Você já sentiu que não tem tempo suficiente ou está se afogando em papelada?
Se assim for, você não está sozinho. A maioria dos profissionais concorda que o gerenciamento manual de documentos leva muito tempo. jornal de hoje gerenciamento de documentos e os métodos de arquivamento são caros, inúteis e muitas vezes ineficazes. Conforme os fatos,
- Os usos comuns norte-americanos 504.84 libras (XNUMXkg) de papel a cada ano.
- Custas do arquivamento de um documento $20, encontrar um documento perdido custa US$ 120 e reproduzir um documento custa US$ 220.
No entanto, deve haver uma abordagem melhor no mundo acelerado de hoje. Há automação de documentos software, felizmente.
Aprenderemos mais sobre os 11 principais softwares de automação de documentos nos parágrafos a seguir para descobrir como eles podem ajudá-lo a economizar horas do seu tempo.
Caso esteja com pressa, Nanoredes é a nossa principal escolha como plataforma de automação de documentos, seguido por Adobe e Documentate. Aqui está um instantâneo da comparação.
Os 10 melhores softwares de automação de documentos em 2023
O que é um software de automação de documentos?
Automação de documentos O software ajuda você a economizar tempo simplificando os procedimentos da sua empresa. Os usuários podem gerar, alterar, editar e gerenciar documentos com base em vários pontos de dados usando esse tipo de software.
Seu uso facilita a criação de modelos dinâmicos e editáveis que podem ser usados para criar documentos comumente usados. Você pode produzir rapidamente uma ampla gama de documentos, incluindo contratos, licitações, formulários, propostas e muito mais usando o software de automação de documentos.
Os 11 melhores softwares de automação de documentos para o seu negócio.
1. Nanoredes [Inicie o seu teste gratuito]
Nanoredes é um documento sem código plataforma de automação. Nanonets podem automatizar todos os aspectos dos processos de documentos, desde Captura de documentos, verificação de documento, fluxos de trabalho de aprovação, gerenciamento de incidentes, armazenamento de documentos e muito mais.
Os usuários podem usar Nanonets para automatizar entrada manual de dados de documentos e melhorar a velocidade de processamento de documentos. Nanonets podem ser integrados com mais de 5000 softwares em minutos.
Nanonets tem um avançado API OCR que detecta tipos de documentos, extrai informações relevantes dos documentos e digitaliza documentos em minutos. Usando fluxos de trabalho Nanonets, você pode automatizar qualquer processo, como integração de clientes, Verificação de identificação, processos de faturação, contas a pagar, e muito mais com um clique de um botão.
Nanonets tem vários modelos para automatizar processos de documentos, mas você também pode criar seu próprio modelo de IA em menos de 15 minutos.
Prós
- Capture facilmente documentos de fontes de dados como Gmail, Drive, Outlook e muito mais.
- Extraia dados de documentos com precisão > 95%
- API OCR avançada
- Interface fácil de usar
- Plataforma sem código
- Automatize qualquer processo com fluxos de trabalho
- Crie funções lógicas complexas para verificar documentos
- Modelos e opções fáceis de personalização
- Ampla escolha de integrações
- Controle de acesso baseado em função
- Trilha de auditoria toras
- Preços transparentes - verificar planos de preços
- Suporte 24 × 7
Desvantagens
- Sem opções de geração de documentos – Pode ser integrado ao Microsoft Word para inserir documentos diretamente
- Não pode ser usado para e-sign – Pode ser integrado com outro software de e-sign
- Nenhum aplicativo para dispositivos móveis
Mais de 30,000 usuários confiam em Nanonets para automatizar 30 milhões de documentos em movimento! Aqui está o que nossos super clientes dizem sobre Nanonets.
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2. PandaDoc
O PandaDoc é um software de automação de documentos projetado especificamente para agilizar o processo de vendas. Ele permite que os usuários criem, revisem e assinem propostas, cotações e contratos com facilidade. Seu editor de arrastar e soltar, uploads com um clique e uma coleção de modelos bem elaborados simplificam a criação de novos documentos.
Além disso, o software permite que os usuários monitorem a interação do cliente com os documentos enviados e recebam notificações em tempo real para qualquer atenção necessária. No entanto, pode não ser adequado para necessidades de automação de documentos fora do processo de vendas, e o preço inicial do software é de $ 19 por usuário por mês. Recursos de fluxo de trabalho de documentos mais avançados estão disponíveis apenas nos planos Business e Enterprise, que começam em US$ 59/usuário/mês.
