Czym jest zapis do raportu (proces R2R) w finansach?

Record-to-Report (R2R) to krytyczny proces zarządzania finansami w finansach przedsiębiorstw, który koncentruje się na gromadzeniu, przetwarzaniu i dostarczaniu dokładnych danych finansowych.

Proces ten obejmuje wszystko, od rejestrowania transakcji finansowych po przygotowanie i raportowanie sprawozdań finansowych i raportów z wyników, które interesariusze wykorzystują do podejmowania kluczowych decyzji.

Dla przedsiębiorstw R2R to nie tylko formalność regulacyjna lub księgowa, ale służy jako szkielet strategicznego planowania finansowego i analiz. Oferuje odzwierciedlenie kondycji finansowej organizacji, umożliwiając świadome podejmowanie decyzji, które napędzają rozwój, zrównoważony rozwój i zgodność ze standardami regulacyjnymi.

Zrozumienie R2R w całości jest zatem zadaniem nie tylko dla księgowych i analityków finansowych, ale ma kluczowe znaczenie dla wszystkich osób w organizacji.

Koncepcja zapisu do raportu

Cykl „od rekordu do raportu” (R2R) to finansowy puls organizacji. To kompleksowa platforma, która przekształca surowe dane finansowe w znaczące i praktyczne spostrzeżenia.

Cykl R2R obejmuje następujące kluczowe elementy:

1. Zbieranie danych: Podstawa R2R, gdzie wszystkie transakcje finansowe są dokładnie rejestrowane.
2. Przetwarzanie danych: Transakcje są klasyfikowane, sortowane i rejestrowane na odpowiednich rachunkach.
3. Konsolidacja: Dane z różnych źródeł i spółek zależnych są łączone w celu przedstawienia jednolitego stanu finansowego.
4. Pojednanie: Zapewnienie, że wszystkie dane finansowe są dokładne i spójne we wszystkich raportach.
5. Raportowanie: Tworzenie sprawozdań finansowych i raportów odzwierciedlających kondycję finansową firmy.
6. Analiza: Interpretowanie danych w celu zapewnienia wglądu w podejmowanie strategicznych decyzji.
7. Zamknięcie: Finalizowanie raportów i zamykanie ksiąg za okres.

Potrzeba zapisu do raportu

R2R odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami w przedsiębiorstwie. Służy kilku celom –

1. Zwiększona zdolność podejmowania decyzji

Proces R2R ma kluczowe znaczenie dla tworzenia dokładnych sprawozdań finansowych, które stanowią podstawę podejmowania strategicznych decyzji na różnych poziomach organizacji.

• Dla interesariuszy wewnętrznych:
  • Ocena wydajności: Umożliwia liderom ocenę kondycji finansowej i efektywności operacyjnej w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych celów i punktów odniesienia.
  • Planowanie strategiczne: Ułatwia formułowanie praktycznych strategii mających na celu wyeliminowanie luk, optymalizację wydajności i wykorzystanie szans.
• Dla interesariuszy zewnętrznych:
  • Decyzje inwestycyjne: Dostarcza inwestorom i stronom zewnętrznym niezbędne dane do oceny kondycji finansowej organizacji i potencjału wzrostu.
  • Przejrzystość i zaufanie: Zwiększa zaufanie interesariuszy dzięki jasnej i wiarygodnej sprawozdawczości finansowej.

2. Zgodność z przepisami i dokładność

Przestrzeganie przepisów finansowych nie podlega negocjacjom, a proces R2R gwarantuje, że organizacje przestrzegają przepisów, zachowując jednocześnie dokładność swoich raportów finansowych.

• Standaryzowane ramy raportowania: Oferuje spójną metodę przechwytywania i sprawdzania danych finansowych, kluczową dla spełnienia różnorodnych wymogów regulacyjnych.
• Ograniczenie ryzyka:
  • Ryzyko braku zgodności: Zmniejsza prawdopodobieństwo nieprzestrzegania branżowych i geograficznych standardów sprawozdawczości finansowej.
  • Ryzyko finansowe: Minimalizuje błędy w raportach finansowych, unikając w ten sposób potencjalnych kar, konsekwencji prawnych i utraty reputacji.

