Um guia completo para transformação digital em contas a pagar

Os processos de contas a pagar (AP) são uma função importante para todos os negócios, supervisionando os pagamentos efetuados a fornecedores e vendedores. Tradicionalmente abordada através de processos manuais, a transformação digital está agora na vanguarda da AP, com tecnologias como IA e ML revolucionando a forma como as empresas gerem as suas finanças. 

Numa era em que a transformação digital está a remodelar todos os aspectos das operações comerciais, o papel das Contas a Pagar (AP) também está a passar por uma evolução significativa. A automação mundial de AP mercado está previsto que cresça de US$ 2.6 bilhões em 2021 para US$ 7.5 bilhões até 2030, com um CAGR de 12.5%.​​

Esta transformação não é apenas uma tendência; é um indicador para empresas que desejam permanecer competitivas, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional de que a solução está na automação e transformação de AP. Neste artigo, investigamos as nuances da transformação de AP e como ela é um movimento estratégico nas operações financeiras que ajuda as empresas a permanecerem competitivas em um cenário econômico em constante evolução.

O que é Transformação Digital em Contas a Pagar?

A transformação digital em AP é a integração de tecnologias avançadas como aprendizado de máquina (ML), inteligência artificial (IA) e automação de processos robóticos (RPA) no processo para transmitir e automatizar processos de back-office. Esta transformação elimina a dependência de fluxos de trabalho manuais, aumentando significativamente a eficiência e reduzindo o risco de fraudes e erros. À medida que mais CFOs e equipes de gestão financeira adotam a transformação digital de AP, eles percebem que seus sistemas estão se tornando mais inteligentes, economizando tempo e dinheiro e, ao mesmo tempo, melhorando os controles financeiros e a conformidade com as regulamentações globais. 

​Importância da Transformação Digital no Contas a Pagar

A importância da transformação digital em Contas a Pagar (AP) transcende a mera adoção de tecnologia. Representa uma mudança fundamental na forma como as empresas gerem as suas operações financeiras. Numa era marcada por rápidos avanços tecnológicos, a digitalização dos processos de AP é essencial para que as organizações se mantenham a par destas mudanças e permaneçam competitivas. 

Os métodos tradicionais e manuais de processamento de AP não são apenas demorados, mas também propensos a erros e ineficiências. A digitalização em AP não apenas simplifica os fluxos de trabalho, mas também aumenta a visibilidade do processo em toda a organização. Permite maior controle sobre as transações financeiras, levando a uma tomada de decisão mais informada. 

Isto é crucial num cenário empresarial caracterizado pelo aumento da inflação e pela escassez de mão de obra, factores que foram particularmente destacados durante a pandemia da COVID-19. A pandemia sublinhou a necessidade de flexibilidade e adaptabilidade nas operações comerciais, e os departamentos de AP digitalmente avançados são capazes de navegar em ambientes modernos de trabalho remoto e fazer transições com mais facilidade.

É importante ressaltar que os sistemas digitais de AP permitem que as empresas aproveitem o poder da análise de dados, fornecendo insights críticos sobre padrões de gastos, desempenho do fornecedor e oportunidades de economia de custos. Este nível de análise é impossível com os métodos tradicionais de AP, sublinhando o valor estratégico da transformação digital neste campo. Em essência, a digitalização da AP não é apenas uma atualização tecnológica, mas um investimento estratégico que capacita as empresas a serem mais ágeis, resilientes e financeiramente astutas num cenário económico em constante mudança.

Benefícios da Automação AP

Ao adotar ferramentas modernas de automação de AP, as organizações se posicionam para acompanhar a digitalização e melhorar continuamente seu funcionamento ao longo do tempo, independentemente de onde estejam atualmente em sua jornada de digitalização e AP.

