Co to jest przetwarzanie faktur? – Wyjaśnienie przetwarzania faktur

Przetwarzanie faktur lub przetwarzanie rachunków to cała gama operacji związanych z biznesowym (niezamierzonym) zakupem produktów/usług od dostawcy.

Choć może to zabrzmieć prosto – otrzymać fakturę, sprawdzić poprawność, zapłacić fakturę, zamknąć transakcję – przetwarzanie faktury w większości przypadków nie jest prostym przepływem pracy. Wszelkie opóźnienia lub zakłócenia w tym procesie mogą mieć negatywny wpływ na Twoje relacje z dostawcami i utrudniać terminowe dostarczanie usług, dostaw i materiałów.

Zobaczmy, jak i w jaki sposób przetwarzane są faktury Automatyzacja AP pomaga usprawnić zarządzanie fakturami aby pomóc firmom działać wydajniej.

Co to jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur to przepływ pracy realizowany przez zespół ds. rozliczeń od momentu otrzymania faktury od dostawcy. Obejmuje wszystkie kroki od otrzymania faktury od dostawcy do zarejestrowania płatności po odpowiednich kontrolach i zatwierdzeniach.

Faktura może zostać przetworzona do zapłaty dopiero po przejściu wszystkich etapów przetwarzania faktury. Oto szczegółowe kroki przetwarzania faktury:

Przepływ pracy przetwarzania faktur

• Zbieraj i porządkuj faktury przesłane wieloma kanałami: e-mailem, pocztą itp.
• Przechwytuj dane faktury, przypisuj kody księgi głównej i dopasowuj dane faktury do dokumentów towarzyszących (zamówień zakupu lub paragonów).
  • w przypadku rozbieżności faktura jest zwracana sprzedawcy.
• Wysyłaj faktury do upoważnionych osób zatwierdzających w celu zatwierdzenia lub odrzucenia na podstawie wewnętrznych zasad wydatków.
• Skonfiguruj płatności przelewem bankowym, ACH lub sprawdź zatwierdzone faktury.
• Zarejestruj płatność w swoim ERP lub oprogramowaniu księgowym.

Usprawniony przepływ pracy w zakresie przetwarzania faktur ma kluczowe znaczenie dla rozpoznawania zobowiązań i optymalizacji przepływów pieniężnych w celu realizacji prawidłowych płatności.

Jak przetwarzać faktury?

W średnich i dużych firmach przetwarzanie faktur jest częścią procesu Accounts Payable (AP). Proces zarządzanie fakturami jest ważne nie tylko dla zorganizowania przepływu środków pieniężnych, ale także dla obsługi sprzedawców i dostawców w celu zapewnienia terminowych zamówień.

Konwencjonalne przetwarzanie faktur obejmuje następujące podstawowe kroki:

• Ocena faktury otrzymanej od dostawcy: Faktura jest najpierw otrzymywana od dostawcy za produkt lub usługę, która została zamówiona zwykle w ramach zamówienia zakupu (PO). Personel przetwarzający faktury z tytułu zobowiązań rejestruje fakturę w księgach wraz z kodem identyfikującym (kod księgi głównej lub GL).
• Dopasowanie faktury: Dane na fakturze, w tym rodzaj zamawianego produktu/usługi, uzgodniona cena, data dostawy itp., są porównywane z oryginalnym zamówieniem. W przypadku wystawienia faktury po dostarczeniu towaru/usługi, dane do faktury są również uzgadniane z danymi na dowodzie dostawy. To „tdopasowanie trójstronne” odpowiada na pytania takie jak:

o Czy warunki płatności są zgodne?

o Czy uwzględniono obiecane rabaty?

o Czy faktura została zakodowana na odpowiednich kontach wydatków?

o Czy istnieją problemy z wydajnością po otrzymaniu, które uzasadniają wstrzymanie płatności?