Prós:
- IU limpa e simples de entender
- Modelos pré-carregados disponíveis
- FÁCIL DE USAR
- Grande variedade de opções de integração
- Rastreia o número de vezes que um cliente em potencial lê uma cotação
- Permite que outros campos e outras informações sejam adicionados
- Assinatura Eletrônica
- altamente personalizável
- Desempenho suave do usuário e relatórios de conteúdo
Contras:
- Pouca integração com CRMs
- Preços altos para recursos de automação e equipes grandes
- A interface do usuário pode ser esmagadora no início
- Campos de texto são difíceis de editar
- Layouts de menu confusos com muitas imagens e opções em cada opção de menu
- Dificuldade na nomeação do formulário
- São necessários vários usuários
- A funcionalidade de mover blocos dentro de modelos pode ser melhorada
- Mais tutoriais ajudariam
- Difícil de modificar processos de documentos
- Nenhuma lógica condicional em formulários
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3. Editor de PDF Jotform
O Jotform pode tornar seus documentos bonitos e profissionais usando sua edição de arrastar e soltar e mais de 1,200 modelos pré-criados que você pode alterar para combinar com sua empresa. Embora o Jotform ainda seja novo na criação de documentos, pode ser bom para grandes empresas que desejam colocar formulários em seus sites para obter informações dos clientes.
Prós de usar Jotform
- Tabelas fáceis de entender
- Permite que os clientes escolham o produto certo com base em um conjunto de perguntas
- Sem taxa de instalação
- Versão Gratuita/Freemium
- Acompanhamento de respostas
- Resultados em tempo real
- Destaques processamento de formulário
Contras de usar Jotform
- lentidão intermitente
- Botão de desativação de salvamento não automático
- Problemas ao sincronizar informações entre o aplicativo do smartphone e a Web
- Pequenas melhorias são necessárias para facilidade de uso
- Não necessariamente intuitivo para a maioria dos usuários
- Alinhamento impróprio de download de PDF
- As opções para exportar para o Excel devem ser projetadas de forma mais inteligente.
- A edição de e-mail pode ser aprimorada com uma seleção mais ampla de modelos.
- A enorme marca d'água na parte inferior do formulário
- Os campos da tabela só podem ser atualizados a partir de formulários, não o contrário
- O atendimento ao cliente por telefone e o suporte por bate-papo podem ser aprimorados
- Preços ocultos
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4. Documentar
O Documate é um software fácil de usar e sem código software de gerenciamento de documentos legais. Ele permite que os usuários criem formulários on-line exclusivos que preenchem automaticamente documentos do Word ou PDF com dados.
Para ajudar instituições de caridade de assistência jurídica na criação de processos voltados para o cliente, uma equipe de advogados e tecnólogos criou o Documate no início. Embora os advogados pareçam ser os principais clientes do software, qualquer empresa pode produzir documentos usando as facilidades simples do Documate. O preço inicial é de $ 99 por mês com uma limitação de dez fluxos de trabalho.
Prós de usar o Documate
- Bom trabalho multiplataforma como Windows e Mac
- Mais controle sobre nossos dados
- Questionários facilmente personalizáveis
- Gera acordos e listas de preços
- Reduz o erro humano
Contras de usar o Documate
- Recursos básicos de gerenciamento de documentos
- Nem todos os recursos no nível inicial
- Caro para mais recursos
- Sem Consultoria Premium / Serviços de Integração
- Longo processo de implementação
- Inserir o código requer solução de problemas
- Menos cores e temas de design
- Voltado para advogados
- Bom para pequenas empresas
- Não é um ótimo OCR legal motor
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5. Modelo
O Templafy é uma plataforma que ajuda grandes empresas a gerenciar, atualizar e compartilhar informações e materiais importantes em toda a empresa. Gerentes e equipes de conformidade podem controlar quais informações são usadas, garantindo que apenas informações aprovadas sejam usadas definindo permissões.
Os funcionários podem usar o Templafy para criar facilmente documentos importantes, como contratos, propostas e materiais de vendas, usando as ferramentas de seu software de processamento de texto. O Templafy é uma boa opção para empresas maiores com pelo menos 50 usuários.
Prós de usar o Templafy
- Interface de usuário simples para fazer escolhas e ver resultados
- Coloca o poder da customização nas mãos do usuário
- Configuração rápida e poderosa
- Ótimo suporte ao cliente
- Maior produtividade
Contras de usar o Templafy
- Interface de usuário baseada na Web e independência do software Microsoft
- O software anteriormente tinha dificuldades com autenticação dupla para determinados usuários.
- Por enquanto, o software não permite o compartilhamento de links diretos.
- Atualmente, não há versão para smartphone disponível.
- Voltado para geração de documentos em vez de automação de processos de documentos
- Caro para pequenas empresas
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6. congas
O Conga Composer pode ser sua resposta se sua equipe de vendas procurar um software de automação de documentos para utilizar com o Salesforce. A Conga desenvolve soluções nativas do Salesforce que integrar dados do Salesforce com processos e geração automatizada de documentos.