1. Eficiência e precisão aprimoradas: A automação do AP reduz a entrada manual de dados, minimizando erros humanos e, assim, reduzindo o tempo gasto na inserção e verificação de informações de erros. Isto leva a um tratamento de dados mais preciso e a um processamento eficiente de faturas.
2. Economia de tempo e custos: Ao automatizar a captura de faturas e os pagamentos digitais, as organizações economizam tempo e recursos significativos. Esta eficiência também se estende ao tratamento de maiores volumes de faturas sem necessidade de pessoal adicional. A organização liberou assim recursos para lidar com tarefas que agregam mais valor.
3. Escalabilidade aprimorada: À medida que uma empresa cresce, o volume de faturas e a complexidade das transações financeiras aumentam. A automação de AP permite que as empresas escalem suas operações de maneira integrada. Com a capacidade de lidar com um maior número de faturas de forma eficiente, as empresas podem crescer sem aumentar proporcionalmente o seu pessoal de contas a pagar, mantendo assim uma operação simples e eficiente.
4. Gestão otimizada do fluxo de caixa: A automação de AP oferece mais controle sobre prazos e métodos de pagamento. Ao programar os pagamentos de forma estratégica, as empresas podem gerir melhor o seu fluxo de caixa. O uso de métodos de pagamento eletrônico como cartões virtuais e agendamento automatizado de pagamentos também ajuda a evitar atrasos nos pagamentos. Isso permite que as empresas aproveitem descontos no pagamento antecipado, otimizando a saúde financeira geral do negócio.
5. Relacionamentos aprimorados com fornecedores: Os processos automatizados de contas a pagar levam a pagamentos mais oportunos e precisos, aumentando a confiança e a satisfação dos fornecedores. Com recursos como fatura eletrônica e processos de pagamento simplificados, os fornecedores enfrentam menos atrasos e erros, fortalecendo o relacionamento empresa-fornecedor. O software AP permite que as empresas armazenem preferências e moedas dos fornecedores, garantindo que o processo de pagamento seja tranquilo e justo.
6. Maior visibilidade e controle: A automação de contas a pagar fornece visibilidade em tempo real do processo de contas a pagar, desde o recebimento da fatura até o pagamento. Essa transparência permite melhor rastreamento, auditoria e planejamento financeiro. Os gerentes podem monitorar os processos de AP de forma mais eficaz, identificar gargalos e tomar decisões baseadas em dados.
7. Prevenção de fraude e conformidade: Os sistemas automatizados estão equipados para identificar discrepâncias, como faturas duplicadas ou padrões de pagamento incomuns, melhorando a prevenção de fraudes. Além disso, esses sistemas ajudam a manter a conformidade com diversas regulamentações financeiras, garantindo a manutenção de registros precisos e oportunos.
8. Análise e relatórios de dados: As ferramentas de automação de AP geralmente vêm com recursos analíticos avançados. Eles podem gerar relatórios e métricas valiosos, oferecendo insights sobre padrões de gastos, desempenho do fornecedor e áreas potenciais para economia de custos. Esses dados são cruciais para o planejamento financeiro estratégico e a tomada de decisões.
9. Benefícios ambientais: A mudança de processos baseados em papel para soluções digitais contribui para os objetivos de sustentabilidade de uma organização. Esta redução no uso de papel não só ajuda o meio ambiente, mas também diminui os custos de armazenamento e manuseio associados a documentos físicos.

Em resumo, a automação de contas a pagar transforma o processo de contas a pagar numa função mais eficiente, económica e estratégica, crucial para as empresas que pretendem prosperar no atual ambiente económico competitivo e acelerado.

Quais funções de AP podem ser automatizadas?