• Sprawdzanie rozbieżności: Wszelkie rozbieżności w danych faktury są oznaczane jako wyjątki. Następnie personel AP kontaktuje się ze sprzedawcą i odpowiednim działem w firmie, aby naprawić błąd/rozbieżność. Po rozwiązaniu wyjątku faktura jest ponownie wystawiana przez dostawcę, a proces dopasowywania faktur jest powtarzany.
• Uzyskaj odpowiednie autoryzacje i zatwierdzenia: W zależności od polityki firmy faktura jest kierowana do różnych poziomów zarządzania w celu weryfikacji i zatwierdzenia. Liczba i charakter wymaganych zezwoleń zależy od polityki i wielkości firmy. Inne czynniki obejmują działy zaangażowane w proces pozyskiwania i zaopatrzenia, rodzaj produktu i kwotę faktury. Na przykład niektóre firmy mogą wymagać zatwierdzeń na poziomie kierownictwa dla wartości faktur wyższych niż określony próg.
• Autoryzuj płatność faktury: Po wszystkich poziomach zatwierdzenia faktura jest opłacana zgodnie z warunkami wynegocjowanymi z dostawcą. Za płatność może odpowiadać dział AP, dział finansowy lub dział zakupów, w zależności od struktury biznesowej. Płatność jest przetwarzana w formie czeków, przelewów bankowych lub innych metod, zgodnie z wcześniej ustalonymi warunkami.
• Zamknięcie transakcji: Po dokonaniu płatności ten konkretny ślad faktury jest zamykany, a transakcja jest rejestrowana jako zakończona. Szczegóły faktury i płatności są archiwizowane w KG na potrzeby przyszłych audytów.

Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.

Wyzwania w przetwarzaniu faktur

1. Brakujące lub zagubione faktury

Jest to problem, gdy firma codziennie ma do czynienia z wieloma dostawcami i wieloma fakturami. Problem pogarsza fakt, że faktury mogą być odbierane w różnych formatach – jako wydruki, zeskanowane pliki PDF, pliki edytorów tekstu itp. Zarządzanie tymi różnymi formami faktur, otrzymanymi w różnym czasie i często przez różnych pracowników, staje się wyzwaniem. .

Brakujące faktury prowadzą do opóźnień w płatnościach i związanych z nimi kar, napiętych relacji z dostawcami, opóźnień w działaniu i problemów z audytem.

2. Niedopasowane lub brakujące dane

Faktura zawiera krytyczne dane, takie jak numer identyfikacyjny firmy, informacje podatkowe, dostarczona usługa/produkt, cena, status dostawy itp. Jeśli faktury są w różnych formatach, sprawdzenie, czy zawierają one wszystkie ważne dane, staje się uciążliwe, jeśli nie niemożliwe. Niektóre błędy, które łatwo przeoczyć, obejmują:

– Używanie błędnej nazwy klienta

– Brak wyraźnego wyszczególnienia produktów/usług

– Nie pasuje do żądanej marki

– Błędy obliczeniowe

– Nieużywanie właściwej waluty

– Nie wspominając o terminie

– Nie mówiąc już o zniżkach czy karach

– Błędy stawek podatkowych

Zgodnie z Żarliwi Partnerzyprawie jedna czwarta wszystkich faktur jest oznaczona jako wyjątki, którymi musi zająć się personel zajmujący się obsługą faktur. Błędy w fakturach prowadzą do strat zarówno pieniężnych, jak i czasowych.

To zostało zgłaszane że same szpitale tracą około 68 miliardów dolarów rocznie z powodu błędów w rozliczeniach. Naprawa błędów w fakturach w formie papierowej jest dość kosztowna – poprawianie danych na fakturze może kosztować $53.50 średnio za fakturę!

Problemy związane z ręcznym przetwarzaniem rachunków stanowią ponad 30% kosztów zespołu AP. Sprawdzanie dokładności zajmuje również nadmierną ilość czasu, a jeśli okaże się niewystarczające lub błędne, zgłoszony wyjątek zajmie więcej czasu na rozwiązanie. Takie opóźnienia w przetwarzaniu faktur wpływają na harmonogramy płatności. Prawie 1 na 5 firm stracić na korzystnych warunkach i obniżonych stawkach z powodu opóźnionych płatności dostawców.

3. Nieznany status faktury

Bieżący status faktury w jej schemacie przetwarzania jest często nieznany, zwłaszcza jeśli w proces zaangażowanych jest wielu interesariuszy. Gdzie to jest? Kto to zatwierdził? Czego więcej potrzebuje? Kiedy płatność zostanie dokonana? Są to pytania, które często pojawiają się z powodu braku przejrzystości.

