Gerenciar despesas costuma ser uma tarefa hercúlea para muitas organizações. Os sistemas tradicionais de gestão de despesas são muitas vezes repletos de desafios: a entrada manual de dados é demorada e propensa a erros; reivindicações fraudulentas podem passar despercebidas; e garantir a conformidade com as políticas e leis fiscais da empresa pode ser como navegar num campo minado. Estas ineficiências não só drenam recursos valiosos, mas também desviam o foco das atividades empresariais principais, sufocando o crescimento e a inovação.
A Inteligência Artificial (IA) tornou-se hoje um poder transformador no domínio da gestão de despesas. As tecnologias de IA oferecem soluções promissoras para estes problemas antigos, automatizando tarefas mundanas, melhorando a precisão e simplificando processos.
Casos de uso de IA no gerenciamento de despesas
Na sua essência, a Inteligência Artificial (IA) é a simulação da inteligência humana em máquinas que são programadas para pensar como humanos e imitar as suas ações. As seguintes soluções de IA são relevantes no contexto da gestão de despesas –
Automatizando o fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas
1. Processamento de recebimento e fatura: Os algoritmos de IA podem extrair automaticamente dados de recibos e faturas, reduzindo a entrada manual de dados. Esse recurso agiliza os processos de relatórios de despesas e reembolso, minimizando erros e fraudes.
2. Categorização de despesas e codificação GL: a IA aumenta a eficiência categorizando automaticamente as despesas e atribuindo-as aos códigos corretos do General Ledger (GL). Reduz o esforço manual, aumenta a precisão e garante consistência nos relatórios financeiros.
3. Fluxos de trabalho de aprovação automatizados: a IA pode aplicar as políticas da empresa categorizando automaticamente as despesas e encaminhando-as através dos fluxos de trabalho de aprovação apropriados. Isso garante que as despesas sejam revisadas e aprovadas com mais rapidez, com adesão consistente às políticas.
4. Integração com Sistemas Financeiros: A IA pode integrar perfeitamente sistemas de gerenciamento de despesas com outros softwares financeiros, como sistemas de contabilidade ou soluções ERP. Essa integração facilita a análise financeira em tempo real e ajuda a manter registros financeiros precisos.
5. Detecção e Prevenção de Fraudes: Ao analisar padrões e anomalias em relatórios de despesas, a IA pode identificar possíveis fraudes ou violações de políticas. Esta abordagem proativa ajuda as organizações a mitigar riscos e a impor a conformidade de forma mais eficaz.
Aproveitando a IA generativa
6. Chatbots para consultas de despesas: Os chatbots com tecnologia de IA podem fornecer assistência instantânea aos funcionários com perguntas sobre políticas de despesas, processos de envio ou status de reembolsos. Isso melhora a experiência do usuário e reduz a carga de trabalho das equipes financeiras.
7. Categorização pronta para uso: Aproveitar o GenAI para classificar automaticamente as transações financeiras em categorias predefinidas sem treinamento extensivo, personalização ou intervenção manual. Essa abordagem fornece uma solução rápida, precisa e escalonável para categorizar despesas.
Implementar IA para gerenciamento de despesas
Agora que entendemos os casos de uso que podem ser resolvidos com IA, vamos explorar como implementá-los em seu negócio.
Automatizando o fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas
Isso pode ser feito empregando o software de gerenciamento de despesas certo para gerenciar suas despesas de ponta a ponta.
Avalie as necessidades específicas da sua organização, considerando fatores como tamanho, volume de despesas e recursos específicos necessários (por exemplo, OCR, configuração de aprovação, acessibilidade móvel, integração com software de contabilidade, etc.).
Em seguida, analise as diferentes opções de software de gerenciamento de despesas, comparando recursos, avaliações de usuários, preços e facilidade de integração com sistemas existentes.
Organizamos uma lista dos melhores softwares de gerenciamento de despesas do mercado atualmente. Leia clicando no link abaixo.
A próxima etapa é configurar seu fluxo de trabalho em seu software de gerenciamento de despesas.
Antes disso, vamos revisitar rapidamente a aparência de um fluxo de trabalho manual sem IA e automação.
1. Ocorrência de despesas: Os funcionários acumulam despesas – viagens, refeições, etc. Eles se apegam aos recibos como se fossem artefatos preciosos, que, convenhamos, muitas vezes acabam desbotados após uma expedição para lavar roupa.
2. Entrada manual de dados: Os funcionários registram despesas manualmente. Pense em planilhas, recibos amassados e manchas ocasionais de café. É um processo meticuloso, repleto de erros humanos e tão eficiente quanto uma corrida de uma perna só.
