Modelo de fluxo de trabalho de contas a receber

Mantenha um fluxo de caixa saudável com lembretes de pagamento oportunos, cobrança simplificada de pagamentos e registros financeiros atualizados com o modelo de fluxo de trabalho de contas a receber da Nanonets.

Sobre o modelo de fluxo de trabalho de contas a receber

Você atualiza seus registros financeiros toda vez que faz uma venda a prazo? Você tem um processo simplificado para capturar todos os seus recebíveis de uma só vez?

Se não, é hora de mudar isso. Automatize, melhore a visibilidade e elimine erros no processo de contas a receber usando um modelo automatizado de fluxo de trabalho de contas a receber em minutos. Acelere as contas a receber com faturamento periódico e lembretes oportunos. Obtenha relatórios AR em tempo real com troca de dados contínua com seu software de contabilidade. Sempre saiba onde estão seus fluxos de caixa com o modelo de fluxo de trabalho Nanonets AR.

Etapas no modelo de fluxo de trabalho de contas a receber Nanonets

Para usar o modelo de fluxo de trabalho de contas a receber da Nanonets, login na sua conta MXNUMX para sua conta Nanonets ou criar uma conta gratuita se você não tiver já.

Facturação

Crie e envie faturas automaticamente assim que um cliente comprar usando integrações de terceiros. Use fluxos de trabalho para determinar se a compra é recorrente, única, digna de crédito ou arriscada.

para qualquer empresa

Aplique os encargos financeiros, impostos ou descontos de pagamento antecipado necessários com base em seus critérios. Envie fatura ou extrato de cobrança financeira ao cliente com todos os detalhes.

Atualizar registros financeiros

Sincronize os detalhes de pagamento com seu software de contabilidade como Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite e mais usando integrações perfeitas.

Benefícios de usar o modelo de fluxo de trabalho de contas a receber Nanonets

Contas a receber pendentes podem ter efeitos cascata nos fluxos de caixa. Gerencie suas contas a receber, acompanhe seu fluxo de caixa e acelere seus pagamentos com Nanonets. Com o modelo de fluxo de trabalho de contas a receber da Nanonets, você pode

Minimize o erro humano

Sincronize dados com seu software de contabilidade com integrações perfeitas automaticamente. Reduza os erros de entrada manual de dados para 0.

Fluxos de Trabalho Automatizados

Configure fluxos de trabalho automatizados com apenas alguns cliques. Use modelos de fluxo de trabalho, personalize seus fluxos de trabalho ou deixe nossa equipe configurá-los para você.

Detectar gargalos de caixa

Obtenha uma visão completa dos fluxos de caixa com dados em tempo real em seu software de contabilidade sem planilhas ou documentos.

Lembretes automáticos

Acelere pagamentos, aprovações e relatórios financeiros com lembretes automáticos para as partes interessadas relevantes.

Integre, automatize e seja pago no prazo, sempre

Automatize todas as etapas do ciclo da fatura ao pagamento com fluxos de trabalho inteligentes. O Nanonets integra-se com todos os principais softwares de contabilidade para manter o controle de suas contas a receber com rastreamento perspicaz, lembretes automatizados e visibilidade completa.

Acelere seus fluxos de caixa com fluxos de trabalho AR hoje!

Automatize seus fluxos de trabalho de contas a receber sem código plataforma de automação inteligente. Otimize o desempenho do seu negócio, economize custos e impulsione o crescimento com Nanonets.

Entre em contato com nossos especialistas em automaçãoou tente criar você mesmo um fluxo de trabalho de contas a receber.

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O que é Contas a Receber?

AR, também conhecido como contas a receber, é o dinheiro que a empresa recebe de seus clientes após seus serviços. Para facilitar a compreensão, vamos dar um exemplo da vida real. Imagine que você pediu dinheiro emprestado ao seu colega para pagar o pedido porque não tinha dinheiro na época. Isso poderia ser chamado de Contas a receber, pois você pagará a ele mais tarde. Voltando aos negócios, a conta a receber é o crédito concedido pela empresa, que pode variar de alguns dias até um ano, e é o 'IOU'.

Depois de fazer o mesmo ou prestar os serviços, se a empresa ainda não recebeu o dinheiro do cliente, é chamado de contas a receber da empresa. Muitas empresas oferecem esse serviço para comodidade dos clientes para pagá-los posteriormente. Por exemplo, um fabricante de louças entrega os talheres na loja de varejo. Depois de faturar as coisas da loja, o pagamento é registrado diretamente no contas a receber. E quando a loja de varejo receber os artigos, ela pagará por eles.