A Conga também oferece uma variedade de recursos adicionais relacionados ao Salesforce aplicativos de gerenciamento de documentos. Você deve entrar em contato com a empresa para fazer uma cotação, pois a precificação é feita de forma personalizada.
Prós de usar o Conga
- Suporta Múltiplos Usuários
- Integração Salesforce
- Assinaturas eletrônicas
- Transparência das edições entre os membros da equipe
- Os clientes podem assinar os acordos com certa rapidez
- Extrai todas as informações de cotação facilmente
Contras de usar o Conga
- A interface do usuário pode ser mais interativa
- Ele continua a usar páginas VF desatualizadas.
- O fluxo do construtor de modelos pode ser melhorado
- A manutenção da certificação é relativamente difícil
- Configuração complexa – É preciso treinamento e experiência prática para configurar isso de forma independente.
- É um desafio replicar contratos usando o recurso pai.
- Algumas configurações do compositor não podem ser adicionadas diretamente do criador de soluções.
- Relatar erros
- O Salesforce Lightning não oferece suporte a todos os recursos do produto
- A formatação é inadequada
- Às vezes, pode ser um desafio mesclar campos para fotos ou assinaturas.
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7. Pica-pau
Escritórios de advocacia pequenos e individuais em busca de software essencial de automação de documentos adequado às suas necessidades adorariam este suplemento do Microsoft Word. Os usuários podem criar modelos e automatizar processos de produção de documentos com o Woodpecker, tudo de dentro do Word.
Os usuários podem otimizar seus processos de documentos com mais de 2,000 conexões de software usando a API aberta do Zapier e do Woodpecker. Os custos começam em $ 39 por mês (para um plano anual) com limitações
Prós de usar Woodpecker
- Acelera a elaboração de documentos legais
- Integração com Microsoft Word
- Fácil de adicionar variáveis através da barra lateral
- Bom para montagem de documentos
Contras de usar Woodpecker
- Voltado para usuários da lei
- Interface de usuário desajeitada
- Tem uma curva de aprendizado – não é intuitiva o suficiente
- Não exatamente automação de documentos - mais para geração e modelagem de documentos
8. Adobe Acrobat DC
O Adobe Acrobat permite que você crie, edite, converta, compartilhe, assine e mescle facilmente documentos com o Acrobat de dentro da plataforma Adobe. Como resultado, você pode criar experiências digitais fluidas que simplificam o trabalho conjunto e a comunicação de sua equipe em qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar.
A automação de documentos da Adobe permite que as organizações criem documentos PDF nos formatos word, page ou ppt. Com a API de geração de documentos, você pode inserir código em seu documento do Word para criar faturas ou qualquer outro PDF ou documento do Word automaticamente.
Prós de usar Adobe
- Interface de usuário intuitiva
- Crie documentos PDF automaticamente usando um modelo
- Proteção por senha para maior segurança
- Capacidade de fala de áudio
Contras de usar Adobe
- Caro em comparação com outras ferramentas
- A versão gratuita não possui recursos básicos
- A API OCR não captura texto perfeitamente.
- Falta de integrações
- Você não pode adicionar várias assinaturas a um único documento
- Maior tempo de carregamento
- Para automatizar, você precisa usar a versão do Adobe Pro Wizard
- Não é possível automatizar processos de documentos como aprovações ou verificação.
Procurando melhores alternativas de automação de documentos? Experimente Nanonets. Inicie uma avaliação gratuita or obtenha um tour gratuito do produto.
9. BRYTER
Equipes de especialistas como Jurídico e Conformidade podem tornar seus conhecimentos digitalmente acessíveis usando a Bryter.
A plataforma sem código da Bryter pode gerar documentos e usar fluxos de trabalho de documentos para automatizar processos de documentos. A Bryter pode criar aplicativos digitais sem escrever uma única linha de código. A Bryter trabalha para permitir a digitalização em organizações com aplicativos simples, mas poderosos. Nenhuma informação de preço é fornecida.
Prós de usar o Bryter
- Sem plataforma de código
- Modelos pré-existentes para automação de documentos
- Visualização de dados avançada
Contras de usar o Bryter
- Projeto especulativo
- Esforços necessários para fazê-lo funcionar
- Voltado para a geração de contratos
- Difícil de configurar
- Os modelos não são muito intuitivos de usar
- Falta recursos de acessibilidade
10. XaitPorterGenericName
O XaitPorter inclui um fluxo de trabalho integrado baseado em um banco de dados para facilitar a reutilização de informações e lida automaticamente com formatação, layout e numeração. Licitações, contratos, pedidos de licença, planos de desenvolvimento de campo, relatórios úteis, relatórios anuais e muitos outros documentos podem ser automatizados com o XaitPorter.
Formatação, layout e numeração são todos feitos automaticamente. O XaitPorter garante que nossos clientes possam gerenciar, preservar e usar seu material de forma mais eficaz, pois é baseado em um banco de dados.
