Escritórios em todo o mundo estão se tornando sem papel. Os sistemas de gerenciamento de documentos substituíram as salas cheias de documentos comerciais. Além disso, ele vem com benefícios como automação inteligente, menos erros, economia adicional, segurança aprimorada e muito mais.
E está crescendo rápido.
O mercado de software de gerenciamento de documentos está atualmente em US$ 5.5 bilhões em 2022 e deve crescer para US$ 16.4 bilhões até 2029 com um 16.8% CAGR.
Vamos ver como você pode seguir a tendência de otimizar seus processos de negócios com gerenciamento eficiente de documentos. Este artigo discutirá os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos do mercado. As organizações líderes usam as ferramentas DMS mencionadas abaixo para automatizar seus processos baseados em papel e aprimorar a segurança, a indexação e o processamento geral de documentos.
Caso você esteja com pouco tempo, aqui estão as 5 principais recomendações de software de gerenciamento de documentos em 2022 e como elas se comparam:
O que é gerenciamento de documentos?
O gerenciamento de documentos é um processo de simplificação da captura, rastreamento, extração, verificação, aprovações e armazenamento de documentos como imagens, e-mails, documentos do Word, PDFs e outros formatos de documentos relacionados aos negócios.
O gerenciamento de documentos abrange tudo no ciclo de vida do documento – desde a geração até o descarte.
O que é um software de gerenciamento de documentos?
O software de gerenciamento de documentos (DMS) é um software de automação inteligente que automatiza todos os aspectos do ciclo de vida do documento com automação de fluxo de trabalho, como criação, captura, extração de dados, classificação, verificação, aprovações, modificação, sincronização de banco de dados, armazenamento e segurança.
O sistema de gerenciamento de documentos torna mais fácil encontrar e trabalhar com seus arquivos com recursos como marcação de documento, pesquisa de texto completo (isso permite que você pesquise arquivos procurando por palavras-chave) e recursos de armazenamento de acesso baseado em função.
No entanto, é mais do que apenas armazenamento de documentos; ele organiza seu banco de dados, automatiza tarefas manuais como entrada de dados, melhora a produtividade dos funcionários e mantém registros de atividades para auditorias.
Recursos a serem procurados ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos
Fique atento a esses recursos ao procurar um sistema de gerenciamento de documentos:
- Entrada de Documentos – Você pode capturar automaticamente documentos de várias fontes?
- Indexação de Documentos – Você pode classificar documentos automaticamente?
- Pesquisa de Documentos – Você pode pesquisar documentos usando palavras-chave?
- Processamento de Documentos – Você pode extrair dados de documentos usando OCR?
- Automação do Fluxo de Trabalho – Você pode usar fluxos de trabalho para automatizar o processamento de documentos?
- Segurança de Documentos – Os documentos estão hospedados em armazenamento seguro? Você tem acesso baseado em função?
- Personalização – Você pode personalizar os fluxos de trabalho e processos?
- Integrações – Ele se integra com as ferramentas de negócios que você usa?
- Hospedagem Flexível – Você pode optar por opções de armazenamento no local ou na nuvem?
Os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos em 2022
#1. Nanonetes
O Nanonets é um software de gerenciamento de documentos baseado em IA com OCR poderoso integrado, fluxos de trabalho sem código e armazenamento seguro. Nanonets podem automatizar todos os processos de documentos, como captura de documentos, extração de dados, verificação de documentos, pesquisa de documentos, arquivamento de documentos e muito mais. Você pode controlar seus documentos com acesso baseado em função e opções flexíveis de hospedagem.
O Nanonets simplifica o gerenciamento de documentos com fluxos de trabalho de documentos personalizados sem código, mais de 5000 integrações e software OCR avançado.
Classificação: 4.9 no Capterra
Destaques Processamento de documentos e automação do fluxo de trabalho
Prós
- Capture facilmente documentos de fontes de dados como Gmail, Drive, Outlook e muito mais.
- Fluxos de trabalho automatizados para capturar, digitalizar, verificar e armazenar documentos
- Fluxos de trabalho de aprovação para obter aprovação em todos os documentos sinalizados
- Integração fácil com mais de 5000 aplicativos via API e Zapier
- Modelos de API de OCR pré-treinados para extrair informações de documentos
- Extraia dados de registros com precisão > 95%
- Interface fácil de usar – aprenda a usá-la em 30 minutos ou menos
- Modelos e opções fáceis de personalização
- Controle de acesso baseado em função
- Suporte 24 × 7
Desvantagens
- Sem opções de geração de documentos
- Não pode ser usado para assinatura eletrônica de documentos
#2. Amontoado
O Huddle oferece um sistema de gerenciamento de documentos on-line para que as organizações criem um hub on-line para gerenciar colaboração, revisão, aprovações e discussões de documentos em uma plataforma segura.