Os processos de AR podem ser complicados se tratados manualmente, portanto, uma empresa deve ter um processo de AR automático. Ele ajuda a empresa a gerenciar o fluxo de receita de forma eficiente e permite que a empresa cresça. Além disso, os pagamentos recebidos e os que faltam são mostrados claramente na conta, tornando fácil para os funcionários rastrear o valor.

O que é o processo de contas a receber?

A maioria das empresas tem seu processo de contas a receber. Isso os ajuda a gerenciar e rastrear o pagamento facilmente. Portanto, criar e usar uma solução de contabilidade automática para gerenciar e acompanhar o processo de contas a receber permite que a empresa mantenha as transações funcionando sem problemas. As etapas do processo de contas a receber são as seguintes:

Estabelecendo práticas de crédito

A criação de um procedimento de solicitação de crédito na empresa é a primeira etapa do processo de contas a receber. Com base na reputação de qualquer organização ou cliente individual, a empresa decidirá se fornecerá seus produtos a crédito. Além disso, a empresa precisa estabelecer os termos e condições para oferecer crédito com base nas necessidades e exigências dos clientes. O documento detalha claramente as taxas de juros e as condições de crédito para que não ocorra nenhuma discrepância.

A próxima coisa no processo de crédito inclui o período durante o qual uma organização empresta crédito ao cliente. As grandes empresas podem emprestar crédito por períodos mais longos, enquanto as pequenas empresas precisam de mais dinheiro.

Faturamento de Clientes

A próxima etapa no processo de contas a receber inclui o envio de uma fatura aos clientes. Uma fatura é um documento que indica os detalhes do produto, custos, data de pagamento e outros dados bancários. Poderia ser enviado imediatamente após o envio da mercadoria para que o pagamento pudesse ser feito o mais rápido possível.

Acompanhamento de contas a receber

Um Diretor de Contas a Receber rastreia o pagamento do pedido. A função de um oficial AR é verificar o valor depositado na conta bancária, inserir os dados no sistema AR e alocá-lo a uma fatura. Além disso, ele tem que conciliar o livro de contas a receber para garantir que todos os pagamentos sejam lançados corretamente e deve emitir extratos mensais para os clientes.

Há uma diferença entre o processo de rastreamento para organizações grandes e pequenas. Grandes organizações contratam uma equipe de oficiais de AR que usam um sistema de software de rastreamento avançado. Isso reduz o tempo e esforço e fornece resultados precisos. Por outro lado, organizações pequenas geralmente precisam de um sistema avançado, por isso realizam o processo de rastreamento manualmente. Isso pode ser realizado por um contador profissional ou por uma equipe deles.

Contabilidade de contas a receber

A próxima etapa envolve o oficial de cobranças fixando a data de vencimento do pagamento. Então eles precisam manter um diário para registrar os pedidos depois de organizar os dados de dívidas não pagas. Este processo é utilizado para contabilizar dívidas não pagas e identificar descontos por pagamento antecipado.

Por que o Contas a Receber é tão importante?

O procedimento padrão de devolver o dinheiro é apenas um mito. As pessoas precisam seguir o procedimento ideal, por isso o processo de contas a receber torna-se essencial. Se o pagamento atrasar, isso pode levar à queda da organização e todo o sistema de fluxo de caixa pode parar. Além disso, poderia levar a uma escassez de dinheiro para investir em mais produção e pagamento aos acionistas. Assim, o procedimento de contas a receber é essencial para o bom funcionamento de qualquer organização. Ele mostra quanto dinheiro você precisa receber e o cronograma para manter um fluxo de caixa saudável.

Como automatizar contas a receber?

Concursos

O departamento de compras dá o primeiro passo no processo de automação. Ele faz o pedido e envia uma cópia do pedido de compra ao departamento de contas a receber. Em seguida, a organização envia uma fatura informando o pagamento e outros detalhes após o recebimento do pedido.

Processamento de faturas

O processamento da fatura pode ser feito manualmente, bem como eletronicamente. No entanto, o processamento manual é um procedimento extremamente demorado, por isso sugere-se o processamento automático de dados. Isso ajuda a reduzir os erros e fornecer precisão, o que, por sua vez, ajuda a executar todo o processo sem problemas.

Aprovação de fatura

Semelhante ao processamento de faturas, a aprovação de faturas pode ser realizada manual e eletronicamente. Isso envolve combinar as informações com o pedido de compra para que o pagamento recebido corresponda exatamente ao pedido. Em seguida, são preparados documentos sobre o custo, prazo de entrega, número de vezes e outros detalhes essenciais.

Pagamento

Depois vem o pagamento, que pode ser recebido em dinheiro, e um cheque pode ser processado automaticamente. Um gerente de contas a receber deve aprovar o pagamento e realizar todas as formalidades para que o pagamento possa ser recebido sem problemas.

