Co to jest uzgadnianie faktur?

Skuteczne zarządzanie finansami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu i rozwoju każdej firmy. Jednym z ważnych aspektów zarządzania finansami jest uzgadnianie faktur. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy duże przedsiębiorstwo, uzgadnianie faktur jest niezbędnym procesem zapewniającym dokładność, identyfikującym rozbieżności i utrzymującym silną kontrolę finansową.

W tym obszernym przewodniku zagłębimy się w uzgadnianie faktur, jego znaczenie dla firm, szczegółowy proces prowadzący do jego osiągnięcia oraz sposoby, w jakie automatyzacja może to usprawnić. W tym kontekście zbadamy również korzyści płynące z wykorzystania Nanonets, potężnego zautomatyzowanego rozwiązania, do płynnego i wydajnego uzgadniania faktur.

Co to jest uzgadnianie faktur?

Uzgadnianie faktur to proces porównywania i dopasowywania faktur do odpowiednich dokumentów potwierdzających w celu zapewnienia dokładności i integralności transakcji finansowych. Obejmuje to sprawdzenie szczegółów każdej faktury, weryfikację jej z zamówieniami zakupu, rachunkami i innymi stosownymi dokumentami oraz usunięcie wszelkich rozbieżności i błędów, które mogą się pojawić.

Podstawowym celem uzgadniania faktur jest zapewnienie, że dokumentacja finansowa firmy jest dokładna, kompletna i zgodna z otrzymanymi towarami lub usługami. Proces ten zapewnia mechanizm sprawdzania krzyżowego i zatwierdzania kwot, ilości i warunków określonych na fakturach, aby upewnić się, że są one zgodne z uzgodnionymi warunkami.

Dlaczego uzgodnienie faktur jest ważne?

Przewiduje się, że globalny rynek oprogramowania do uzgadniania będzie rósł od 1.28 miliarda dolarów w 2023 r. do 3.40 miliarda dolarów do 2030 r., przy CAGR na poziomie 14.9%. Bez wątpienia uzgadnianie faktur jest kluczową potrzebą biznesową, która oferuje kilka istotnych korzyści. Poniżej kilka kluczowych.

Dokładność i kontrola finansowa

Uzgadnianie faktur to istotny proces biznesowy oferujący kilka kluczowych korzyści, w tym dokładność finansową i kontrolę. Działa jako system kontroli i równowagi, który zapewnia dokładność i integralność transakcji finansowych. Dopasowując faktury do zapisów księgowych w księdze głównej, firmy mogą identyfikować i korygować zduplikowane wpisy, błędy lub dodatkowe wypłaty, utrzymując swoje księgi we właściwej równowadze. Proces ten chroni firmy przed nadmiernymi wydatkami i pomaga zachować kontrolę finansową.

Utrzymanie klientów i partnerów

Dokładne i uzgodnione liczby są niezbędne do budowania i utrzymywania solidnych relacji z dostawcami. Po uzgodnieniu faktur firmy mogą bez obaw komunikować się ze swoimi partnerami, wykazując się przejrzystością i zaufaniem. Uzgodnione liczby zapewniają przejrzystość i pewność, wspierając pozytywne środowisko pracy. Pomaga to uniknąć wszelkich nieporozumień lub sporów wynikających z niedokładnych lub niespójnych liczb, wzmacniając relacje między sprzedawcami i dostawcami.

Zarządzanie kosztami i zapobieganie oszustwom

Uzgadnianie faktur umożliwia przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie kosztami i zapobieganie nieuczciwym działaniom. Uważnie przeglądając i porównując faktury z dokumentami uzupełniającymi, firmy mogą zidentyfikować rozbieżności, nadmierne obciążenia lub nieautoryzowane wydatki. To proaktywne podejście pozwala im podjąć natychmiastowe działania w celu naprawienia tych problemów, ochrony zasobów finansowych i zabezpieczenia przed potencjalnymi stratami finansowymi.

Zgodność i gotowość do audytu

Uzgodnione faktury stanowią solidną podstawę do zapewnienia zgodności z wymogami regulacyjnymi i audytami wewnętrznymi. Zapewniając dokładność i kompletność dokumentacji finansowej, przedsiębiorstwa mogą łatwo wykazać przestrzeganie przepisów finansowych i kontroli wewnętrznej. Pomaga im to zachować zgodność z obowiązkami prawnymi i być dobrze przygotowanym do zewnętrznych audytów lub przeglądów.

Świadome podejmowanie decyzji finansowych

Wiarygodne i uzgodnione dane fakturowe odgrywają kluczową rolę w podejmowaniu świadomych decyzji finansowych. Dzięki dokładnym i aktualnym informacjom finansowym firmy mogą z pewnością podejmować strategiczne decyzje. Uzgodnione faktury zapewniają jasny obraz zobowiązań finansowych i przepływów pieniężnych, umożliwiając firmom skuteczne planowanie, efektywną alokację zasobów i stymulowanie wzrostu.

W kolejnym rozdziale podpowiemy Ci, jak krok po kroku skutecznie uzgadniać faktury, zapewniając dokładność i kontrolę finansową w Twojej firmie.