3. Sprawozdawczość i strategia podatkowa

Proces R2R odgrywa zasadniczą rolę w dostarczaniu szczegółowych i zorganizowanych informacji finansowych niezbędnych do skutecznego zarządzania podatkami.

• Ocena zobowiązania podatkowego: Umożliwia dokładne wyliczenie zobowiązań podatkowych, zapewniając zgodność z przepisami i regulacjami podatkowymi.
• Strategiczne planowanie podatkowe: Identyfikuje możliwości optymalizacji podatkowej i oszczędności, zwiększając efektywność fiskalną.

---

Podsumowując, proces R2R to nie tylko konieczność proceduralna, ale strategiczne narzędzie wspierające krytyczne obszary zarządzania przedsiębiorstwem – od podejmowania świadomych decyzji i zapewniania zgodności, po optymalizację strategii podatkowych.

Proces zapisu do raportu

Przyjrzyjmy się procesowi „Record-to-Report” (R2R) i przejrzyjmy jego kolejne etapy, badając jego pragmatyczne zastosowanie w kontekście biznesowym.

Ręczny proces R2R

Niektórzy freelancerzy, start-upy i małe firmy przechodzą przez proces Record-to-Report (R2R) bez zaawansowanej infrastruktury ERP lub dedykowanego oprogramowania księgowego, szczególnie na wczesnych etapach. Podejście to często wynika ze względów kosztowych, prostoty i początkowego mniejszego wolumenu transakcji.

• Zbieranie danych: Ręczne wprowadzanie do arkuszy kalkulacyjnych lub prostych narzędzi księgowych, takich jak Excel. Transakcje są rejestrowane w formie księgi, zawierającej datę, kwotę i metodę płatności, z oddzielnymi arkuszami sprzedaży, wydatków, aktywów i innych zdarzeń finansowych.
• Przetwarzanie danych: Kategoryzacja i rejestracja transakcji są zarządzane ręcznie w momencie gromadzenia danych. Właściciel firmy lub wyznaczony pracownik przegląda każdą transakcję, określając jej charakter (np. przychody, wydatki, zakup aktywów) i odpowiednio rejestrując ją w odpowiedniej księdze.
• Konsolidacja: W bardzo małych firmach lub start-upach konsolidacja może nie być konieczna, jeśli firma działa w jednej lokalizacji i nie ma spółek zależnych. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, konsolidacja odbywa się ręcznie, często poprzez przygotowanie głównego arkusza kalkulacyjnego, który agreguje dane finansowe z różnych źródeł.
• Pojednanie: Uzgadnianie polega na ręcznym sprawdzaniu zapisów z wyciągami bankowymi i rachunkami. Może to być czasochłonne, ale ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dokładności sprawozdawczości finansowej.
• Raportowanie: Sprawozdania finansowe sporządzane są ręcznie, albo poprzez zatrudnienie niezależnego konsultanta na koniec każdego kwartału, albo przy użyciu szablonów w Excelu lub Wordzie. Ten krok wymaga dobrego zrozumienia zasad finansowych, aby zapewnić dokładne przygotowanie raportów, takich jak rachunki zysków i strat, bilanse i sprawozdania z przepływów pieniężnych.
• Analiza: Analiza może być mniej sformalizowana w przypadku mniejszych operacji bez dedykowanego oprogramowania. Właściciele lub menedżerowie firm mogą przeglądać raporty finansowe w celu zidentyfikowania trendów, rentowności i obszarów oszczędności, opierając się na swojej intuicji i doświadczeniu, a nie na wyrafinowanych narzędziach analitycznych.
• Zamknięcie: Proces zamykania jest ręczny i obejmuje listę kontrolną zapewniającą, że wszystkie działania finansowe za dany okres zostały zarejestrowane i uzgodnione. Może to obejmować potwierdzenie wystawienia i opłacenia wszystkich faktur, zarejestrowania wydatków i dokonania niezbędnych rozliczeń międzyokresowych.

