Um guia abrangente para analisadores de e-mail

Sobre oitenta porcento das pequenas e médias empresas usam o email marketing para atrair novos clientes e manter os que já têm.

O e-mail é um componente essencial das operações comerciais modernas. Os e-mails geralmente contêm informações de contato do cliente, confirmações de pedidos do cliente, solicitações de pagamento de fornecedores, solicitações de leads e dados comerciais cruciais semelhantes.

Os analisadores de e-mail podem ajudar as organizações a extrair e aproveitar todos os dados presos em seus e-mails e anexos.

O que é um analisador de e-mail?

Um analisador de e-mail é uma ferramenta usada para coletar informações de e-mails recebidos. Os dados podem ser extraídos do cabeçalho e do conteúdo do email usando uma API de análise de email. Além disso, ele pode extrair dados diretamente de anexos de e-mail, como arquivos PDF, arquivos CSV, imagens e outros tipos de documentos.

Os analisadores de e-mail podem ser programados para extrair campos de dados específicos de novas mensagens. O usuário pode transformar dados de e-mail não estruturados em dados estruturados que são convenientes para alimentar em software de CRM ou ERP. Assim, a análise de e-mail elimina a entrada de dados manual desnecessária.

A análise de e-mail é como o Web Scraping?

A análise de e-mail é semelhante à raspagem da web. Enquanto os web scrapers geralmente coletam dados de sites HTML, os analisadores de e-mail apenas extraem dados de cabeçalhos, corpos e anexos de e-mail.

O software de análise de e-mail procura frases e palavras-chave específicas em um e-mail.

Os analisadores de e-mail podem recuperar e-mails diretamente para sua caixa de entrada. Como alternativa, eles também fornecem um ID de e-mail dedicado para o qual todos os seus e-mails podem ser encaminhados automaticamente.

A ferramenta de análise de e-mail reconhecerá e extrairá automaticamente os campos de dados dos e-mails, com base nas regras de análise configuradas pelo usuário. A maioria dos analisadores de e-mail permite que os usuários configurem regras de análise personalizadas, em uma interface simples sem código.

Por que a análise de e-mail é importante?

O software de análise de e-mail ajuda a melhorar a produtividade das empresas que recebem e analisam e-mails diariamente. Os funcionários podem se concentrar em tarefas de maior valor agora. Em vez de vasculhar vários e-mails para extrair pequenos pedaços de informação, um de cada vez.

A análise automatizada de e-mail é muito mais precisa do que a entrada manual de dados e pode ser usada para configurar fluxos de trabalho. Por exemplo, as regras de análise podem ser configuradas para destacar campos de dados com baixa confiança de análise – que podem ser enviadas para revisão manual.

Assim, a análise de e-mail pode eliminar a entrada manual de dados e garantir uma revisão manual mínima.

Benefícios da análise de e-mail

A análise de e-mails oferece benefícios significativos para empresas de qualquer tamanho e setor. Aqui estão alguns deles:

Economizando tempo e dinheiro

Como mencionado acima, os analisadores de e-mail podem eliminar muito trabalho manual desnecessário. Isso ajuda a equipe a se concentrar em outras tarefas de alto valor que podem afetar diretamente os resultados da empresa.

A análise de e-mail também pode reduzir atrasos, garantindo que os dados sejam enviados quase imediatamente para aplicativos de negócios downstream.

Automatizando fluxos de trabalho

Os analisadores de e-mail coletam automaticamente os campos de dados de interesse dos e-mails. Os dados extraídos podem então ser modificados em qualquer formato preferido. E, finalmente, os dados podem ser importados para qualquer software downstream, como CRM, ERPs ou software de contabilidade.

Todo esse processo pode ser configurado como um fluxo de trabalho automatizado sem toque.

Melhorando a Qualidade do Trabalho

Quando menos esforço é dedicado às operações manuais, os erros de entrada de dados são reduzidos drasticamente. Imagine passar por centenas de e-mails para extrair informações – são muitos dados para gerenciar manualmente!

A precisão é garantida ao usar um analisador de e-mail para automatizar a extração de dados. A análise de e-mail pode ser facilmente dimensionada sem comprometer a qualidade e a precisão da extração de dados.

Casos de uso populares de análise de e-mail

Praticamente qualquer email pode ser analisado para extrair dados valiosos. Documentos comerciais e atualizações de transações geralmente são enviados por e-mail e contêm dados importantes.

Aqui estão alguns casos de uso populares de análise de e-mail:

Requisições de compra, ordens de compra, faturas, extratos bancários e outros documentos são frequentemente enviados por e-mail como anexos. Com os analisadores de e-mail, você pode classificar/categorizar automaticamente cada e-mail ou anexo e enviá-lo a um analisador apropriado para processamento adicional.

Imagine receber uma PO por e-mail e faturar automaticamente o cliente! Ou extraindo automaticamente dados de recibos de pagamento anexados e alimentando seu software de contabilidade.

Gerenciamento e enriquecimento de leads

As empresas geralmente têm clientes em potencial que os procuram por e-mail. Esses e-mails contêm as informações de contato do lead e outras informações relevantes para as equipes de vendas e marketing. Um analisador de email pode extrair automaticamente informações de leads e atualizar os dados em um CRM como Salesforce ou Hubspot.

As equipes de marketing podem direcionar esses leads com divulgação relevante. Ou as equipes de vendas podem qualificar ainda mais esses leads enviando uma cotação ou fazendo uma ligação.

Automação de processos de e-commerce

Cada compra de e-commerce aciona uma série de e-mails contendo informações do pedido, faturas e atualizações.

As APIs de análise de e-mail podem ajudar os sites de comércio eletrônico a otimizar o atendimento de pedidos, o envio e o acompanhamento do cliente.

Como automatizar a análise de e-mail com nanonets

Aqui estão as etapas para configurar um fluxo de trabalho de análise de e-mail automatizado com Nanonets:

Crie a sua conta aqui

Seja um voluntário para começar com Nanonets.

Crie um analisador de e-mail personalizado

Carregue alguns arquivos de amostra e marque os campos que deseja extrair. A IA aprenderá a identificar seus campos de interesse com base nos exemplos que você mostra – quanto mais, melhor.

Capturas de tela de e-mails funcionarão bem. Teste o extrator personalizado com novos arquivos para ver como ele funciona.

Observe que a Nanonets oferece extratores prontos para uso para tipos de documentos comuns que podem vir como anexos, incluindo faturas, ordens de compra, recibos e muito mais.

Defina a(s) fonte(s)

Se os e-mails forem sua fonte principal, configure um endereço de recebimento Nanonets e encaminhe automaticamente todos os e-mails relevantes para esse ID de e-mail.

Você também pode configurar uma importação automática de arquivos de armazenamento em nuvem, bancos de dados ou conectar-se por meio de uma API.

Configure o fluxo de trabalho

Crie todo o fluxo de trabalho conectando a origem ao extrator de dados personalizado que você criou. Você também pode definir regras de análise para processar os dados extraídos em um formato de saída apropriado.

Por fim, defina o destino para o qual você gostaria de exportar os dados refinados. Você pode exportar os dados diretamente para o software CRM ou ERP através da API da Nanonets.