3. Geração de relatório de despesas: O processo de tentar compilar essas planilhas em algo semelhante a um relatório de despesas.
4. Aprovações complicadas: Os gerentes então entram na arena para combater a conformidade e a razoabilidade das políticas. Esse processo geralmente envolve mais idas e vindas do que uma partida de pingue-pongue.
5. Reembolsos lentos: Depois de aprovado, os colaboradores entram na fase de espera do reembolso. É um limbo onde o tempo pára e o moral muitas vezes é atingido.
6. Entrada de dados em ERP/software de contabilidade: Entrada de dados – a ruína da existência da equipe financeira retorna novamente. Inserir manualmente os dados nos sistemas contábeis com categorização e codificação corretas é tão emocionante quanto observar a tinta secar.
7. Informações? Mais como retrospectiva: São gerados relatórios periódicos, oferecendo insights que muitas vezes são tão atuais quanto os do jornal de ontem.
A automação e a inteligência artificial transformaram esse cenário sombrio.
Um software moderno de gerenciamento de despesas como Nanoredes emprega esses avanços tecnológicos para tornar o gerenciamento de despesas contínuo, eficiente e livre de erros.
Agora vamos dar uma olhada em como é o fluxo de trabalho de gerenciamento automatizado de despesas com Nanonets.
1. Ocorrência de despesas: As mesmas despesas de sempre, mas é aqui que a magia acontece. Os recibos são capturados mais rápido do que uma bala, graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos de seus aplicativos e bancos de dados.
2. Gravação Auto-Mágica: A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entra em ação, extraindo dados estruturados de recibos em dados digitais mais rápido do que você pode dizer “gasto”.
3. Categorização de despesas e codificação GL: Nanonets oferece flexibilidade para personalizar regras e categorias de acordo com suas necessidades específicas. Você pode ligar Categorização Inteligente de Despesas, personalize categorias e subcategorias de despesas com base nas necessidades do seu negócio, e o Nanonets atribui automaticamente despesas às categorias e subcategorias apropriadas e detecta anomalias para análise posterior. Além do mais, esse recurso funciona imediatamente, sem exigir quaisquer dados de treinamento!
A atribuição de código GL pode ser efetivamente executada por –
- Treinamento em dados anteriores: Com Nanonets, você pode treinar um modelo de aprendizado de máquina para reconhecer e categorizar transações financeiras. Isso envolve o upload de documentos financeiros históricos e transações marcadas com códigos GL historicamente corretos. O modelo aprende com esses exemplos para prever com precisão os códigos GL para novas transações.
- Geração de IA pronta para uso: Ao usar Nanonets GenAI, nosso software pode interpretar o texto de documentos financeiros de uma forma que imita a compreensão humana. Isto permite extrair informações, contexto e semântica relevantes, a fim de aplicar um raciocínio complexo para atribuir códigos GL com precisão, mesmo em casos em que os detalhes da transação são ambíguos ou esparsos.
4. Relatórios em tempo real: Os relatórios são gerados com o clique de um botão – é como ter seu próprio assistente pessoal, sem o café. Os dados em tempo real estão presentes no sistema garantindo visibilidade completa das despesas do negócio, sem atrasos e erros.
5. Aprovações fáceis: As verificações de conformidade orientadas pelo sistema são iniciadas primeiro, sinalizando apenas os valores discrepantes. Os gerentes conseguem se concentrar em questões reais, em vez de brincar de Whack-a-Mole com cada relatório. Você pode então adicionar humanos no circuito para garantir que as faturas sejam enviadas para aprovação à pessoa certa no momento certo. Além disso, você pode aplicar sua política de aprovação e verificações de validação personalizadas.
6. Controle de cruzeiro de conformidade: Auditorias contínuas e automatizadas facilitam a vida. As anomalias sobressaem como uma ferida no polegar e a aplicação das políticas é mais rigorosa do que um tambor.
7. Reembolsos da Velocidade da Luz: Os reembolsos acontecem em alta velocidade, elevando o moral dos funcionários à estratosfera.
8. A Sinfonia de Sincronização: A integração perfeita com seu software de contabilidade e outros aplicativos transforma a entrada e a reconciliação de dados em uma sinfonia harmoniosa, em vez de uma cacofonia caótica.
9. Análise na velocidade do pensamento: Informações em tempo real estão ao seu alcance, oferecendo uma bola de cristal sobre padrões de gastos e oportunidades de economia.
Chatbots para consultas de despesas
Isso envolve a criação de um chatbot personalizado que ingere sua política de despesas e responde a consultas relacionadas a despesas com base nela. Graças aos avanços na IA generativa, implementar isso é tão simples quanto carregar sua política de despesas.