A transformação digital no processo de AP pode, e deve, ser multifacetada. Aqui estão algumas das várias funções que podem ser automatizadas:

1. Integração de fornecedores e conformidade fiscal: A automação agiliza o processo de integração de fornecedores, garantindo que todos os dados necessários, incluindo informações fiscais, sejam coletados e gerenciados com precisão. Isto inclui verificações automatizadas de conformidade fiscal e outros requisitos regulamentares.
2. Captura de dados da fatura do fornecedor: A automação de AP emprega tecnologias como OCR para capturar e categorizar automaticamente dados de faturas de fornecedores, reduzindo significativamente a entrada manual.
3. Processamento de faturas: isso inclui a automatização de todo o fluxo de trabalho de processamento de faturas, desde o recebimento até o lançamento. A automação garante que as faturas sejam processadas de forma eficiente, seguindo regras predefinidas para aprovações e exceções.
4. Processos de correspondência: A automação auxilia na correspondência bidirecional e tridirecional, comparando faturas com pedidos de compra e recibos de entrega, garantindo o rastreamento e a precisão dos pagamentos e também evitando pagamentos indevidos.
5. Aprovação de fatura: Fluxos de trabalho automatizados encaminham faturas para o pessoal apropriado para aprovação, com base em regras predefinidas, garantindo o processamento de faturas em tempo hábil e eficiente.
6. Gerenciamento de despesas: A automação auxilia na categorização e acompanhamento das despesas em relação aos orçamentos, melhorando a visibilidade e o gerenciamento das despesas.
7. Pagamentos Globais: As soluções de automação de AP facilitam pagamentos globais contínuos, gerenciando diferentes moedas e cumprindo regulamentações de pagamento internacionais.
8. Reconciliação de Pagamentos: Sistemas automatizados reconciliam pagamentos com extratos bancários, garantindo que todas as transações sejam registradas e contabilizadas com precisão.
9. Monitoramento de status de pagamento de fatura: Os sistemas de contas a pagar rastreiam o status de cada pagamento de fatura, fornecendo visibilidade em tempo real do processo de contas a pagar.
10. Gerando métricas e tendências de KPI: As ferramentas de automação fornecem recursos de análise e geração de relatórios, gerando insights sobre o desempenho de AP, gerenciamento de fornecedores e planejamento financeiro.

Etapas de contas a pagar que podem ser automatizadas

Tal como acontece com as funções do processo AP, etapas individuais do processo AP também podem ser automatizadas. Veja como:

1. Recebimento, Captura e Codificação de Faturas: As ferramentas de automação capturam e classificam os dados da fatura no momento do recebimento, reduzindo o manuseio manual e a possibilidade de erros.
2. Correspondência de ordem de compra (PO): Os sistemas de contas a pagar intermediárias automatizam a correspondência de faturas com os pedidos de compra correspondentes, garantindo que os pagamentos sejam feitos em relação às compras verificadas.
3. Correspondência de três vias: isso envolve a correspondência de faturas, pedidos de compra e recibos de entrega para confirmar se os pedidos foram atendidos corretamente antes do pagamento ser efetuado.
4. Facilitando a Comunicação: Sistemas avançados preenchem a lacuna entre a equipe de contas a pagar e outros departamentos, permitindo o processamento colaborativo de faturas e a tomada de decisões.
5. Automação ponta a ponta: Os sistemas de contas a pagar mais sofisticados oferecem automação abrangente, cuidando de todas as etapas, desde a captura da fatura até o processamento do pagamento. Eles proporcionam flexibilidade nos métodos de pagamento e simplificam a reconciliação, tornando todo o processo de AP eficiente e fácil de usar.

Conclusão

A transformação das Contas a Pagar através da automação não é apenas uma tendência, mas uma mudança fundamental na gestão financeira para empresas que pretendem manter-se competitivas num cenário de trabalho em constante evolução. Ao adotar a automação de AP, as empresas aumentam a eficiência, a precisão e a escalabilidade, ao mesmo tempo que conseguem economia de custos e melhores relacionamentos com fornecedores. 

Esta mudança para a digitalização dos processos de AP equipa as organizações com a capacidade e as ferramentas para navegar pelas complexidades das finanças modernas, promovendo uma melhor tomada de decisões, relacionamentos e planeamento estratégico. À medida que o mundo avança rapidamente em direção a uma abordagem que prioriza o digital, o papel da automação de AP torna-se cada vez mais importante, posicionando empresas adaptáveis ​​para o sucesso.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/