Jak uzgadniać faktury: przewodnik krok po kroku

Uzgadnianie faktur to systematyczny proces obejmujący kilka kluczowych kroków zapewniających dokładność i kompletność. Postępując zgodnie z tym szczegółowym przewodnikiem, firmy mogą usprawnić proces uzgadniania faktur i zachować kontrolę finansową:

1. Zbierz dokumentację do faktury: Zbierz wszystkie istotne faktury, zamówienia, rachunki i dokumenty potwierdzające proces uzgadniania. Upewnij się, że masz pełny zestaw rekordów do porównania i dopasowania.
2. Sprawdź szczegóły faktury: Przejrzyj każdą fakturę pod kątem dokładności, w tym danych dostawcy, numeru faktury, dat, opisów pozycji, ilości i cen. Aby zapewnić spójność, należy powiązać te informacje z odpowiednimi zamówieniami i umowami.
3. Dopasuj faktury do płatności: Porównuj faktury z dokumentacją płatności, np. wyciągami bankowymi, aby zidentyfikować wszelkie rozbieżności lub brakujące płatności. Upewnij się, że wszystkie faktury zostały prawidłowo ujęte w Twojej dokumentacji finansowej.
4. Sprawdź, czy nie ma błędów lub rozbieżności: Dokładnie przejrzyj każdą fakturę i dokument potwierdzający pod kątem błędów, takich jak nieprawidłowe kwoty, podwójne obciążenia lub nieautoryzowane wydatki. Zbadaj wszelkie rozbieżności i podejmij niezbędne kroki, aby je naprawić.
5. Uzgodnij zaległe salda: Zidentyfikuj wszelkie zaległe salda lub otwarte faktury, które nie zostały rozwiązane. Skontaktuj się ze sprzedawcami lub dostawcami, aby wyjaśnić wszelkie zaległe kwoty i upewnić się, że są one prawidłowo księgowane.
6. Aktualizuj księgę główną i zapisy księgowe: Dokonaj niezbędnych korekt w swojej księdze głównej i dokumentacji księgowej, aby dokładnie odzwierciedlały uzgodnione dane na fakturze. Zaktualizuj odpowiednie konta, kategorie wydatków i wszelkie istotne wskaźniki finansowe.
7. Proces uzgadniania dokumentów: Prowadź rejestr procesu uzgadniania faktur, w tym podjęte kroki, ustalenia i wszelkie działania naprawcze. Dokumentacja ta służy jako ścieżka audytu i może być użyteczna w przypadku przyszłych audytów wewnętrznych/zewnętrznych.
8. Umawiaj się regularnie: Ustal regularny harmonogram uzgadniania faktur, aby zapewnić terminową i spójną kontrolę finansową. Może to być proces tygodniowy, miesięczny lub kwartalny, w zależności od potrzeb biznesowych i wielkości transakcji.

Wykonując te kroki, firmy mogą skutecznie uzgadniać swoje faktury, zapewniając dokładność finansową i zachowując kontrolę nad swoimi procesami finansowymi. W następnej sekcji przyjrzymy się, jak automatyzacja może usprawnić proces uzgadniania faktur, zapewniając większą wydajność i dokładność.

Jak automatyzacja może usprawnić proces uzgadniania faktur

Według raportu PayStream Advisors z 2021 r. 48% respondentów wymieniło ręczne zatwierdzanie i ręczne wprowadzanie danych jako główne wyzwania w procesie przepływu faktur. Nadal86% małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) korzysta z ręcznych procesów uzgadniania faktur.

Ręczne uzgadnianie faktur może być czasochłonne, podatne na błędy i wymagać dużych zasobów. A Ostatnie badania odkryli, że przetwarzanie faktury zajmuje średnio 10 dni, a biorąc pod uwagę mnogość faktur, które firma otrzymuje każdego miesiąca, praca ta może się opłacić.

Na szczęście automatyzacja oferuje skuteczny sposób usprawnienia i zwiększenia wydajności procesu uzgadniania faktur. Oto kilka korzyści, jakie automatyzacja może przynieść Twojej firmie:

Zwiększona szybkość i wydajność

Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i powtarzalnych zadań, dzięki czemu faktury mogą być przetwarzane i uzgadniane znacznie szybciej. Dzięki automatycznemu przechwytywaniu faktur i ekstrakcji danych istotne informacje można wyodrębnić z faktur dokładnie i automatycznie. Skraca to czas spędzony na ręcznym wprowadzaniu danych i zwiększa ogólną szybkość procesu uzgadniania.

Większa dokładność i redukcja błędów

Ręczne uzgadnianie faktur jest podatne na błędy ludzkie, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych lub przeoczenie rozbieżności. Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów, wykorzystując zaawansowane technologie, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), w celu wyodrębniania danych z faktur z dużą dokładnością. Zapewnia, że ​​wyodrębnione informacje są prawidłowo dopasowane i uzgodnione, co zmniejsza ryzyko wystąpienia rozbieżności lub nieścisłości.