4. Błędy w przekazywaniu faktur

Może istnieć wielu dostawców, którzy codziennie wystawiają firmie wiele faktur. Po wstępnej kontroli zespół przetwarzający faktury AP sortuje każdą fakturę do kolejki trasowania. Nawet najskuteczniejszy specjalista AP może popełnić błąd w kierowaniu faktury. Kiedy faktura jest źle kierowana, przechodzi przez niepotrzebne etapy – marnując czas i wysiłek ludzki. Ten scenariusz „intensywnego kontaktu” jest szczególnie stresujący, zwłaszcza gdy zespół AP musi okresowo zamykać księgi. Tak więc, chociaż zespoły zobowiązań mają na celu poprawę zaopatrzenie i zaopatrzenie procesu, w rzeczywistości mogliby spędzić nadmierną ilość czasu na ściganiu faktur przez złożoną ścieżkę zatwierdzania i naprawianiu wynikających z tego błędów występujących w łańcuchu.

Praktyczne implikacje problemów z przetwarzaniem faktur

Problemy tradycji proces obsługi faktur, wymienione w poprzedniej sekcji, mogą mieć poważne konsekwencje dla produktywności i rentowności firmy:

• Utrata wydajności i produktywności: Sprawdzanie faktury, obsługa błędów i wyjątków, śledzenie jej przebiegu, uzyskiwanie zatwierdzeń i opłacanie faktury to procesy czasochłonne. Czas „zmarnowany” na takie zadania można by lepiej spożytkować na zadania, które składają się na wartość przedsiębiorstwa. Powtarzalne zadania związane z przetwarzaniem rachunków mogą ograniczać produktywność organizacji.
• Morale i kultura pracowników: 60% personelu AP podobno uważają przetwarzanie faktur za najbardziej znienawidzony obowiązek w ich pracy – niezadowolenie z ponad połowy ich pracy prowadzi do utraty morale i entuzjazmu wśród pracowników. To naturalne, że pracownicy odnaleźć czas spędzony na interesujących aspektach ich pracy jest satysfakcjonujący. W ten sposób minimalizacja przyziemnych obowiązków związanych z procesem przetwarzania faktur i zwiększenie czasu spędzanego na wymagających i interesujących aspektach pracy pracownika może zwiększyć satysfakcję z pracy, a tym samym zatrzymać pracowników.
• Eskalacja zobowiązań: Opóźnienia spowodowane przepływem pracy przetwarzania faktur mogą spowodować, że faktury nie będą mogły zostać zaskarżone. Może to prowadzić do narastania zobowiązań w czasie, eskalacji presji w okresach audytu i niezgodności. To wszystko wpływa na wynik końcowy.
• Podatność na oszustwa: niektóre oszustwa, które występują w procesie fakturowania, obejmują oszustwa stron trzecich, nieprawidłowe rozliczanie robocizny, podwójne płatności i inne błędy wewnętrzne. Oszustwa związane z fakturami mogą objawiać się nienormalną liczbą faktur, niezgodnością między dostarczonym produktem/usługą a specyfikacją faktury, rozbieżnościami między zamówieniem a fakturą oraz wątpliwym zachowaniem pracowników. Ręczne zadania związane z przetwarzaniem faktur mogą być nudne i powodować letarg umysłowy. Może to skutkować przeoczeniem oszustwa podczas sprawdzania faktur pod kątem błędów i problemów z danymi. Dzieje się tak zwłaszcza w czasach kryzysu. Na przykład pandemia Covid-19 podobno zwiększyła częstotliwość oszustw związanych z fakturami w 2020 r. Oszustwa związane z fakturami są trudne do ręcznego wykrycia, zwłaszcza przy dużym wolumenie transakcji.
• Zdecentralizowane przetwarzanie faktur: brak spójnego przepływu pracy w zakresie zarządzania fakturami może prowadzić do fragmentacji procesów, co z kolei może utrudniać scentralizowaną widoczność i zarządzanie.
• Przeszkody w zwiększaniu skali: w miarę rozwoju firmy ręczne przetwarzanie rachunków staje się nieporęczne. Dlatego dalsze trzymanie się tego, co prawdopodobnie działa w przypadku małej konfiguracji, utrudnia ekspansję i potencjał do skalowania. Ostatecznym celem każdej firmy nie jest utrzymanie status quo, ale rozwój!

Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.

