As auditorias de contas a pagar desempenham um papel crucial na saúde financeira das empresas. Eles garantem a conformidade nos relatórios financeiros e podem eliminar discrepâncias e ineficiências.
Este artigo aborda por que as auditorias de contas a pagar são importantes para manter a saúde financeira e as etapas de um processo de auditoria de contas a pagar. Também abordaremos como a automação ajuda a simplificar o procedimento de auditoria AP.
O que é uma Auditoria AP?
An contas a pagar A auditoria é uma avaliação detalhada dos registros e procedimentos de contas a pagar de uma empresa. A auditoria de contas a pagar envolve:
- Verificando a precisão dos registros de transações
- Aderência às políticas internas e regulamentos externos, e
- A detecção de oportunidades de melhoria.
Ao realizar procedimentos rotineiros de auditoria de contas a pagar, as empresas podem manter sua integridade financeira. Isso ajuda a reduzir a probabilidade de erros, fraudes e não conformidade com os regulamentos.
Por que as auditorias AP são importantes?
A auditoria de contas a pagar é um aspecto crucial para manter a saúde financeira de uma empresa. Em sua essência, uma auditoria AP é um exame independente e metódico dos registros de contas a pagar de uma organização.
Para garantir registros precisos das finanças de uma empresa
Um relatório de auditoria AP bem preparado oferece insights sobre o desempenho da organização e destaca as áreas de melhoria. Para garantir a precisão das demonstrações financeiras, os auditores realizam procedimentos de auditoria de contas a pagar.
Esses procedimentos envolvem a verificação se as transações do exercício estão incluídas nas demonstrações financeiras de encerramento do exercício. Isso inclui revisar faturas, ordens de compra e outros documentos relevantes para verificar se as transações são registradas no período contábil apropriado.
Ao realizar esses testes, os auditores podem verificar o quão bem o sistema de controle interno da empresa documenta as transações e adere ao cronograma de relatórios.
Requerido pela lei
Para muitas empresas sediadas nos Estados Unidos, a auditoria de contas a pagar é obrigatória. A Lei Sarbanes-Oxley de 2002 exige que a maioria das empresas públicas passe por auditoria externa para garantir que seus registros estejam em conformidade com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP). Isso ajuda a evitar escândalos corporativos em grande escala e promove a transparência nos relatórios financeiros.
Embora os regulamentos GAAP possam variar de acordo com o estado, os auditores examinam vários aspectos das contas a pagar de uma empresa. Eles verificam a integridade, precisão, validade, conformidade dos registros e divulgação adequada para garantir que os registros da organização reflitam sua situação financeira.
As auditorias de contas a pagar são frequentemente vistas como essenciais, mas desafiadoras. As auditorias de AP podem revelar erros, fraudes ou outros problemas que podem levar a repercussões para os funcionários.
No entanto, não há necessidade de temer o procedimento de auditoria de contas a pagar se não houver nada a esconder. Eles são como inspeções de segurança que ajudam a identificar possíveis problemas antes que eles aumentem.
O que procurar em uma auditoria AP?
As especificidades de uma auditoria AP dependem de vários fatores, como tamanho da empresa, setor, localização e profundidade pretendida da auditoria. O procedimento de auditoria de contas a pagar visa sinalizar transações incomuns, detectar possíveis fraudes e aprimorar os processos de negócios para garantir a saúde financeira. Os auditores AP geralmente possuem credenciais da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE).
Geralmente, há quatro áreas principais nas quais uma auditoria AP se concentra:
1. Completude
A auditoria da integridade envolve a verificação dos saldos de contas a pagar em relação aos saldos do razão geral. Isso é para garantir que eles sejam baseados em lançamentos contábeis a pagar, ordens de compra e faturas genuínas.
Este é um estágio crítico no processo de auditoria de AP. Os auditores criam uma trilha de auditoria que conecta os pagamentos às contas a pagar registradas. Inclui pagamentos eletrônicos. Também inclui registros abertos com documentos incomparáveis.