Assim como o armazenamento on-line do Google Drive, você pode compartilhar, fornecer acesso limitado ou proteger seus arquivos para aumentar a segurança. O Huddle também oferece planos pagos que fornecem espaço de armazenamento adicional, complementos como aplicativos móveis, recursos de videoconferência etc.
Classificação: 4.4 no Capterra
Destaques Gerenciador de arquivos
Prós
- Fácil de usar e aprender
- Versão de documentos
- Armazenamento seguro de documentos na nuvem
- Opções fáceis de compartilhamento de arquivos para usuários externos
- Fácil processo de integração
- Integrações fáceis com o Microsoft Office Suite
Desvantagens
- Os recursos de colaboração podem ser melhorados
- Faltam recursos de alta segurança, como autenticação de dois fatores.
#3. Ao ar livre um
O software de gestão documental Alfresco One foi concebido para Gerenciamento de conteúdo corporativo. Ele pode ser usado como um serviço baseado em nuvem ou instalado no local. O software permite o gerenciamento eficiente de conteúdo empresarial com pesquisa de documentos empresariais, armazenamento seguro, processamento de documentos OCR e análise inteligente de documentos.
Classificação: 3.0 no Capterra
Destaques Gerenciamento de arquivos e versão de documentos
Prós
- Ótimos recursos de armazenamento e compartilhamento de documentos
- Muitas opções de personalização
- Casos de uso complexos e abrangentes.
Desvantagens
- A interface do usuário não é muito intuitiva.
- Difícil de configurar
- Os fluxos de trabalho são complexos de descobrir.
#4. OpenKMName
O OpenKM é um sistema de gerenciamento de documentos completo que combina todos os aspectos de gerenciamento de documentos, colaboração, distribuição e armazenamento em uma plataforma. O software de gerenciamento de documentos corporativos permite controle total sobre o conteúdo corporativo, aumenta a segurança com logs de atividades detalhados e mantém o fluxo de documentos com automação.
Classificação: 4.7 no Capterra
Destaques Arquivamento e Pesquisa de Documentos
Prós
- Plataforma DMS rica em recursos
- Bom para quem não é técnico
- Integrações fáceis
- Excelente tempo de atividade
- Verifica se há vírus em todos os documentos atualizados
Desvantagens
- a interface do usuário é datada
- OCR nem sempre é preciso
efilecabinet
O eFileCabinet é um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem de nível empresarial para pequenas e médias empresas. eFileCabinet permite que você gerencie todos os seus documentos em papel, e-mails, faturas, contratos e outras informações importantes em um só lugar.
Classificação: 4.3 no Capterra
Destaques Gestão de documentos para pequenas empresas
Prós
- Modelos para estrutura de pastas
- Construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar
- Armazenamento seguro de arquivos
Desvantagens
- Processo de integração demorado
- Não suporta alterações em massa
- Atrasa às vezes
Aqui estão mais alguns sistemas de gerenciamento de documentos que precisam de menção especial:
Documentos do Google
O Google Docs é um software gratuito de gerenciamento de documentos que pode ser acessado de qualquer lugar, tornando-o a escolha ideal para freelancers e pequenas empresas que trabalham remotamente com clientes em outras partes do mundo. Como bônus, OCR do Documentos Google pode converter imagens em texto editável.
Microsoft SharePoint
O SharePoint ajuda as organizações a compartilhar documentos, conectar pessoas e otimizar processos de documentos. O SharePoint é semelhante ao Google Drive, onde os funcionários podem colaborar e manter uma lista interna de documentos para facilitar o acesso. Você pode combinar o Microsoft Sharepoint com Microsoft Power Automatize E use fluxos de trabalho automatizados de documentos.
Equipe do ponto de vista
O Viewpoint Team é um poderoso sistema de gerenciamento de documentos para profissionais da construção. É a única solução que fornece as ferramentas necessárias para gestão de caso do início ao fim, incluindo fluxos de trabalho colaborativos com clientes, revisão e aprovação seguras processos para documentose controle de direitos de acesso.
Odoo
Odoo é um software de ERP e CRM de código aberto com um módulo de sistema de gerenciamento de documentos gratuito para profissionais de finanças. Odoo permite que as organizações tenham um departamento de contabilidade sem papel digitalizando documentos, automatizando processos de documentos e integrando-se perfeitamente com outros aplicativos Odoo.
Dokmee
Dokmee é um software de gerenciamento de documentos que permite armazenar, organizar e compartilhar seus documentos, e-mails e outros arquivos importantes.
Qual é o melhor sistema de gestão de documentos para o seu negócio em 2023?