Automatyczne przetwarzanie faktur

Automatyzacja przetwarzania faktur oferuje jasne rozwiązanie większości, jeśli nie wszystkich problemów związanych z tym ręcznym procesem. Zastrzeżenie „jeśli nie wszystkie” wynika z niewielkiej potrzeby ręcznej interwencji na niektórych etapach. Niemniej jednak automatyzacja wielu powtarzalnych zadań w ramach tego procesu może zaoszczędzić czas, zaoszczędzić pieniądze, zachować morale pracowników i utrzymać dobre relacje z dostawcami.

Całkowicie bezdotykowe kierowanie faktur – automatyczne przetwarzanie faktur od paragonu do zamknięcia, bez ręcznej interwencji – to wciąż rzadkość. A badanie przeprowadzone wśród personelu zaangażowanego w procesy AP pokazuje ogromne poparcie dla automatyzacji większości zadań manualnych.

Niektóre szczególne zalety automatyzacji niektórych lub większości zadań obiegu przetwarzania faktur to:

• Spójność danych: narzędzia do automatycznego przetwarzania faktur często obejmują narzędzia do automatycznego wyodrębniania danych, które mogą wyodrębniać odpowiednie dane z faktur i zapisywać je w znormalizowanym formacie, który pomoże w późniejszych kontrolach i zatwierdzeniach. Wiele narzędzi do przetwarzania faktur ma wbudowane moduły OCR, które mogą wydobywać odpowiednie dane z faktur. Z obsługą AI narzędzia do zarządzania fakturami takie jak Nanonets można nauczyć wydobywania określonych danych z różnych formatów faktur.
• Szybsze trójstronne dopasowywanie: automatyczne trójstronne porównania faktury z zamówieniem zakupu i paragonem są szybsze niż ręczne sprawdzanie poprawności, ponieważ wszystkie dane dotyczące transakcji są przechowywane cyfrowo w tym samym miejscu i można je łatwo porównać wizualnie lub za pomocą sztucznej inteligencji oprogramowanie. Zautomatyzowane przepływy pracy przetwarzania faktur można zintegrować z bazami danych i innymi systemami księgowymi w celu automatycznego dopasowywania bez interwencji człowieka.
• Usprawnione zatwierdzanie: Automatyczne przechodzenie faktury z jednego etapu do następnego oraz ustawianie przypomnień o zatwierdzeniu pozwala uniknąć opóźnień w przetwarzaniu faktury. Włączenie nieprzewidzianych okoliczności i przypomnień do przepływu pracy może wyeliminować wąskie gardła. Integracja podpisów elektronicznych i formularzy cyfrowych może umożliwić zatwierdzanie na bieżąco przez różnych uczestników procesu, tak aby fizyczna nieobecność w biurze nie opóźniała procesu zatwierdzania.
• Przejrzystość procesu: wielopoziomowy dostęp do danych i scentralizowane przechowywanie danych może zapewnić przejrzystość. Automatyzacja przetwarzania faktur tworzy również ścieżkę audytu do śledzenia postępu faktury wzdłuż punktów kontrolnych.
• Bezpieczeństwo danych: Cyfryzacja danych faktury może zapobiec utracie informacji często związanej z fizycznym przenoszeniem dokumentu w celu zatwierdzenia i zatwierdzenia. Automatyzacja może również umożliwić integrację obiegu zarządzania fakturami z obiegiem firmy system zarządzania dokumentacją oraz inne narzędzia księgowe do celów audytu i archiwizacji. Pomaga również w przestrzeganiu przepisów.
• Lepsza analiza biznesowa: Zautomatyzowane zarządzanie fakturami umożliwia łatwy dostęp i ocenę danych dotyczących zakupów i wydatków, umożliwiając w ten sposób lepszą analizę i podejmowanie decyzji.
• Utrzymanie relacji z dostawcami: brak opóźnień i zorganizowane zarządzanie fakturami skutkuje terminowymi płatnościami, lepszą komunikacją z dostawcami, a tym samym produktywnymi relacjami z dostawcami.
• Eliminacja oszustw: automatyzacja przepływów pracy zatwierdzania faktur może wyeliminować oszustwa poprzez umieszczanie kontroli w przepływie pracy i zwiększanie widoczności. Nieprawidłowości mogą być automatycznie oznaczane w trakcie automatyczny mecz trójstronny. Weryfikacja podpisu elektronicznego może zapobiegać zarówno oszustwom wewnętrznym/zewnętrznym, jak i związanym z nimi stratom.