Prós de usar Xait
- Automatiza a geração de documentos e a criação de PDF
- Pode usar fluxos de trabalho para automatizar a criação de documentos
- opção para arquivar RFPs anteriores
- Simples de usar
- Melhora a colaboração e a coautoria de documentos
Contras de usar Xait
- Voltado para documentos de coautoria
- Sem recursos avançados de automação de processos de documentos
- Nenhum preço fornecido
- A nova versão tem bugs na compreensão das tabelas
- A importação do Word não está livre de bugs
- A interface do usuário pode ser melhor
- Os painéis são difíceis de entender
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O blog lista as principais ferramentas de automação de documentos disponíveis no mercado. Tente comparar seus requisitos com os recursos das ferramentas de automação de documentos. Experimente as avaliações gratuitas e selecione a melhor ferramenta de automação.
Nanonets é uma solução robusta para automatizar todos os seus processos documentais se considerarmos alguns recursos significativos do software de automação de documentos.
Aqui está o instantâneo de comparação da principal plataforma de automação de documentos do mercado.
Selecionar a melhor plataforma de automação de documentos pode ser vital para implementar com sucesso a automação em toda a organização. Encontre o sistema flexível e personalizável certo que atenda às suas necessidades. Com tantos fornecedores no mercado, essa decisão requer muita pesquisa. Mas não se preocupe. Estamos aqui para simplificar o processo de seleção do fornecedor de automação de documentos.
Avalie os fornecedores com base nos seguintes critérios e encontre a melhor solução.
- Tipo de Documento
- Precisão dos modelos de OCR
- Processos de tratamento de exceções
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Perguntas Frequentes:
Quais são os benefícios de usar uma plataforma de automação de documentos?
Reduza erros manuais e economize tempo
O software de automação de documentos ajuda a economizar tempo automatizando várias operações repetitivas, como adicionar cabeçalhos, números de página e tabelas e formatação, como tamanho e layout da fonte. Preparar papéis manualmente em quantidades significativas também ajuda a diminuir a possibilidade de erros humanos.
Nanonets podem economizar mais de 90% do tempo automatizando processos manuais. Veja como você também pode economizar seu tempo.
Melhore e padronize os processos de papel
O software de automação de documentos facilita a geração de documentos que estão de acordo com a marca da sua empresa. Os usuários podem criar e salvar modelos com as características de texto usuais (tipo, tamanho da fonte, cor e nome do arquivo), um logotipo corporativo e informações de contato. O programa oferece controle total sobre a marca ao distribuir documentos comerciais voltados para o cliente.
Consistência visual
Para manter uma forte presença de marca e profissionalismo (identidade corporativa), você precisa que todos os seus papéis tenham a mesma aparência, utilizando o mesmo logotipo, fonte, tamanho e cores em todos os lugares. Todas as suas publicações podem incorporar essa uniformidade estética.
O que é um software de automação de documentos?
O software de automação de documentos é um software que automatiza todos os aspectos dos ciclos de vida dos documentos, como geração de documentos, colaboração, extração de dados, armazenamento e muito mais. Isso pode incluir mesclar campos de dados em modelos, gerar documentos com base em dados de entrada e simplificar documentos fluxo de trabalho de aprovação processos.
O que é automação de processos documentais?
ISO Automação do processo está usando a tecnologia para agilizar a criação, processamento, armazenamento e gerenciamento de documentos em escala. Isso inclui a automação de tarefas manuais, como entrada de dados, encaminhamento de documentos para aprovação e geração de relatórios.
Como automatizar um documento?
Você pode automatizar um documento facilmente usando uma plataforma de automação de documentos como Nanonets. UMA sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho pode encaminhar documentos recebidos para o software, extrair dados e aprovar, classificar e indexar documentos antes de armazená-los no armazenamento em nuvem seguro.
Como automatizar um arquivo PDF?
Sim, é possível automatizar um arquivo PDF usando uma ferramenta de automação de documentos com software OCR. Você pode extrair o texto de documentos PDF e usá-los como gatilhos para executar a automação de tarefas, como entrada de dados, transformação de dados, classificação de documentos e arquivamento de documentos.
Você também pode usar o software de automação de PDF que fornece funcionalidades como extração de dados, validação, divisão, fusão e anotação para PDFs.
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Leia mais:
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Software de automação contábil
Software de gerenciamento de fluxo de trabalho
Ferramentas de extração de dados
10 de janeiro de 2023: o blog foi atualizado em 10 de janeiro de 2023 com conteúdo novo e relevante. O blog foi publicado originalmente em 12 de julho de 2022.
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- Platoblockchain. Inteligência Metaverso Web3. Conhecimento Ampliado. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/best-document-automation-softwares/
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