Działanie bez systemu ERP lub dedykowanego oprogramowania księgowego wymaga skrupulatnego prowadzenia dokumentacji i dobrego zrozumienia podstaw rachunkowości. Chociaż jest to wykonalne w przypadku przedsiębiorstw z bardzo małym wolumenem transakcji, w miarę jak firma rozwija się w MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa), ograniczenia procesów ręcznych stają się coraz bardziej widoczne, często powodując konieczność przejścia na bardziej wyrafinowane rozwiązania księgowe i automatyzację w celu zapewnienia wydajność, dokładność i zgodność.

R2R Proces z wykorzystaniem oprogramowania księgowego/ERP

Dla firm, które wyszły poza arkusze kalkulacyjne, korzystanie z samodzielnego oprogramowania księgowego/ERP stanowi znaczący krok naprzód w zarządzaniu procesem Record-to-Report (R2R). Ten scenariusz zazwyczaj obejmuje bardziej wyrafinowane zarządzanie finansami, niż pozwalają na to metody ręczne.

Zbieranie danych

Przejście na oprogramowanie księgowe lub systemy ERP częściowo automatyzuje wprowadzanie transakcji.

• Platformy te mogą bezpośrednio integrować się z rachunkami bankowymi, systemami punktów sprzedaży i innymi źródłami danych finansowych, automatycznie rejestrując transakcje w czasie rzeczywistym.
• Faktury i inne transakcje otrzymane pocztą elektroniczną lub paragony w formie papierowej wymagają ręcznego wprowadzenia do systemu.
• Niestandardowe lub nieregularne transakcje finansowe, które nie pasują do standardowych szablonów lub kategorii, mogą wymagać ręcznej interwencji, aby zapewnić dokładne rejestrowanie.

Przetwarzanie danych

W przypadku oprogramowania księgowego lub systemu ERP kategoryzacja i rejestracja transakcji realizowana jest za pomocą planu kont i odpowiedniego kodowania GL dla każdej transakcji finansowej, co odbywa się ręcznie. Oprogramowanie identyfikuje charakter każdej transakcji na podstawie wprowadzonego kodu KG (przypisanego ręcznie) i przypisuje go do właściwej księgi (wydatki, aktywa, przychody itp.), znacznie zmniejszając obciążenie pracą ręczną i ryzyko błędów. Kodowanie dostawców może dodatkowo ułatwić kategoryzację.

Wszystko, co musisz wiedzieć o kodach GL

Kody GL to kody używane do kategoryzacji transakcji finansowych. Dowiedz się, jak je skonfigurować i przypisać, a także poznaj automatyzację kodu GL za pomocą Nanonets.

Konsolidacja

W przypadku firm posiadających wiele działów lub filii oprogramowanie księgowe i systemy ERP ułatwiają proces konsolidacji.

Systemy te potrafią obsługiwać dane z różnych źródeł, automatycznie konsolidując je w ujednolicony zestaw dokładnych sprawozdań finansowych, gotowych do analizy i raportowania.

Spowiedź

Niektóre funkcje oprogramowania księgowego i systemów ERP wspomagają ten proces i wymagają pewnego wysiłku ręcznego.

• Konieczność uzupełnienia danych transakcji bankowych w oprogramowaniu ERP/księgowym przy użyciu ręcznego wprowadzania danych.
• Dopasowanie transakcji zarejestrowanych w oprogramowaniu do wyciągów bankowych może ujawnić niedopasowane pozycje ze względu na różnice w czasie lub błędy, co wymaga ręcznego sprawdzenia i rozwiązania.

Raportowanie

Generowanie raportów finansowych staje się proste dzięki oprogramowaniu księgowemu lub systemom ERP.

Potrafią automatycznie sporządzać sprawozdania finansowe na podstawie zarejestrowanych transakcji, z zachowaniem obowiązujących standardów sprawozdawczości finansowej.

Użytkownicy często mogą dostosowywać szablony raportów tak, aby spełniały określone wymagania, bez konieczności wykonywania dużych nakładów pracy ręcznej.

Analiza

Dostępność danych w czasie rzeczywistym w połączeniu z kompleksowymi raportami i analizami zwiększa zdolność podejmowania świadomych decyzji.

Zamknięcie

Proces zamykania korzysta z ustrukturyzowanego podejścia zapewnianego przez systemy ERP, które oferują listy kontrolne i przepływy pracy.