2. Conformidade
Uma auditoria AP avalia se os processos de contas a pagar de uma empresa aderem às práticas GAAP. A conformidade exige o cumprimento dos procedimentos GAAP, que inclui a revisão detalhada da trilha de auditoria de uma empresa no nível da transação para confirmar que os métodos contábeis corretos são empregados.
Os auditores examinam uma ampla gama de documentos financeiros, como demonstrações financeiras de fim de período e balanços. Eles também verificam o fluxo de caixa e as demonstrações de resultados, rastreando as entradas do livro razão geral de volta às suas origens.
3. Validade
Avaliar a validade significa verificar a legitimidade das transações AP. Isso geralmente envolve entrar em contato com fornecedores e fornecedores terceirizados para confirmações de transações específicas.
Os auditores normalmente exercem discrição ao decidir quais fornecedores contatar. No entanto, eles costumam entrar em contato com terceiros usados com frequência.
4. Precisão
Garantir a precisão dos registros financeiros de uma empresa é crucial. Uma auditoria AP visa confirmar a precisão das práticas de contas a pagar. Durante esta fase, os auditores realizam vários procedimentos, incluindo o exame de procedimentos operacionais padrão e o recalculo de faturas e pagamentos de fornecedores.
Quais são as principais etapas em um procedimento de auditoria AP?
O procedimento de auditoria AP será diferente com base no tamanho da empresa, setor e profundidade pretendida da auditoria. Geralmente, as principais etapas envolvidas na auditoria de AP são as seguintes.
Planejamento da Auditoria de Contas a Pagar
A primeira etapa de uma auditoria de contas a pagar é a fase de planejamento. A empresa recebe notificação da próxima auditoria.
Segue-se uma reunião para discutir os procedimentos operacionais padrão (POPs), o escopo e os objetivos da avaliação. Com base nessa discussão, o auditor desenvolve um plano para a própria auditoria.
Conduzindo o trabalho de campo
Durante a fase de trabalho de campo, o auditor passa vários dias ou semanas examinando os registros financeiros da empresa. Eles usam um “teste de corte” para garantir que as transações sejam registradas no prazo certo.
Os auditores analisam diferentes documentos, como balanços, registros de cheques, ordens de compra, faturas de fornecedores e livros contábeis. Eles verificam todos esses registros para obter detalhes como transações, pagamentos e datas para garantir precisão e confiabilidade. Esta informação é então usada para completar o relatório final.
Preparando o Relatório Final de Auditoria
Uma vez concluído o trabalho de campo, o auditor consolida suas descobertas em um relatório de auditoria final.
Este relatório resume as constatações do auditor e fornece uma avaliação dessas constatações. Quaisquer disparidades ou áreas para revisão são destacadas.
Conduzindo a Revisão de Acompanhamento
O processo de auditoria não termina com a apresentação do relatório final. O auditor realiza uma revisão de acompanhamento, geralmente um ano depois, para garantir que todas as recomendações foram implementadas.
Eles também verificam se os resultados desejados foram alcançados. Esse acompanhamento garante a efetividade contínua dos processos de contas a pagar e controles internos da empresa.
Como planejar uma auditoria de contas a pagar?
Uma auditoria de contas a pagar permite verificar transações registradas, faturas, ordens de compra e outros documentos. Ele garante que tudo esteja em ordem.
Auditorias internas regulares podem ajudar a manter a integridade financeira. Em vez de entrar em pânico, é essencial estar organizado e bem preparado.
A equipe AP e a alta administração devem desenvolver um plano delineando os objetivos da auditoria. Esses incluem:
- Confirme se os procedimentos operacionais padrão (POPs) estão em vigor e são seguidos
- Identificar possíveis fraudes e
- Discuta áreas para melhoria.
Para se preparar para a auditoria de contas a pagar, as empresas e equipes devem ter os seguintes documentos prontos:
- Uma revisão dos controles internos relativos a contas a pagar.