Gerenciamento de Concessionárias

É necessário verificar com o cliente se ele enfrenta algum problema relacionado ao pagamento. É dever do departamento de contas a receber verificar se a fatura ainda está em processo de aprovação ou se o pagamento foi recebido.

Atualizações de sistema

Para automatizar o processo de contas a receber, é fundamental manter o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) atualizado, instalando novas versões de software conforme a necessidade da equipe para conduzir o processo de pagamento sem problemas.

Relatórios e análises

A última etapa do processo de automatização do contas a receber é o reporte das planilhas preparadas para pedidos enviados e pagamentos recebidos pelo departamento de AP. Depois disso, analise as transações e faça um levantamento do desempenho do departamento para que eles possam fazer alterações caso haja algo por trás delas. Novamente, isso ajuda a administrar a organização sem problemas.

Dicas para melhorar as contas a receber

Manter detalhes detalhados do consumidor

Digamos que uma organização usa entrada manual de dados; isso pode levar a erros que afetam o procedimento de cobrança. Assim, o sistema automático de contas a receber deve carregar todos os detalhes essenciais, principalmente formas de pagamento e crédito. O processo de AR automatizado ajuda a manter a precisão na verificação regular do banco de dados, informando os prazos e treinando a equipe para gerenciar os detalhes corretamente para que o fluxo de caixa seja tranquilo.

Ofereça incentivos positivos e negativos

Os incentivos podem fazer maravilhas para o procedimento geral de fluxo de caixa. É o mesmo que o exemplo da vida real de compra de mercadorias; quando descontos são oferecidos, as vendas aumentam. Da mesma forma, incentivos positivos e negativos funcionam para rejeitar dinheiro de empresas e indivíduos. Um exemplo de incentivo positivo pode ser oferecer cestas de presentes se o pagamento for recebido antecipadamente. Um exemplo de incentivo negativo pode ser penalizá-los com cobranças extras se o pagamento atrasar. Isso pode causar algum medo e eles começam a levar os pagamentos a sério, o que pode beneficiar sua organização.

Certifique-se de que suas políticas de crédito sejam claras e concisas

Antes de emprestar dinheiro para quaisquer bens e serviços, certifique-se de que sua organização tenha um conjunto robusto de políticas de crédito. Isso é importante para que o fluxo de crédito seja mantido adequadamente. É função da área financeira e comercial definir limites de crédito e multas caso a data seja prorrogada. A equipe também deve agendar reuniões para garantir que as políticas atendam às mudanças nas condições econômicas.

Fique em contato com seus clientes

Muitas vezes acontece que os clientes precisam se lembrar de pagar pelo pedido, pois esse é um instinto humano comum. Ou outras vezes, eles podem ter motivos genuínos para não pagar as contas em dia. Seja qual for o motivo, pode ser resolvido com uma comunicação saudável. Com a ajuda do processo de contas a receber, isso pode ser resolvido. Você pode enviar lembretes para que eles se lembrem do pagamento ou ligar diretamente para encontrar a solução.

Use taxas mensais regulares em vez de faturas padrão

É sempre aconselhável enviar faturas mensais se o pedido for grande ou se houver uma transação regular entre empresas. Ao contrário das faturas irregulares, as faturas mensais são mais produtivas para qualquer organização. Ajuda a empresa a regular o fluxo de caixa, melhorando o processo produtivo e ajudando a empresa a crescer. Além disso, as faturas mensais permitem que os clientes paguem com Débito Direto, simplificando todo o processo de pagamento.

Simplifique seu fluxo de trabalho de faturamento

Para facilitar o processo de contas a receber, é essencial estar livre de erros. Os erros podem variar de erros de ortografia a detalhes totalmente incorretos. Portanto, é aconselhável usar modelos de fatura que contenham um formato para que você possa se lembrar do que incluir e do que não. Isso, por sua vez, agiliza todo o processo de contas a receber e ajuda no bom funcionamento de qualquer organização.

Ofereça opções de pagamento para seus clientes

Uma organização deve oferecer a seus clientes opções de pagamento para receber o dinheiro em tempo hábil. Isso os deixa à vontade para fazer pagamentos da maneira que desejam, antes do dinheiro ser pago em tempo hábil. As opções de patente incluem cheques, dinheiro, cartões de débito, cartões de crédito, débito direto e transferências bancárias. Entre essas opções, o débito direto é o mais eficaz, pois é um pagamento puxado em vez de um pagamento push. Isso implica que ele é pré-aprovado, não sendo necessário que o cliente realize nenhuma conduta para homologar o pagamento.