Para fazer isso, você pode –
- Use uma conta ChatGPT do espaço de trabalho.
- Implante seu próprio Chatbot.
- Use um software Chatbot que cria este chatbot para você.
Leia mais em nosso artigo abaixo.
Benefícios da IA na gestão de despesas
A integração da Inteligência Artificial (IA) nos sistemas de gestão de despesas traz uma série de benefícios que revolucionam a forma como as organizações gerem as suas finanças.
1. Maior eficiência e produtividade
A IA automatiza tarefas tediosas e demoradas, como entrada de dados, categorização de despesas e processo de aprovação. Essa automação libera tempo dos funcionários, permitindo que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas, em vez de ficarem atolados em tarefas administrativas. A velocidade de processamento de despesas e reembolsos aumenta significativamente, reduzindo o tempo de ciclo desde o envio até a aprovação e pagamento.
2. Maior precisão e redução de erros
A entrada manual de dados está sujeita a erros humanos, o que pode levar a imprecisões nos registros financeiros. Os sistemas alimentados por IA usam reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e algoritmos de aprendizado de máquina para extrair e processar dados de recibos e faturas com alta precisão. Isto minimiza erros, garante precisão nos relatórios de despesas e mantém a integridade dos dados financeiros.
3. Melhor conformidade e detecção de fraude
Os sistemas de IA podem ser programados para compreender e aplicar automaticamente as políticas e requisitos regulamentares da empresa. Eles podem detectar anomalias, padrões de gastos incomuns e possíveis atividades fraudulentas, analisando grandes quantidades de dados em tempo real. Esta abordagem proativa à conformidade e à deteção de fraudes ajuda as organizações a mitigar riscos e evitar potenciais perdas financeiras e questões jurídicas.
4. Experiência Aprimorada do Funcionário
Os chatbots com tecnologia de IA e as interfaces intuitivas tornam mais fácil para os funcionários enviar despesas, consultar políticas e acompanhar o status de seus reembolsos. Esta abordagem fácil de usar melhora a experiência geral dos funcionários, levando a uma maior satisfação e conformidade com os procedimentos de relatório de despesas.
5. Redução de custos
A adoção da IA na gestão de despesas leva à economia de custos diretos e indiretos. A automação de tarefas rotineiras reduz os custos de mão de obra, enquanto a maior precisão e a detecção de fraudes evitam perdas financeiras. Além disso, os insights estratégicos fornecidos pela IA podem ajudar as empresas a otimizar os seus gastos, levando a uma utilização mais eficaz do orçamento.
6. Escalabilidade e Flexibilidade
Os sistemas de IA podem adaptar-se facilmente às mudanças nas necessidades dos negócios e ser ampliados para lidar com volumes crescentes de transações de despesas sem um aumento correspondente nos erros ou no tempo de processamento. Esta escalabilidade garante que as empresas possam crescer e evoluir sem serem limitadas pelos seus processos de gestão de despesas.
Embora a transição da implementação manual para a gestão automatizada de despesas possa parecer um salto gigantesco, na realidade, trata-se de uma série de pequenos passos práticos em direção à eficiência, à clareza e, em última análise, ao aumento da lucratividade.
Aqui estão alguns estudos de caso de empresas que implementaram com sucesso gerenciamento e automação de despesas usando IA –
- SaltPay usa Nanonets para integração com SAP para gerenciar faturas de fornecedores.
- In2 Project Management ajuda Water Supply Corporation a economizar AUD 700,000 com Nanonets AI.
- Como a Happy Jewellers, uma pequena e média empresa, se beneficiou das NanoNets.
- A Nanonets AI ajuda a ACM Services a automatizar a extração de documentos de despesas, economizando 90% do tempo da equipe de Contas a Pagar.
- Tapi automatiza faturas de manutenção de propriedades usando Nanonets.
- A Puma automatiza seu processo de gerenciamento de despesas com o Zoho Expense.
- A SWISS melhorou a eficiência do processamento de despesas em 80% com Rydoo.
- A Suncommon gerencia os gastos da empresa e economiza tempo da empresa aproveitando o cartão Expensify.
Conclusão
Ao automatizar processos, aumentar a precisão, garantir a conformidade e fornecer informações estratégicas, as tecnologias de IA transformam a gestão de despesas num ativo estratégico e não num fardo administrativo.
As organizações que adotam soluções de gestão de despesas baseadas em IA posicionam-se para aumentar a eficiência operacional, o controle financeiro e a vantagem competitiva no mercado.
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- PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
- PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- PlatãoESG. Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
- PlatoHealth. Inteligência em Biotecnologia e Ensaios Clínicos. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/
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