Lepsza widoczność i śledzenie

Automatyzacja zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w proces uzgadniania faktur. Pozwala śledzić postęp, identyfikować wąskie gardła i uzyskać wgląd w status każdej faktury. Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy i powiadomieniom możesz łatwo monitorować proces uzgadniania, zapewniając terminowe działania i redukując opóźnienia.

Usprawnione zatwierdzanie i obsługa wyjątków

Zautomatyzowane przepływy pracy umożliwiają bezproblemowe kierowanie faktur do zatwierdzenia, zapewniając, że odpowiednie zainteresowane strony przeglądają i autoryzują płatności. Wyjątki, takie jak faktury zawierające rozbieżności lub brakujące informacje, można oznaczyć i automatycznie skierować do odpowiedniego personelu w celu rozwiązania. Usprawnia to proces zatwierdzania oraz zmniejsza czas i wysiłek wymagany do ręcznej obsługi wyjątków.

Większa zgodność i możliwość audytu

Automatyzacja pomaga egzekwować zgodność z przepisami finansowymi i politykami wewnętrznymi. Wdrażając predefiniowane zasady i kontrole walidacyjne, możesz mieć pewność, że faktury są uzgadniane zgodnie z wytycznymi Twojej firmy. Zautomatyzowane ścieżki audytu zapewniają kompleksowy zapis procesu uzgadniania, ułatwiając śledzenie i przeglądanie transakcji w razie potrzeby.

Automatyczne uzgadnianie faktur z Nanonets

Nanonets oferuje zaawansowane rozwiązania automatyzacyjne, które mogą zrewolucjonizować proces uzgadniania faktur. Dzięki inteligentnym możliwościom ekstrakcji danych i zarządzaniu przepływem pracy Nanonets specjalizuje się w dokładnym i wydajnym wydobywaniu kluczowych informacji oraz automatyzacji procesu dopasowywania i uzgadniania. Wykorzystując moc sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, Nanonets wykorzystuje zaawansowane techniki OCR (optycznego rozpoznawania znaków), aby dokładnie przechwytywać istotne dane z faktur, takie jak nazwy dostawców, numery faktur, opisy pozycji, ilości i kwoty cen.

Możliwości OCR Nanonets są zaprojektowane do obsługi szerokiej gamy formatów faktur, w tym faktur cyfrowych, zeskanowanych dokumentów, a nawet faktur o skomplikowanych układach. Zaawansowane algorytmy potrafią inteligentnie przetwarzać nieustrukturyzowane dane i wydobywać informacje z różnych sekcji faktury, niezależnie od ich umiejscowienia czy formatu.

Po wyodrębnieniu danych Nanonets wykorzystuje swój inteligentny system zarządzania przepływem pracy, aby zautomatyzować proces dopasowywania i uzgadniania. Wyodrębnione dane są porównywane z odpowiednimi zapisami księgowymi, co zapewnia dokładność i identyfikuje ewentualne rozbieżności. To zautomatyzowane uzgadnianie znacznie skraca czas i wysiłek wymagany do ręcznego wprowadzania i uzgadniania danych, uwalniając cenne zasoby do bardziej strategicznych zadań.

Co więcej, Nanonets płynnie integruje się z istniejącymi systemami, umożliwiając płynną współpracę i usprawnioną komunikację pomiędzy członkami zespołu zaangażowanymi w proces fakturowania. Integracja ta eliminuje konieczność ręcznego przesyłania danych pomiędzy różnymi platformami, minimalizując błędy i zapewniając spójność danych.

Zaawansowane algorytmy Nanonets również z biegiem czasu uczą się i doskonalą, dostosowując się do zmieniających się formatów i odmian faktur. Ta możliwość dostosowania zwiększa dokładność i efektywność procesu uzgadniania faktur, redukując błędy i zapewniając większą pewność danych finansowych.

Wdrażając Nanonets do automatycznego uzgadniania faktur, firmy mogą osiągnąć znaczące korzyści. Mogą wykorzystać większą dokładność danych, szybsze cykle uzgadniania, mniejszy wysiłek ręczny, większą produktywność i większą zgodność z przepisami finansowymi w celu uzyskania strategicznej wartości biznesowej. Co więcej, skalowalność Nanonets pozwala na obsługę dużych ilości faktur, dzięki czemu jest odpowiednia dla firm każdej wielkości.

Wnioski

Skuteczne uzgadnianie faktur ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dokładności finansowej, minimalizacji błędów i wspierania silnych relacji z dostawcami. Wdrażając dobrze zdefiniowany proces uzgadniania faktur, przedsiębiorstwa mogą usprawnić swoje działania i osiągnąć znaczące korzyści. Rozwiązania z zakresu automatyzacji, takie jak Nanonets, mogą jeszcze bardziej zwiększyć szybkość, dokładność, widoczność i zgodność w procesie uzgadniania faktur, umożliwiając organizacjom oszczędzanie czasu, redukcję kosztów i bardziej strategiczną alokację zasobów.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• EVM Finanse. Ujednolicony interfejs dla zdecentralizowanych finansów. Dostęp tutaj.
• Quantum Media Group. Wzmocnienie IR/PR. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Analiza danych Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/