Mapeamos os recursos significativos dos cinco melhores softwares de gerenciamento de documentos mencionados no artigo acima para facilitar sua seleção do melhor software de gerenciamento de documentos para seus negócios e requisitos. Dê uma olhada no instantâneo, experimente a avaliação gratuita, mapeie seus requisitos e selecione a melhor ferramenta.
De acordo com o instantâneo, o Nanonets é o melhor software de gerenciamento de documentos. Embora o Nanonets não tenha recursos de geração de documentos, você pode usar integrações fáceis com o Google Suite para gerar documentos rapidamente. A Nanonets também oferece uma avaliação gratuita e configuração de conta gratuita com assistência de migração.
Seguido pelos Nanonets, o OpenKM é o próximo melhor sistema de gerenciamento de documentos. É um software ERM de código aberto. O caso de uso para gerenciamento de documentos é limitado a profissionais de finanças e oferece uma avaliação gratuita por 15 dias.
Nanonets como seu sistema de gerenciamento de documentos
Nanonets é um software fácil de usar que não requer treinamento intenso ou configuração para começar a usar. Aqui, listamos por que você deve considerar os Nanonets como seu software de gerenciamento de documentos.
Inteligente Captura de Dados:
As empresas têm muitos documentos, como formulários, faturas, recibos, pedidos, etc. Nanonets ajudam as empresas a digitalizar e extrair informações relevantes desses documentos usando API de OCR inteligente.
Fluxos de trabalho automatizados:
Acelere o ritmo dos processos de negócios automatizando todas as etapas manuais, como coleta de documentos, verificação de documento, Correspondência de 3 vias, aprovações e muito mais.
Painéis em tempo real:
Use painéis de despesas para monitorar seus gastos, despesas marcadas e entender as tendências em tempo real. Monitore KPIs relevantes como %STP faturas, %faturas pagas, etc com dados de Nanonets.
Opções de hospedagem na nuvem e no local:
Escolha a opção de hospedagem que atende às suas necessidades.
Integrações:
A integração fácil é uma obrigação. Você não pode alterar sua pilha de tecnologia para acomodar um software. Nanonets integra-se com todo o seu software com fácil Integrações Zapier e API. Nanonets integram-se com Xero, Quickbooks, SAP, etc.
Modelos e modelos personalizados:
Com os Nanonets, você pode usar fluxos de trabalho predefinidos, como faturas, conhecimentos de embarque, ordens de compra ou contas a pagar, ou criar seu próprio modo AI personalizado.
Preços transparentes:
A Nanonets tem uma política de preços transparente de US$ 499/mês e US$ 0.1/digitalização de documento. Sem taxas ocultas para qualquer cliente.
Conclusão
Com a transformação digital em alta, já é hora de você investir em um sistema de gestão de documentos para o seu negócio. Ele faz mais do que digitalizar arquivos. Um sistema de gerenciamento de documentos agiliza o fluxo de documentos dentro da organização e fornece uma camada adicional de segurança aos documentos comerciais. Os benefícios do gerenciamento de documentos permitem que as organizações permaneçam competitivas e produtivas.
Mesmo assim, a escolha do melhor software de gerenciamento de documentos para o seu negócio requer uma compreensão profunda do que sua empresa precisa e que tipo de DMS se adequa a ela. Portanto, certifique-se de explorar suas opções e experimentá-las por si mesmo.
seção FAQ
O que é sistema de gerenciamento de documentos?
Software de gerenciamento de documentos ou DMS, é um tipo de software que armazena, gerencia e recupera toda a documentação que sua empresa usa todos os dias. Ele lida com todos os seus arquivos eletrônicos e até mesmo documentos em papel durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação até a implementação. Mais importante ainda, ele automatiza o processo para que você gaste menos tempo organizando e recuperando todos os seus arquivos e tenha mais tempo trabalhando em outras tarefas importantes.
O funcionamento do sistema de gerenciamento de documentos depende do software em que você investe. Mas, geralmente, ele ajuda sua empresa digitalizando todos os seus arquivos e armazenando-os em um único banco de dados para fácil recuperação e acesso. Alguns têm recursos de digitalização e captura de imagem para transformar documentos em papel em arquivos digitais. Outros ainda aproveitam a tecnologia de IA e aprendizado de máquina para capturar dados de documentos instantaneamente. Você também pode usar o software de gerenciamento de documentos para verificar a autenticidade dos documentos, criar fluxos de trabalho de aprovação em sua organização e automatizar backups e recuperação de dados.
Existem muitos outros recursos que o software de gerenciamento de documentos tem a oferecer. E é por causa de seus benefícios que a demanda global por software de gerenciamento de documentos atingiu US $ 5.55 bilhões em 2022 e deverá atingir US$ 16.42 bilhões até 2029.
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