- Uma comparação dos relatórios de despesas do orçamento com uma análise detalhada e explicações de quaisquer desvios ou variações
- Avaliação de risco de contas a pagar e despesas
- Um livro razão detalhado de contas a pagar no final do período
- Uma visão geral dos procedimentos para auditoria de contas a pagar e despesas.
- Um relatório documentando quaisquer deficiências em contas a pagar e controles de despesas
- Documentação detalhando passivos não registrados
- Documentação sobre qualquer investigação de fraude relacionada à ausência ou deficiências de controle (como falta de segregação de funções)
Ao preparar esses documentos, você pode garantir um processo de auditoria mais tranquilo e demonstrar seu compromisso em manter registros financeiros precisos e compatíveis.
A auditoria de contas a pagar pode ser automatizada?
As auditorias de contas a pagar podem ser demoradas e estressantes, mas trazem benefícios significativos na identificação e mitigação de riscos financeiros. A adoção da automação nos procedimentos de auditoria de AP simplificará as operações diárias e melhorará substancialmente o processo de auditoria de AP.
Ao alavancar soluções avançadas de software de automação AP, as organizações podem obter maior eficiência, precisão e conformidade. A ferramenta de automação AP da Nanonets pode simplificar o procedimento de auditoria de contas a pagar com sua extração de dados habilitada por IA e recursos de fluxo de trabalho personalizados.
Por que as auditorias AP devem ser automatizadas?
Redução da entrada manual de dados e erros
A automação elimina a necessidade de entrada manual de dados, que pode ser cara e demorada. Também reduz significativamente a probabilidade de erros humanos, resultando em um processo de auditoria mais preciso e eficiente.
Eliminando o erro humano
Uma parte significativa dos problemas descobertos durante as auditorias de AP decorre de erros humanos, incluindo declarações incorretas, pagamentos duplicados, pagamentos em excesso e erros na manutenção do registro de cheques.
A automação minimiza as entradas humanas, reduzindo substancialmente a ocorrência de tais erros e mitigando o risco de fraude.
Maior conformidade e menos disputas
A automação AP otimiza o fluxo de faturas e pagamentos, substituindo a complexidade baseada em papel por uma eficiência sem atrito. Esse processo aprimorado torna a auditoria de AP mais rápida e simplificada.
A automação em todos os estágios — desde ordens de compra (PO) até faturamento, aprovações, correspondência de três vias e pagamentos — aprimora a conformidade e a transparência com os padrões e regulamentos contábeis.
Isso resulta em menos disputas e na eliminação de tarefas duplicadas, simplificando o procedimento de auditoria de contas a pagar.
Padronização e aceleração de processos
A automação padroniza e acelera vários processos de AP, tornando-os mais rápidos e precisos. Isso permite que sua equipe de AP tenha visibilidade completa das faturas e pedidos de compra em tempo real.
Integração perfeita com sistemas ERP
A integração do software de automação AP com as plataformas de ERP existentes garante maior consistência e precisão dos dados, permitindo um processo de auditoria mais suave e eficiente.
Recursos de relatórios sob demanda
A automação de AP facilita a geração de relatórios sob demanda, garantindo que sua organização esteja sempre pronta para auditoria e capaz de responder rapidamente a quaisquer solicitações ou consultas de auditoria.
Conclusão
As auditorias de contas a pagar são cruciais para manter a saúde financeira das empresas. Eles garantem a conformidade nos relatórios financeiros e identificam discrepâncias e ineficiências.
Isso ajuda a evitar erros, fraudes e não conformidade com os regulamentos. As auditorias AP verificam a precisão, integridade, validade e conformidade das transações. Eles desempenham um papel fundamental na garantia de registros financeiros precisos. Para muitas empresas, a auditoria de contas a pagar é obrigatória para cumprir os regulamentos.
Ao abraçar Automação AP, as empresas podem aprimorar seu processo de auditoria e garantir a conformidade, ao mesmo tempo em que eliminam as ineficiências das faturas em papel e do processamento manual.
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