Procesy AP, które dobrze pasują do automatyzacji

Niektóre etapy przetwarzania faktur, które skorzystałyby na automatyzacji, to:

• Paragon faktury: biorąc pod uwagę, że różne formaty faktur są otrzymywane od różnych dostawców, automatyczne wykrywanie różnych odpowiednich pól na fakturze pomogłoby w digitalizacji faktury i lepszym zarządzaniu danymi. Z pomocą przychodzą narzędzia OCR.
• Weryfikacja faktur: Łatwo jest skonfigurować reguły sprawdzania integralności i kompletności danych na fakturach. Wypełnienie różnych niestandardowych pól w bazie danych faktur może pomóc w wykryciu niekompletnych lub brakujących informacji.
• Dopasowywanie trójstronne: Faktury są często wystawiane w odpowiedzi na zamówienie zakupu i często są powiązane z paragonem. Te trzy dokumenty byłyby połączone wspólnym numerem zamówienia. Automatyczne kojarzenie faktur, PO i paragonów przyspieszy proces walidacji i bez opóźnień przeniesie fakturę na wyższy poziom.
• Obsługa wyjątków: Wyjątki i skrajne przypadki nie są rzadkością w zarządzaniu fakturami. Przypadki skrajne mogą wynikać ze zmian stref czasowych, wielu powtarzających się opłat, retrospektywnych korekt cen i różnych długości miesięcy. Niektóre oprogramowanie, zwłaszcza te oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Nanonets, może obsłużyć te skrajne przypadki, podczas gdy inne wymagają różnych poziomów interwencji człowieka.
• Proces zatwierdzania: Faktury cyfrowe można automatycznie przenosić w hierarchii zarządzania w celu zatwierdzenia. Ustawienie przypomnień może również pomóc w przyspieszeniu procesu fakturowania.
• Płatność: Płatności cyfrowe (przelew bankowy itp.) mogą być wbudowane w oprogramowanie, aby umożliwić automatyczną płatność dostawcy po otrzymaniu wszystkich zatwierdzeń.
• Analityka: automatyzacja może umożliwić ocenę i analizę wzorców wydatków i relacji z dostawcami, co może pomóc w korygowaniu kursu i podejmowaniu produktywnych decyzji biznesowych. Systemy oparte na sztucznej inteligencji umożliwiłyby lepszą analitykę dzięki większej liczbie szkoleń z fakturami.

Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.

Nanonet do inteligentnego przetwarzania faktur

Nanonets to oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, które można wykorzystać do automatyzacji i usprawnienia etapów przetwarzania faktur w Twojej firmie.

Dane mogą być przechwytywane bezbłędnie z różnych typów plików faktur. Silnik sztucznej inteligencji Nanonets można trenować za pomocą rzeczywistych faktur, bez konieczności kodowania, co sprawia, że ​​można go dostosować do potrzeb firmy.  

Ma również wbudowane najnowocześniejsze algorytmy i silną infrastrukturę do zatwierdzania wieloetapowego. Oprogramowanie do przetwarzania faktur Nanonets można zintegrować z innymi systemami, takimi jak baza danych Mysql, QuickBooks lub Salesforce, i jest niezależne od platformy. Jest dokładny i skalowalny, oszczędza czas i pieniądze zespołu przetwarzającego faktury do rozliczeń i zwiększa produktywność.

Na wynos

Automatyzacja przetwarzania faktur usprawnia proces zakupowy, zwiększa przejrzystość trasy faktury, oszczędza czas i pieniądze, zwiększa produktywność pracowników oraz poprawia relacje z dostawcami. Automatyzacja przepływu faktur pozwala pracownikom skoncentrować się na mniej przyziemnych czynnościach o większej wartości, takich jak planowanie i opracowywanie strategii. To z kolei może prowadzić do poprawy ogólnej wydajności i rentowności przedsiębiorstwa.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoAiStream. Analiza danych Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• Wybijanie przyszłości w Adryenn Ashley. Dostęp tutaj.
• Kupuj i sprzedawaj akcje spółek PRE-IPO z PREIPO®. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/