Często jednak konieczne są ręczne interwencje, aby skorygować zapisy księgowe, przejrzeć i zatwierdzić uzgodnienia oraz zapewnić dokładne ujęcie wszystkich działań finansowych.

W szczególności transakcje złożone lub nietypowe na koniec okresu sprawozdawczego mogą wymagać szczegółowego ręcznego przeglądu w celu zapewnienia prawidłowego zarejestrowania i klasyfikacji.

Zautomatyzowany proces R2R z wykorzystaniem nanonetów i oprogramowania księgowego

Integracja oprogramowania księgowego lub systemów ERP z oprogramowaniem do automatyzacji księgowości, takim jak Nanonets, rewolucjonizuje proces „Record-to-Report” (R2R), oferując niezrównaną wydajność, dokładność i przydatne informacje na potrzeby zarządzania finansami.

Zbieranie danych

Dzięki integracji z platformami automatyzacji AP, takimi jak Nanonets, gromadzenie i wprowadzanie danych finansowych staje się w pełni zautomatyzowane, wykorzystując technologie OCR i AI.

Każda informacja finansowa jest automatycznie zbierana od jej źródła (faktury, paragony, wiadomości e-mail, systemy POS, wyciągi bankowe) i przetwarzana natychmiast po ich otrzymaniu, zapewniając płynny przepływ danych do systemów finansowych.

Dzięki ekstrakcji danych opartej na sztucznej inteligencji i dokładności przekraczającej 99%, wiarygodność danych finansowych jest znacznie zwiększona, oszczędzając niezliczone godziny i zmieniając atmosferę w miejscu pracy.

Wpływ na rzeczywistość jest ogromny: wyobraź sobie, że Twój zespół przekierowuje swoją uwagę z żmudnego wprowadzania danych na angażowanie się w bardziej strategiczne zadania o dużej wartości.

Przetwarzanie danych

Po zebraniu dane są automatycznie przetwarzane i kodowane w oprogramowaniu księgowym lub systemie ERP w czasie rzeczywistym.

Tradycyjnie pracochłonne zadania związane z kodowaniem wpisów do księgi głównej (GL) są teraz bez wysiłku obsługiwane przez zaawansowaną sztuczną inteligencję, w tym przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i modele wielkojęzykowe (LLM).

Ta automatyzacja nie tylko przyspiesza przetwarzanie danych, ale także minimalizuje błędy, umożliwiając Twojemu zespołowi finansowemu wykorzystanie swoich umiejętności i wiedzy tam, gdzie ma to największe znaczenie.

Konsolidacja

Nanonet można skonfigurować tak, aby wykonywał etapy przetwarzania końcowego, skutecznie zarządzając złożonymi scenariuszami, takimi jak transakcje międzyfirmowe i operacje wielowalutowe. Dzięki temu dane wprowadzane do oprogramowania ERP lub oprogramowania księgowego będą stale czyste i dokładne.

Spowiedź

Nanonets może automatycznie importować wyciągi bankowe i dopasowywać transakcje do wyciągów bankowych, sygnalizując wszelkie niespójności do wglądu ręcznego, zwiększając w ten sposób dokładność i zmniejszając ryzyko rozbieżności finansowych.

Raportowanie, analiza i zamykanie

Dzięki natychmiastowemu raportowaniu transakcji w momencie ich wystąpienia decydenci uzyskują dostęp do aktualnych danych finansowych.

Ta elastyczność raportowania ułatwia podejmowanie bardziej świadomych i podejmowanych w odpowiednim czasie decyzji biznesowych.

Co więcej, usprawnione i zautomatyzowane przepływy pracy znacznie redukują czas i wysiłek wymagany do zamykania ksiąg, zwiększając wydajność i zmniejszając ryzyko błędów.

---

Integracja oprogramowania do automatyzacji, takiego jak Nanonets, z systemami księgowymi lub ERP nie tylko zmienia proces R2R; rewolucjonizuje to. Automatyzując żmudne, ręczne zadania, zwiększając dokładność danych i dostarczając wglądu finansowego w czasie rzeczywistym, firmy mogą nie tylko optymalizować swoje procesy finansowe, ale także wykorzystywać strategiczne spostrzeżenia do napędzania wzrostu i wydajności.

