową i wiarygodność firmy jako klienta wobec dostawcy.
• Niezadowoleni pracownicy: Przyziemny, powtarzalny charakter wielu zadań związanych z procesem AP może prowadzić do niezadowolenia z pracy i związanych z tym problemów, w tym rotacji pracowników.
• Nieporęczne informacje: w miarę wzrostu firmy i liczby faktur do obsługi ilość informacji dotyczących dostawców, produktów, usług, kosztów, dostaw i terminów płatności może stać się przytłaczająca. Trudne staje się również zlokalizowanie dokumentów, a prowadzenie ksiąg rachunkowych może stać się koszmarem.
• Nieprzejrzystość danych: Śledzenie papierowych faktur i fizycznych dokumentów AP może stać się trudne, jeśli nie niemożliwe, gdy dział AP rozrasta się, aby poradzić sobie z wieloma procesami zakupowymi.
• Skłonność do oszustw: Brak widoczności w ręcznych systemach rozliczeń z dostawcami może narazić Twoją firmę na luki w zabezpieczeniach i oszustwa.

Korzyści z automatyzacji procesu rozrachunków z dostawcami

Automatyzacja procesu rozliczania zobowiązań prowadzi do następujących korzyści:

• Oszczędność czasu: Mówi się, że 25% tygodnia pracy poświęca się na żmudne, ręczne zadania związane z zarządzaniem fakturami, czas, który można lepiej przeznaczyć na bardziej produktywne działania.
• Oszczędność kosztów: Stwierdzono, że ręczne przetwarzanie pojedynczej faktury kosztuje 12-15 USD. Automatyzacja może wyeliminować znaczną część tych kosztów. Ponadto zautomatyzowane rozwiązania śledzą terminy płatności faktur i pomagają zapłacić fakturę w optymalnym czasie, poprawiając w ten sposób przepływ gotówki, unikając opłat za opóźnienia w płatnościach i utrzymując lepsze relacje z dostawcami.
• Generowanie przychodów: terminowe płatności umożliwione przez automatyzację mogą nie tylko uniknąć opłat za opóźnienia w płatnościach, ale także poprawić ocenę kredytową firmy i sprawić, że będzie ona otwarta na zniżki i rabaty od dostawców.
• Redukcja błędów: Ręczne zarządzanie fakturami wiąże się z błędami wynikającymi z nadzoru człowieka. Automatyzacja może wyeliminować wiele błędów związanych z ręcznymi procesami rozliczeń z dostawcami.
• Elastyczność płatności: Automatyzacja może umożliwić podejmowanie decyzji o tym, kiedy i jak opłacać faktury (np. czek papierowy, ACH lub za pośrednictwem wirtualnych kart, dzięki którym otrzymujesz rabaty cash-back).
• Lepsze przechowywanie danych: Ręczne przesiewanie dokumentów może być męczące i podatne na błędy. Utrzymanie cyfrowej bazy danych umożliwia lepszy dostęp i wyszukiwanie danych, usprawniając w ten sposób cykl od zakupu do zapłaty. Takie zarządzanie umożliwia również analitykę do raportowania i śledzenia zakupów i przepływów pieniężnych firmy.
• Bezpieczeństwo: rozwiązanie do automatyzacji rozliczeń z dostawcami może przechowywać dane na scentralizowanym serwerze lub w zapewniającej bezpieczeństwo chmurze

Czego szukać w oprogramowaniu do rozliczeń z dostawcami

Ważne jest, aby wybrać Oprogramowanie do automatyzacji AP który zapewnia maksymalny zwrot z inwestycji. Oprogramowanie do automatyzacji rachunków płatniczych musi obejmować przechwytywanie danych, przetwarzanie faktur, automatyczne zatwierdzanie i płatności. Podstawowe funkcje, których należy szukać, szukając oprogramowania do automatyzacji AP, obejmują:

• Dokładne przechwytywanie danych z faktur: Konwersja danych z faktur do wspólnego formatu cyfrowego jest najważniejszym aspektem tworzenia wydajności w automatyzacji AP. Ręczne wprowadzanie danych jest kosztowne, podatne na błędy i czasochłonne. Dobre narzędzie OCR umożliwia inteligentne przechwytywanie odpowiednich danych bez interwencji człowieka, oszczędzając w ten sposób czas, pieniądze i błędy ludzkie.

• Łatwe zatwierdzanie faktur: Osoby zatwierdzające faktury to często zapracowani menedżerowie i kadra kierownicza, a automatyczne zatwierdzanie faktur musi być łatwe, intuicyjne i wygodne dla takiego personelu. Osoba zatwierdzająca musi mieć możliwość przeglądania i zatwierdzania faktury jednym kliknięciem, niezależnie od urządzenia, z którego uzyskuje dostęp do faktury.
• Możliwość śledzenia faktur AP w czasie rzeczywistym: Narzędzia przepływu pracy muszą również umożliwiać każdemu interesariuszowi łatwe śledzenie faktury. Pozwoli to uniknąć opóźnień, nieporozumień i złego zarządzania w procesie przetwarzania kont.
• Integracja z istniejącym systemem księgowym: Firma może korzystać z innych platform cyfrowych i oprogramowania, a narzędzie AP musi być w stanie zintegrować się z nimi, aby zapobiec niedopasowaniu danych i operacji.
• Automatyzacja płatności: Ostatnim krokiem w procesie AP jest płatność. Po zarejestrowaniu wszystkich zatwierdzeń oprogramowanie musi być w stanie zainicjować i przetworzyć płatność na rzecz dostawcy, aby zakończyć i zamknąć proces rozrachunków z dostawcami dla tego konkretnego zamówienia.
• Przechowywanie danych: W zależności od potrzeb firmy, wszystkie dane AP mogą być przechowywane na scentralizowanym serwerze lub w chmurze. Firma będzie musiała zdecydować o rodzaju magazynu przed uruchomieniem automatyzacji AP.

Wnioski

Automatyzacja operacji przetwarzania rachunków może wyeliminować problemy związane z ręcznymi procesami, takie jak opóźnienia czasowe, błędy i marnotrawstwo ludzkiego wysiłku.  

Wydajne oprogramowanie AP, takie jak Nanonets, może usprawnić procesy od zakupu do zapłaty, zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi, zautomatyzować Dopasowanie trójdrożne, optymalizować Dni AP lub DPO, zapobiegać oszustwom, usprawniać przepływy pieniężne, utrzymywać relacje z dostawcami i przechowywać dane dla potomności. Automatyzacja zwiększa wydajność i może koordynować proces od zakupu do zapłaty w celu uzyskania długoterminowej wartości. Cyfrowe umożliwienie procesu AP rozwinęłoby strategie biznesowe poprzez przekształcenie relacji dostawca-klient w przewagę konkurencyjną.