Dalsza lektura i zasoby

Pierwszą rzeczą, którą należy zauważyć, jest to, że choć przedstawiony powyżej przegląd procesu „Record-to-Report” (R2R) stanowi solidną podstawę, przedsiębiorstwa muszą aktywnie poszukiwać przydatnych informacji, które można zastosować, aby uczynić swoje działania bardziej wydajnymi, zgodnymi i zgodnymi z przepisami. strategicznie rozsądne. Oto, czego należy szukać:

1. Rola zarządzania, ryzyka i zgodności (GRC): W jaki sposób firmy mogą skutecznie dostosować swoje procesy R2R do potrzeb GRC?
   1. Zarządzanie w R2R zapewnia, że ​​sprawozdawczość finansowa podlega jasnym zasadom, procedurom i standardom. Definiuje role i obowiązki w zespole finansowym oraz zapewnia zgodność z szerszymi celami biznesowymi.
   2. Zarządzanie ryzykiem w ramach R2R skupia się na identyfikacji, ocenie i ograniczaniu ryzyk związanych ze sprawozdawczością finansową. Obejmuje to wszystko, od błędów we wprowadzaniu danych po ryzyko braku zgodności z przepisami finansowymi.
   3. Zobowiązania w kontekście R2R wiąże się z przestrzeganiem obowiązujących standardów rachunkowości, przepisów prawa i regulacji. Zapewnia to, że sprawozdania finansowe są sporządzane zgodnie z uznanymi ramowymi założeniami, takimi jak GAAP (ogólnie przyjęte zasady rachunkowości) czy IFRS (międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej), a także zgodność z przepisami podatkowymi i innymi wymogami regulacyjnymi.

Sześć kroków udanej implementacji GRC: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

Zintegrowany GRC: klucz do lepszej świadomości ryzyka i lepszej wydajności

Informacje o ryzyku i zgodności we właściwym formacie, we właściwym czasie i we właściwych rękach są kluczem do sukcesu organizacji.

• Strategiczne implikacje R2R: Zagłęb się w wiedzę, w jaki sposób spostrzeżenia R2R można przekształcić w praktyczne strategie. Na przykład, w jaki sposób trendy zidentyfikowane w sprawozdaniach finansowych mogą informować o strategicznych zmianach w modelach biznesowych, inwestycjach w nowe technologie lub wejściu na nowe rynki? Przykład -

Cyfrowe zamknięcie

Wprowadzanie procesu R2R w erę cyfrową

• Studia przypadków i przykłady z życia wzięte: Poszukaj firm, które pomyślnie zoptymalizowały swój proces R2R. Może to obejmować przykłady oszczędności kosztów, lepszą zgodność lub strategiczne punkty zwrotne oparte na spostrzeżeniach uzyskanych z danych R2R. Przykład -

Transformacja R2R firmy GlaxoSmithKline z funkcją Cadency

Dowiedz się więcej od Babaka Naraghiego, dyrektora R2R Cadency GPO w GSK, który omawia transformację finansową GlaxoSmithKline z Cadency.

• Międzynarodowe standardy: Jakie są konsekwencje dla przedsiębiorstw działających w wielu jurysdykcjach?

Wnioski

Podsumowując, proces Record-to-Report (R2R) jest kluczową częścią zarządzania pieniędzmi w przedsiębiorstwach, wykraczając poza zwykłe przestrzeganie zasad i stając się kluczowym narzędziem zapewniającym sukces.

Korzystając z automatyzacji i nowych technologii, takich jak systemy ERP i narzędzia takie jak Nanonets, firmy mogą pracować szybciej, dokładniej i uzyskać jasny obraz swojej sytuacji finansowej w czasie rzeczywistym.

Wydajny proces R2R nie tylko sprawia, że ​​codzienna praca staje się płynniejsza, ale także pomaga w podejmowaniu ważnych decyzji, pomagając firmom inteligentniej i lepiej planować stawić czoła dzisiejszym wyzwaniom biznesowym.

Patrząc w przyszłość, rola R2R w strategii biznesowej będzie tylko rosnąć, czyniąc jego opanowanie kluczowym wyznacznikiem sukcesu organizacji.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/